WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wat zijn de kosten van een document management systeem (DMS)?

Concrete, objectieve informatie over de kosten van een document management systeem is niet altijd even gemakkelijk te vinden. Leveranciers willen graag eerst in gesprek voordat ze prijzen noemen, of er worden te rooskleurige offertes gestuurd om het project te mogen uitvoeren. Maar met welke realistische kosten moet een projectleider of IT-manager nou eigenlijk rekening houden? Hoe zit het met de verborgen kosten tijdens een DMS implementatietraject?

Gemiddelde kosten van een DMS

Vuistregel: de implementatiekosten bij kleine projecten (tussen de 5 en 50 gebruikers) beginnen meestal vanaf 5.000-10.000 euro. De licentiekosten bij een laag aantal gebruikers bedragen gemiddeld ongeveer 30 euro per gebruiker per maand. Echter, bij grote projecten (vanaf 300 gebruikers) liggen de implementatiekosten ergens tussen 50.000-100.000 euro. Komen er ook nog integraties bij, dan zou dit bedrag in sommige gevallen kunnen oplopen naar bijvoorbeeld 250.000 euro. Veel leveranciers hanteren staffelkorting bij een hoger aantal gebruikers, waardoor je bijvoorbeeld 10-15 euro per maand betaalt voor een gebruikerslicentie.

Belangrijk: bovenstaande getallen zijn gemiddelden. Er zijn zowel goedkopere als duurdere opties op de markt te vinden. Ook zijn er prijsverschillen tussen Named users (persoonlijk account, de licentie is gebonden aan een specifiek individu), Concurrent users (gelijktijdige gebruikers, iedereen met toegang kan inloggen totdat het maximale aantal gelijktijdige gebruikers is bereikt) en Read-Only users (gebruikers kunnen documenten bekijken, maar niet bewerken of verwijderen). Gebruik bovenstaande prijsvoorbeelden om te toetsen hoe er intern wordt aangekeken tegen dit soort bedragen, en maak dan een eigen investeringsinschatting die past bij de financiële situatie van je bedrijf.

In de gratis DMS Wijzer vind je een uitgebreide DMS-pakkettenvergelijking, waarin ook de bijbehorende prijzen zijn opgenomen. Dit geeft een eerste beeld van de actuele DMS-markt.

Uit welke verschillende kosten is software voor document management opgebouwd?

Het klopt dat de prijs van systemen voor documentbeheer erg kan verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.

kosten document management systeem besparen

Factoren van invloed op de kosten

  • Implementatie / migratie
  • Aantal functionaliteiten
  • Aantal gebruikers
  • Hoeveelheid maatwerk
  • Training personeel
  • Updates en upgrades
  • Onderhoud

De leverancier als kostenpost

Niet alleen lopen de prijzen van de software uiteen, ook zitten er prijsverschillen tussen de diensten van leveranciers. Want hoe zit het met de service na de oplevering van het document management systeem? Welke nazorg zit er precies inbegrepen bij de aanschafprijs? Op welke manier en hoe snel wordt er service verleend? Brengt de leverancier extra kosten in rekening voor de training van het personeel, of is training inbegrepen bij de implementatiekosten? De selectie van de juiste leverancier is cruciaal. Dit proces zou een belangrijk onderdeel moeten uitmaken van het DMS-selectieproces. In de DMS Wijzer 2024 staan belangrijke aandachtspunten voor tijdens de selectie van de juiste leverancier.

Prijsverschillen tussen cloud en on-premise software

Er komen steeds meer documentbeheersystemen beschikbaar voor de cloud, vaak in SaaS-vorm. De tijd dat bedrijven alleen maar konden kiezen uit een on-premise systeem ligt inmiddels achter ons. Door de groeiende behoefte om op elk moment toegang te hebben tot alle bedrijfsdocumenten, hebben cloud-pakketten een enorme groei doorgemaakt. Voor een document management systeem in de cloud is er geen hoge investering nodig, want er wordt per maand betaald naar gebruik. Een organisatie maakt slechts gebruik van de software en de leverancier blijft verantwoordelijk voor het systeem. Bij de on-premise variant investeert het bedrijf eenmalig in de software, maar is vervolgens ook eigenaar van het systeem.

Aanvullende informatie over de kosten van DMS

Ondanks dat er veel verschil bestaat tussen verschillende type pakketten, zijn er wel een aantal richtlijnen die helpen bij een DMS kostenschatting. ICT Portal heeft onderzoek gedaan naar de prijzen van bekende en minder bekende DMS-leveranciers. De resultaten worden kosteloos ter beschikking gesteld in de DMS Wijzer. De Wijzer helpt bij het vormen van een helder beeld van alle mogelijke kosten met betrekking tot document management software. Naast concrete cijfers biedt de Wijzer ook een DMS-rekenvoorbeeld.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer:

European Knowledge Center for Information Technology. (2024, 5 augustus). Wat zijn de kosten van een document management systeem (DMS)? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/kosten-document-management-systeem-dms