WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Software voor het beheer van roosters en ploegendiensten maakt Excel-lijsten overbodig

Het beheer van toerbeurten is in nogal wat bedrijven een lastige klus. In een erg kleine organisatie is het vaak nog eenvoudig om op papier of in Excel een roosterplanning voor ploegen op te maken. In een groter of groeiend bedrijf vergt deze methode echter steeds meer tijd, en sluipen er al snel fouten in. Een automatisering kan deze pijnpunten aanpakken. Maar hoe kan een shiftplanning precies geoptimaliseerd worden? Welke rol speelt software voor ploegendienst hierin? En wat kost deze automatisering voor een bedrijf?

Veelvoorkomende pijnpunten bij shiftplanning en ploegenroosters

In principe is shiftplanning geen extreem lastige taak. Het gaat erom dat iedere werknemer een bepaalde shift van een vastgelegd aantal uren krijgt toegewezen. Meestal wordt de planning opgemaakt voor een vastgelegde tijd (bijvoorbeeld 4 weken), en herhaalt ze zich nadien. Een ploegenrooster is echter geen statisch gegeven. Werknemers kunnen een dag vrij vragen, met vakantie gaan, zich ziek melden, etc. Ook kan het voorkomen dat er plotseling meer werk is, en er dus meer werknemers per dienst nodig zijn. Al deze veranderingen hebben een grote invloed op de personeelsplanning, en zijn manueel bijna niet te beheren. Daarom is in de HRM Wijzer 2022 een overzicht opgenomen van pakketten die een module aanbieden voor de roosterplanning van ploegendiensten.

roosters ploegendienst participatie

Wat is de invloed van ploegenstelsels op de roosterplanning?

Een ploegensysteem impliceert dat werknemers op wisselende tijden werken. Meer dan bij een vast werkschema is een goede roosterplanning in dit systeem essentieel voor de productiviteit en gezondheid van werknemers. Wanneer iemand bijvoorbeeld de ene week steeds ‘s nachts werkt, en de volgende week met de ochtendshift op moet, kan dit nadelige gevolgen hebben op zijn of haar bioritme, humeur, eetlust, etc. Deze gevolgen zijn voor de medewerker zelf merkbaar op persoonlijk en familiaal vlak, maar sijpelen ook door in de kwaliteit die op het werk wordt afgeleverd. Een bedrijf doet er dus ook om deze reden goed aan om een shiftplanning op te maken die in lijn ligt met de fysieke en mentale gezondheid van medewerkers.

Ook het soort ploegenstelsel heeft invloed op de planning. Ploegenstelsels bestaan namelijk in veel verschillende vormen. Afhankelijk van het stelsel moet de planning van shifts erg verschillend aangepakt worden. Een twee- of drieploegenstelsel waarbij er van maandag tot vrijdag gewerkt wordt is nog iets eenvoudiger in te plannen dan een volcontinu-stelsel, waarbij zelfs rustdagen niet vast zijn.

Tip! Voor roosterplanning bestaan er heel wat mogelijkheden binnen HRM-pakketten. In het HRM Functionaliteitenoverzicht staan deze mogelijkheden opgesomd. In deze Premium Paper is ook een overzicht te vinden van andere functionaliteiten die u op softwarevlak kan verwachten.

Vervangingen en extra werk veranderen de planning van ploegen

De meeste kopzorgen ondervinden HR-medewerkers wanneer er afwijkingen zijn van de ‘normale’ situatie. Vervangingen of de inzet van extra krachten (omdat er meer werk is) vragen steeds heel wat tijd en moeite. Er moet onderzocht worden wie beschikbaar is, en wanneer deze persoon zijn of haar rusttijd kan inhalen. Een werknemer die een collega vervangt in de ochtenddienst kan bijvoorbeeld diezelfde dag niet ook de late dienst werken. Om een evenredige verdeling aan te houden, moet deze werknemer bovendien soms ook zijn geplande ochtenddienst die week vervangen door een late dienst. Tot slot moet de HR-medewerker ook persoonlijk aan de werknemer vragen of deze bereid is de shift te ruilen. Misschien heeft deze namelijk privé al iets gepland, of kan hij of zij om andere (persoonlijke) redenen niet werken op het gevraagde moment.

Optimaal ploegenbeheer begint bij het vastleggen van een stelsel

Om tot een optimale inplanning van toerbeurten in het werkrooster te komen moet eerst een keuze gemaakt worden voor een bepaald ploegenstelsel. Een bedrijf dat sanitaire diensten aanbiedt voor kantoorruimtes, heeft meestal voldoende aan een twee- of drieploegensysteem van maandag tot vrijdag, aangezien de meeste kantoren in het weekend ook gesloten zijn. Een beveiligingsfirma zal daarentegen eerder opteren voor een full-continu-stelsel. De meeste bedrijven werken al lang volgens een vastgelegd systeem, maar toch kan de aanschaf van (nieuwe) software hét uitgelezen moment zijn om ook na te denken over een optimalisatie van het ploegenstelsel.

Tip! Door het evalueren van het ploegenstelsel kan het voorkomen dat ook andere HR-pijnpunten worden blootgelegd. In de HRM Wijzer staat een checklist die projectleiders als handvat kunnen gebruiken om deze pijnpunten te identificeren.

Om het meest ideale stelsel te bepalen moet een bedrijf in de eerste plaats de bedrijfskenmerken in kaart brengen. Dit gaat van de grootte van de organisatie tot de bedrijfsstructuur, het aantal vestigingen, de grootte van het klantenbestand, etc. Ook de eigenschappen van het personeelsbestand zijn van essentieel belang. Dit zijn bijvoorbeeld professionele vaardigheden, het aantal uren dat een werknemer onder contract staat, arbeidsvoorwaarden, het aantal werknemers, etc. Deze analyse is noodzakelijk voor bedrijven die voor het eerst een ploegenstelsel of automatiseringssoftware willen implementeren, maar ook als periodieke check voor ondernemingen die al langer op deze manier werken.

Een belangrijke invloed op het ploegenstelsel heeft de werving van nieuwe werknemers. Vaak zijn nieuwe (tijdelijke of vaste) krachten nodig als gevolg van de toenemende productiviteit van een bedrijf. De ploegenplanning wordt er echter niet eenvoudiger op. In sommige gevallen zien bedrijven zich zelfs genoodzaakt tot een (tijdelijke) overstap naar een ander ploegenstelsel. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een bedrijf door een toenemende vraag genoodzaakt wordt om ook in het weekend de productie door te laten lopen. De vraag is dan of het huidige systeem overweg kan met de veranderde situatie. Een bedrijf doet er dus goed aan om dit vraagstuk voor te leggen aan een leverancier voordat een software aangekocht wordt.

Hoe werkt software voor de planning van toerbeurten?

Zodra er een ploegenstelsel is vastgelegd, kan software voor het beheer van ploegendiensten de inplanning van het personeel voor zijn rekening nemen. Als in het systeem correct is aangegeven hoeveel uren iedereen beschikbaar is en op welke posten werknemers ingezet kunnen worden, kan er met de software aan de roosterplanning gewerkt worden. Het systeem berekent hierbij automatisch de meest ideale indeling, die indien gewenst ook flexibel aan te passen is in het geval van wijzigingen op het laatste moment.

roosters ploegendienst planning

Werknemers en leidinggevenden werken in real time aan de shiftplanning

Een automatisering van de roosterplanning betekent niet dat de software al het menselijke werk uit handen neemt. Het systeem vindt niet zomaar uit het niets gegevens over de beschikbaarheid en vaardigheden van werknemers. Via de link met een portaal voor Employee Self Service en Manager Self Service kan het personeel deze informatie zelf invoeren en updaten. Zo kan een medewerker of diens manager bijvoorbeeld aangeven dat er een extra certificaat behaald is. Een werknemer kan via het portaal ook zelf de voorkeur voor bepaalde shiften aangeven, verlof inplannen of een shiftwissel aanvragen.

De link met een medewerkersportaal voorkomt overmatig telefonisch overleg of excessief e-mailverkeer. Wanneer een werknemer via deze weg bijvoorbeeld een verlofaanvraag doet, berekent het systeem meteen of de verandering mogelijk is. Bij een positief antwoord gaat er een notificatie uit naar de manager. Deze krijgt dan meestal de optie om de verandering toch nog tegen te houden of aan te passen. De werknemer krijgt op zijn beurt een update over de aangevraagde wijziging.

Tip! Manager en Employee Self Service zijn erg nuttige tools om de shiftplanning in te vullen op basis van real time informatie, maar moeten daarvoor wel correct gebruikt worden. In de HRM Wijzer vinden bedrijven tips om medewerkers het portaal te doen omarmen.

Plaatsonafhankelijke updates en communicatie

De planning van ploegendiensten is regelmatig onderhevig aan wijzigingen op het laatste moment. Zo kan het gebeuren dat een medewerker door onverwachte omstandigheden niet op tijd aan de shift kan beginnen. Een event waarvoor op het laatste moment een hoop extra gasten worden uitgenodigd is een ander voorbeeld. In deze gevallen is het belangrijk om medewerkers in direct te kunnen bereiken om hen op de hoogte te brengen van roosterwijzigingen of om hun beschikbaarheid te verifiëren. Om dit proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, kiezen veel bedrijven voor een systeem met een mobiele applicatie. Zo hebben medewerkers steeds toegang tot het meest actuele werkrooster en kunnen ze meteen reageren op wijzigingen.

Kalender exporteren naar andere bedrijfssoftware

Ten slotte bieden veel modules voor het beheer van ploegendiensten ook de mogelijkheid om het werkrooster te exporteren naar andere systemen. Zo kunnen er koppelingen gemaakt worden met Outlook, Google Calendar, Excel, etc. Er kan hierbij gekozen worden voor een eenvoudige communicatie van het definitieve rooster, of een systeem waarbij ook de gekoppelde applicaties real time updates ontvangen.

Bedrijven vragen gepersonaliseerde mogelijkheden aan

De eisen die bedrijven stellen aan software voor ploegendienst kunnen erg verschillend zijn. Naast de bovengenoemde basistaken die dit soort modules uitvoeren, kan een bedrijf de leverancier vragen om extra mogelijkheden. Idealiter bekijkt een organisatie verschillende partijen die software voor HRM aanbieden. In de HRM Wijzer staat een checklist die oriënterende bedrijfsleiders kunnen gebruiken bij het selecteren van enkele geschikte leveranciers.

Welke inzichten haalt een bedrijf uit software voor shiftplanning?

De invulling van ploegenroosters vergt heel wat input, maar zorgt op zijn beurt ook zelf voor de creatie van interessante data. Verschillende afdelingen halen voordeel uit de registratie van ingeplande en gewerkte shiften per medewerker. Hieronder volgen enkele van de mogelijkheden die de software in dit opzicht biedt.

Controle op gewerkte uren

Software voor roosterplanning zorgt er normaal gesproken voor dat werknemers hun ingeplande uren ook daadwerkelijk werken. Toch kan het gebeuren dat ze door bijvoorbeeld verlof, ziekte of druk verkeer te weinig uren maken in de week of maand. Via een herindeling van de planning lost het systeem dit probleem automatisch op. In de tweede plaats kan er vaak een extra aanwezigheidscontrole worden toegevoegd. Hierbij moeten werknemers hun aanwezigheid bevestigen op het moment dat ze aan hun toerbeurt beginnen. Dit kan bijvoorbeeld door in te loggen in gekoppelde bedrijfssoftware, of door gebruik te maken van een tikklok. Het aantal gewerkte uren of shifts wordt vooral geraadpleegd door leidinggevenden die werknemers moeten beoordelen of door salarisadministrateurs. Ook om een breder beeld te hebben van het arbeidsverzuim zijn dit interessante cijfers. Zo kan er beoordeeld worden wat zieke medewerkers een bedrijf kosten, en welke maatregelen getroffen moeten worden.

roosters ploegendienst kosten verzuim

Tip!: Aanwezigheidscontrole wordt ook wel urenregistratie of tijdsregistratie genoemd. In de HRM Wijzer staan verschillende pakketten die een functionaliteit aanbieden voor deze registratie.

Controle op het naleven van de geldende wetten

Bij het inplannen van ploegendiensten komen ook verschillende arbeidswetten en cao’s kijken. Software voor roosterplanning houdt rekening met deze wetten en afspraken. Zo kan de maximale duur van een shift worden vastgelegd, of kan er worden gecontroleerd wie er aan de weeklimiet voor gewerkte uren zit. Ook kan de juridische afdeling gegevens opvragen over bijvoorbeeld opgenomen pauzes om te bekijken in hoeverre het bedrijf voldoet aan de wetgeving omtrent verplichte rusttijden.

Rapportages voor strategische beslissingen

Gegevens over gewerkte en ingeplande shifts zijn tenslotte ook een belangrijke informatiebron voor Business Intelligence en het nemen van strategische beslissingen. Bij een 24/24-klantendienst kan bijvoorbeeld de indeling van shifts vergeleken worden met de uren waarop de meeste klanten bellen. Op basis van deze analyses en rapportages kan het management beslissen welke shift een grotere of juist kleinere ploeg vergt.

Beheer van ploegendiensten per sector

Elke branche heeft specifieke eisen voor het werken in ploegendienst. De verschillende specialisaties van werknemers in een ziekenhuis kan de shiftplanning bijvoorbeeld lastiger maken dan in een chocoladefabriek waar veel arbeiders hetzelfde werk uitvoeren. Het ziekenhuis zal dan ook meer geavanceerde mogelijkheden eisen van de software dan de chocoladefabriek. Hieronder volgen enkele sectoren die meestal specifieke wensen hebben bij de inplanning van toerbeurten.

Horeca

Deze sector krijgt te maken met erg uiteenlopende functies, en daarmee vaak ook verschillende ploegenstelsels. Koks, kelners, afwassers, schoonmakers, receptionisten, eventplanners etc. hebben allemaal erg afwijkende werkuren. Bovendien moeten de verschillende stelsels en roosters wel allemaal naadloos op elkaar aansluiten om de klant een vlekkeloze ervaring te bieden. Vaak zien restaurants, hotels of evenementenbureaus dat er veel tijd verloren gaat aan het optimaal inplannen en afstemmen van alle verschillende roosters, terwijl ze eigenlijk liever meer tijd zouden besteden aan andere taken zoals de herziening van het menu of het uitdenken van leuke promoties.

Hospitality

In de hospitality sector worden shifts vaak relatief laat ingepland en zijn ze erg veranderlijk. Evenementen herhalen zich niet elke week op hetzelfde moment, op dezelfde plek en in dezelfde vorm. Bovendien kan ook de planning voor één bepaald event al snel veranderen. Als er bijvoorbeeld een storm wordt aangekondigd, wordt de locatie misschien veranderd. Hierdoor is de tewerkstellingsplaats voor bepaalde personen niet meer bereikbaar, en moeten er op het laatste moment personen worden vervangen. In deze sector werken ten slotte ook veel werknemers die niet onder vast contract staan. Werkroosters worden vaak ingevuld door studenten of tijdelijke arbeidskrachten. Deze werken vaak ook nog ergens anders, of hebben andere verplichtingen die per week verschillen.

De veranderlijkheid van roosters in de hospitality-branche maakt het lastig om een rooster voor de ene week rechtstreeks te kopiëren naar de volgende week. Daarom wordt er veel gewerkt met open diensten of zelfroosteren. Hierbij worden de shifts opgesteld, maar zijn er nog geen mensen ingepland door het systeem. Werknemers kunnen zelf hun shift ‘kiezen’ via een portaal voor ESS. Het systeem of de manager (via MSS) geven de goedkeuring of stellen een verandering voor.

Medische sector

In de medische sector is het van essentieel belang dat roosterplanning aan bepaalde eisen voldoet. Vergeleken met andere sectoren is het in de geneeskunde nog veel belangrijker om steeds de juiste persoon op de juiste plaats te hebben. Een kinderarts kan geen neurochirurg vervangen en vice versa. In software voor roosterplanning kunnen ‘regels’ voor de shifts zo ingesteld worden, dat het systeem ervoor zorgt dat de juiste specialisaties steeds aanwezig zijn. Bovendien is het in deze sector ook nog meer dan in andere sectoren belangrijk dat de wettelijke rusttijden gerespecteerd worden en dat personeel met de juiste certificaten wordt ingezet in een bepaalde ploeg.

Opmerking: In dit overzicht zijn slechts een aantal branches opgenomen. Bovendien stellen niet alle bedrijven in deze branches precies dezelfde eisen. Voor een advies op maat kan er daarom contact opgenomen worden met ICT Portal (+31 (0)20 36 90 457).

Een losstaand systeem of integratie met andere HRM-software?

De bedrijven die zoeken naar software voor het inplannen van toerbeurten zijn onderling erg divers wat betreft de mate waarin HR-processen al geautomatiseerd verlopen. De eerste mogelijkheid is dat er binnen de organisatie nog helemaal geen HR-software aanwezig is. In deze situatie moet er bepaald worden of een bedrijf alleen kiest voor shiftplanning, of dat het (in de toekomst) ook kijkt naar een automatisering van het gehele HR-landschap. In het laatste geval is het belangrijk een systeem te kiezen dat compatibel is met een volledige HR-oplossing. Een andere optie is om meteen te kiezen voor een volledig geïntegreerd HRM-systeem, met een goede module voor het inplannen van shifts. Dit laatste scenario vergt een hogere investering van tijd en kapitaal, maar heeft als voordeel dat er maar één keer een implementatie hoeft te worden uitgevoerd.

Een andere categorie is die van organisaties waar al HRM-software in gebruik is. Deze bedrijven gaan meestal op zoek naar een optimalisatie, omdat het huidige pakket geen of een onvoldoende uitgebreide module aanbiedt voor ploegenbeheer. Als het bedrijf wel tevreden is over de andere functionaliteiten van het huidige pakket, dan is het een goede optie om te kijken naar een gespecialiseerd pakket voor shiftplanning. De koppelingsmogelijkheden zijn hierbij van essentieel belang. In principe valt alles ‘aan elkaar te knopen’, maar om tot efficiënte communicatie te komen tussen twee systemen, moeten ze daar wel echt op gemaakt zijn. De koppeling met een tool die daarop niet echt gericht is, betekent in veel gevallen extra werk voor de implementatiepartner, en dus een serieuze meerpijs. In de HRM Wijzer staan nog andere mogelijke verborgen kosten waarmee een bedrijf in aanraking kan komen bij het kiezen en implementeren van software.

Wat kost software voor ploegenbeheer?

Pakketten voor werken in ploegendienst bestaan er in verschillende soorten. Sommige bedrijven hebben misschien voldoende aan een online tool waar werknemers hun shiften vrij kunnen kiezen (vergelijkbaar met de webapplicatie Doodle). Andere organisaties stellen hogere eisen, en kunnen niet meer zonder geavanceerdere pakketten.

De prijzen voor professionele software voor ploegenbeheer variëren per pakket en leverancier. Voor een losstaand systeem ligt de prijs gemiddeld tussen de 4 en 8 euro per medewerker per maand. Ter vergelijking: de prijs van een algemeen HR-pakket ligt dan meestal rond de 10 euro per medewerker per maand. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat niet alle HR-pakketten een module voor shiftplanning aanbieden. Het zijn vooral de grotere en bekendere pakketten die een serieuze, geïntegreerde optie bieden voor roosterplanning. In de HRM Wijzer staat een vergelijking van de prijzen van dit soort systemen. Voor bedrijven waarbij de investeringen beperkt moeten blijven, of die buiten ploegenbeheer geen speciale eisen stellen aan HRM-software, is gespecialiseerde software voor toerbeurten (al dan niet gecombineerd met een basispakket voor core HRM) ook een goede optie.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 26 juli). Software voor het beheer van roosters en ploegendiensten maakt Excel-lijsten overbodig. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/human-resource-management/functionaliteiten-hrm-software/roosters-ploegendienst-shift-planning