Wanneer HRM ter sprake komt, wordt salarisadministratie bijna standaard gelijktijdig besproken. Toch is dit een erg gespecialiseerde discipline, en niet zomaar een functionaliteit binnen HRM-software. Tegelijkertijd heeft het administreren van loon raakvlakken met verschillende bedrijfsonderdelen, zoals de boekhouding, juridische afdeling of projectbeheer. Door de grote variatie in bedrijfsprocessen en verschillende soorten wetgeving voor specifieke branches, bestaan er automatisch veel verschillende salarissystemen en -diensten. Om de juiste keuzes te maken, is er dus goede voorkennis nodig over loonprocessen en hun automatiseringsmogelijkheden.
Inhoudsopgave
- Werkstromen in salarisadministratie
- Systemen voor looninput
- Salarisgegevens controleren voor de verwerking
- Loonberekeningen intern verzorgen
- Uitbetaling van het salaris
- Rapportage en aangiftes op basis van loongegevens
- Keuze van salarissoftware
- Kosten voor salarissoftware
Hoe verloopt de workflow voor loonadministratie?
Wanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).
De specifieke vorm die de salarisworkflow aanneemt verschilt per bedrijf. In principe kan het proces volledig handmatig verlopen. Werknemers kunnen handmatig hun uren, verlof en verzuim noteren op een papiertje of in Excel. De leidinggevende kan op basis van de contractregels, de wetgeving en geldende collectieve arbeidsovereenkomst (cao) het loon berekenen. Daarna voert de boekhouder de betaling uit. In praktijk is deze manuele werkwijze echter bijna onwerkbaar, zelfs voor kleine bedrijven. Wie controleert namelijk of alle gegevens correct zijn? Wat als er later nog een ziektebriefje opduikt? En welke leidinggevende kent zomaar álle geldende regelgeving uit het hoofd?
Om zich van problemen met betrekking tot loon te vrijwaren, zoeken organisaties naar systemen of diensten die hen verzekeren dat hun werknemers correct en op tijd betaald worden. De beslissing over een pakket of dienst is erg situatieafhankelijk. In landen met ingewikkelde loonsystemen en -wetgevingen zoals België is het bijvoorbeeld erg gebruikelijk om de loonadministratie bijna volledig uit te besteden. In Nederland zijn er weer meer bedrijven die met behulp van een salarispakket loon (gedeeltelijk) binnen het eigen bedrijf verwerken. In de HRM Wijzer staan verschillende scenario’s en hun bijbehorende IT-oplossingen of -diensten.
De input voor loonverwerking correct registreren en doorgeven
De input voor loonverwerking komt in grote mate vanuit de informatie die geregistreerd wordt in het HRM-systeem. Het zijn basisgegevens die een loonverwerker nodig heeft om de berekening te maken voor de uitbetaling van het correcte loon. De input voor loonverwerking kan opgedeeld worden in (relatief) statische gegevens en veranderlijke gegevens. De statische gegevens zijn de vaste rekenregels, wetten en afspraken die van toepassing zijn op de betreffende berekening. De veranderlijke gegevens zijn gegevens die elke periode kunnen veranderen. Zo kan het zijn dat een werknemer minder uren gewerkt heeft dan voorzien, zwangerschapsverlof heeft opgenomen, ziek is geworden, etc. Al deze input kan van invloed zijn op de effectieve loonverwerking.
De statische gegevens hoeven in principe maar één keer in een systeem voor salarisverwerking te worden ingegeven, tenzij er toch iets verandert. Een werknemer die van functie verandert, zal naar alle waarschijnlijkheid ook andere voorwaarden en voordelen krijgen. De nieuwe regels die op het contract van toepassing zijn, moeten op dat moment ook vertaald worden in andere rekenregels voor de loonberekening. Hetzelfde geldt voor veranderingen van buitenaf, zoals wijzigingen in cao’s of een bepaalde arbeidswet.
Tip! Zorg altijd voor juridische ondersteuning. Dit kan in de vorm van interne juristen, consultancy door een HR-leverancier gespecialiseerd in salaris, of zelfs een juridisch of financieel adviesbureau. De constant veranderende wetgeving bijhouden als niet-jurist is namelijk onbegonnen werk. En de (financiële) gevolgen van een foutieve loonberekening kunnen serieus zijn.
Voor de veranderlijke gegevens is veel minder gespecialiseerde kennis vereist. Medewerkers beheren uren, declaraties, ziekte en verlof meestal zelf. Dit wordt vaak gedaan in Excel, via mail, of via portalen voor Employee Self Service en Manager Self Service. Voor een extra controle op de daadwerkelijk gewerkte tijd wordt er vaak ook een tijdregistratiesysteem gebruikt. Dit systeem is een combinatie van hard– en software waarin in real time gecontroleerd wordt wie aanwezig is, en soms waar die persoon aan werkt. Een tijdregistratiesysteem kan bijvoorbeeld de vorm aannemen van een prikklok, of een timer ingebouwd in de computers van personeelsleden. In dit laatste geval loopt de klok vanaf het moment dat de computer wordt aangezet, tot wanneer deze weer uit gaat. Tijdregistratie wordt vaak gecombineerd met toegangscontrole. Een toegangspoort waarvoor je een pasje nodig hebt controleert of personen bevoegd zijn om naar binnen te gaan. Gelijktijdig worden ook de werktijden van medewerkers geregistreerd.
Vooral voor de veranderlijke input van salarisadministratie bestaan er heel wat verschillende systemen. De keuze voor het meest geschikte systeem hangt vooral af van het pakket of de functionaliteit waarmee de daadwerkelijke loonberekening uitgevoerd wordt. De input moet vaak in een specifieke vorm worden aangeleverd om fouten in de berekeningen te voorkomen. In de HRM Wijzer staat een overzicht van de verschillende manieren waarop de input voor loonverwerking kan worden aangeleverd. Deze manieren kunnen dan naast de mogelijke systemen en diensten voor de daadwerkelijke berekeningen gelegd worden.
Tussentijdse controles in de salariswerkstroom
Als het om salaris gaat, zijn controles essentieel. Een medewerker die te weinig loon krijgt, moet nadien een compensatie krijgen. Deze compensatie kost tijd en geld. Als er daarentegen te veel wordt uitbetaald, ligt de terugvordering op administratief en juridisch gebied vaak lastig. Extra controles zijn dus erg gewenst in een salarisworkflow. Er bestaan verschillende soorten controles op het salaris voordat de echte berekening plaatsvindt. De belangrijkste zijn:
Conditionele controles
Regels en afspraken die in het systeem worden vastgelegd. Deze zorgen ervoor dat foute aanvragen automatisch worden tegengehouden. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een medewerker die meer kosten declareert dan het maximum reisbudget toelaat. Via integratie met andere delen van het HRM-pakket kan de controle ook worden uitgevoerd om te voorkomen dat declaraties vergeten worden. Zo kan een medewerker aan het eind van de maand bijvoorbeeld herinnerd worden aan het indienen van de kosten voor een lunch met een klant. Als er afgeweken wordt van één van de ingestelde regels en afspraken, wordt er een foutmelding gegeven, en gaat de loonverwerking nog niet door.
Re-routing naar de bevoegde persoon
Bepaalde bonussen, declaraties of wijzigingen worden niet tegengehouden door conditionele controles, maar vereisen wel de goedkeuring van een specifieke leidinggevende. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die per maand een budget van 1.000 euro krijgt voor zakenlunches met klanten, maar die dit budget wel min of meer evenredig moet verdelen over de verschillende lunches (bv. ongeveer 100 euro). Wanneer deze werknemer een declaratie doet van één zakenlunch die meer dan 400 euro heeft gekost, kan het dus zijn dat dit hoge bedrag voor één uitgave toch even verantwoord moet worden. De declaratie kan dan geleid worden naar de juiste persoon, vaak de CFO.
Tip! Zelfs na tussentijdse controles kunnen er nog steeds foutjes in een loonberekening sluipen. Vooral bij bedrijven met ingewikkelde rekenregels ligt de kans op fouten hoger. Deze organisaties doen er goed aan om een pakket of dienst af te nemen waarbij verschillende soorten loonsimulaties of correcties met terugwerkende kracht mogelijk zijn. De voor- en nadelen van deze functionaliteiten of diensten staan in de HRM Wijzer beschreven.
In hoeverre kan de daadwerkelijke loonverwerking in eigen beheer gebeuren?
Zodra alle input goed doorgegeven en gecontroleerd is, kan de echte berekening van specifieke lonen van start gaan. Als ook alle rekenregels goed zijn ingesteld in het salarissysteem, is dit in theorie erg eenvoudig. Een salarisverwerker zou in het ideale geval alleen op een knop hoeven te klikken, en het systeem spuwt de correcte berekeningen uit. Deze berekeningen worden visueel weergegeven in een mooie salarisstrook voor de werkgever, en een betaalopdracht voor de boekhouding.
In praktijk is dit ideale scenario echter een rariteit. Foutmeldingen en misrekeningen komen vaker wel dan niet voor. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat door een later binnengebracht doktersbriefje een afwezigheid aanvankelijk als onwettig wordt gezien. Ook kan een manuele aanpassing nodig zijn voor bijvoorbeeld medewerkers die op een later tijdstip dan oorspronkelijk voorzien in dienst zijn getreden. In dit laatste geval zal bijvoorbeeld de tijdregistratie niet overeenkomen met de gegevens over de begindatum in het contract, wat hoogstwaarschijnlijk een foutmelding geeft.
Om fouten in loonberekeningen te voorkomen hebben bedrijven op zijn minst behoefte aan personeel met kennis van salarisadministratie. Voor bedrijven met een relatief eenvoudige salarisverwerking, kan het voldoende zijn als de leverancier van het salarispakket nauw betrokken is bij de opleiding van de gebruikers, en de updates wat betreft regelgeving voor zijn rekening neemt. In andere gevallen is het noodzakelijk om specialisten in de arm te nemen. Dit kan in de vorm van in house juristen of gespecialiseerde loonverwerkers, maar ook via uitbesteding aan een gespecialiseerde accountant, salarisadviseur, boekhouder, of (vooral in België) sociaal secretariaat. In de HRM Wijzer vinden projectleiders de meest geschikte aanpak voor verschillende situaties.
Opgelet! Voor bedrijven actief in België is het vaak erg moeilijk om de loonberekeningen intern te verzorgen. Naast het feit dat de regelgeving meestal erg complex is, krijgt ook niet elke interne loonverwerker zomaar toegang tot de federatie van de sector. Dit recht is voorbehouden aan de erkende sociale secretariaten, die hierdoor steeds als eerste op de hoogte zijn van veranderingen in wetgeving en cao’s.
Wie betaalt het loon uit?
Na de berekening volgt natuurlijk de uitbetaling van het loon. Dit is waar de werknemers écht op zitten te wachten. Deze taak ligt bij de boekhouding van het bedrijf waar de werknemer in dienst is. In de meeste gevallen zal dit ook de opdrachtgever voor het uit te voeren werk zijn.
In de zoektocht naar diensten of systemen voor salarisverwerking zal een bedrijf echter ook vaak de term payroll services en payrolling tegenkomen. Bij beide werkwijzen worden medewerkers uitbetaald door een ander bedrijf dan de opdrachtgever. Bij payroll services is de werknemer echt in dienst bij de opdrachtgever. Zijn of haar werkgever is de opdrachtgever, maar de uitbetaler (die vaak ook de berekeningen voor zijn rekening heeft genomen) heeft de volmacht over de rekeningen van de werkgever, en zorgt dus voor de betaling. Bij payrolling daarentegen is de uitbetaler ook meteen de werkgever. De werknemer is dus niet in dienst bij het bedrijf waarvoor hij of zij het werk uitvoert.
Direct bruikbare output-documenten worden steeds belangrijker
Salarisadministratie stopt niet op het moment dat de werknemer uitbetaald is. De output van de loonberekening is minstens even belangrijk. De berekende lonen worden opgeslagen in een database. Zo worden ze correct opgeslagen in het HR-archief, en kunnen ze ingezet worden voor interne of externe rapportage, of om bepaalde aangiftes te doen.
Welke factoren hebben invloed op de keuze voor salarissoftware?
Zodra de keuze gemaakt is om salarisadministratie gedeeltelijk of geheel in eigen beheer te gaan uitvoeren, is de vraag natuurlijk: welk pakket hoort daar bij? Op de HRM-markt zijn enorm veel oplossingen te vinden. Wat een goede match is voor de organisatie, hangt af van een aantal belangrijke factoren. In de HRM Wijzer vinden oriënterende projectleiders een stappenplan om na te gaan welk soort salarissoftware het beste bij het bedrijf past.
De aanwezige interne kennis
Sommige bedrijven hebben heel wat ervaring met salaris, of nemen personeel in dienst dat juist daarvoor opgeleid is. Zo kunnen deze bedrijven ook relatief ingewikkelde loonberekeningen intern verzorgen. Ze verwachten dus een pakket dat aan hun complexe eisen voldoet. Dit soort bedrijven kiest vaak voor een systeem dat grotendeels zelf in te richten is. Software die met kennis van zaken ingericht en gebruikt wordt voor een specifieke bedrijfssituatie voorkomt namelijk veel fouten en correcties, al is het vaak iets minder gebruiksvriendelijk.
Het soort werknemers
De verloningsvoorwaarden zijn vaak erg verschillend naargelang het soort werknemers (vast personeel, uitzendkracht, gedetacheerde…) dat een bedrijf in dienst heeft. Een gedetacheerde werkt bijvoorbeeld onder andere voorwaarden dan een vaste werknemer of een uitzendkracht. Al deze loonvoorwaarden hebben hun effect op de berekeningen, en vereisen dus ook weer specifieke kennis. Vooral bedrijven die opdrachtgever zijn van werknemers onder verschillende statuten of cao’s, zullen moeten kijken of het pakket al deze stelsels aankan.
Eventuele buitenlandse loonverwerking
Het land waar een bedrijf ingeschreven is, beïnvloedt de loonverwerking sterk. Werknemers met buitenlandse contracten vallen onder andere voorwaarden, cao’s en wetten. Daarnaast moeten valuta worden omgerekend, de afspraken voor de uitbetalingstermijn kunnen anders liggen, etc. Er zijn maar weinig salarispakketten die zomaar buitenlandse loonverwerking op zich kunnen nemen. Vaak zullen er voor de buitenlandse vestigingen nog andere systemen of diensten nodig zijn. Veel organisaties kiezen er dan ook voor om per land een apart, lokaal salarispakket aan te schaffen, en dit te koppelen aan het overkoepelende HR-pakket. Sommige leveranciers bieden zelf meteen dit soort samenwerkingen aan, bij andere zal een bedrijf zelf op zoek moeten gaan naar mogelijkheden voor buitenlandse loonverwerking die voldoet aan de lokale salariseisen van dat land. Vraag hier dus zeker naar bij de leverancier.
Integratie of een losstaand pakket?
Naast gespecialiseerde salarissoftware bestaan er ook salarismodules in standaard HRM-pakketten of zelfs in ERP-pakketten. Deze pakketten verzorgen meestal echter niet de echte loonberekening. Ze dienen meer voor de correcte indiening van de input, en zetten de output bijvoorbeeld in voor het opstellen van rapportages via Business Intelligence (BI). Een koppeling of echte integratie met dit soort systemen wordt dus wel vaak gevraagd door bedrijven.
Wanneer een bedrijf ervoor kiest om de gehele loonberekening uit te besteden, kan het intern ook voldoende hebben aan een HRM- of ERP-oplossing. Via deze weg zorgen ze dan voor de input en ontvangen ze de gevraagde output. De voorwaarde is dan wel dat de eigen oplossing goed communiceert met de systemen die de externe partner gebruikt.
Tip! Staar je bij de keuze van salarissoftware niet blind op de benaming van het pakket. De term salarisadministratie kent vele invullingen. Sommige leveranciers bieden alleen het basissysteem voor de input aan, terwijl anderen een heel rekenprogramma voor de effectieve verwerking hebben uitgebouwd. Het is dus vooral belangrijk welke eisen het bedrijf precies heeft voor salarisadministratie. Om oriënterende projectleiders te helpen is het HRM Functionaliteitenoverzicht uitgewerkt, een uitgebreide checklist met alle mogelijkheden voor HR-pakketten, waaronder functionaliteiten voor salarisverwerking.
Wat zijn de kosten voor salarissoftware en -diensten?
Binnen loonadministratie zijn er enorm veel mogelijke scenario’s, wat resulteert in evenveel verschillende kostenplaatjes. In principe is de stap naar interne salarisverwerking vrij laagdrempelig. Een klein bedrijf met 10 medewerkers kan beginnen met een eenvoudige tool met implementatiekosten onder de 500-1000 euro, en een jaarlijkse bijdrage van zo’n 200-300 euro. Maar, dit is als er nooit iets zou misgaan. In de praktijk hebben kleine bedrijven de ondersteuning van een externe loonverwerker nodig. Die zorgt voor controle op de berekeningen, zodat boetes en problemen voorkomen worden. Bij de kosten voor de software moet dus ook rekening gehouden worden met bijkomende kosten voor consultancydiensten, tussentijdse controles en correcties.
Voor een bedrijf waarbij de salarisverwerking dusdanig grote of complexe vormen aanneemt, is het meestal voordeliger om intern een afdeling voor salarisverwerking te hebben met salarisspecialisten, dan de loonberekeningen uit te besteden aan een externe partij. De externe consultancykosten zouden namelijk zo hoog worden, dat er beter een maandsalaris besteed kan worden aan een interne specialist om de salarisverwerking uit te voeren. Voorwaarde voor interne verwerking is wel dat het salarispakket alle complexe looneisen goed afdekt. Een bedrijf met 50 medewerkers kan een meer complex systeem aanschaffen vanaf zo’n 7.000-10.000 euro implementatiekosten en een paar honderd euro aan terugkerende licentiekosten per maand.
Bovenstaande prijsindicatoren zijn van toepassing op pakketten die enkel de salarisadministratie verzorgen. Deze pakketten hebben dus geen (of erg beperkte) mogelijkheden voor andere HRM-functionaliteiten zoals competentiebeheer, talentbeheer, recruiting etc. Soms is het wel mogelijk om, tegen een meerprijs, bij de leverancier ook het basissysteem voor HRM of ERP af te nemen. In andere gevallen kan een bedrijf zijn bestaande basissystemen koppelen aan de salarissoftware.
Een andere mogelijkheid is een salarismodule binnen een basispakket voor HRM of ERP. Bij het kiezen van een HRM-oplossing, en zeker voor salarisadministratie, wordt echter meestal de voorkeur gegeven aan een best-of-breed-oplossing. Hiermee gaat de prijs voor het totale HR-landschap wat omhoog, want je betaalt voor twee pakketten, en eventueel voor de koppeling. Sommige HR-systemen hebben echter al standaard koppelingen ingebouwd met enkele bekende salarispakketten. De meerprijs van een gespecialiseerd salarispakket wordt ook bijna altijd gecompenseerd door de mogelijkheden en specialisaties die aparte salarissoftware biedt. Voor de meeste bedrijven, zeker voor organisaties die de salarisadministratie helemaal in eigen beheer willen uitvoeren, zijn de modules in HRM- of ERP-pakketten niet gespceialiseerd genoeg. Dit resulteert in beperkingen en fouten, waardoor correcties uitgevoerd moeten worden, of die zelfs tot boetes kunnen leiden.
Let op! Hierboven staan uitsluitend de basisverschillen tussen de verschillende kosten voor loonadministratie beschreven. Bovendien heeft elk bedrijf een heel andere situatie. In de HRM Wijzer staat een overzicht van de verschillende kostenfactoren die invloed hebben op de uiteindelijke prijs van de gekozen software.