Bedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sectorspecifieke oplossing een beter idee?
Wat zijn de uitdagingen op het gebied van document management in de logistieke sector?
De logistieke sector wordt gekenmerkt door de enorme hoeveelheid documenten die in omloop is. Bestellingen, pakbonnen, afleverbewijzen, facturen, verzekeringspapieren, meldingsformulieren voor ongevallen, douane- en exportdocumenten enz. Maandelijks kunnen er duizenden van dit soort documenten binnenkomen. Met zoveel documenten in omloop worden menselijke fouten bij het verwerken of digitaliseren van informatie al snel gemaakt, met het verlies of duplicatie van documenten tot gevolg. Dit risico neemt toe naarmate documenten binnen verschillende afdelingen of kantoren worden beheerd. Een ander probleem ontstaat wanneer meerdere personen tegelijkertijd met hetzelfde document moeten werken, terwijl er maar één papieren versie van bestaat.
De specifieke problematiek van een bedrijf bepaalt de eigenschappen waarover het meest geschikte DMS zou moeten beschikken.
In de DMS Wijzer staan de eisen opgesomd waaraan een DMS voor de logistieke sector moet voldoen.
De opslag van grote hoeveelheden documenten is niet eenvoudig. Zodra een document – fysiek of digitaal – een organisatie binnenkomt, zal het op de juiste manier moeten worden opgeslagen. Anders kan het later niet (snel) worden teruggevonden. Fysieke documenten verdwijnen in archiefkasten, waarbij de taak om een bepaald document terug te vinden niet altijd eenvoudig is. Ruimte voor de opslag is duur. Ook digitale documenten zijn door de verscheidenheid aan bestandsformaten en opslaglocaties niet altijd even eenvoudig terug te vinden.
In de DMS Wijzer staat een vergelijkingstabel met verschillende documentbeheersystemen die zich goed lenen voor de logistieke sector.
Beheer van afleverbewijzen en facturen bij een groeiend transportbedrijf
Als voorbeeld nemen we een florerend transportbedrijf. Door een toenemende vraag heeft dit bedrijf kantoren in een aantal steden geopend en het wagenpark uitgebreid. De vrachtwagens transporteren veel verschillende goederen naar verschillende ontvangers. Voor elk pakket wordt een ontvangstbewijs afgegeven. Er worden per vrachtwagen 60 pakketten per dag afgeleverd. Per maand worden 1400 ontvangstbewijzen afgegeven per chauffeur. Maar het wagenpark telt meerdere vrachtwagens, soms wel honderden. Dit vertaalt zich in tienduizenden ontvangstbewijzen per maand die door de administratie moeten worden verwerkt. Dit proces wordt op het hoofdkantoor centraal uitgevoerd, maar de communicatie met de nieuwe kantoren verloopt niet optimaal. Het versturen van informatie gaat te traag. Bovendien heeft de administratie geen toegang tot de afleverbewijzen totdat de chauffeur naar kantoor is teruggekeerd. Wordt er met betrekking tot een bepaalde bezorging een klacht ingediend, dan moet worden uitgezocht in welk kantoor het afleverbewijs zich precies bevindt. Voor een vlottere afhandeling van deze manuele processen, zal extra administratief personeel moeten worden aangenomen. Dit brengt kosten met zich mee.
Welk voordeel biedt een DMS specifiek gericht op de logistieke sector?
Het probleem dat in de vorige paragraaf werd geschetst, kan worden opgelost door mobile devices mee te geven aan chauffeurs, zoals een smartphone of tablet. Daarmee kunnen afleverbewijzen worden gescand nadat ze zijn getekend. De digitale variant van het afleverbewijs kan direct worden doorgestuurd naar het document management systeem. Het administratief personeel heeft er direct toegang toe. Er bestaat ook software waarmee de eindklant op het mobiele apparaat zelf een handtekening kan zetten. Om problemen te voorkomen, is het van belang dat de interface simpel is. De chauffeurs moeten zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan het proces.
In het geval van een CMR (internationaal vrachtdocument), is het nog niet mogelijk veel te digitaliseren. Op dit moment worden de eerste stappen op Europees niveau gezet voor het elektronisch beheer van dit type vrachtbrieven. Dit kan echter nog wel even duren, omdat de procedures door alle betrokkenen in de sector moeten worden goedgekeurd. Om de verwerking van dit type documenten toch iets te versoepelen, kunnen de documenten worden gedigitaliseerd en automatisch worden geclassificeerd. Deze functionaliteit wordt OCR (optical character recognition) genoemd. Daarmee kunnen binnengekomen documenten automatisch worden gescand. De software transformeert de afbeelding van het document in bewerkbare tekst.
In de DMS Wijzer staan een aantal document management systemen die standaard over OCR beschikken.
Document lifecycle management
Een DMS vergemakkelijkt ook het beheer van de document lifecycle, vooral van ontvangstbewijzen en facturen. Niet alleen heeft iedere gebruiker toegang tot deze documenten, er kan bovendien precies worden gezien in welke fase van het proces een document zich bevindt. Dit kan omdat in sommige programma’s zogenaamde ‘statussen’ kunnen worden toegevoegd aan de documenten. De status van een document wordt door de medewerkers zelf beheerd. Een factuur verandert bijvoorbeeld van de status ‘te versturen’ naar ‘verstuurd’ en vervolgens naar ‘in afwachting van betaling’ enz. Het kunnen volgen van deze document lifecycle is extra van belang als er verschillende personen betrokken zijn bij het proces. Ze kunnen een document reviseren en vervolgens goed- of afkeuren. Deze manier van werken betekent ook het einde van het probleem waarbij er verschillende versies van hetzelfde document in omloop zijn. Iedereen werkt namelijk in dezelfde versie van het document. In de dagelijkse praktijk van de transportsector kan door dit proces ook de betaling van facturen worden versneld. Facturen kunnen namelijk al worden verzonden op het moment dat de chauffeur de bestelling heeft afgeleverd en een digitale bevestiging heeft ontvangen.
Veiligheid van documenten
Veiligheid is een ander argument voor het digitaliseren van documenten. De veiligheid van klantgegevens en eigen bedrijfsgegevens kan worden vergroot. Mensen van buitenaf krijgen minder gemakkelijk toegang tot vertrouwelijke informatie. Ook in geval van brand of een natuurramp voorkomt digitalisering dat er fysieke documenten beschadigd raken. In de DMS Wijzer staan cruciale weetjes om de veiligheid van een online DMS te kunnen garanderen.
Zodra de ontvangstbewijzen en facturen zijn gedigitaliseerd, zullen ze moeten worden geclassificeerd door administratief medewerkers. Dit proces kan ook worden geautomatiseerd door gebruik te maken van barcodes of QR-codes. Een aantal DMS-pakketten ondersteunt standaard het aanmaken en uitlezen van deze codes.
Sommige bedrijven kiezen niet voor een standaardpakket, maar voor een oplossing op maat. Daarbij wordt de software ingericht voor de specifieke informatiestromen binnen het bedrijf. In de DMS Wijzer staat een overzicht van de meest gemaakte fouten bij het optimaliseren van informatiestromen binnen een organisatie.
Implementatie van een DMS in de logistieke sector
Voordat begonnen wordt met de implementatie van een DMS moet rekening worden gehouden met de compatibiliteit met andere software binnen het bedrijf. Het kan gaan om bestaande software, of om software die op termijn geïnstalleerd zal gaan worden. Logistieke bedrijven beschikken vaak al over een ERP-systeem of een WMS (Warehouse Management System). Er bestaan ook ERP-systemen die standaard over een document management systeem beschikken, bijvoorbeeld in de vorm van een module. Meestal zijn deze oplossingen echter vrij beperkt en niet geschikt voor het optimaliseren van specifieke informatiestromen binnen het bedrijf.
Voor meer informatie over de compatibiliteit van bepaalde softwarepakketten met uw huidige bedrijfssoftware, kan contact worden opgenomen met de ICT Portal. Daarmee kunnen al in een vroeg stadium eventuele compatibiliteitsproblemen worden gedetecteerd. De zoektocht naar het meest geschikte pakket kan zich vervolgens volledig richten op de pakketten die soepel samenwerken met de reeds bestaande systemen van uw bedrijf. In de DMS Wijzer staan een aantal valkuilen waar rekening mee moet worden gehouden bij de selectie en implementatie van een DMS voor de logistieke sector.