Concrete, objectieve informatie over de kosten van een document management systeem is niet altijd even gemakkelijk te vinden. Leveranciers willen graag eerst in gesprek voordat ze prijzen noemen, of er worden te rooskleurige offertes gestuurd om het project te mogen uitvoeren. Maar met welke realistische kosten moet een projectleider of IT-manager nou eigenlijk rekening houden? Hoe zit het met de verborgen kosten tijdens een DMS implementatietraject?
Uit welke verschillende kosten is software voor document management opgebouwd?
Het klopt dat de prijs van systemen voor documentbeheer erg kan verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.
Factoren van invloed op de kosten
- Implementatie / migratie
- Aantal functionaliteiten
- Aantal gebruikers
- Hoeveelheid maatwerk
- Training personeel
- Updates en upgrades
- Onderhoud
De leverancier als kostenpost
Niet alleen lopen de prijzen van de software uiteen, ook zitten er prijsverschillen tussen de diensten van leveranciers. Want hoe zit het met de service na de oplevering van het document management systeem? Welke nazorg zit er precies inbegrepen bij de aanschafprijs? Op welke manier en hoe snel wordt er service verleend? Brengt de leverancier extra kosten in rekening voor de training van het personeel, of is training inbegrepen bij de implementatiekosten? De selectie van de juiste leverancier is cruciaal. Dit proces zou een belangrijk onderdeel moeten uitmaken van het DMS-selectieproces. In de DMS Wijzer 2023 staan belangrijke aandachtspunten voor tijdens de selectie van de juiste leverancier.
Prijsverschillen tussen cloud en on-premise software
Er komen steeds meer documentbeheersystemen beschikbaar voor de cloud, vaak in SaaS-vorm. De tijd dat bedrijven alleen maar konden kiezen uit een on-premise systeem ligt inmiddels achter ons. Door de groeiende behoefte om op elk moment toegang te hebben tot alle bedrijfsdocumenten, hebben cloud-pakketten een enorme groei doorgemaakt. Voor een document management systeem in de cloud is er geen hoge investering nodig, want er wordt per maand betaald naar gebruik. Een organisatie maakt slechts gebruik van de software en de leverancier blijft verantwoordelijk voor het systeem. Bij de on-premise variant investeert het bedrijf eenmalig in de software, maar is vervolgens ook eigenaar van het systeem.
Aanvullende informatie over de kosten van DMS
Ondanks dat er veel verschil bestaat tussen verschillende type pakketten, zijn er wel een aantal richtlijnen die helpen bij een DMS kostenschatting. ICT Portal heeft onderzoek gedaan naar de prijzen van bekende en minder bekende DMS-leveranciers. De resultaten worden kosteloos ter beschikking gesteld in de DMS Wijzer. De Wijzer helpt bij het vormen van een helder beeld van alle mogelijke kosten met betrekking tot document management software. Naast concrete cijfers biedt de Wijzer ook een DMS-rekenvoorbeeld.