WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wat zijn de kosten van een document management systeem (DMS)?

Concrete, objectieve informatie over de kosten van een document management systeem is niet altijd even gemakkelijk te vinden. Leveranciers willen graag eerst in gesprek voordat ze prijzen noemen, of er worden te rooskleurige offertes gestuurd om het project te mogen uitvoeren. Maar met welke realistische kosten moet een projectleider of IT-manager nou eigenlijk rekening houden? Hoe zit het met de verborgen kosten tijdens een DMS implementatietraject?

Uit welke verschillende kosten is software voor document management opgebouwd?

Het klopt dat de prijs van Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?systemen voor documentbeheer erg kan verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.

kosten document management systeem besparen

Factoren van invloed op de kosten

  • Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.Implementatie / migratie
  • Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.Aantal functionaliteiten
  • Aantal gebruikers
  • Hoeveelheid maatwerk
  • Training personeel
  • Updates en upgrades
  • Onderhoud

De leverancier als kostenpost

Niet alleen lopen de prijzen van de software uiteen, ook zitten er prijsverschillen tussen de diensten van Er bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier.leveranciers. Want hoe zit het met de service na de oplevering van het document management systeem? Welke nazorg zit er precies inbegrepen bij de aanschafprijs? Op welke manier en hoe snel wordt er service verleend? Brengt de leverancier extra kosten in rekening voor de training van het personeel, of is training inbegrepen bij de implementatiekosten? De selectie van de juiste leverancier is cruciaal. Dit proces zou een belangrijk onderdeel moeten uitmaken van het DMS-selectieproces. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021 staan belangrijke aandachtspunten voor tijdens de selectie van de juiste leverancier.

Prijsverschillen tussen cloud en on-premise software

Er komen steeds meer Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.documentbeheersystemen beschikbaar voor de cloud, vaak in SaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan.SaaS-vorm. De tijd dat bedrijven alleen maar konden kiezen uit een Letterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.on-premise systeem ligt inmiddels achter ons. Door de groeiende behoefte om op elk moment toegang te hebben tot alle bedrijfsdocumenten, hebben cloud-pakketten een enorme groei doorgemaakt. Voor een document management systeem in de cloud is er geen hoge investering nodig, want er wordt per maand betaald naar gebruik. Een organisatie maakt slechts gebruik van de software en de leverancier blijft verantwoordelijk voor het systeem. Bij de on-premise variant investeert het bedrijf eenmalig in de software, maar is vervolgens ook eigenaar van het systeem.

Aanvullende informatie over de kosten van DMS

Ondanks dat er veel verschil bestaat tussen verschillende type pakketten, zijn er wel een aantal richtlijnen die helpen bij een DMS kostenschatting. ICT Portal heeft onderzoek gedaan naar de prijzen van bekende en minder bekende DMS-leveranciers. De resultaten worden kosteloos ter beschikking gesteld in de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer. De Wijzer helpt bij het vormen van een helder beeld van alle mogelijke kosten met betrekking tot document management software. Naast concrete cijfers biedt de Wijzer ook een DMS-rekenvoorbeeld.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 4 Gemiddeld: 4.8

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 april). Wat zijn de kosten van een document management systeem (DMS)? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/kosten-document-management-systeem-dms