WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Hebben bedrijven in de logistieke sector baat bij een sectorspecifiek document management systeem?

Bedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een Er bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.sectorspecifieke oplossing een beter idee?

Wat zijn de uitdagingen op het gebied van document management in de logistieke sector?

De logistieke sector wordt gekenmerkt door de enorme hoeveelheid documenten die in omloop is. Bestellingen, pakbonnen, afleverbewijzen, facturen, verzekeringspapieren, meldingsformulieren voor ongevallen, douane- en exportdocumenten enz. Maandelijks kunnen er duizenden van dit soort documenten binnenkomen. Met zoveel documenten in omloop worden menselijke fouten bij het verwerken of digitaliseren van informatie al snel gemaakt, met het verlies of duplicatie van documenten tot gevolg. Dit risico neemt toe naarmate documenten binnen verschillende afdelingen of kantoren worden beheerd. Een ander probleem ontstaat wanneer meerdere personen tegelijkertijd met hetzelfde document moeten werken, terwijl er maar één papieren versie van bestaat.

De specifieke problematiek van een bedrijf bepaalt de eigenschappen waarover het meest geschikte Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?DMS zou moeten beschikken.

In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, sectorspecifieke functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan de eisen opgesomd waaraan een DMS voor de logistieke sector moet voldoen.

dms logistiek ontvangstbewijs

De opslag van grote hoeveelheden documenten is niet eenvoudig. Zodra een document – fysiek of digitaal – een organisatie binnenkomt, zal het op de juiste manier moeten worden opgeslagen. Anders kan het later niet (snel) worden teruggevonden. Fysieke documenten verdwijnen in archiefkasten, waarbij de taak om een bepaald document terug te vinden niet altijd eenvoudig is. Ruimte voor de opslag is duur. Ook digitale documenten zijn door de verscheidenheid aan bestandsformaten en opslaglocaties niet altijd even eenvoudig terug te vinden.

In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, sectorspecifieke functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat een vergelijkingstabel met verschillende documentbeheersystemen die zich goed lenen voor de logistieke sector.

Beheer van afleverbewijzen en facturen bij een groeiend transportbedrijf

Als voorbeeld nemen we een florerend transportbedrijf. Door een toenemende vraag heeft dit bedrijf kantoren in een aantal steden geopend en het wagenpark uitgebreid. De vrachtwagens transporteren veel verschillende goederen naar verschillende ontvangers. Voor elk pakket wordt een ontvangstbewijs afgegeven. Er worden per vrachtwagen 60 pakketten per dag afgeleverd. Per maand worden 1400 ontvangstbewijzen afgegeven per chauffeur. Maar het wagenpark telt meerdere vrachtwagens, soms wel honderden. Dit vertaalt zich in tienduizenden ontvangstbewijzen per maand die door de administratie moeten worden verwerkt. Dit proces wordt op het hoofdkantoor centraal uitgevoerd, maar de communicatie met de nieuwe kantoren verloopt niet optimaal. Het versturen van informatie gaat te traag. Bovendien heeft de administratie geen toegang tot de afleverbewijzen totdat de chauffeur naar kantoor is teruggekeerd. Wordt er met betrekking tot een bepaalde bezorging een klacht ingediend, dan moet worden uitgezocht in welk kantoor het afleverbewijs zich precies bevindt. Voor een vlottere afhandeling van deze manuele processen, zal extra administratief personeel moeten worden aangenomen. Dit brengt kosten met zich mee.

Welk voordeel biedt een DMS specifiek gericht op de logistieke sector?

Het probleem dat in de vorige paragraaf werd geschetst, kan worden opgelost door mobile devices mee te geven aan chauffeurs, zoals een smartphone of tablet. Daarmee kunnen afleverbewijzen worden gescand nadat ze zijn getekend. De digitale variant van het afleverbewijs kan direct worden doorgestuurd naar het Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?document management systeem. Het administratief personeel heeft er direct toegang toe. Er bestaat ook Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software waarmee de eindklant op het mobiele apparaat zelf een handtekening kan zetten. Om problemen te voorkomen, is het van belang dat de interface simpel is. De chauffeurs moeten zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan het proces.

digitaal afleverbewijs logistiek

In het geval van een CMR (internationaal vrachtdocument), is het nog niet mogelijk veel te digitaliseren. Op dit moment worden de eerste stappen op Europees niveau gezet voor het elektronisch beheer van dit type vrachtbrieven. Dit kan echter nog wel even duren, omdat de procedures door alle betrokkenen in de sector moeten worden goedgekeurd. Om de verwerking van dit type documenten toch iets te versoepelen, kunnen de documenten worden gedigitaliseerd en automatisch worden geclassificeerd. Deze functionaliteit wordt Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.OCR (optical character recognition) genoemd. Daarmee kunnen binnengekomen documenten automatisch worden gescand. De software transformeert de afbeelding van het document in bewerkbare tekst.

In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan een aantal document management systemen die standaard over OCR beschikken.

Document lifecycle management

Een DMS vergemakkelijkt ook het beheer van de document lifecycle, vooral van ontvangstbewijzen en facturen. Niet alleen heeft iedere gebruiker toegang tot deze documenten, er kan bovendien precies worden gezien in welke fase van het proces een document zich bevindt. Dit kan omdat in sommige programma’s zogenaamde ‘statussen’ kunnen worden toegevoegd aan de documenten. De status van een document wordt door de medewerkers zelf beheerd. Een factuur verandert bijvoorbeeld van de status ‘te versturen’ naar ‘verstuurd’ en vervolgens naar ‘in afwachting van betaling’ enz. Het kunnen volgen van deze document lifecycle is extra van belang als er verschillende personen betrokken zijn bij het proces. Ze kunnen een document reviseren en vervolgens goed- of afkeuren. Deze manier van werken betekent ook het einde van het probleem waarbij er Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.verschillende versies van hetzelfde document in omloop zijn. Iedereen werkt namelijk in dezelfde versie van het document. In de dagelijkse praktijk van de transportsector kan door dit proces ook de betaling van facturen worden versneld. Facturen kunnen namelijk al worden verzonden op het moment dat de chauffeur de bestelling heeft afgeleverd en een digitale bevestiging heeft ontvangen.

Veiligheid van documenten

Veiligheid is een ander argument voor het digitaliseren van documenten. De veiligheid van klantgegevens en eigen bedrijfsgegevens kan worden vergroot. Mensen van buitenaf krijgen minder gemakkelijk toegang tot vertrouwelijke informatie. Ook in geval van brand of een natuurramp voorkomt digitalisering dat er fysieke documenten beschadigd raken. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan cruciale weetjes om de veiligheid van een online DMS te kunnen garanderen.

Zodra de ontvangstbewijzen en facturen zijn gedigitaliseerd, zullen ze moeten worden geclassificeerd door administratief medewerkers. Dit proces kan ook worden geautomatiseerd door gebruik te maken van barcodes of QR-codes. Een aantal Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?DMS-pakketten ondersteunt standaard het aanmaken en uitlezen van deze codes.

Sommige bedrijven kiezen niet voor een standaardpakket, maar voor een oplossing op maat. Daarbij wordt de software ingericht voor de specifieke informatiestromen binnen het bedrijf. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat een overzicht van de meest gemaakte fouten bij het optimaliseren van informatiestromen binnen een organisatie.

Implementatie van een DMS in de logistieke sector

Voordat begonnen wordt met de Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementatie van een DMS moet rekening worden gehouden met de compatibiliteit met andere software binnen het bedrijf. Het kan gaan om bestaande software, of om software die op termijn geïnstalleerd zal gaan worden. Logistieke bedrijven beschikken vaak al over een Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-systeem of een WMS (Warehouse Management is de Engelse term voor magazijnbeheer. WM kan worden samengevat als het beheer van alle activiteiten en bedrijfsprocessen die te maken hebben met binnenkomende of opgeslagen artikelen in het magazijn. Dit kan gaan over de artikelen binnen één magazijn, of op meerdere locaties. WM is een breed begrip. De invulling ervan kan erg verschillen. Een aantal basistaken die in elk geval onder magazijnbeheer vallen:Warehouse Management System). Er bestaan ook ERP-systemen die standaard over een document management systeem beschikken, bijvoorbeeld in de vorm van een module. Meestal zijn deze oplossingen echter vrij beperkt en niet geschikt voor het optimaliseren van specifieke informatiestromen binnen het bedrijf.

Voor meer informatie over de compatibiliteit van bepaalde softwarepakketten met uw huidige bedrijfssoftware, kan contact worden opgenomen met de ICT Portal. Daarmee kunnen al in een vroeg stadium eventuele compatibiliteitsproblemen worden gedetecteerd. De zoektocht naar het meest geschikte pakket kan zich vervolgens volledig richten op de pakketten die soepel samenwerken met de reeds bestaande systemen van uw bedrijf. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan een aantal valkuilen waar rekening mee moet worden gehouden bij de selectie en implementatie van een DMS voor de logistieke sector.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 17 oktober). Hebben bedrijven in de logistieke sector baat bij een sectorspecifiek document management systeem? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-per-sector/logistiek