WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

QMS-leveranciers: welke verschillen bestaan er tussen partners?

Een partner kiezen om een QMS-pakket te implementeren is geen sinecure. Om een bedrijf naar het hoogste kwaliteitsniveau te tillen ga je niet over één nacht ijs. Maar wat is het verschil tussen leveranciers van kwaliteitsbeheersystemen? Waar moet u op letten bij de vergelijking van verschillende opties?

Hoe ziet het Nederlandstalige QMS-landschap eruit?

Anders dan op de Amerikaanse markt is het Nederlandstalige QMS-landschap erg divers. In Nederland en België zijn er minder leveranciers die zich uitsluitend op Quality Management, ook wel kwaliteitsbeheer in het Nederlands, bestaat uit het streven naar de hoogste kwaliteit van een product, productieproces, dienst of organisatie. Het is een overkoepelende vorm van bedrijfsbeheer die er op toeziet dat er steeds op een uniforme en kwaliteitsvolle manier wordt gewerkt.quality management richten. De partners in onze contreien zijn meestal leveranciers van Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?DMS– of Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-pakketten, die zich daarnaast ook op kwaliteitsbeheer toeleggen. Hun kennis van kwaliteitsbeheer komt ofwel voort uit de specifieke vragen en cases van klanten, ofwel hebben ze mensen in dienst die voorheen kwaliteitsmanagers waren. Tips bij de implementatie van een QMS-systeem gebaseerd op documentbeheer of Enterprise Resource Planning vindt u respectievelijk in de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer en De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer.

Let op! Voor een goede vergelijking van QMS-leveranciers zal u een aantal partijen moeten uitnodigen. Om deze partijen objectief te vergelijken, zijn voorbereidingen nodig. Raadpleeg de De Premium Paper "Help! We krijgen zo een demo!" is bedoeld ter voorbereiding op toekomstige leveranciersgesprekken, en geeft praktisch tips om het meeste te halen uit productdemonstraties. Dit kennisdocument is ontstaan uit eerdere ervaringen van verschillende projectleiders.Premium Paper Help! We krijgen zo een demo! voor handige tips en tricks bij de gesprekken met leveranciers. Staat de shortlist van leveranciers nog niet vast? Dan kunt u ook contact opnemen met ICT Portal voor een selectie van geschikte QMS-leveranciers: +31 (0)20 369 0457.

Is de grootte van de leverancier belangrijk?

Kleine bedrijven hoeven niet per se met kleine QMS-partners samen te werken; en grote bedrijven hebben niet altijd dure leveranciers met complexe software nodig. Welke partner het meest geschikt is, hangt helemaal af van de complexiteit van de bedrijfsprocessen. Een bedrijf uit het mkb dat ingewikkelde klinische laboratoriumactiviteiten uitvoert, heeft misschien een omvangrijker systeem nodig dan een internationale distributeur van papierwaren. Zo’n mkb-bedrijf zal hierdoor al snel voor een grotere leverancier gaan dan het veel grotere internationale papierbedrijf.

Er zijn twee zaken die belangrijker zijn dan de grootte van de leverancier:

  • Veel geld betalen voor een pakket waarvan de helft niet wordt gebruikt, is niet zinvol. Een leverancier die veel functionaliteiten biedt is alleen van waarde als die functionaliteiten ook nodig zijn.
  • Zorg ervoor dat uw bedrijf niet onderaan het klantenbestand van de leverancier bungelt. Als uw bedrijf bij de kleinste klanten hoort, is de kans groot dat u bij problemen of vragen niet als eerste geholpen wordt.
QMS software providers continue to invest in UI/UX development, artificial intelligence (AI), Internet of Things (IoT) capability and predictive analytics, although adoption of such nascent technologies has not yet reached mainstream. (Gartner, 2020)

In hoeverre speelt branchekennis een rol?

Kwaliteitsbeheer is een erg algemeen begrip, en wordt in elke sector anders ingevuld. De basis van Kwaliteitsbeheersystemen bestaan er in alle vormen en maten. Kwaliteit heeft zoveel interpretaties, dat ook het aantal mogelijke functionaliteiten zo goed als eindeloos is. Toch is er een aantal QMS-functionaliteiten dat bij vrijwel elke organisatie op de een of andere manier toepasbaar is binnen de bedrijfsvoering, ongeacht de branche of grootte van het bedrijf. Deze functionaliteiten zijn er vooral op gericht om ervoor te zorgen dat werkwijzen die op papier zijn vastgelegd, ook op dezelfde manier in de praktijk worden uitgevoerd.QMS-functionaliteiten is wel dezelfde, maar een incident in een glasproducerend bedrijf is niet hetzelfde als een incident in een advocatenkantoor. Er moeten dus andere stappen worden genomen bij een incidentmelding. Een glasproduct dat kapot is gevallen moet worden opgeruimd en vervangen; een klacht over het optreden van een advocaat moet worden onderzocht. Zulke verschillen vragen om een heel andere invulling van de module incidentbeheer – en om een leverancier die kennis heeft van de specifieke branche. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld de module voor het beheer van standaarden en normen, zoals de De ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken.ISO-normen.

Tip! Vaak weten bedrijven niet waar te beginnen in hun zoektocht naar een leverancier die hun sector kent. Zowel in de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer als in de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan handvatten voor de selectie van een softwareleverancier in specifieke sectoren.

Wordt er ook aan verandermanagement gedaan?

Bedrijven kunnen bij de implementatie van QMS-software kiezen uit twee soorten leveranciers: zij die alleen de software leveren, of zij die het bedrijf tevens kunnen begeleiden bij de veranderingen die op til staan. De keuze voor een van de twee opties ligt uiteraard bij het bedrijf.

Veel bedrijven kiezen voor een leverancier die helpt bij het verandermanagement. Kwaliteitsbeheer beïnvloedt namelijk het hele bedrijf. Het gaat er niet alleen om even een ander systeem te leren gebruiken; werknemers moeten ook bereid zijn te helpen bij het herzien van processen. Soms vraagt dat om een mentaliteitsverandering. Deze De implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS?gebruikersadoptatie kan dus veel verder gaan dan alleen maar ‘een paar nieuwe knopjes leren’. Ervaren QMS-leveranciers kunnen in veel gevallen helpen met het creëren van draagvlak en het verschaffen van nieuwe inzichten bij de eventuele herziening van processen.

Neem het voorbeeld van incidentbeheer. Werknemers zijn misschien gewend om (bijna-)incidenten en klachten van klanten op de werkvloer op te lossen. Het echte melden van deze zaken, de registratie van klachten en incidenten voor auditing blijft dan echter achterwege. Er is een andere werkmentaliteit nodig om ervoor te zorgen dat iedereen eraan bijdraagt dat klachten en incidenten in de toekomst minder vaak voorkomen. Om dat voor elkaar te krijgen, kan hulp van buitenaf van grote waarde zijn. Die hoeft natuurlijk niet per se van de leverancier te komen. Sommige bedrijven kiezen voor een externe consultant, die het hele veranderproces in goede banen leidt.

Tips voor gesprekken met leveranciers

Wanneer u met leveranciers gaat praten, is het belangrijk op voorhand een lijstje te maken van vragen die u gaat stellen. Zo voorkomt u dat de leverancier het gesprek in een bepaalde richting stuurt, en u achteraf met vragen blijft zitten. Op dit lijstje zouden zeker volgende kwesties aan de orde moeten komen:

  • Hoe lang biedt de leverancier al QMS-pakketten aan?
  • Wat is de achtergrond van de leverancier (vanuit welke hoek benadert hij kwaliteitsbeheer)?
  • Welk soort klanten heeft de leverancier? Welke is de grootste? Welke is de kleinste?
  • Welke diensten biedt de leverancier precies aan (ook hosting van het pakket of consultancy voor change management bijvoorbeeld)?

Hierboven zijn de belangrijkste vragen samengevat. Voor een meer ondersteuning bij het demoproces kan de De Premium Paper "Help! We krijgen zo een demo!" is bedoeld ter voorbereiding op toekomstige leveranciersgesprekken, en geeft praktisch tips om het meeste te halen uit productdemonstraties. Dit kennisdocument is ontstaan uit eerdere ervaringen van verschillende projectleiders.Premium Paper Help! We krijgen zo een demo! geraadpleegd worden. Hierin staan eerdere ervaringen van verschillende projectleiders en de tips die zij voor dit soort trajecten hebben.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 4.5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 21 maart). QMS-leveranciers: welke verschillen bestaan er tussen partners? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/quality-management/qms-leveranciers