Is het DMS-pakket Therefore van Canon voor elk digitaliseringstraject geschikt?

Canon is een bekende leverancier van camera’s en printers/scanners, minder bekend is dat het bedrijf ook document management software aanbiedt. Het bedrijf wil klanten een allesomvattende oplossing bieden voor het efficiënt beheer van documenten: van het scannen van een papieren document, tot het digitaal beheren van de document lifecycle. Maar wat biedt dit pakket precies? En voor welke organisaties is het geschikt? We nemen Therefore onder de loep.

Inhoudsopgave

1. Wat is Therefore?
2. Screenshots voor visuele indruk
3. Doelgroep
4. Processen optimaliseren
5. Modules en functionaliteiten
6. Concurrentie
7. Cloud en on-premise versie
8. Compatibiliteit en integraties
9. Kosten en licenties
10. Implementatie
11. Beveiliging en toegang
12. Sterke en zwakke punten
13. Conclusie

Wat is Therefore?

Therefore is het Document Management Systeem (DMSVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?) van de leverancier Canon waarmee bedrijven hun informatie, bestanden en documenten kunnen beheren. Het systeem ondersteunt je met efficiënte informatiestromenEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer., beveiligde toegangIdentity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers., opslagBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is., vastlegging, bewerking en verwerking.

Vraag de kosteloze DMS Wijzer aan voor een actuele vergelijking tussen verschillende DMS-pakketten op de huidige markt.

Er werken mondiaal ongeveer 11.500 bedrijven met Therefore. Wereldwijde referenties zijn bijvoorbeeld Uber, Scania, BBC Digital, Clarke Energy, Deloitte, Legoland Duitsland, Peugeot Azur, en natuurlijk Canon zelf. Voor lokale Nederlandse referenties kun je denken aan Teleperformance en PSA Finance.

Cijfers van Canon op een rijtje

Opgericht: in 1937 (Japan)
Aantal werknemers: 190.000+ wereldwijd
Internationale vestigingen: in 256 landen. Gevestigd in Nederland sinds 1957 (Amstelveen) en in België sinds 1978.

Momenteel is Therefore 2024 de meest recente versie voor zowel de on-premise variant als voor online. Elk kwartaal lanceert Canon kleine patchesEen patch is een stukje software dat additioneel gedownload en geïnstalleerd wordt bij een softwarepakket. Patches worden gebruikt voor upgrades, updates, bug fixes, of de toevoeging van nieuwe functionaliteit. Ze worden ontwikkeld door de softwareleverancier zelf, of door andere personen, die meestal over de broncode beschikken (open source software). en elk jaar een complete versie. Klanten kunnen de patches downloaden en het systeem actualiseren (dit is niet verplicht) of dit laten uitvoeren via de helpdesk. Het onderhoudscontract moet wel geldig zijn – anders wordt de actualisatie niet toegestaan.

Gebruikersomgeving (screenshots)

Therefore maakt toegang mogelijk tot documenten en gegevens vanuit elke omgeving. Er is een desktopclient, een webclient en een mobiele app beschikbaar voor zowel Android- als iOS-apparaten.

Voor welke bedrijven is Therefore geschikt?

Technisch gezien werkt het platform vanaf 2 gebruikers, maar in de praktijk zien we dat bedrijven vanaf 50 gebruikers het juiste rendement eruit halen. Canon kent geen maximum limiet op het aantal gebruikers.

Therefore is een multisector-applicatie. Als we een aantal sectoren moeten aanstippen waar het systeem vaak voorkomt, is dat bij maakbedrijven, groothandels en retail, bouwbedrijven en in de vastgoedsector.

Het systeem is ook geschikt voor internationale organisaties, aangezien de gebruikersinterface van het systeem in 30 talen beschikbaar is.

Therefore is niet geschikt voor bedrijven met eenvoudige behoeften rondom documentbeheer, zoals slechts het digitaal opslaan van documenten. Hiervoor zijn andere opties geschikter en goedkoper, zoals OneDrive of DropBox. Therefore komt het beste tot z’n recht bij gemiddelde tot complexe documentbeheertrajecten. Het uitvoeren van maatwerk is ook een sterk punt van Canon, om het DMS goed aan te laten sluiten bij de documentprocessen binnen een organisatie.

Te snel voor een DMS kiezen kan dure consequenties hebben. Vraag de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. aan voor de functionaliteiten die je niet moet vergeten tijdens je zoektocht naar een passende oplossing.

Welke processen kun je optimaliseren met Therefore?

De documentprocessen binnen verschillende afdelingen die je met Therefore kunt automatiseren zijn:

Modules en functionaliteiten

Het documentbeheersysteem heeft een brede waaier aan mogelijkheden, modules en functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan toegang vanaf desktop, web en mobiele telefoon; plug-in met Office en Microsoft 365; integratie met Teams; integratie met Power BI; workflows; taken; dynamische webformulieren; API en WEB API toegang; Solution Designer; exportmodule.

Als we twee interessante functionaliteiten moeten aanstippen die eruit springen, dan zijn dat:

1. workflows (zijn gemakkelijk aan te passen aan verschillende bedrijfsbehoeften, en kunnen door de applicatiebeheerder worden aangemaakt, beheerd, geconfigureerd en gewijzigd;
2. dynamische formulieren (zodat iedereen ze kan beantwoorden, informatie kan toevoegen en documenten kan uploaden).

Concurrentie op de markt

De markt voor DMS is in de loop der jaren aanzienlijk gegroeid. Bedrijven zoeken steeds vaker naar efficiënte manieren om hun digitale documenten te beheren. Enkele directe concurrenten van Canon op het gebied van digitaal documentbeheer zijn bijvoorbeeld Docuware, Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), DocShare, OpenTextOpenText Content Suite Platform is de oplossing van OpenText voor document management, of Enterprise Content Management (ECM). OpenText richt zich op het beheren van alle informatie binnen een bedrijf. en AlfrescoAlfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer..

On-premise versus cloud

Tegenwoordig kiezen veel nieuwe klanten van Canon voor de cloudBedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.-variant. Toch is er een aantal klanten die nog voor de on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. versie kiest. De on-premise versie heeft een vergelijkbare interface zoals de Office-omgeving. Qua functionaliteiten zijn de cloud en de on-premise versie gelijk; ook nieuwe functionaliteiten worden aan beide omgevingen toegevoegd.

Of je DMS in de cloud wordt gehost of lokaal binnen de organisatie, de veiligheid van je bedrijfsinformatie is van cruciaal belang. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan vijf cruciale maatregelen om je documentbeheersysteem veilig te houden.

Compatibiliteit en integraties

Er is native integratie met ERP-systemen, zoals SAPSAP S/4HANA is het meest recente pakket van SAP voor Enterprise Resource Planning (ERP). Het pakket is bedoeld voor grote bedrijven en multinationals, en maakt deel uit van het portfolio SAP Business Suite. SAP S/4HANA is tevens de opvolger van R/3 (ook bekend als Business-All-in-One) en ECC (Enterprise Central Component)., Microsoft Navision en Business CentralTussen eind 2017 en de lente van 2018 kwam Microsoft met twee nieuwe ERP-pakketten voor kleine en middelgrote bedrijven: NAV 2018 en Business Central. De systemen passen binnen een hele reeks ERP-vernieuwingen die Microsoft recentelijk heeft doorgevoerd. Maar wat zijn nu precies de voornaamste nieuwigheden? Hoe verhouden NAV 2018 en Business Central zich tegenover elkaar en tegenover Dynamics 365? Is de scheidslijn tussen de pakketten voor het mkb en grote bedrijven nog wel zo duidelijk?. Er is ook een universele connector voor integratie met andere toepassingen en webservices (Web API en APIEen Application Programming Interface (API) maakt de interface tussen systemen mogelijk. De tool zorgt ervoor dat verzoeken van de ene applicatie efficiënt worden gecommuniceerd naar de andere applicatie. De verzoekende applicatie krijgt vervolgens toegang tot informatie of functionaliteit van de andere applicatie.).

Therefore heeft een integratie met Microsoft 365Microsoft 365, voorheen bekend als Office 365, is een softwareoplossing voor documentbeheer en kantoorautomatisering in de cloud. Met het onderdeel kantoorautomatisering stelt Microsoft zijn bekende programma’s Word, Excel en PowerPoint ter beschikking aan zijn gebruikers., Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en OneDrive. Dit maakt samenwerken mogelijk waarbij een document naar meer personen kan worden gestuurd, zodat zij tegelijkertijd aan het document kunnen werken. Zodra het werk voltooid is, kan het document weer in het systeem worden opgenomen.

Ander merk

Kan een organisatie Canon Therefore als DMS gebruiken als het andere merken voor printers en scanners gebruikt?

Ja, de oplossing is niet afhankelijk van het type printer of scanner, hoewel er MEAP Web-integratie is met Canon-apparaten.

Kosten en licenties

Een belangrijke vraag: hoeveel kost Therefore?

De hoogte van de investering is een belangrijk aandachtspunt. Een bedrijf moet rekening houden met de kosten voor de implementatie, licenties, onderhoud, support en mogelijke extra’s (zoals training van medewerkers).

Een voorbeeld om een idee te krijgen: een bedrijf moet bij een implementatie minimaal rekening houden met 40.000-50.000 euro voor de eerste vijf jaar. Dit staat los van de kosten voor licenties en onderhoud.

Aan Therefore on-premise zitten kosten verbonden voor licenties, diensten en jaarlijks onderhoud. Bij Therefore Online betaal je voor de licenties (maandelijkse kosten inclusief onderhoud) en diensten.

In de DMS Wijzer vind je prijsvoorbeelden van verschillende DMS-pakketten (zowel cloud als on-premise), een budgetcalculator, en de verborgen kosten van een DMS-traject.

Een bedrijf moet rekening houden met de kosten voor een server, database, opslag, OS-licenties en voor een back-up beleid. Updates zijn in de vorm van een download inbegrepen zolang het onderhoudscontract up-to-date is, maar de installatie is niet inbegrepen. De installatie moet je de dus zelf doen, of betaald laten uitvoeren door Canon. In het geval van upgrades zullen de kosten voor licenties en diensten toenemen naarmate het project nieuwe functionaliteiten vereist.

De kostprijs van de online versie omvat alles, behalve upgrades en eventueel benodigde extra opslag.

De totaalkosten hangen echt af van jouw specifieke projectplan. Neem contact op met ICT Portal voor een kostenindicatie van Therefore voor jouw situatie, of gebruik de kosteloze selectieHet marktaanbod van softwarepakketten en -leveranciers is groot. ICT Portal biedt een onpartijdige en kosteloze pakketselectie aan voor oriënterende bedrijven. om verschillende DMS-pakketten met elkaar te vergelijken.

Implementatie van Therefore

Zodra een bedrijf voor Therefore heeft gekozen, begint de implementatiefase. Adviseurs van Canon maken eerst een gedetailleerde analyse van de huidige stand van zaken binnen de organisatie: over welke documenten gaat het, wat zijn de documentstromen? Ook worden documentprocessen geoptimaliseerd: welke zijn overbodig of kunnen versimpeld worden? Stap voor stap wordt vervolgens een proces uitgedacht en uitgetekend, bijvoorbeeld het factuurproces. Zodra een proces compleet is, gaat het naar het implementatieteam dat het systeem configureert.

Het sterke punt van Canon is het maatwerk, wat de implementatietijd sterk kan doen variëren. De configuratie hangt namelijk af van de behoeften van de klant. Er zijn vanzelfsprekend allerlei verschillende trajecten, van simpel tot complex, maar gemiddeld levert Canon een werkbare basis op binnen 3-6 maanden.

Het systeem kun je op drie manieren implementeren:

1. Online (public cloud)
2. On-premise (lokaal)
3. Externe datacenter (private cloud)

Beveiligingsmaatregelen en toegang

De beveiliging is gebaseerd op zowel active directory als rolgebaseerd beleid, en wordt gecontroleerd op AVG/GDPROnder de AVG zijn bedrijven verplicht om de rechten van betrokkenen nog beter te waarborgen. Een klant of (ex-)werknemer kan eisen om zijn gegevens in te kijken, te verwijderen of zelf in handen te krijgen. Met een DMS kan een bedrijf de informatie snel opvragen en de verzoeken efficiënt behandelen. In uitzonderlijke gevallen kan ervoor gekozen worden om bepaalde informatieverzoeken niet in te willigen. In dat geval moet in het DMS een reden opgegeven worden. Zo kan een bedrijf zich bij een eventueel geschil verantwoorden. De aanvragen van klanten kunnen via verschillende kanalen binnenkomen: per e-mail, telefoon, op locatie, etc. Een DMS kan echter ook aan een webportaal gekoppeld worden. Dit webportaal bespaart zowel de betrokkene als de organisatie heel wat tijd.-compliance. Het is altijd traceerbaarTraceerbaarheid, ook wel traceability genoemd, is de mogelijkheid om een element te volgen vanaf zijn ontstaan tot bij de aankomst op de eindbestemming. Zowel op het niveau van praktische bedrijfsactiviteiten, als voor producten en documentbeheer is het een belangrijke functionaliteit. Vandaar dat traceerbaarheidssystemen vaak voorkomen in pakketten voor Enterprise Resource Management (ERP) en in Document Management Systemen (DMS). welke gebruiker welke acties heeft uitgevoerd.

De gebruikers hebben toegang via de desktopclient, webclient en mobiele apparaten van Android en iOS. Ook is Single Sign-OnSingle Sign-On is een werkwijze waarbij werknemers via één aanmeldprocedure meteen toegang krijgen tot verschillende bedrijfsapplicaties. Bij aanmelding op hun desktop computer zijn ze bijvoorbeeld direct ingelogd bij alle software op die computer. Vandaar dat het systeem in het Nederlands eenmalig inloggen wordt genoemd. Er bestaan twee manieren van eenmalig inloggen: (SSO; eenmalige aanmelding) mogelijk.

Sterke punten en gebieden voor verbetering

Zoals bij elk softwareproduct zijn er sterke en zwakke punten op te merken. We zetten ze voor je op een rij:

Positieve punten van Therefore:

Het systeem bevat veel sterke punten die je van een serieuze speler op de markt mag verwachten:

• Eenvoudig te gebruiken door gebruikers.
• Flexibiliteit: het platform kan zich aanpassen aan huidige of toekomstige behoeften. Dankzij deze flexibiliteit kan een beheerder nieuwe documentcategorieën of workflows configureren.
• Integreerbaar: het maakt integratie met andere applicaties mogelijk via zowel native connectors als marktstandaarden zoals webservices.
• Veilig: een platform met robuuste beveiliging om de toegang tot en het delen van documenten te controleren, evenals integratie met de active directory/LDAP van de klant.
• Welke licentie de gebruiker ook gebruikt (op naam, gelijktijdig of alleen-lezen licentie), het is altijd traceerbaar wie wat heeft gedaan.
• Aanpassing: met het platform kan het proces worden gecreëerd en aangepast aan de behoeften van elke klant.

Het systeem is bovendien toekomstbestendig: de versie van Therefore wordt jaarlijks bijgewerkt en bevat nieuwe functionaliteiten die door de markt worden gevraagd, zoals de implementatie van de AI-module Smart Capture, waarmee gegevens uit niet-gestructureerde documenten kunnen worden geëxtraheerd.

Verbeterpunten en aandachtgebieden:

• Een verbeterpunt is native integratie met Salesforce. Op mondiaal niveau zijn er klanten die hierom vragen. Onlangs heeft Canon een integratie met Microsoft Teams gemaakt, dus de verwachting is dat het niet lang zal duren voordat de integratie met Salesforce wordt gerealiseerd.
• Therefore is een degelijk systeem dat lang op de markt is (in 2009 werd ADOS omgedoopt tot Therefore), waardoor het product goed is doorontwikkeld. Maar degelijke systemen kunnen ook een wat saaie gebruikerservaring bieden. Sommige alternatieve systemen hebben een modernere look & feel.

Oordeel / conclusie

Therefore is een complete DMS-oplossing met een solide leverancier achter zich, waardoor het snel kan innoveren en ontwikkelen. Bovendien beschikt Canon over een brede portfolio van aanvullende scan- en printeroplossingen die veel van de behoeften op het gebied van het beheer van bedrijfsinformatie kan afdekken.

Als je je aan het oriënteren bent op een nieuw document management systeem en je wilt weten of Therefore aansluit op jouw gewenste manier van informatiebeheer en specifieke documentstromen, neem dan contact op met ICT Portal en wij helpen je op weg met de kosteloze softwareselectieHet marktaanbod van softwarepakketten en -leveranciers is groot. ICT Portal biedt een onpartijdige en kosteloze pakketselectie aan voor oriënterende bedrijven..