Hoe pak je een DMS-implementatie op een slimme manier aan?
Door documentenchaos en de komst van Het Nieuwe Werken overwegen steeds meer bedrijven de implementatie van een Document Management Systeem (DMS). Een DMS zorgt voor een efficiënter documentbeheer, zodat documenten sneller kunnen worden gevonden en gedeeld. Het gevolg is een meer efficiënte bedrijfsvoering. Maar het implementeren van een DMS is een ingrijpend proces binnen een bedrijf en zal een nieuwe manier van werken met zich meebrengen. Hoe kan een DMS-implementatie het beste worden aangepakt? Welke valkuilen liggen op de loer? Hoe selecteer ik de meest geschikte leverancier?
Interne verandering door DMS-implementatie
Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde ‘keyusers‘ te betrekken bij het proces. Keyusers zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.
Zodra de implementatie van het document management systeem voltooid is, moeten de gebruikers worden getraind in hoe ze moeten omgaan met het nieuwe documentbeheersysteem. Niet alleen het praktische gebruik van de software is belangrijk, maar vooral de werkwijze waarop nieuwe documenten in het DMS moeten worden gezet. Wanneer aan deze training niet of nauwelijks aandacht wordt besteed, dan hoor je meestal dat medewerkers vooral hun eigen documenten makkelijk terug kunnen vinden, maar die van anderen veel minder eenvoudig. Het personeel is dan alsnog veel tijd kwijt met zoeken. In het ergste geval wordt het document na een vruchteloze zoektocht helemaal opnieuw gemaakt. Het benoemen, beschrijven en correct indelen van de documenten is dus erg belangrijk. Voor een effectief DMS moet iedereen op dezelfde wijze en consequent taxonomieën en metadata toevoegen om de documenten voor iedereen razendsnel vindbaar te maken.
DMS-implementatie door leverancier
Voor het implementeren van een Document Management Systeem is het selecteren van de juiste leverancier erg belangrijk. Is het een betrouwbare leverancier met ervaring in uw branche? Hoe goed en snel is de service wanneer er zich problemen voordoen? Worden er kosten verborgen gehouden die later aan het licht kunnen komen, zoals extra kosten bij het overstappen naar een andere leverancier? ICT Portal beschikt over dit soort gegevens en deelt deze informatie graag met u. Vraag kosteloos de DMS Wijzer 2019 aan voor meer informatie over verschillende DMS-leveranciers, pakketten, prijzen en handige tips.
Migratie tijdens DMS-implementatie
Het komt voor dat de focus tijdens de DMS-implementatie te veel ligt op het nieuwe documentbeheersysteem, wat de aandacht afleidt van de datamigratie. Het projectteam kan deze migratie onderschatten. Achteraf blijkt dan dat de migratie behoorlijk wat tijd en moeite heeft gekost. De inrichting van het nieuwe systeem moet vooraf goed uitgedacht worden, zodat alle huidige documenten een logische plek krijgen in het DMS. Daarnaast blijkt het een hele klus om alle fysieke poststukken en documenten in archieven, maar ook e-mails en bijvoorbeeld faxen te migreren naar het DMS. Zorg dat deze documentenmigratie zorgvuldig gebeurt, want de documenten moeten in de toekomst namelijk eenvoudig en snel terug te vinden zijn. Opslaan, archiveren, vinden, tegelijkertijd samenwerken, versiebeheer, workflow verbetering: een succesvolle DMS-implementatie zorgt voor deze effectiviteit.
Valkuilen tijdens het implementeren van document management systeem
ICT Portal heeft in samenwerking met het kenniscentrum EKCIT onderzoek gedaan naar de meest voorkomende obstakels tijdens een DMS implementatie. In de DMS valkuilen top-5 staat bijvoorbeeld dat projectteams regelmatig over te weinig kennis beschikken bij aanvang van het DMS project. Zo zal er aan het einde van de rit te veel zijn afgeweken van het oorspronkelijke doel. De volledige DMS valkuilen top-5 is te vinden in de DMS Wijzer Deze is kosteloos aan te vragen.
