WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

ISO-waardig worden met behulp van een DMS?

Steeds meer projectleiders denken eraan om bepaalde ISO-normen te gaan volgen, en daar zijn verschillende redenen voor. Ten eerste zijn deze standaarden een hulp om de kwaliteit van bedrijfsprocessen te optimaliseren, wat vooral intern een voordeel is. Bovendien kan een bedrijf ook nog een stapje verder gaan door zich echt te laten certificeren voor een bepaalde ISO-norm, en dat is interessant om klanten aan te trekken. Maar hoe wordt een bedrijf ISO-waardig? En in hoeverre kan een DMS helpen bij het voldoen aan de normen?

ISO-normen en documentbeheer

Het aantal bedrijven dat ISO-waardig wil worden blijft groeien, maar de meeste projectleiders weten bij aanvang nog niet erg veel over ISO. Het is ook erg moeilijk om concrete informatie te vinden. Informatie op internet is vaak erg vaag en de specifieke ISO-documentatie wordt vaak tegen hoge prijzen verkocht.

iso norm vragen

De De ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken.ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. Er bestaan een aantal sectorgebonden ISO-normen voor bijvoorbeeld de zorg, de productie en toelevering van medische apparatuur of voedselveiligheid, maar de meeste normen gelden voor iedere sector. De ISO-normen bevatten dan ook geen specifieke regeltjes of checklists. De ISO-standaarden bieden namelijk een kader waarmee een bedrijf zijn eigen ISO-strategie kan uitwerken. In deze strategie legt een bedrijf bijvoorbeeld vast hoe het aan archivering gaat doen, of hoe het zijn bedrijfsinformatie gaat IT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden). beveiligen. Een Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?Document Management Systeem kan de uitvoering van zo’n strategie voor documentbeheer voor zijn rekening nemen.

ISO-waardigheid met de hulp van een DMS

ISO is geen pakketje dat je zomaar als extraatje upload in een DMS, maar documentbeheer heeft wel een grote invloed op het al dan niet behalen van bepaalde ISO-normen. Een DMS vervult namelijk een hoop basisvoorwaarden voor ISO, en kan aangepast worden aan een specifieke ISO-strategie. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, en tips omtrent de ISO-normen.DMS Wijzer vind je een vergelijking van pakketten die geschikt zijn voor de uitvoering van deze ISO-strategie.

DMS voor bedrijven die een ISO-certificering overwegen

Een bedrijf dat de ISO-normen erg strikt wil naleven en een certificering wil behalen, heeft nog een aantal stappen te zetten voordat het overgaat naar de keuze voor een bepaald DMS. De eerste stap is een nulmeting door een certificeringsbureau. Hierna weet een bedrijf waar het tekort schiet voor het behalen van de gewenste ISO-norm. Met deze informatie kan het bedrijf naar een ISO-adviseur stappen. Deze adviseur helpt een bedrijf met het uitwerken van een strategie om de zwakke punten te versterken en zo aan de ISO-normen te voldoen. Een projectleider kan dit in principe ook zelf doen, maar ISO is een complexe materie en een ISO-adviseur heeft meestal meer ervaring. Let wel op: veel adviesbureaus ontwerpen ook eigen Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software en zullen deze gemakkelijk naar voren schuiven als enige oplossing.

Zodra een bedrijf een nulmeting heeft laten doen en een idee heeft van zijn ISO-strategie, kan er naar software gekeken worden. Een DMS is vaak een goede optie, maar met het oog op certificering moet er vaak wel maatwerk uitgevoerd worden. Bepaalde Er bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier.DMS-leveranciers zitten al in een vroeg stadium rond de tafel met het bedrijf en de ISO-adviseur, en stellen de software waar nodig bij. Andere leveranciers doen de aanpassingen bij de Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementatie van het DMS. Beide werkwijzen leiden tot een grotere kans op het behalen van de ISO-certificering.

DMS voor bedrijven die ISO-normen intern proberen na te leven

Niet ieder bedrijf heeft echter evenveel baat bij een erg strikte opvolging en certificering van de ISO-normen. Soms wegen de kosten van het hele proces niet op tegen het voordeel dat het bedrijf uit een certificering zou halen. Dit geldt voornamelijk voor kleinere bedrijven.

Toch kan een DMS helpen om de basisvoorwaarden voor het naleven van de standaarden toe te passen op bepaalde interne bedrijfsprocessen. In elke ISO-norm staan er namelijk basisclausules over informatiemanagement, archivering, informatietoegang en de workflow van documenten. Deze functionaliteiten worden door een DMS verzorgt en dragen zo indirect bij aan de naleving van de algemene ISO-voorwaarden.

Voor welke ISO-normen is een DMS geschikt?

Een DMS kan een hulpmiddel zijn voor het behalen van elke soort ISO-certificering, maar de mate hiervan verschilt per norm. Van bedrijven die voor een ISO 14001-certificering (milieumanagement) willen gaan tot bedrijven die geïnteresseerd zijn in ISO 31000 (risicomanagement), allemaal hebben ze behoefte aan een goed beheer van de documenten waarin de ISO-strategie staat beschreven. Dat deel neemt het DMS voor zijn rekening. Een documentbeheersysteem kan in veel gevallen echter ook op een directer niveau bijdragen aan ISO-certificering. Dit is het geval bij de toepassing van ISO 27001 en ISO 9001, dat namelijk specifieke normen zijn omtrent informatieveiligheid en Quality Management, ook wel kwaliteitsbeheer in het Nederlands, bestaat uit het streven naar de hoogste kwaliteit van een product, productieproces, dienst of organisatie. Het is een overkoepelende vorm van bedrijfsbeheer die er op toeziet dat er steeds op een uniforme en kwaliteitsvolle manier wordt gewerkt.kwaliteitsbeheer. Er bestaan bovendien ook verschillende standaarden voor archiefbeheer waar een DMS invloed op heeft.

Wat kan een DMS betekenen voor ISO 27001?

De ISO 27001 normaliseert informatieveiligheidsmanagement, een steeds belangrijker aspect van documentbeheer. Heel wat bedrijven maken zich namelijk zorgen over de bescherming van hun bedrijfsinformatie en klanten verwachten ook dat hun privégegevens goed beschermd en bewaard worden. Een DMS helpt je bij de uitvoering van je informatieveiligheidsstrategie.

Een DMS draagt op twee manier bij aan de veiligheid van informatie: het voorkomen van informatieverlies en de beveiliging van gevoelige informatie. Het lastige hierbij is om informatieveiligheid te garanderen zonder dat dit ten koste gaat van de toegankelijkheid van documenten. Je kan namelijk wel regelmatig veiligheidskopieën maken en alle informatie achter een dikke virtuele muur afschermen, maar zonder deuren in die muur is helemaal niets meer beschikbaar. Een DMS maakt deze deuren wel, maar bewaakt ze ook door middel van toegangscontroles. Zo Identity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers.identificeert het systeem de personen die bevoegd zijn om bepaalde documenten te raadplegen of aan te passen. Dit vermijdt bijvoorbeeld dat een dokter in een ziekenhuis procedures verandert voor het onderhoud van Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.machines, en dat de onderhoudstechnicus een medische analyse te zien krijgt.

iso 27001 dms cloud

In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, en tips omtrent de ISO-normen.DMS Wijzer vind je nog meer informatie over een oplossing in de Cloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.cloud en extra veiligheidstips omtrent ISO 27001.

Hoe kan een DMS een ISO 9001-certificering vergemakkelijken?

ISO 9001 is de standaard voor kwaliteitsmanagement, en een DMS heeft hier op verschillende manieren invloed op. Door te zorgen voor toegankelijke en eenduidige informatie die gestructureerd is opgeslagen verbetert een DMS de bedrijfsprocessen en helpt het een bedrijf te voldoen aan ISO 9001.

Ten eerste worden problemen sneller geregistreerd. Als een medewerker in een schoenenfabriek bijvoorbeeld een machine ontdekt die de zolen niet helemaal goed vastplakt aan de schoenen, kan hij of zij dit defect in een gestandaardiseerd formulier in het DMS opslaan. Het DMS zorgt dan verder voor de opvolging. Door het document en waarschuwingen snel door te sturen naar de juiste personen kan het probleem snel verholpen worden en wordt het incident goed opgevolgd. Zonder DMS is de kans groter dat het verslag over de defecte machine minder efficiënt wordt opgevolgd, en dat de schoenen dus langer van mindere kwaliteit zijn.

Een DMS is dus een tool die de Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.workflow van documenten rond klachten en problemen optimaliseert, maar het kan ook helpen bij het voorkomen van kwaliteitsverlies. Als in het systeem informatie wordt opgeslagen over wanneer welke machine of werkwijze moet worden gecontroleerd of herzien, dan schuift het systeem het evaluatieformulier op dat exacte moment naar voren. Stel dat een bedrijf elke twee jaar zijn recept voor soep in blik wil evalueren, dan geeft het DMS met kwaliteitsbeheer een melding wanneer het proces in gang moet gezet worden. Zo verzekert een onderneming zich ervan om geen kwaliteitsverlies te lijden.

 

Hoe kan een DMS helpen bij het nastreven van de standaarden voor archiefbeheer?

Bij digitaal documentbeheer komt ten slotte ook archiefbeheer kijken. Ook voor dit Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.digitale archiefmanagement bestaan specifieke ISO-normen. De belangrijkste standaarden voor archiefbeheer zijn de ISO 15489 voor informatie- en archiefmanagement en de ISO 303001 voor de oprichting, de implementatie, het onderhoud en de optimalisatie van archiefbeheersystemen. De meeste Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?DMS-pakketten bevatten zo’n archiefbeheersysteem. Zo is een DMS een hulp bij het opzetten en onderhouden van een Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.digitaal archief conform de ISO-normen.

Is een DMS de enige optie voor het naleven van de ISO-normen?

Een Kwaliteitsmanagement begint meestal met het kunnen opstellen en raadplegen van documenten. Vandaar dat een QMS eigenlijk niet denkbaar is zonder functionaliteiten als contentcreatie, een zoekfunctie, versiebeheer en autorisaties. Een QMS beschikt daarnaast over aanvullende functionaliteiten, die vaak ook nog eens anders worden ingevuld dan bij een traditioneel DMS.DMS kan een heel goede tool zijn om te voldoen aan de ISO-normen, maar het is niet de enige manier. Er bestaat ook specifieke ISO-software en Het opstellen en beheren van de juiste documenten is geen wondermiddel. En zelfs risico- en incidentmanagement zijn niet voor alle bedrijven voldoende. Vooral bedrijven in de productie-industrie hebben behoefte aan meer fysieke controlemiddelen. Vandaar dat kwaliteitsmanagement vaak in het ERP-systeem wordt ondergebracht. Er zijn veel mogelijke manieren om quality management op te nemen in het ERP-systeem.ERP-pakketten die helemaal afgestemd zijn op kwaliteitsmanagement of databeveiliging. De keuze voor bepaalde pakketten of een combinatie van pakketten hangt van de specifieke doelen en de sector en activiteit van een bedrijf.

Specifieke doelen

De eerste vraag die een bedrijf zichzelf moet stellen is wat het precies wilt bereiken met de aanpassingen van de bedrijfsprocessen. Op basis van het antwoord kan een projectleider gaan zoeken naar een bepaald soort pakket.

Voorbeelden van specifieke doelen kunnen zijn:

  1. Bedrijfsdocumenten effectiever beheren
  2. Het bedrijf ISO-waardig maken
  3. De kwaliteit van bedrijfsprocessen verbeteren
  4. Documenten en informatie goed beveiligen

Pakketten die het beste passen bij deze specifieke doelen zijn:

  1. Een DMS
  2. Een specifieke ISO-software
  3. Een Een EQMS zorgt voor het elektronische beheer van de kwaliteitsstrategie van een bedrijf. De specifieke taken verschillen per bedrijf, maar kunnen bijvoorbeeld inhouden: bedrijfsprocessen inrichten, kwaliteitscontroles uitvoeren, auditresultaten bewaren, klachten beheren, en risico's analyseren.Electronic Quality Management System (EQMS)
  4. Een databeveiligingssysteem

Uiteraard hebben de meeste bedrijven niet slechts één doel voor ogen, en ook de pakketten beperken zich niet uitsluitend tot één aspect. Een DMS kan ook voor de naleving van ISO-normen of meer specifiek voor kwaliteitsmanagement en informatieveiligheidsmanagement een grote hulp zijn. Dit geldt andersom ook voor de andere pakketten: een EQMS neemt bijvoorbeeld ook een deel van je documentmanagement voor zijn rekening.

Belangrijk om weten is wel dat het ene soort pakket het andere nooit volledig vervangt, en dat de sleutel vaak in de combinatie zit. Heel wat pakketten bieden de mogelijkheid tot integratie met andere software. Als een bedrijf bijvoorbeeld echt voor certificering gaat, kan het een goed idee zijn om een specifieke ISO-software te integreren in het DMS.

Sector en activiteit bedrijf

Niet alleen de specifieke doelen van het bedrijf, maar ook de Er bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.sector en de activiteit spelen een grote rol bij het Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?kiezen van het juiste pakket of de juiste combinatie. Voor veel bedrijven is een goed afgestemd DMS voldoende om aan een ISO-certificering te komen, maar vooral bij productiebedrijven kan er behoefte zijn aan aanvullende pakketten. ISO-software of een EQMS kan op het gebied van productie de gaatjes opvullen die DMS niet gedicht krijgt. De De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, en tips omtrent de ISO-normen.DMS Wijzer geeft een gedetailleerder overzicht van wat een DMS wel en niet doet op gebied van ISO-normen.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 21 september). ISO-waardig worden met behulp van een DMS? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/iso-dms-9001-27001