WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Salarisadministratie: medewerkers op tijd en correct uitbetalen vraagt om specifieke software en diensten

Wanneer HRM ter sprake komt, wordt salarisadministratie bijna standaard gelijktijdig besproken. Toch is dit een erg gespecialiseerde discipline, en niet zomaar een functionaliteit binnen HRM-software. Tegelijkertijd heeft het administreren van loon raakvlakken met verschillende bedrijfsonderdelen, zoals de boekhouding, juridische afdeling of projectbeheer. Door de grote variatie in bedrijfsprocessen en verschillende soorten wetgeving voor specifieke branches, bestaan er automatisch veel verschillende salarissystemen en -diensten. Om de juiste keuzes te maken, is er dus goede voorkennis nodig over loonprocessen en hun automatiseringsmogelijkheden.

Inhoudsopgave

  1. Werkstromen in salarisadministratie
  2. Systemen voor looninput
  3. Salarisgegevens controleren voor de verwerking
  4. Loonberekeningen intern verzorgen
  5. Uitbetaling van het salaris
  6. Rapportage en aangiftes op basis van loongegevens
  7. Keuze van salarissoftware
  8. Kosten voor salarissoftware

Hoe verloopt de workflow voor loonadministratie?

Wanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).

salaris workflow basis

De specifieke vorm die de salarisworkflow aanneemt verschilt per bedrijf. In principe kan het proces volledig handmatig verlopen. Werknemers kunnen handmatig hun De urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen. Daarom is er software voor tijdregistratie op de markt, waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt.uren, verlof en verzuim noteren op een papiertje of in Excel. De leidinggevende kan op basis van de contractregels, de wetgeving en geldende collectieve arbeidsovereenkomst (cao) het loon berekenen. Daarna voert de boekhouder de betaling uit. In praktijk is deze manuele werkwijze echter bijna onwerkbaar, zelfs voor kleine bedrijven. Wie controleert namelijk of alle gegevens correct zijn? Wat als er later nog een ziektebriefje opduikt? En welke leidinggevende kent zomaar álle geldende regelgeving uit het hoofd?

Om zich van problemen met betrekking tot loon te vrijwaren, zoeken organisaties naar systemen of diensten die hen verzekeren dat hun werknemers correct en op tijd betaald worden. De beslissing over een Bedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen.pakket of dienst is erg situatieafhankelijk. In landen met ingewikkelde loonsystemen en -wetgevingen zoals België is het bijvoorbeeld erg gebruikelijk om de loonadministratie bijna volledig uit te besteden. In Nederland zijn er weer meer bedrijven die met behulp van een salarispakket loon (gedeeltelijk) binnen het eigen bedrijf verwerken. In de De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor salarisverwerking. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.HRM Wijzer staan verschillende scenario’s en hun bijbehorende IT-oplossingen of -diensten.

De input voor loonverwerking correct registreren en doorgeven

De input voor loonverwerking komt in grote mate vanuit de informatie die geregistreerd wordt in het HRM-systeem. Het zijn basisgegevens die een loonverwerker nodig heeft om de berekening te maken voor de uitbetaling van het correcte loon. De input voor loonverwerking kan opgedeeld worden in (relatief) statische gegevens en veranderlijke gegevens. De statische gegevens zijn de vaste rekenregels, wetten en afspraken die van toepassing zijn op de betreffende berekening. De veranderlijke gegevens zijn gegevens die elke periode kunnen veranderen. Zo kan het zijn dat een werknemer minder uren gewerkt heeft dan voorzien, zwangerschapsverlof heeft opgenomen, ziek is geworden, etc. Al deze input kan van invloed zijn op de effectieve loonverwerking.

salarisberekening input

De statische gegevens hoeven in principe maar één keer in een systeem voor salarisverwerking te worden ingegeven, tenzij er toch iets verandert. Een werknemer die van functie verandert, zal naar alle waarschijnlijkheid ook andere voorwaarden en voordelen krijgen. De nieuwe regels die op het Contractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.contract van toepassing zijn, moeten op dat moment ook vertaald worden in andere rekenregels voor de loonberekening. Hetzelfde geldt voor veranderingen van buitenaf, zoals wijzigingen in cao’s of een bepaalde arbeidswet.

Tip! Zorg altijd voor juridische ondersteuning. Dit kan in de vorm van interne juristen, consultancy door een HRM is een populair thema onder Nederlandstalige IT-leveranciers. Geen één leverancier is echter hetzelfde als een ander. Een bedrijf doet er goed aan om duidelijk voor ogen te houden wat er verwacht wordt van de leverancier van het HRM-pakket. In de eerste plaats is het belangrijk te weten welk soort systeem de potentiële leverancier precies aanbiedt.HR-leverancier gespecialiseerd in salaris, of zelfs een juridisch of financieel adviesbureau. De constant veranderende wetgeving bijhouden als niet-jurist is namelijk onbegonnen werk. En de (financiële) gevolgen van een foutieve loonberekening kunnen serieus zijn.

Voor de veranderlijke gegevens is veel minder gespecialiseerde kennis vereist. Medewerkers beheren uren, declaraties, ziekte en verlof meestal zelf. Dit wordt vaak gedaan in Excel, via mail, of via portalen voor Niet alleen de personeelsafdeling, maar het hele bedrijf zou baat moeten hebben bij HRM-software. Employee Self Service draagt hieraan bij door werknemers meer zelfstandigheid te geven op het gebied van personeelsadministratie. Software voor Employee Self Service biedt medewerkers de mogelijkheid om eigen persoonlijke informatie waarover de werkgever beschikt in te zien en aan te passen. Het gaat daarbij niet uitsluitend om persoonlijke informatie, maar ook om gegevens met betrekking tot het (verzette) werk zelf. Via een portaal voor ESS kunnen werknemers aanpassingen direct doorvoeren in het HRM-systeem. Zo behoren minder efficiënte werkwijzen zoals het doorgeven van gewerkte uren en verlofaanvragen aan de HR-dienst per e-mail tot het verleden.Employee Self Service en Manager Self Service (MSS) helpt leidinggevenden bij het uitvoeren van hun nieuwe HR-taken. Via dit portaal wordt de benodigde personeelsinformatie gecentraliseerd, en kunnen leidinggevenden aanvragen (voor bijvoorbeeld verlof of shiftwissels) goedkeuren of afwijzen. Een MSS wordt meestal gecombineerd met een portaal voor Employee Self Service (ESS). De aanvragen die werknemers zelf doen via het ESS, komen dan meteen in het MSS ter goedkeuring.Manager Self Service. Voor een extra controle op de daadwerkelijk gewerkte tijd wordt er vaak ook een tijdregistratiesysteem gebruikt. Dit systeem is een combinatie van De hardware van een informatiesysteem is de materiële component, alles wat je fysiek kan aanraken. Voorbeelden hiervan zijn de computermuis, het scherm, het toetsenbord, de processor, de harde schijf etc. Om een informatiesysteem te doen werken, moet deze hardware aangedreven worden door verschillende programma’s, die niet materieel zijn. Zo is er een besturingssysteem nodig (zoals Windows of MacOS), en wordt er vaak extra software geïnstalleerd voor de uitvoering van specifieke taken. Dit kunnen eenvoudige taken zijn zoals tekstverwerking, maar ook video-editing of zelfs de gehele Enterprise Resource Planning.hard– en Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software waarin in real time gecontroleerd wordt wie aanwezig is, en soms waar die persoon aan werkt. Een tijdregistratiesysteem kan bijvoorbeeld de vorm aannemen van een prikklok, of een timer ingebouwd in de computers van personeelsleden. In dit laatste geval loopt de klok vanaf het moment dat de computer wordt aangezet, tot wanneer deze weer uit gaat. Tijdregistratie wordt vaak gecombineerd met Toegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan.toegangscontrole. Een toegangspoort waarvoor je een pasje nodig hebt controleert of personen bevoegd zijn om naar binnen te gaan. Gelijktijdig worden ook de werktijden van medewerkers geregistreerd.

Vooral voor de veranderlijke input van salarisadministratie bestaan er heel wat verschillende systemen. De keuze voor het meest geschikte systeem hangt vooral af van het pakket of de Functionaliteiten spelen bij de selectie van human resource softwarepakketten een belangrijke rol. De meeste pakketten richten zich namelijk maar op één of een aantal specifieke HRM-taken. Dit in tegenstelling tot een ERP-systeem, waarin juist zoveel mogelijk functionaliteiten worden aangeboden. Bij de selectie van een HRM-systeem is het belangrijk te bepalen welke taken het nieuwe systeem moet kunnen uitvoeren. Niet alleen op het moment van de selectie, maar ook de jaren daarna.functionaliteit waarmee de daadwerkelijke loonberekening uitgevoerd wordt. De input moet vaak in een specifieke vorm worden aangeleverd om fouten in de berekeningen te voorkomen. In de De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor salarisverwerking. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.HRM Wijzer staat een overzicht van de verschillende manieren waarop de input voor loonverwerking kan worden aangeleverd. Deze manieren kunnen dan naast de mogelijke systemen en diensten voor de daadwerkelijke berekeningen gelegd worden.

Tussentijdse controles in de salariswerkstroom

Als het om salaris gaat, zijn controles essentieel. Een medewerker die te weinig loon krijgt, moet nadien een compensatie krijgen. Deze compensatie kost tijd en geld. Als er daarentegen te veel wordt uitbetaald, ligt de terugvordering op administratief en juridisch gebied vaak lastig. Extra controles zijn dus erg gewenst in een salarisworkflow. Er bestaan verschillende soorten controles op het salaris voordat de echte berekening plaatsvindt. De belangrijkste zijn:

Conditionele controles

Regels en afspraken die in het systeem worden vastgelegd. Deze zorgen ervoor dat foute aanvragen automatisch worden tegengehouden. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een medewerker die meer kosten declareert dan het maximum reisbudget toelaat. Via integratie met andere delen van het HRM-pakket kan de controle ook worden uitgevoerd om te voorkomen dat declaraties vergeten worden. Zo kan een medewerker aan het eind van de maand bijvoorbeeld herinnerd worden aan het indienen van de kosten voor een lunch met een klant. Als er afgeweken wordt van één van de ingestelde regels en afspraken, wordt er een foutmelding gegeven, en gaat de loonverwerking nog niet door.

Re-routing naar de bevoegde persoon

Bepaalde bonussen, declaraties of wijzigingen worden niet tegengehouden door conditionele controles, maar vereisen wel de goedkeuring van een specifieke leidinggevende. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die per maand een budget van 1.000 euro krijgt voor zakenlunches met klanten, maar die dit budget wel min of meer evenredig moet verdelen over de verschillende lunches (bv. ongeveer 100 euro). Wanneer deze werknemer een declaratie doet van één zakenlunch die meer dan 400 euro heeft gekost, kan het dus zijn dat dit hoge bedrag voor één uitgave toch even verantwoord moet worden. De declaratie kan dan geleid worden naar de juiste persoon, vaak de CFO.

Tip! Zelfs na tussentijdse controles kunnen er nog steeds foutjes in een loonberekening sluipen. Vooral bij bedrijven met ingewikkelde rekenregels ligt de kans op fouten hoger. Deze organisaties doen er goed aan om een pakket of dienst af te nemen waarbij verschillende soorten loonsimulaties of correcties met terugwerkende kracht mogelijk zijn. De voor- en nadelen van deze functionaliteiten of diensten staan in de De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor salarisverwerking. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.HRM Wijzer beschreven.

In hoeverre kan de daadwerkelijke loonverwerking in eigen beheer gebeuren?

Zodra alle input goed doorgegeven en gecontroleerd is, kan de echte berekening van specifieke lonen van start gaan. Als ook alle rekenregels goed zijn ingesteld in het salarissysteem, is dit in theorie erg eenvoudig. Een salarisverwerker zou in het ideale geval alleen op een knop hoeven te klikken, en het systeem spuwt de correcte berekeningen uit. Deze berekeningen worden visueel weergegeven in een mooie salarisstrook voor de werkgever, en een betaalopdracht voor de De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.boekhouding.

In praktijk is dit ideale scenario echter een rariteit. Foutmeldingen en misrekeningen komen vaker wel dan niet voor. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat door een later binnengebracht doktersbriefje een afwezigheid aanvankelijk als onwettig wordt gezien. Ook kan een manuele aanpassing nodig zijn voor bijvoorbeeld medewerkers die op een later tijdstip dan oorspronkelijk voorzien in dienst zijn getreden. In dit laatste geval zal bijvoorbeeld de tijdregistratie niet overeenkomen met de gegevens over de begindatum in het contract, wat hoogstwaarschijnlijk een foutmelding geeft.

Om fouten in loonberekeningen te voorkomen hebben bedrijven op zijn minst behoefte aan personeel met kennis van salarisadministratie. Voor bedrijven met een relatief eenvoudige salarisverwerking, kan het voldoende zijn als de leverancier van het salarispakket nauw betrokken is bij de opleiding van de gebruikers, en de updates wat betreft regelgeving voor zijn rekening neemt. In andere gevallen is het noodzakelijk om specialisten in de arm te nemen. Dit kan in de vorm van in house juristen of gespecialiseerde loonverwerkers, maar ook via uitbesteding aan een gespecialiseerde accountant, salarisadviseur, boekhouder, of (vooral in België) sociaal secretariaat. In de De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor salarisverwerking. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.HRM Wijzer vinden projectleiders de meest geschikte aanpak voor verschillende situaties.

salarisberekening functie

Opgelet! Voor bedrijven actief in België is het vaak erg moeilijk om de loonberekeningen intern te verzorgen. Naast het feit dat de regelgeving meestal erg complex is, krijgt ook niet elke interne loonverwerker zomaar toegang tot de federatie van de sector. Dit recht is voorbehouden aan de erkende sociale secretariaten, die hierdoor steeds als eerste op de hoogte zijn van veranderingen in wetgeving en cao’s.

Wie betaalt het loon uit?

Na de berekening volgt natuurlijk de uitbetaling van het loon. Dit is waar de werknemers écht op zitten te wachten. Deze taak ligt bij de boekhouding van het bedrijf waar de werknemer in dienst is. In de meeste gevallen zal dit ook de opdrachtgever voor het uit te voeren werk zijn.

In de zoektocht naar diensten of systemen voor salarisverwerking zal een bedrijf echter ook vaak de term payroll services en payrolling tegenkomen. Bij beide werkwijzen worden medewerkers uitbetaald door een ander bedrijf dan de opdrachtgever. Bij payroll services is de werknemer echt in dienst bij de opdrachtgever. Zijn of haar werkgever is de opdrachtgever, maar de uitbetaler (die vaak ook de berekeningen voor zijn rekening heeft genomen) heeft de volmacht over de rekeningen van de werkgever, en zorgt dus voor de betaling. Bij payrolling daarentegen is de uitbetaler ook meteen de werkgever. De werknemer is dus niet in dienst bij het bedrijf waarvoor hij of zij het werk uitvoert.

Direct bruikbare output-documenten worden steeds belangrijker

Salarisadministratie stopt niet op het moment dat de werknemer uitbetaald is. De output van de loonberekening is minstens even belangrijk. De berekende lonen worden opgeslagen in een In een database, ook wel gegevensbank of databank genoemd, worden gegevens verzameld, georganiseerd en gelinkt aan elkaar. Vanaf gekoppelde computers kunnen er zo snel data worden opgevraagd. Via het databasemodel zijn tegenwoordig ook uitgebreide analyses mogelijk. De meest moderne databases zijn tot slot ook in staat om gespecialiseerde rapportages te maken van complexe gegevens.database. Zo worden ze correct opgeslagen in het HR-archief, en kunnen ze ingezet worden voor interne of externe rapportage, of om bepaalde aangiftes te doen.

output loonberekening doelen

Welke factoren hebben invloed op de keuze voor salarissoftware?

Zodra de keuze gemaakt is om salarisadministratie gedeeltelijk of geheel in eigen beheer te gaan uitvoeren, is de vraag natuurlijk: welk pakket hoort daar bij? Op de HRM-markt zijn enorm veel oplossingen te vinden. Wat een goede match is voor de organisatie, hangt af van een aantal belangrijke factoren. In de De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor salarisverwerking. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.HRM Wijzer vinden oriënterende projectleiders een stappenplan om na te gaan welk soort salarissoftware het beste bij het bedrijf past.

De aanwezige interne kennis

Sommige bedrijven hebben heel wat ervaring met salaris, of nemen personeel in dienst dat juist daarvoor opgeleid is. Zo kunnen deze bedrijven ook relatief ingewikkelde loonberekeningen intern verzorgen. Ze verwachten dus een pakket dat aan hun complexe eisen voldoet. Dit soort bedrijven kiest vaak voor een systeem dat grotendeels zelf in te richten is. Software die met kennis van zaken ingericht en gebruikt wordt voor een specifieke bedrijfssituatie voorkomt namelijk veel fouten en correcties, al is het vaak iets minder gebruiksvriendelijk.

Het soort werknemers

De verloningsvoorwaarden zijn vaak erg verschillend naargelang het soort werknemers (vast personeel, uitzendkracht, gedetacheerde…) dat een bedrijf in dienst heeft. Een gedetacheerde werkt bijvoorbeeld onder andere voorwaarden dan een vaste werknemer of een uitzendkracht. Al deze loonvoorwaarden hebben hun effect op de berekeningen, en vereisen dus ook weer specifieke kennis. Vooral bedrijven die opdrachtgever zijn van werknemers onder verschillende statuten of cao’s, zullen moeten kijken of het pakket al deze stelsels aankan.

Eventuele buitenlandse loonverwerking

Het land waar een bedrijf ingeschreven is, beïnvloedt de loonverwerking sterk. Werknemers met buitenlandse contracten vallen onder andere voorwaarden, cao’s en wetten. Daarnaast moeten valuta worden omgerekend, de afspraken voor de uitbetalingstermijn kunnen anders liggen, etc. Er zijn maar weinig salarispakketten die zomaar buitenlandse loonverwerking op zich kunnen nemen. Vaak zullen er voor de buitenlandse vestigingen nog andere systemen of diensten nodig zijn. Veel organisaties kiezen er dan ook voor om per land een apart, lokaal salarispakket aan te schaffen, en dit te koppelen aan het overkoepelende HR-pakket. Sommige leveranciers bieden zelf meteen dit soort samenwerkingen aan, bij andere zal een bedrijf zelf op zoek moeten gaan naar mogelijkheden voor buitenlandse loonverwerking die voldoet aan de lokale salariseisen van dat land. Vraag hier dus zeker naar bij de leverancier.

Integratie of een losstaand pakket?

Naast gespecialiseerde salarissoftware bestaan er ook salarismodules in standaard HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.HRM-pakketten of zelfs in Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-pakketten. Deze pakketten verzorgen meestal echter niet de echte loonberekening. Ze dienen meer voor de correcte indiening van de input, en zetten de output bijvoorbeeld in voor het opstellen van rapportages via Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence (BI). Een koppeling of echte integratie met dit soort systemen wordt dus wel vaak gevraagd door bedrijven.

Wanneer een bedrijf ervoor kiest om de gehele loonberekening uit te besteden, kan het intern ook voldoende hebben aan een HRM- of ERP-oplossing. Via deze weg zorgen ze dan voor de input en ontvangen ze de gevraagde output. De voorwaarde is dan wel dat de eigen oplossing goed communiceert met de systemen die de externe partner gebruikt.

Tip! Staar je bij de keuze van salarissoftware niet blind op de benaming van het pakket. De term salarisadministratie kent vele invullingen. Sommige leveranciers bieden alleen het basissysteem voor de input aan, terwijl anderen een heel rekenprogramma voor de effectieve verwerking hebben uitgebouwd. Het is dus vooral belangrijk welke eisen het bedrijf precies heeft voor salarisadministratie. Om oriënterende projectleiders te helpen is het Het HRM Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke HRM-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun HRM-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.HRM Functionaliteitenoverzicht uitgewerkt, een uitgebreide checklist met alle mogelijkheden voor HR-pakketten, waaronder functionaliteiten voor salarisverwerking.

Wat zijn de kosten voor salarissoftware en -diensten?

Binnen loonadministratie zijn er enorm veel mogelijke scenario’s, wat resulteert in evenveel verschillende De prijs van software voor human resource management is een belangrijk aspect bij de pakketkeuze. De kosten zullen voor een groot gedeelte bepalen wat de ROI (return on investment) van de software zal zijn. Bij het berekenen van de kosten voor een bepaald HRM-systeem, moet met een aantal factoren rekening worden gehouden. Om te beginnen is het type installatie van belang. Gaat het om een on premise installatie (ook wel lokale installatie genoemd) of zal er gebruik worden gemaakt van de cloud? Het voordeel van een HRM- systeem in de cloud is dat er niet hoeft te worden geïnvesteerd in de aanschaf van de software. Op korte termijn is het cloud-model daarom meestal flink goedkoper.kostenplaatjes. In principe is de stap naar interne salarisverwerking vrij laagdrempelig. Een klein bedrijf met 10 medewerkers kan beginnen met een eenvoudige tool met implementatiekosten onder de 500-1000 euro, en een jaarlijkse bijdrage van zo’n 200-300 euro. Maar, dit is als er nooit iets zou misgaan. In de praktijk hebben kleine bedrijven de ondersteuning van een externe loonverwerker nodig. Die zorgt voor controle op de berekeningen, zodat boetes en problemen voorkomen worden. Bij de kosten voor de software moet dus ook rekening gehouden worden met bijkomende kosten voor consultancydiensten, tussentijdse controles en correcties.

Voor een bedrijf waarbij de salarisverwerking dusdanig grote of complexe vormen aanneemt, is het meestal voordeliger om intern een afdeling voor salarisverwerking te hebben met salarisspecialisten, dan de loonberekeningen uit te besteden aan een externe partij. De externe consultancykosten zouden namelijk zo hoog worden, dat er beter een maandsalaris besteed kan worden aan een interne specialist om de salarisverwerking uit te voeren. Voorwaarde voor interne verwerking is wel dat het salarispakket alle complexe looneisen goed afdekt. Een bedrijf met 50 medewerkers kan een meer complex systeem aanschaffen vanaf zo’n 7.000-10.000 euro implementatiekosten en een paar honderd euro aan terugkerende licentiekosten per maand.

Bovenstaande prijsindicatoren zijn van toepassing op pakketten die enkel de salarisadministratie verzorgen. Deze pakketten hebben dus geen (of erg beperkte) mogelijkheden voor andere HRM-functionaliteiten zoals competentiebeheer, Het doel van talentmanagement is de volledige ontplooiing van ieders talent en de inzet van deze specifieke talenten op precies de juiste plek binnen het bedrijf. Talent wordt vaak gedefinieerd als de combinatie van aanleg en passie. Een medewerker die taken krijgt die nauw aansluiten bij zijn of haar talenten zal dus gelukkiger zijn bij het uitvoeren van de functie. In combinatie met de aangeboren aanleg zorgt dit werkplezier er ook voor dat de taken op een optimale manier worden uitgevoerd.talentbeheer, recruiting etc. Soms is het wel mogelijk om, tegen een meerprijs, bij de leverancier ook het basissysteem voor HRM of ERP af te nemen. In andere gevallen kan een bedrijf zijn bestaande basissystemen koppelen aan de salarissoftware.

Een andere mogelijkheid is een salarismodule binnen een basispakket voor HRM of ERP. Bij het kiezen van een HRM-oplossing, en zeker voor salarisadministratie, wordt echter meestal de voorkeur gegeven aan een De term best of breed wordt gebruikt voor software die is ontwikkeld voor de optimalisatie van een specifieke bedrijfsactiviteit. Het gaat om applicaties die gespecialiseerd zijn in een niche, bijvoorbeeld tijdregistratie of traceerbaarheid van ingrediënten of materialen. De term best of feature wordt ook gebruikt voor dit soort software.best-of-breed-oplossing. Hiermee gaat de prijs voor het totale HR-landschap wat omhoog, want je betaalt voor twee pakketten, en eventueel voor de koppeling. Sommige HR-systemen hebben echter al standaard koppelingen ingebouwd met enkele bekende salarispakketten. De meerprijs van een gespecialiseerd salarispakket wordt ook bijna altijd gecompenseerd door de mogelijkheden en specialisaties die aparte salarissoftware biedt. Voor de meeste bedrijven, zeker voor organisaties die de salarisadministratie helemaal in eigen beheer willen uitvoeren, zijn de modules in HRM- of ERP-pakketten niet gespceialiseerd genoeg. Dit resulteert in beperkingen en fouten, waardoor correcties uitgevoerd moeten worden, of die zelfs tot boetes kunnen leiden.

Let op! Hierboven staan uitsluitend de basisverschillen tussen de verschillende kosten voor loonadministratie beschreven. Bovendien heeft elk bedrijf een heel andere situatie. In de De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor salarisverwerking. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.HRM Wijzer staat een overzicht van de verschillende kostenfactoren die invloed hebben op de uiteindelijke prijs van de gekozen software.
Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 22 november). Salarisadministratie: medewerkers op tijd en correct uitbetalen vraagt om specifieke software en diensten. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/human-resource-management/functionaliteiten-hrm-software/salarisadministratie