WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Documentbeheer met Google Workspace

Google Workspace is de oplossing van Google voor documentbeheer en kantoorautomatisering. Deze oplossing is geschikt voor zowel startende, kleine, als grote bedrijven. Maar kan het programma concurreren met oplossingen die al langer op de markt zijn, zoals Microsoft 365?

Inhoudsopgave

  1. Wat is Google Workspace?
  2. Toepassingen
  3. Vergelijking met Microsoft 365
  4. Beperkingen van Google Workspace

Wat is Google Workspace?

Google Workspace is de nieuwe naam voor Google’s oplossing voor documentbeheer, cloud computing en kantoorautomatisering voor bedrijven. De eerste versie van de software lanceerde Google in 2006 onder de naam Google Apps for Work; in 2016 werd de naam omgedoopt in Google G Suite.

Veel toepassingen in dit pakket zullen je misschien bekend voorkomen van de gratis versie van het programma. De betaalde versie van Google Workspace biedt echter de nodige extra tools die zijn toegesneden op zakelijk gebruik. In de DMS Wijzer vind je informatie over de initiële kosten van het programma, maar ook over de extra kosten waar bedrijven gewoonlijk geen rekening mee houden.

De toepassingen van Google Workspace

Het pakket waaruit de Google-oplossing bestaat is gevarieerd; het omvat de volgende toepassingen:

Dit is het e-mailsysteem. Met de betaalde versie van Workspace kun je adressen met je eigen domeinnaam aanmaken, bijvoorbeeld: naam@bedrijf.nl.
Dit is een platform voor videogesprekken. Bij het organiseren van een vergadering kan een inbelnummer worden aangemaakt. Dit biedt gebruikers de mogelijkheid om ook als ze onderweg zijn en/of geen internetverbinding hebben, toch deel te nemen aan de vergadering.
Chatsysteem om het samenwerken te vergemakkelijken met functies voor tekst, spraak en bestanden delen.
Een gedeelde online kalender ter ondersteuning van de samenwerking. Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen kan de gebruiker aangeven dat hij beschikbaar dan wel bezet is, hij kan een vergaderruimte reserveren en uitnodigingen voor vergaderingen versturen.
De toepassing Drive biedt opslagruimte in de cloud. Daarmee wordt de eigen opslagcapaciteit ontzien en kunnen bestanden gemakkelijk worden gedeeld.
Dit is de toepassing voor het maken en bewerken van teksten. Meer mensen kunnen tegelijk aan Docs-documenten werken (mits ze daartoe gemachtigd zijn uiteraard); ook opmerkingen kunnen worden toegevoegd. De functie voorziet onder meer in versiebeheer en biedt de mogelijkheid te importeren uit Microsoft Word en PDF en te exporteren in .docx-, .pdf-, .odt-, .rtf-, .txt- en .html-formaat.
Met deze toepassing kunnen meer gebruikers tegelijk aan een spreadsheet werken. Het is nauw geïntegreerd met Microsoft Office en maakt exporteren mogelijk in de formaten .xlsx, .ods, .pdf, .html, .csv en .tsv.
Met Slides kunnen presentaties worden gemaakt en bewerkt door een of meer gebruikers. Het resultaat kan worden geëxporteerd in onder meer de volgende formaten: .pptx (Microsoft PowerPoint), .odp, .pdf en text.
Met deze functie kunnen enquêtes en formulieren worden aangemaakt en gepubliceerd. De gegevens die worden ingevuld komen real time beschikbaar en kunnen worden geanalyseerd met spreadsheets of andere software.
Hiermee kun je responsieve webpagina’s maken zonder over kennis van programmeren of ontwerpen te beschikken.
Keep is een tool voor het maken en eventueel delen van notities, zoals bijvoorbeeld een takenlijst. Je kan zelf een notitie opstellen of dit samen met andere gebruikers doen.
Dit is een low-code platform voor het maken van applicaties om Google Workspace functionaliteiten uit te breiden en te integreren.
Een zoekoplossing waarmee je gegevens kunt vinden uit alle Google Workspace-applicaties.
Een interactief whiteboard dat deelnemers aan vergaderingen, presentaties en chats gezamenlijk kunnen gebruiken.

Dit is de beheerconsole. Hiermee kun je gebruikers toevoegen, apparaten beheren en beveiligingsinstellingen regelen.

* Bron: Google

Deze applicatie maakt het mogelijk om op elke locatie te werken. Ook biedt deze tool de mogelijkheid om, bij verlies of diefstal van een apparaat, het scherm te vergrendelen, gegevens te wissen, veilige wachtwoorden te genereren en accounts op het apparaat te verwijderen.
Deze toepassing is alleen beschikbaar als je een Google Workspace Business- of Enterprise-abonnement hebt. Met Vault kun je de Google Workspace-gegevens van gebruikers bewaren, doorzoeken en exporteren.
Dit is een dashboard dat inzicht geeft in hoe Google Workspace wordt gebruikt: van welke tools maakt men gebruik (per persoon, per afdeling), hoe ontwikkelt de samenwerking zich met behulp van Google Workspace, etc.

Al deze toepassingen zijn nauw met elkaar geïntegreerd. Dit betekent dat je bijvoorbeeld vanuit de Chat-app een vergadering kunt beginnen met behulp van de Meet-toepassing. Vanuit Meet kun je de Jamboard-tool openen om het whiteboard te delen of een diapresentatie te laten zien. Zo zijn er legio mogelijkheden.

Belangrijk: De Google Workspace oplossing bevat veel document management-functionaliteiten die bijna elk bedrijf nodig heeft. Maar op het gebied van documentbeheer is er een veelheid aan functionaliteiten en mogelijkheden. Als projectmanager verdwaal je al snel in al die opties. Daarom heeft ICT Portal het Premium Digiboek DMS Functionaliteitenoverzicht ontwikkeld. Dit interactieve Digiboek biedt een overzicht van alle functionaliteiten en mogelijkheden waarbij de projectmanager kan aangeven wat hij/zij echt nodig heeft en per criterium de prioriteit kan bepalen.

Vergelijking met Microsoft 365

Microsoft 365, voorheen bekend als Office 365, is de oplossing van Microsoft voor kantoorautomatisering en documentbeheer. Deze software is vrij solide en bovendien al langer op de markt dan Google Workspace. Maar laatstgenoemd programma stelt daar tegenover dat het online documentcreatie en samenwerking mogelijk maakt.

Een belangrijk punt voor bedrijven bij het kiezen tussen beide oplossingen is de vraag of de software kan worden geïntegreerd met de bestaande systemen, zoals bijvoorbeeld een ERP-systeem of een systeem voor kwaliteitsbeheer. In die zin heeft Microsoft een voorsprong, omdat de meeste systemen al standaard-API’s hebben om verbinding te maken. Bovendien maakt Microsoft 365 deel uit van het ecosysteem van Dynamics 365, de ERP- en CRM-software van Microsoft – waardoor het integratievraagstuk daar dus niet aan de orde is.

De onderstaande tabel laat de belangrijkste verschillen tussen beide systemen zien:

Google Workspace Microsoft 365

  • Verbeterde integriteit en samenwerkingsmogelijkheden tussen de afzonderlijke tools van het systeem
  • Toegang tot internet
  • Intuïtieve interface

  • Grotere productvolwassenheid
  • Toegang mogelijk via desktopapplicatie en webversie
  • Groter aantal standaard API’s van systemen van derden waarmee gemakkelijk verbinding kan worden gemaakt

Beperkingen van Google Workspace

Google Workspace biedt een gemakkelijke manier om optimaal in te spelen op de trend van toenemende mobiliteit en de verdere ontwikkeling van nieuwe technologieën. Maar er bestaat geen software met onbegrensde mogelijkheden. Zo kent ook Google Workspace een aantal beperkingen die doorslaggevend kunnen zijn bij het vergelijken van en het kiezen tussen documentbeheersystemen. De DMS Wijzer bevat een analyse van de belangrijkste systeembeperkingen en zorgt daarmee voor extra houvast bij het maken van een doordachte keuze.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 15 september). Documentbeheer met Google Workspace. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/google-workspace

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x