Een partner kiezen om een QMS-pakket te implementeren is geen sinecure. Om een bedrijf naar het hoogste kwaliteitsniveau te tillen, ga je niet over één nacht ijs. Maar wat is het verschil tussen leveranciers van kwaliteitsbeheersystemen? Waar moet u op letten bij de vergelijking van verschillende opties?
Hoe ziet het Nederlandstalige QMS-landschap eruit?
Anders dan op de Amerikaanse markt is het Nederlandstalige QMS-landschap erg divers. In Nederland en België zijn er minder leveranciers die zich uitsluitend op quality management richten. De partners in onze contreien zijn meestal leveranciers van DMS– of ERP-pakketten, die zich daarnaast ook op kwaliteitsbeheer toeleggen. Hun kennis van kwaliteitsbeheer komt ofwel voort uit de specifieke vragen en cases van klanten, ofwel hebben ze mensen in dienst die voorheen kwaliteitsmanagers waren. Tips bij de implementatie van een QMS-systeem gebaseerd op documentbeheer of Enterprise Resource Planning vindt u respectievelijk in de DMS Wijzer en ERP Wijzer.
Let op! Voor een goede vergelijking van QMS-leveranciers zal u een aantal partijen moeten uitnodigen. Om deze partijen objectief te vergelijken, zijn voorbereidingen nodig. Raadpleeg het Digiboek Help! We krijgen zo een demo! voor handige tips tijdens de gesprekken met leveranciers. Staat de shortlist van leveranciers nog niet vast? Dan kunt u ook contact opnemen met ICT Portal voor een selectie van geschikte QMS-leveranciers: +31 (0)20 369 0457.
Is de grootte van de leverancier belangrijk?
Kleine bedrijven hoeven niet per se met kleine QMS-partners samen te werken, en grote bedrijven hebben niet altijd dure leveranciers met complexe software nodig. Welke partner het meest geschikt is, hangt helemaal af van de complexiteit van de bedrijfsprocessen. Een bedrijf uit het mkb dat ingewikkelde klinische laboratoriumactiviteiten uitvoert, heeft misschien een omvangrijker systeem nodig dan een internationale distributeur van papierwaren. Zo’n mkb-bedrijf zal hierdoor al snel voor een grotere leverancier gaan dan het veel grotere internationale papierbedrijf.
Er zijn twee zaken die belangrijker zijn dan de grootte van de leverancier:
- Veel geld betalen voor een pakket waarvan de helft niet wordt gebruikt, is niet zinvol. Een leverancier die veel functionaliteiten biedt is alleen van waarde als die functionaliteiten ook nodig zijn.
- Zorg ervoor dat uw bedrijf niet onderaan het klantenbestand van de leverancier bungelt. Als uw bedrijf bij de kleinste klanten hoort, is de kans groot dat u bij problemen of vragen niet als eerste geholpen wordt.
QMS software providers continue to invest in UI/UX development, artificial intelligence (AI), Internet of Things (IoT) capability and predictive analytics, although adoption of such nascent technologies has not yet reached mainstream. (Gartner, 2020)
In hoeverre speelt branchekennis een rol?
Kwaliteitsbeheer is een erg algemeen begrip, en wordt in elke sector anders ingevuld. De basis van QMS-functionaliteiten is wel dezelfde, maar een incident in een glasproducerend bedrijf is niet hetzelfde als een incident in een advocatenkantoor. Er moeten dus andere stappen worden genomen bij een incidentmelding. Een glasproduct dat kapot is gevallen moet worden opgeruimd en vervangen; een klacht over het optreden van een advocaat moet worden onderzocht. Zulke verschillen vragen om een heel andere invulling van de module incidentbeheer – en om een leverancier die kennis heeft van de specifieke branche. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld de module voor het beheer van standaarden en normen, zoals de ISO-normen.
Tip! Vaak weten bedrijven niet waar te beginnen in hun zoektocht naar een leverancier die hun sector kent. Zowel in de ERP Wijzer als in de DMS Wijzer staan handvatten voor de selectie van een softwareleverancier in specifieke sectoren.
Wordt er ook aan verandermanagement gedaan?
Bedrijven kunnen bij de implementatie van QMS-software kiezen uit twee soorten leveranciers: zij die alleen de software leveren, of zij die het bedrijf tevens kunnen begeleiden bij de veranderingen die op til staan. De keuze voor een van de twee opties ligt uiteraard bij het bedrijf.
Veel bedrijven kiezen voor een leverancier die helpt bij het verandermanagement. Kwaliteitsbeheer beïnvloedt namelijk het hele bedrijf. Het gaat er niet alleen om even een ander systeem te leren gebruiken; werknemers moeten ook bereid zijn te helpen bij het herzien van processen. Soms vraagt dat om een mentaliteitsverandering. Deze gebruikersadoptatie kan dus veel verder gaan dan alleen maar ‘een paar nieuwe knopjes leren’. Ervaren QMS-leveranciers kunnen in veel gevallen helpen met het creëren van draagvlak en het verschaffen van nieuwe inzichten bij de eventuele herziening van processen.
Neem het voorbeeld van incidentbeheer. Werknemers zijn misschien gewend om (bijna-)incidenten en klachten van klanten op de werkvloer op te lossen. Het echte melden van deze zaken, de registratie van klachten en incidenten voor auditing blijft dan echter achterwege. Er is een andere werkmentaliteit nodig om ervoor te zorgen dat iedereen eraan bijdraagt dat klachten en incidenten in de toekomst minder vaak voorkomen. Om dat voor elkaar te krijgen, kan hulp van buitenaf van grote waarde zijn. Die hoeft natuurlijk niet per se van de leverancier te komen. Sommige bedrijven kiezen voor een externe consultant die het hele veranderproces in goede banen leidt.
Tips voor gesprekken met leveranciers
Wanneer u met leveranciers gaat praten, is het belangrijk op voorhand een lijstje te maken van vragen die u gaat stellen. Zo voorkomt u dat de leverancier het gesprek in een bepaalde richting stuurt, en u achteraf met vragen blijft zitten. Op dit lijstje zouden zeker volgende kwesties aan de orde moeten komen:
- Hoe lang biedt de leverancier al QMS-pakketten aan?
- Wat is de achtergrond van de leverancier (vanuit welke hoek benadert hij kwaliteitsbeheer)?
- Welk soort klanten heeft de leverancier? Welke is de grootste? Welke is de kleinste?
- Welke diensten biedt de leverancier precies aan (ook hosting van het pakket of consultancy voor change management bijvoorbeeld)?
Hierboven zijn de belangrijkste vragen samengevat. Voor meer ondersteuning bij het demoproces kan het Digiboek Help! We krijgen zo een demo! geraadpleegd worden. Hierin staan eerdere ervaringen van verschillende projectleiders en de tips die zij voor dit soort trajecten hebben.