Documentbeheer met Google Workspace

Google Workspace is de oplossing van Google voor documentbeheer en kantoorautomatisering. Deze oplossing is geschikt voor zowel startende, kleine, als grote bedrijven. Maar kan het programma concurreren met oplossingen die al langer op de markt zijn, zoals Microsoft 365?

Inhoudsopgave

1. Wat is Google Workspace?
2. Toepassingen
3. Vergelijking met Microsoft 365
4. Beperkingen van Google Workspace

Wat is Google Workspace?

Google Workspace is de nieuwe naam voor Google’s oplossing voor documentbeheerVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?, cloud computing en kantoorautomatisering voor bedrijven. De eerste versie van de software lanceerde Google in 2006 onder de naam Google Apps for Work; in 2016 werd de naam omgedoopt in Google G Suite.

Best bewaarde geheim

Je kunt in Google Workspace tegen verschillende beperkingen aanlopen, zoals de bevoegdheden van gebruikers (rechten & rollen). Dit kan nadelige gevolgen hebben tijdens het dagelijks gebruik van het systeem… Maar er bestaat een interessant alternatief! Meer weten? Laat dan even een bericht achter in het contactformulier, en we sturen je hierover wat meer details.

Veel toepassingen in dit pakket zullen je misschien bekend voorkomen van de gratis versie van het programma. De betaalde versie van Google Workspace biedt echter de nodige extra tools die zijn toegesneden op zakelijk gebruik. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. vind je informatie over de initiële kosten van het programma, maar ook over de extra kosten waar bedrijven gewoonlijk geen rekening mee houden.

De toepassingen van Google Workspace

Het pakket waaruit de Google-oplossing bestaat is gevarieerd; het omvat de volgende toepassingen:

Gmail

Dit is het e-mailsysteem. Met de betaalde versie van Workspace kun je adressen met je eigen domeinnaam aanmaken, bijvoorbeeld: naam@bedrijf.nl.

Meet

Dit is een platform voor videogesprekken. Bij het organiseren van een vergadering kan een inbelnummer worden aangemaakt. Dit biedt gebruikers de mogelijkheid om ook als ze onderweg zijn en/of geen internetverbinding hebben, toch deel te nemen aan de vergadering.

Chat

Chatsysteem om het samenwerken te vergemakkelijken met functies voor tekst, spraak en bestanden delen.

Calendar

Een gedeelde online kalender ter ondersteuning van de samenwerking. Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen kan de gebruiker aangeven dat hij beschikbaar dan wel bezet is, hij kan een vergaderruimte reserveren en uitnodigingen voor vergaderingen versturen.

Drive

De toepassing Drive biedt opslagruimte in de cloud. Daarmee wordt de eigen opslagcapaciteit ontzien en kunnen bestanden gemakkelijk worden gedeeld.

Docs

Dit is de toepassing voor het maken en bewerken van teksten. Meer mensen kunnen tegelijk aan Docs-documenten werken (mits ze daartoe gemachtigdToegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan. zijn uiteraard); ook opmerkingen kunnen worden toegevoegd. De functie voorziet onder meer in versiebeheerWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden. en biedt de mogelijkheid te importeren uit Microsoft Word en PDF en te exporteren in .docx-, .pdf-, .odt-, .rtf-, .txt- en .html-formaat.

Sheets

Met deze toepassing kunnen meer gebruikers tegelijk aan een spreadsheet werken. Het is nauw geïntegreerd met Microsoft Office en maakt exporteren mogelijk in de formaten .xlsx, .ods, .pdf, .html, .csv en .tsv.

Slides

Met Slides kunnen presentaties worden gemaakt en bewerkt door een of meer gebruikers. Het resultaat kan worden geëxporteerd in onder meer de volgende formaten: .pptx (Microsoft PowerPoint), .odp, .pdf en text.

Forms

Met deze functie kunnen enquêtes en formulieren worden aangemaakt en gepubliceerd. De gegevens die worden ingevuld komen real time beschikbaar en kunnen worden geanalyseerd met spreadsheets of andere software.

Sites

Hiermee kun je responsieve webpagina’s maken zonder over kennis van programmeren of ontwerpen te beschikken.

Keep

Keep is een tool voor het maken en eventueel delen van notities, zoals bijvoorbeeld een takenlijst. Je kan zelf een notitie opstellen of dit samen met andere gebruikers doen.

App Script

Dit is een low-codeSoftware-ontwikkeling op basis van low code houdt in dat er zo weinig mogelijk traditioneel geprogrammeerd wordt bij het maken van applicaties. In plaats daarvan wordt er gebruik gemaakt van een grafische ontwerpomgeving en drag-and-drop. Applicaties schrijven met behulp van low code komt neer op het aan elkaar puzzelen van modules, blokken voorgeschreven code. Voor de ontwikkeling van low-code-applicaties wordt gebruik gemaakt van specifieke platformen (LCAP, Low-Code application platform), zoals OutSystems, Mendix en Microsoft PowerApps. platform voor het maken van applicaties om Google Workspace functionaliteiten uit te breiden en te integreren.

Cloud Search

Een zoekoplossingIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken. waarmee je gegevens kunt vinden uit alle Google Workspace-applicaties.

Jamboard

Een interactief whiteboard dat deelnemers aan vergaderingen, presentaties en chats gezamenlijk kunnen gebruiken.

Admin

Dit is de beheerconsole. Hiermee kun je gebruikers toevoegen, apparaten beheren en beveiligingsinstellingen regelen.

* Bron: Google

Endpoint

Deze applicatie maakt het mogelijk om op elke locatie te werken. Ook biedt deze tool de mogelijkheid om, bij verlies of diefstal van een apparaat, het scherm te vergrendelen, gegevens te wissen, veilige wachtwoorden te genereren en accounts op het apparaat te verwijderen.

Vault

Deze toepassing is alleen beschikbaar als je een Google Workspace Business- of Enterprise-abonnement hebt. Met Vault kun je de Google Workspace-gegevens van gebruikers bewaren, doorzoeken en exporteren.

Work Insights

Dit is een dashboard dat inzicht geeft in hoe Google Workspace wordt gebruikt: van welke tools maakt men gebruikDe implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS? (per persoon, per afdeling), hoe ontwikkelt de samenwerking zich met behulp van Google Workspace, etc.

Al deze toepassingen zijn nauw met elkaar geïntegreerd. Dit betekent dat je bijvoorbeeld vanuit de Chat-app een vergadering kunt beginnen met behulp van de Meet-toepassing. Vanuit Meet kun je de Jamboard-tool openen om het whiteboard te delen of een diapresentatie te laten zien. Zo zijn er legio mogelijkheden.

Belangrijk: De Google Workspace oplossing bevat veel document management-functionaliteitenDe functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring. die bijna elk bedrijf nodig heeft. Maar op het gebied van documentbeheer is er een veelheid aan functionaliteiten en mogelijkheden. Als projectmanager verdwaal je al snel in al die opties. Daarom heeft ICT Portal het Premium Digiboek DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. ontwikkeld. Dit interactieve Digiboek biedt een overzicht van alle functionaliteiten en mogelijkheden waarbij de projectmanager kan aangeven wat hij/zij echt nodig heeft en per criterium de prioriteit kan bepalen.

Vergelijking met Microsoft 365

Microsoft 365, voorheen bekend als Office 365Office 365 is de document management oplossing in de cloud van Microsoft, maar biedt ook mogelijkheden voor het creëren van documenten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Office 365 is inmiddels voor een groeiend aantal bedrijven een serieus alternatief voor de on-premise versie van het MS Office-pakket. In een bepaald opzicht lijkt Office 365 op de on-premise versie, maar er zijn wel degelijk een aantal verschillen. Wat zijn deze verschillen precies?, is de oplossing van Microsoft voor kantoorautomatisering en documentbeheer. Deze software is vrij solide en bovendien al langer op de markt dan Google Workspace. Maar laatstgenoemd programma stelt daar tegenover dat het online documentcreatie en samenwerking mogelijk maakt.

Een belangrijk punt voor bedrijven bij het kiezen tussen beide oplossingen is de vraag of de software kan worden geïntegreerd met de bestaande systemen, zoals bijvoorbeeld een ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. of een systeem voor kwaliteitsbeheerQuality Management, ook wel kwaliteitsbeheer in het Nederlands, bestaat uit het streven naar de hoogste kwaliteit van een product, productieproces, dienst of organisatie. Het is een overkoepelende vorm van bedrijfsbeheer die er op toeziet dat er steeds op een uniforme en kwaliteitsvolle manier wordt gewerkt.. In die zin heeft Microsoft een voorsprong, omdat de meeste systemen al standaard-API’sEen Application Programming Interface (API) maakt de interface tussen systemen mogelijk. De tool zorgt ervoor dat verzoeken van de ene applicatie efficiënt worden gecommuniceerd naar de andere applicatie. De verzoekende applicatie krijgt vervolgens toegang tot informatie of functionaliteit van de andere applicatie. hebben om verbinding te maken. Bovendien maakt Microsoft 365 deel uit van het ecosysteem van Dynamics 365Microsoft Dynamics 365 is een volledige cloud-oplossing, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten?, de ERP- en CRM-software van Microsoft – waardoor het integratievraagstuk daar dus niet aan de orde is.

De onderstaande tabel laat de belangrijkste verschillen tussen beide systemen zien:

Beperkingen van Google Workspace

Google Workspace biedt een gemakkelijke manier om optimaal in te spelen op de trend van toenemende mobiliteit en de verdere ontwikkeling van nieuwe technologieën. Maar er bestaat geen software met onbegrensde mogelijkheden. Zo kent ook Google Workspace een aantal beperkingen die doorslaggevend kunnen zijn bij het vergelijken van en het kiezen tussen documentbeheersystemen. De DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. bevat een analyse van de belangrijkste systeembeperkingen en zorgt daarmee voor extra houvast bij het maken van een doordachte keuze.