Wat is een HRM-systeem?

Een HRM-systeem (Human Resource Management) is software waarmee een bedrijf zijn personeelsprocessen automatiseert. Denk bijvoorbeeld aan de salarisverwerking, verlof, verzuim en het werven van nieuw personeel.

In dit artikel vind je de kernzaken over HRM-systemen, zoals het belang van zulke software, de belangrijkste functionaliteiten, voordelen, trends, en hoe je een geschikt systeem kunt kiezen.

Inhoudsopgave

1. Wanneer is een HRM-systeem nodig?
2. Belang van HRM-software
3. Voordelen
4. Kernfunctionaliteiten
5. Marktaanbod HRM-systemen
6. Totaalpakket versus best-of-breed
7. Hoe kies je een HRM-systeem?
8. HRM-trends

Wanneer is een bedrijf toe aan een HRM-systeem?

Vanaf 20 medewerkers loont het de moeite om een HRM-systeem te overwegen. Kleinere bedrijven (<20 medewerkers) werken vaak met een combinatie van Excel, Word en e-mail om de HR-administratie bij te houden. Als met deze werkwijze het personeelsbeheer nog te overzien is, dan wegen de voordelen van professionele HRM-software niet op tegen de kosten. De meeste HRM-leveranciers vinden organisaties ook pas vanaf 20-50 medewerkers interessant om actief te benaderen met hun product.

Een andere reden van aanschaf kan zijn als een bedrijf geen overzicht meer heeft over HR-gegevens en er daardoor te vaak (kostbare) menselijke fouten worden gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het niet op tijd verlengen of opzeggen van contracten.

Tot slot zijn tijdrovende en repetitieve handelingen goede graadmeters. Zijn (te veel) medewerkers te lang bezig om HR-gegevens bij te houden, te zoeken, te analyseren, etc. dan is een efficiëntieslag de moeite waard. Of wanneer steeds dezelfde handelingen uitgevoerd moeten worden, dan kunnen deze geautomatiseerd worden. Een voorbeeld is het onboardingsproces: verzamelen van persoonlijke informatie van de nieuwe medewerker, genereren van het contract, handtekeningen verzamelen, introductiegesprekken plannen met de leidinggevende, toegangsrechten regelen (IT-systemen, e-mailaccount, etc.), inschrijving voor pensioenregelingen, etc.

Raadpleeg de gratis HRM Wijzer voor de 10 grootste valkuilen tijdens een HRM-softwareproject.

Verwarrende termen voor HRM-systemen

De afkortingen vliegen je soms om de oren, maar wat wordt er precies met elke term voor HR-software bedoeld?

• HRMS staat voor “Human Resource Management System”. Dit is de algemene term voor een uitgebreid platform dat alle aspecten van HR beheert, van werving tot pensioen.
• HRIS staat voor “Human Resources Information System” en focust meer op de operationele en administratieve processen zoals personeelsdata, payroll en rapportages.
• In tegenstelling tot traditioneel personeelsbeheer (gericht op administratieve en operationele taken) benadert HCM (“Human Capital ManagementHCM is een deel van Human Resource Management System (HRMS). Het systeem wordt vooral gebruikt om te kijken naar de prestaties van werknemers, om zo vacatures eventueel intern op te vangen. Ook biedt een HCM-systeem vaak de mogelijkheid om personeelszaken op internationaal niveau soepeler te laten verlopen. Software voor Human Capital Management ondersteunt over het algemeen verschillende talen, munteenheden en wetgevingen. Dit is vooral voor bedrijven met vestigingen in verschillende landen interessant.“) werknemers meer als belangrijke en waardevolle bronnen die strategisch beheerd moeten worden (zoals met talentbeheer en werknemersontwikkeling) om hun potentieel volledig te benutten en daardoor de bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen.
• En met e-HRM wordt simpelweg een HRM-systeem bedoeld dat toegankelijk is via internet (online en webbased HRM-systeemMet e-HRM kunnen processen rondom de personeelszaken worden geoptimaliseerd door gebruik te maken van de nieuwste internettechnologieën. Dankzij e-HRM hoeven HR-managers zich minder te focussen op tijdrovende operationele zaken en kunnen zij meer tijd besteden aan de strategische kanten van human resource management. E-HRM staat voor Elektronisch Human Resource Management en houdt in dat het HRM-systeem online is geïnstalleerd, ook wel de cloud genoemd. E-HRM staat daarom ook wel bekend als HRM in de cloud of online HRM en is dus een web-gebaseerde vorm van het traditionele on-premise HRM-systeem.).

Belang van HRM-software

HRM-software ondersteunt bedrijven bij het beheren beheer van hun personeelsbestand. Veel processen die voorheen handmatig moesten worden geregeld, geregistreerd of bijgehouden, kunnen dankzij een HRM-systeem worden geautomatiseerd. Dit bespaart niet alleen tijd voor de HR-afdeling, ook voor het overige personeel. Er hoeft namelijk niet voor elk kleinigheidje (zoals adreswijziging, telefoonnummer van een collega, verlofaanvraag, etc.) worden aangeklopt bij het HR-kantoor.

Het personeel kan bijvoorbeeld zelf persoonlijke informatie aanpassen, via het systeem vakantiedagen aanvragen of digitaal de salarisstroken bekijken. De HR-manager behandelt de verzoeken en het HRM-systeem verwerkt ze vervolgens automatisch in de administratie. Dankzij de automatisering van de HR-processen wordt dus de efficiëntie van een organisatie verhoogd. En niet onbelangrijk: efficiëntieverbeteringen zorgen voor kostenbesparingen. In de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. wordt uitgelegd hoe je de Return On Investment (ROI) van een HRM-systeem kunt berekenen.

Voordelen van het gebruik van HRM-software

Hieronder vind je een overzichtelijk lijstje met vijf belangrijke voordelen van HRM-software:

1. Efficiënte administratie: administratieve HR-taken worden geautomatiseerd, waardoor de productiviteit van HR-medewerkers toeneemt.
2. Beter gegevensbeheer en -analyse: het centraal beheren van personeelsgegevens in één systeem verbetert de nauwkeurigheid, toegankelijkheid en analyse van personeelsdata.
3. Verhoogde naleving van regelgeving: door automatische updates en monitoring van arbeidswetten en regelgeving kunnen boetes en juridische problemen voorkomen worden.
4. Verbeterde werknemerstevredenheid: werknemers kunnen zelf eenvoudig persoonlijke gegevens bijwerken, verlof aanvragen, en hun prestatiebeoordeling inzien, wat bijdraagt aan de werknemerstevredenheid. Door de self-service wordt bovendien de werklast van de HR-afdeling vermindert.
5. Gestroomlijnde communicatie: de interactie en informatieverspreiding tussen de HR-afdeling en medewerkers worden verbeterd.

Kernfunctionaliteiten van HRM-software

Het klinkt eenvoudig: met een personeelsbeheersysteem kun je processen rondom personeel beheren. Maar wat houdt zo’n systeem nou precies in? De vijf kernfunctionaliteiten focussen zich op:

• Personeelsadministratie: beheer van personeelsgegevens, documentatie, etc.
• Werving en selectie: automatisering van het rekruteringsproces.
• Talentbeheer: ontwikkeling, opleiding en beoordeling van werknemers.
• Payroll: salarisadministratie en -loonverwerking.
• Employee Self Service: portalen voor werknemers om hun HR-gerelateerde taken te beheren.

Tip!

Een handig checklijstje met de meest gebruikte HRM-functionaliteiten vind je in de gratis HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen..

Voor een meer gedegen requirementsanalyse kun je het HRM FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een HRM-systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende HRM-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. gebruiken. Het complete overzicht bestaat uit 225 mogelijke functionaliteiten van een HRM-systeem. De prioriteit van elke functionaliteit kan direct met selectievakjes worden aangevinkt en opgeslagen in dit dynamisch invuldocument.

HRM-systemen op de markt

Het aanbod van HRM-pakkettenBedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen. is overweldigend groot. Een effectieve manier om ze overzichtelijk op te delen, is door ze te categoriseren op basis van een bepaalde invalshoek. Bijvoorbeeld of het systeem wel of geen payroll heeft, nationaal of internationaal georiënteerd is, of op basis van de kostenDe prijs van software voor human resource management is een belangrijk aspect bij de pakketkeuze. De kosten zullen voor een groot gedeelte bepalen wat de ROI (return on investment) van de software zal zijn. Bij het berekenen van de kosten voor een bepaald HRM-systeem, moet met een aantal factoren rekening worden gehouden. Om te beginnen is het type installatie van belang. Gaat het om een on premise installatie (ook wel lokale installatie genoemd) of zal er gebruik worden gemaakt van de cloud? Het voordeel van een HRM- systeem in de cloud is dat er niet hoeft te worden geïnvesteerd in de aanschaf van de software. Op korte termijn is het cloud-model daarom meestal flink goedkoper. (goedkoop, gemiddeld, prijzig).

Mondiaal bekende HRM-systemen zijn bijvoorbeeld Workday HCMWorkday is een softwaresysteem voor personeelsmanagement. Het bestaat eigenlijk uit twee oplossingen: een systeem voor financieel management en HRM-software. De software van Workday automatiseert HR-processen zoals het toekennen van vakantiedagen, het raadplegen van salarisstroken, het meten van professionele prestaties, etc. Het HRM-pakket richt zich op grote bedrijven. Met name bedrijven die internationaal opereren. De software ondersteunt verschillende talen en munteenheden. Workday heeft implementaties uitgevoerd bij grote bedrijven in zowel de Verenigde Staten als in Europa en Azië. Het bedrijf verkoopt geen software aan kleine of middelgrote bedrijven. Het aantal klanten is daarom relatief klein. Voor kleine en middelgrote bedrijven bestaat er software zoals SuccessFactors van SAP, of Taleo van Oracle. , SAP SuccessFactorsSuccessFactors is software voor Human Resource Management (HRM), ook wel HRM-software genoemd. SuccessFactors wordt uitgegeven door het bedrijf SAP. Met het pakket kunnen administratieve taken rondom personeelsmanagement worden geautomatiseerd. Zo kan er op corporate niveau een strategie worden uitgedacht, waarbij alle processen voortaan voor elke medewerker hetzelfde zijn. Met name op het gebied van performance management kan dit ervoor zorgen dat de prestaties van zowel het hele bedrijf als voor elke individuele werknemer kan worden gemeten. Op basis van deze gegevens kunnen planningen worden gemaakt voor de toekomst., Oracle HCM Cloud en ADP. In Nederland en België kom je vaak HRM-systemen tegen als SD Worx, Visma Raet, AFAS Software of Nmbrs. Gebruik de kosteloze en onpartijdige pakketselectieHet marktaanbod van softwarepakketten en -leveranciers is groot. ICT Portal biedt een onpartijdige en kosteloze pakketselectie aan voor oriënterende bedrijven. van ICT Portal om tot een shortlist te komen van geschikte HRM-systemen voor jouw bedrijf.

Alles-in-één HRM-systeem of koppelingen?

Hoewel leveranciers het graag zo laten lijken, bestaat er geen HRM-systeem dat alle HRM-functionaliteiten kan afdekken in een totaalsysteem. Veelgehoorde pijnpunten liggen op het vlak van tijdregistratie, planning en internationale payroll.

Vaak kun je HRM-software wel koppelen aan andere softwarepakketten voor bijvoorbeeld salarisverwerking en financieel management, zoals ADP, Nmbrs, Exact Online, Loket.nl en AFAS. Door deze systemen te integreren met een HRM-systeem, kunnen organisaties profiteren van de beste mogelijkheden van elk systeem zonder compromissen te moeten sluiten op het gebied van specifieke functionaliteiten (best-of-breedDe term best of breed wordt gebruikt voor software die is ontwikkeld voor de optimalisatie van een specifieke bedrijfsactiviteit. Het gaat om applicaties die gespecialiseerd zijn in een niche, bijvoorbeeld tijdregistratie of traceerbaarheid van ingrediënten of materialen. De term best of feature wordt ook gebruikt voor dit soort software.).

Let op!

Een HRM-totaalpakket klinkt als een veilige keuze, maar als je slechts 20% van de functionaliteit gebruikt, dan betaal je hoogstwaarschijnlijk meer dan nodig.

Hoe kies je een geschikt HRM-systeem?

De belangrijkste factoren bij het selecteren van HRM-software vind je in onderstaand stappenplan:

1. Breng je huidige interne situatie in kaart: met welke tools of systemen wordt er nu gewerkt, en wat zijn de problemen met deze werkwijze?
2. Krijg een overzicht van populaire HRM-mogelijkheden en -software op de markt. Gebruik hiervoor de kosteloze HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen..
3. Maak een lijst met gewenste HRM-functionaliteiten. Hoe ziet je ideale situatie eruit? Gebruik de gratis tool HRM SelectiekompasHet HRM Selectiekompas helpt je op een gestructureerde manier je softwarerequirements vast te leggen. Op basis van je wensen en eisen selecteert ICT Portal een aantal HRM-systemen die zo goed mogelijk voldoen aan de behoeften van je bedrijf. om je project in te kaderen.
4. Maak een shortlist van de meest geschikte HRM-software. ICT Portal biedt een kosteloze en onpartijdige pakketselectieHet marktaanbod van softwarepakketten en -leveranciers is groot. ICT Portal biedt een onpartijdige en kosteloze pakketselectie aan voor oriënterende bedrijven. aan.
5. Vergelijk de pakketten onderling. Geef prioriteiten (essentieel, wenselijk, optioneel) en wegingsfactoren aan je HRM-criteria, zodat je kunt evalueren welk pakket het beste voldoet.

Toekomstige trends in HRM-software

Houd rekening met opkomende technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning in HRM-software. De ene leverancier investeert meer in vooruitstrevende functionaliteiten en productontwikkeling dan de ander.

De HRM-software moet ook een belangrijke rol spelen in remote en hybride werkmodellen, aangezien steeds meer medewerkers (gedeeltelijk) thuiswerken. Bovendien zijn nieuwe generaties sterk gericht op hun mobiele telefoon, dus een gebruiksvriendelijke app is tegenwoordig een vereiste voor een moderne werkgever.

De evolutie van HRM-software gaat snel, en ICT Portal voorspelt dat deze vooruitgang op diverse vlakken impact zal hebben:

• Grote hoeveelheden HR-data zullen beter geanalyseerd kunnen worden voor meer datagedreven HR-besluitvorming.
• HRM-systemen zullen steeds beter beveiligd en versleuteld worden. Dit is nodig vanwege de grotere noodzaak tot compliance met gegevensbeschermingswetten en toenemende digitale dreiging.
• Nieuwe actuele thema’s zullen beter door HRM-software ondersteund worden, zoals duurzaamheid (ecologische voetafdruk van medewerkers).

Ga je een HRM-project starten? Maak dan een gedegen projectplan voor de directie en de projectgroep, zodat een goede projectstart verzekerd is. Pro-leden hebben toegang tot de HRM Projectplan Generator van ICT Portal.

Verder lezen over HRM