Modulaire software

Inhoudsopgave

1. Definitie modulaire software
   1. Pakketten versus losstaande modules kiezen
2. Prijs voor modulaire software
3. Samenvatting van voor- en nadelen

Wat is modulaire software precies?

Een modulair softwarepakketOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. is een systeem dat bestaat uit verschillende modules, die elk eigen functionaliteiten bevatten. Bedrijven kunnen de modules kiezen die ze nodig hebben. Zo betalen ze alleen voor wat ze daadwerkelijk zullen gebruiken. Modules kunnen zowel algemene als erg specifieke functionaliteiten bevatten, bijvoorbeeld voor een bepaalde sector.

Met modulaire software kunnen bedrijven per afdeling bekijken welke functionaliteiten nodig zijn. Zij kunnen ervoor kiezen om alle gewenste modules (voor alle afdelingen) meteen vanaf de start te implementeren, of om ze stapsgewijs aan te schaffen. Als het bedrijf groeit, kunnen er eenvoudig nieuwe modules bijgekocht worden. Een modulair pakket is dus schaalbaar. Vaak kiest men ervoor om de implementatie in fases te laten verlopen. Hierbij worden de modules geïmplementeerd naargelang hun prioriteit. Zo kan het bedrijf sneller van start met de belangrijkste modules van het pakket.

Een ‘schaalbaar’ pakket roept ook vragen op over het opzeggen van modules. Dit is niet bij elke leverancier even eenvoudig. Het hangt van de contractvoorwaarden af of dit kan. Een voorbeeld: een bedrijf heeft een jaarcontract getekend voor de afname van de modules financiële administratieDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen., human resourcesHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen., verkoopBij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen., CRMCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. en documentbeheerVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?. Als dit bedrijf na een paar maanden merkt dat de HRM-module eigenlijk niet gebruikt wordt, hangt het van het contract af of de organisatie hiervoor nog voor de rest van het jaar zal moeten betalen of niet. Het zou kunnen dat er een boeteclausule in het contract is opgenomen, dat zegt dat een bepaald bedrag moet worden voldaan als de module wordt opgezegd. Afhankelijk van de hoogte van de boete zou het interessanter kunnen zijn om voor de module te blijven betalen: als de module voor de rest van het jaar bijvoorbeeld € 1000 kost, en de boete € 2000 bedraagt.

Vooraf samengestelde pakketten of zelf modules kiezen?

Bij sommige leveranciers kan een klant kiezen om samengestelde pakketten aan te schaffen, of om de modules naar eigen wens te selecteren. Een pakket is meestal samengesteld uit modules die erg op elkaar aansluiten. Leveranciers bieden bijvoorbeeld vaak pakketten aan die bestaan uit de modules financieel, CRM, voorraadbeheerEen van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden. en verkoopbeheer.

Wist je dat? Er zijn steeds meer leveranciers en fabrikanten die hun software in modulaire vorm aanbieden. Eén van hen is Microsoft, met het ERP-systeem Dynamics 365. In de Whitepaper Dynamics 365De Dynamics 365 Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van Microsoft Dynamics 365 voor ERP en/of CRM. In de Wijzer staat handige informatie over prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende populaire modules en apps, tips en belangrijke valkuilen. kunt u de pakketten en modules van Dynamics raadplegen.

Het nadeel van het aanschaffen van een pakket is dat de modules door de leverancier geselecteerd zijn, en niet door het bedrijf zelf. Dan kan het gebeuren dat de aangeboden pakketten modules bevatten die de organisatie niet gaat gebruiken. Toch kan het goedkoper zijn om het gehele pakket aan te schaffen, dan om de benodigde modules apart aan te schaffen.

Goed om te weten is dat de modules in een vooraf gecombineerd pakket niet altijd alle functionaliteiten bevatten: het gaat soms om een basisversie, die minder functionaliteiten biedt dan een module die apart wordt aangeschaft. Een HRM-leverancierHRM is een populair thema onder Nederlandstalige IT-leveranciers. Geen één leverancier is echter hetzelfde als een ander. Een bedrijf doet er goed aan om duidelijk voor ogen te houden wat er verwacht wordt van de leverancier van het HRM-pakket. In de eerste plaats is het belangrijk te weten welk soort systeem de potentiële leverancier precies aanbiedt. kan bijvoorbeeld een pakket aanbieden met een module voor salarisverwerkingWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).. Normaal gesproken bevat deze module goedkeuringswerkstromen voor bonussen, maar in het pakket is een basisversie opgenomen zonder deze functionaliteit. Om over deze functionaliteit te kunnen beschikken, moet het bedrijf de module dus apart aanschaffen.

Het is daarom essentieel dat een bedrijf eerst goed zijn wensen en eisen in kaart brengt. Voor een bedrijf waar veel mensen in hetzelfde document werken en hierbij steeds nieuwe versies creëren, is versiebeheerWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden. van groot belang. Als dit niet in het pakket zit, dan moet apart een DMSVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?-module worden aangeschaft. Toch kan dit een betere (uiteindelijk goedkopere) oplossing zijn, dan een pakket kopen waarbij de genoemde module inbegrepen is. Om zich oriënterende projectleiders op weg te helpen bij het bepalen van de exacte wensen en eisen, stelt ICT Portal de volgende publicaties ter beschikking:

• DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• CRM FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een CRM-systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende CRM-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• HRM FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een HRM-systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende HRM-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• Functionaliteitenoverzicht digital signageMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Digital Signage-oplossing. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende narrowcasting-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• Functionaliteitenoverzicht financieel systeemMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een financieel systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende Finance-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.

Wat kost modulaire software?

De kosten van modulaire software hangen af van het aantal licentiesSoftwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van software, of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-software en propriëtaire software (eigendomssoftware)., maar logischerwijs ook van het aantal en soort modules. Daarnaast zal elke producent of implementatiepartner eigen prijzen hanteren. Dit komt omdat de modules bij elke leverancier net iets anders ingevuld worden. Als voorbeeld: een bedrijf dat een financieel pakket koopt met modules voor financiële verslaggevingOnder financial reporting wordt verstaan dat een bedrijf zijn financiële rapportages opstelt en bekend maakt. Deze rapportages zijn een weergave van de financiële prestaties van een bedrijf binnen een bepaalde tijdspanne, traditioneel gezien een jaar. Vandaar dat er ook vaak naar wordt verwezen met de term jaarrekening. De ontvangers van deze rapportages zijn externen (belanghebbenden, ook wel ‘stakeholders’ genoemd) zoals investeerders en de wetgever. Elke Nederlandse onderneming is verplicht een jaarrekening op te stellen en naar de Kamer van Koophandel te sturen., offertebeheer, boekhouding en HRM betaalt gemiddeld € 150 per gebruiker per maand.

Als een vooraf samengesteld pakket wordt gekozen, is de prijs per module lager dan wanneer de modules apart worden aangeschaft. Soms is het ook mogelijk een pakket aan te schaffen, en daarenboven enkele aparte modules. Maar niet alle leveranciers bieden deze mogelijkheid. Vraag dit dus zeker na.

Een andere belangrijke afweging is of de software in de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database. of on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. komt te staan. Een oplossing in de cloud is vaak goedkoper, omdat er geen extra hardware (serversEen server dient voor het opslaan, distribueren en verstrekken van informatie. Voor het verstrekken van informatie wordt het model client-server gebruikt. Hierbij vraagt een computer, webpagina of applicatie (de client) de informatie op bij de server. Deze laatste controleert of de client bevoegd is om de informatie te ontvangen.) hoeft te worden aangeschaft en de leverancier niet ter plaatse hoeft te komen voor de installatie, het onderhoud en de eventuele toevoeging van modules. Maar bedenk dat de kosten voor het onderhoud ook bij een cloudoplossing betaald moeten worden, en dat het van geval tot geval verschilt wat op de lange termijn het goedkoopste is.

Let op! Naast de vermelde kosten zijn er bij een software-implementatie ook vaak verborgen kosten. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. kunt u een lijstje vinden van de extra kosten waarmee u te maken kunt krijgen.

Samenvatting van de voor- en nadelen van het gebruik van modulaire software

Voordelen

• Meer flexibiliteit.
• Alleen betalen voor modules die ook daadwerkelijk gebruikt gaan worden.
• Geen tijdverlies bij de implementatie omdat er geen onnodige modules worden geïmplementeerd.

Nadelen

• Als er een vooraf samengesteld pakket wordt gekozen, kan het zijn dat niet alle gewenste modules of functionaliteiten inbegrepen zijn.
• Als een module die pas later geïmplementeerd zal worden uiteindelijk van groter belang blijkt dan aanvankelijk gedacht, is het vaak lang wachten voordat zij gebruikt kan worden.
• Als er veel extra modules nodig zijn (die dus niet in het vooraf samengestelde pakket zitten), dan kunnen de kosten behoorlijk oplopen.