Hoe pak je een DMS-implementatie op een slimme manier aan?

Door documentenchaos en de komst van Het Nieuwe Werken overwegen steeds meer bedrijven de implementatie van een Document Management Systeem (DMS)Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?. Een DMS zorgt voor een efficiënter documentbeheer, zodat documenten sneller kunnen worden gevonden en gedeeld. Het gevolg is een meer efficiënte bedrijfsvoering. Maar het implementeren van een DMS is een ingrijpend proces binnen een bedrijf en zal een nieuwe manier van werken met zich meebrengen. Hoe kan een DMS-implementatie het beste worden aangepakt? Welke valkuilen liggen op de loer? Hoe selecteer ik de meest geschikte leverancier?

Interne verandering door DMS-implementatie

Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key usersKey users zijn die personen binnen een bedrijf die een beslissende rol hebben bij de keuze voor nieuwe software en de implementatie hiervan. Key users staan vaak aan het hoofd van de afdelingen die de verandering van software zullen merken. Door deze personen aan te duiden verzekert een bedrijf zich ervan dat de betrokkenen inspraak hebben. te betrekken bij het proces. Keyusers zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.

Zodra de implementatie van het document management systeem voltooid is, moeten de gebruikers worden getraind in hoe ze moeten omgaan met het nieuwe documentbeheersysteem. Niet alleen het praktische gebruik van de softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. is belangrijk, maar vooral de werkwijze waarop nieuwe documenten in het DMS moeten worden gezet. Wanneer aan deze training niet of nauwelijks aandacht wordt besteed, dan hoor je meestal dat medewerkers vooral hun eigen documenten makkelijk terug kunnen vinden, maar die van anderen veel minder eenvoudig. Het personeel is dan alsnog veel tijd kwijt met zoekenIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.. In het ergste geval wordt het document na een vruchteloze zoektocht helemaal opnieuw gemaakt. Het benoemen, beschrijven en correct indelen van de documenten is dus erg belangrijk. Voor een effectief DMS moet iedereen op dezelfde wijze en consequent taxonomieën en metadataMetadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags. toevoegen om de documenten voor iedereen razendsnel vindbaar te maken.

DMS-implementatie door leverancier

Voor het implementeren van een Document Management Systeem is het selecteren van de juiste leverancierEr bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier. erg belangrijk. Is het een betrouwbare leverancier met ervaring in uw branche? Hoe goed en snel is de service wanneer er zich problemen voordoen? Worden er kosten verborgen gehouden die later aan het licht kunnen komen, zoals extra kostenDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen. bij het overstappen naar een andere leverancier? ICT Portal beschikt over dit soort gegevens en deelt deze informatie graag met u. Vraag kosteloos de DMS Wijzer 2023De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. aan voor meer informatie over verschillende DMS-leveranciersEr bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier., pakkettenHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?, prijzenDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen. en handige tips.

Voorkomen van conflicten met de leverancier

In onderstaande video deelt Hanneke Slager (partner bij Cordemeyer & Slager / Advocaten) haar ervaring over hoe je tijdens een implementatietraject vervelende escalaties kan voorkomen met je (DMS-)leverancier:

Migratie tijdens DMS-implementatie

Het komt voor dat de focus tijdens de DMS-implementatie te veel ligt op het nieuwe documentbeheersysteem, wat de aandacht afleidt van de datamigratie. Het projectteam kan deze migratie onderschatten. Achteraf blijkt dan dat de migratie behoorlijk wat tijd en moeite heeft gekost. De inrichting van het nieuwe systeem moet vooraf goed uitgedacht worden, zodat alle huidige documenten een logische plek krijgen in het DMS. Daarnaast blijkt het een hele klus om alle fysieke poststukkenPostregistratie is het proces waarbij binnenkomende en uitgaande post de nodige kenmerken en classificatie meekrijgt voor een correcte verdere afhandeling. Dit kan gaan over gedigitaliseerde papieren correspondentie, of om elektronische communicatie. Op deze manier worden poststukken zoals een binnenkomende factuur, meteen opgenomen in de juiste werkstroom voor bijvoorbeeld goedkeuring en betaling. Te verzenden documenten kunnen aan de hand van de registratie van hun kenmerken en van de verzenddatum ook nog opgevolgd worden, al bevinden ze zich niet meer fysiek in het bedrijf. en documenten in archieven, maar ook e-mails en bijvoorbeeld faxen te migreren naar het DMS. Zorg dat deze documentenmigratie zorgvuldig gebeurt, want de documenten moeten in de toekomst namelijk eenvoudig en snel terug te vinden zijn. Opslaan, archiverenBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is., vindenIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken., tegelijkertijd samenwerken, versiebeheerWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden., workflow verbeteringEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.: een succesvolle DMS-implementatie zorgt voor deze effectiviteit.

Valkuilen tijdens het implementeren van document management systeem

ICT Portal heeft in samenwerking met het kenniscentrum EKCIT onderzoek gedaan naar de meest voorkomende obstakels tijdens een DMS implementatie. In de DMS valkuilen top-5 staat bijvoorbeeld dat projectteams regelmatig over te weinig kennis beschikken bij aanvang van het DMS project. Zo zal er aan het einde van de rit te veel zijn afgeweken van het oorspronkelijke doel. De volledige DMS valkuilen top-5 is te vinden in de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen.. Deze is kosteloos aan te vragen.