OpenText is een belangrijke speler op het gebied van Enterprise Information Management (EIM). Met diverse softwaresystemen helpt het bedrijf organisaties wereldwijd bij het efficiënter maken van hun document- en informatiestromen. In dit artikel nemen we het vlaggenschip van het bedrijf onder de loep: OpenText Extended ECM (xECM). We gaan dieper in op de belangrijkste kenmerken en toepassingen van xECM. Voor welke bedrijven is dit systeem de moeite waard? En welk prijskaartje hangt er aan het pakket? ICT Portal zocht het voor je uit.
Inhoudsopgave
- Introductie van OpenText
- Wat is OpenText Extended ECM?
- Screenshots voor visuele indruk
- Doelgroep
- Sterke punten
- Zwakke punten
- Integraties en koppelingen
- Installatiemogelijkheden
- Implementatieduur
- Versies X1, X2, X3
- Wat kost Opentext xECM?
- Toekomstbestendigheid
- Rol van OpenText-partner
- OpenText versus Alfresco versus SharePoint
- Strategisch partner SAP
- Conclusie
Even voorstellen: OpenText
OpenText Corporation is het grootste softwarebedrijf van Canada, en is opgericht in 1991. De softwareleverancier heeft meer dan 120.000 klanten in ruim 180 landen. De organisatie telt 14.000 medewerkers en beschikt over 60 kantoren wereldwijd. In Nederland in Amstelveen en Hoofddorp, in België in Brussel. De jaaromzet van OpenText is bijna 3 miljard euro.
ECM of DMS?ECM staat voor Enterprise Content Management. Soms geven fabrikanten de voorkeur aan deze term in plaats van het begrip DMS (Document Management System). De gedachte hierachter is dat dit soort systemen niet alleen overweg kunnen met documenten, maar ook met andere bedrijfscontent, zoals e-mails, webcontent, social media en andere digitale assets. In dit artikel gebruiken we daarom de term ECM in plaats van DMS.
Wat is OpenText Extended ECM?
OpenText xECM is één van de meest uitgebreide systemen op de markt voor het beheren van documenten en andere bedrijfsinformatie. Door een integratie met systemen als SAP, Salesforce en Microsoft Dynamics 365 kunnen werknemers direct vanuit deze applicaties bij de juiste documenten, zoals contracten en facturen, zonder te hoeven schakelen tussen verschillende systemen.
In een notendop: OpenText Extended (xECM)
- Geschikt voor het grootbedrijf
- Beschikt over elke denkbare functionaliteit
- Vergaande integratiemogelijkheden met SAP, Salesforce en Microsoft
- Geschikt voor zeer grote data- en documentvolumes
- Bewezen technologie door jarenlange ervaring en doorontwikkeling.
OpenText Extended ECM is geen SaaS-platform. Het systeem kan wel in de cloud draaien, maar het onderhoud en de updates worden niet rechtstreeks en gecentraliseerd door OpenText uitgevoerd. Hier zal het bedrijf zelf, of een OpenText-partner voor moeten zorgen.
Wat is het verschil tussen OpenText Core Content en OpenText Extended ECM?
OpenText Core Content is het volledig SaaS-gebaseerde product van OpenText. Het biedt minder functionaliteit dan OpenText Extended ECM, en is uitsluitend in een SaaS-model te verkrijgen. OpenText Core Content is daarmee minder geschikt voor het grootbedrijf, of voor bedrijven die een on-premise oplossing zoeken.
OpenText Content ServicesOpenText Content Services is een verzamelnaam van OpenText-producten, met xECM en Core Content als de belangrijkste producten van het portfolio.
Gebruikersomgeving (screenshots)
Voor welke organisaties is de software geschikt?
Verreweg de meeste bedrijven die gebruik maken van OpenText Extended ECM hebben meer dan 250 medewerkers. De software is bedoeld voor gebruik door de hele organisatie, en niet slechts door één afdeling. Dit heeft er mee te maken dat xECM als platform wordt aangeboden, waaraan bestaande bedrijfssystemen organisatiebreed worden gekoppeld. Zonder deze koppelingen en integraties verliest het product aan effectiviteit.
Wat zijn de sterke punten van OpenText xECM?
xECM kan bedrijven een aantal belangrijke voordelen bieden. We bekijken een drietal sterke punten van de software, waar de meeste bedrijven waarde aan hechten.
- Document lifecycle management
Soms doorlopen documenten verschillende fasen van een proces. Als de documenten na een bepaalde fase niet meer nodig zijn, is het handig als ze meteen kunnen worden verwijderd. Bijvoorbeeld documenten met betrekking tot een sollicitant die niet wordt aangenomen, een vergunningsaanvraag die uiteindelijk wordt afgewezen, of het dossier van een medewerker die uit dienst gaat. Deze documenten kunnen allemaal vanuit OpenText (automatisch) en tegelijkertijd worden verwijderd. - Schaalbaarheid
Omdat het systeem zich richt op grote bedrijven, kan het aantal gebruikers van de software eenvoudig met grote aantallen worden opgeschaald. Een totaal gebruikersaantal van 10.000 is in technisch opzicht geen enkel probleem. Dit maakt het systeem geschikt voor grote organisaties met veel gebruikers en grote hoeveelheden documenten. - Records management en compliance
De meeste bedrijven hebben te maken met compliance, het voldoen aan wet- en regelgeving. Dit is niet het meest spannende onderwerp, maar wel belangrijk voor de meeste grote organisaties. OpenText bevat uitgebreide mogelijkheden voor records management (archiefbeheer). Daarnaast zijn er opties en mogelijkheden voor het instellen van bewaartermijnen, snelle toegang tot gearchiveerde documenten, informatiebeveiliging en audits (audit trails).
Wat zijn de zwakke punten van de xECM?
De software als zodanig valt nauwelijks te betrappen op zwakke punten. We hebben het over de Rolls-Royce onder de ECM-pakketten. Toch kan dit ook worden gezien als een nadeel. Niet elk bedrijf heeft behoefte aan een systeem uit dit segment. Zeker als je de kosten van het pakket in ogenschouw neemt (meer kosteninformatie verderop in dit artikel).
Een ander nadeel is dat OpenText groot is geworden door overnames van andere partijen. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor de klant. OpenText is namelijk een behoorlijk logge organisatie, en kan niet altijd even snel inspringen op de wensen en eisen van individuele klanten.
Tot slot heeft OpenText steeds meer producten in het portfolio, bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging. Maar de OpenText implementatiepartners hebben niet altijd de juiste ervaring op dit soort nieuwe terreinen. Er ontstaat daarmee een gat tussen de nieuwe producten van OpenText, en de know-how van de partners.
Integratie met andere bedrijfssoftware
Veel grote organisaties maken gebruik van verschillende bedrijfsapplicaties. Bijvoorbeeld Salesforce voor het klantcontact, en SAP voor de productie of het voorraadbeheer. In deze applicaties worden documenten opgeslagen. Het OpenText-platform zorgt er met behulp van integraties voor dat deze documenten met OpenText kunnen worden ingezien. Er zijn out of the box-integraties met Office 365, SAP, Salesforce, SuccessFactors, Oracle en G-Suite.
Door middel van een zogeheten ERD (Entity Relationship Model) creëert de software relaties tussen bedrijfsprocessen en objecten (zoals een klant, factuur en product). Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld een ‘slim’ dossier op te bouwen rondom een klant. Daarin kun je zien welke contracten er met deze partij lopen, welke goederen er zijn afgeleverd, hoe het productieproces is verlopen, welke materialen zijn gebruikt, etc. Er ontstaat dus een volledige documenthistorie met gegevens uit verschillende bedrijfsapplicaties. Hierbij wordt rekening gehouden met bestaande permissies en rollen binnen deze systemen.
Welke installatiemogelijkheden biedt OpenText?
De software kan draaien in de cloud, on-premise, of in een hybride omgeving. Veel bedrijven maken voor de hosting gebruik van een zogenoemde ‘hyperscaler’, een grote cloud-aanbieder met wereldwijde dekking, zoals Microsoft met Azure, Amazon met AWS, of Google met Google Cloud Platform.
Wat is de implementatieduur?
Het implementeren van OpenText xECM duurt zo’n drie tot zes maanden. Als er tijdens het implementatieproces vertraging ontstaat, dan is dat meestal omdat bedrijven niet goed zijn voorbereid op de implementatie. Zo komt het voor dat organisaties hun infrastructuur nog niet op orde hebben. Of dat een bedrijf gedurende de implementatie door een toename aan kennis over het onderwerp de scope wil verbreden.
Versies (plans) van OpenText xECM: X1, X2, X3
X1, X2 en X3 zijn verschillende varianten van xECM. X1 biedt een basispakket van functionaliteiten, X2 en X3 bieden meer geavanceerde features, zoals een uitgebreidere documentviewer, meer integratiemogelijkheden, opties voor kwaliteitsbeheer, etc. De meeste bedrijven kiezen voor X1 of X2. X2 wordt meestal aangeschaft als er een integratie met SAP vereist is. X1 wordt doorgaans gekozen als het systeem als standalone wordt gebruikt. Een gedetailleerd overzicht van de verschillen tussen de varianten vind je hier.
Wat kost Opentext xECM?
Licentiekosten
De prijs van licenties is afhankelijk van de gekozen variant (X1, X2, X3). OpenText werkt met standaardprijzen voor de software, alleen zijn deze niet openbaar en dermate hoog dat er meestal korting wordt gegeven. De prijs komt na onderhandeling met de klant tot stand. Grofweg kosten xECM-licenties tussen de 350 en 600 euro per gebruiker. Dan hebben we het over de eenmalige aanschaf (perpetual licence model). Over het totaal aan licentiekosten worden jaarlijks 23% onderhoudskosten (maintenance) berekend. Hiermee koopt een bedrijf het recht om tijdens deze periode support tickets in te dienen, of updates, releases en security patches te installeren. De betaling van onderhoudskosten is niet verplicht. De software blijft ook zonder updates functioneren. Wel loopt een bedrijf risico als er geen beveiligingsupdates meer worden geïnstalleerd.
Hosting- en implementatiekosten
De implementatiekosten liggen gemiddeld op zo’n 100.000 tot 250.000 euro. De implementatie wordt meestal uitgevoerd door een OpenText-partner.
De laatste kostenpost is de hosting. Onderstaande infographic geeft een duidelijk rekenvoorbeeld van de totale kosten voor OpenText xECM op basis van 1.000 gebruikers.
Toekomstbestendigheid
Interessant is dat OpenText onlangs het bedrijf Microfocus heeft overgenomen. Daarmee heeft het de zogeheten IDOL-technologie binnengehaald. IDOL is een grote zoekmachine voor ongestructureerde data. Hiermee is een grote stap gezet op het gebied van AI en analytics. Onder de naam ‘Aviator’ heeft OpenText een platform uitgebracht voor Enterprise Search, met onder meer een AI chatfunctie in documenten. Daarmee kan OpenText de nieuwste mogelijkheden op het gebied van kunstmatige intelligentie bieden.
De rol van een OpenText-partner
Een bedrijf dat OpenText xECM wil aanschaffen en implementeren, krijgt meestal te maken met een partner van OpenText. Het bedrijf voert namelijk zelf geen installaties uit in Nederland en België. Een partner zorgt voor het contact tussen jouw organisatie en OpenText, en neemt je veel werk uit handen. Ze verzorgen de implementatie, de hosting, de updates en de patches. Vooral voor bedrijven zonder specialistische kennis van OpenText, of met een beperkte ICT-capaciteit is dit een groot voordeel.
Waar let je op bij de keuze van een OpenText-partner?
In Nederland en België zijn er zo’n vijf partners die OpenText xECM kunnen implementeren. Deze hebben elk hun eigen specialiteit, gebaseerd op de ervaring die zij hebben opgedaan met eerdere implementaties. Het kan dus een voordeel zijn om een partner te kiezen die al klanten heeft in dezelfde sector als jouw bedrijf.
Maar misschien nog wel belangrijker is of je goed kunt samenwerken met de partner. Er moet een bepaalde ‘klik’ zijn, zowel zakelijk, inhoudelijk als in de omgang met elkaar. Het is op voorhand vaak moeilijk te zien of er een klik zal zijn met een partner, of welke persoon er intern bij de partner verantwoordelijk zal worden voor jouw project. ICT Portal helpt je kosteloos bij het vinden van een geschikte OpenText-partner die past bij de cultuur van jouw bedrijf. Neem hiervoor contact met ons op, en kies de optie ‘leverancier’ bij ‘kies een onderwerp’.
OpenText Extended ECM versus Alfresco One versus Microsoft SharePoint
Bedrijven die zich oriënteren op een nieuw DMS, nemen vaak OpenText, Sharepoint en Alfresco op in hun vergelijking. Maar hoe verhouden deze pakketten zich tot elkaar?
Alle drie de systemen zijn geschikt voor veeleisende organisaties op het gebied van informatie- en documentbeheer. Ze hebben voldoende functionaliteit om aan de wensen van de meeste grote organisaties te voldoen. De pakketten verschillen vooral op het gebied van integraties en kosten. In onderstaande infographic zijn de belangrijkste verschillen op een rijtje gezet.
Opentext: strategisch partner van SAP
OpenText heeft al twintig jaar een akkoord met SAP. Ze vormen strategische partners. Binnen dit akkoord biedt SAP zijn diensten aan als onderdeel van het OpenText portfolio, en andersom. SAP heeft zelfs zijn eigen document management oplossingen anders genoemd, om OpenText niet in de weg te zitten. De OpenText applicaties beschikken over connectoren waarmee ze met SAP-producten kunnen worden verbonden. Dit is een voordeel voor bedrijven die ook gebruik maken van SAP.
- SAP OpenText Vendor Invoice Management (VIM): deze oplossing biedt automatische inboeking van facturen die zijn gedigitaliseerd met ICC. Dit verloopt via het ERP-systeem van SAP. Hiermee kan het factuurproces worden vereenvoudigd.
- SAP OpenText Invoice Capture Center (ICC): met deze module kunnen facturen automatisch worden gedigitaliseerd door middel van OCR (optische tekenherkenning). Vooral interessant voor bedrijven die per post een groot aantal facturen binnenkrijgen en deze moeten digitaliseren.
OpenText is niet het enige DMS met een goede integratie met SAP. Er bestaan andere ECM-oplossingen, zoals Alfresco of Nuxeo, die ook toegang bieden tot SAP en die voor veel bedrijven beter te veroorloven zijn. Alfresco en Nuxeo zijn open source alternatieven. In de DMS Wijzer staat meer informatie over deze producten, zodat het maken van een keuze gemakkelijker wordt gemaakt.
Kort samengevat
OpenText Extended ECM (xECM) is een zeer serieus systeem voor het beheer van documenten en andere bedrijfscontent. Het biedt uitgebreide functionaliteiten en vergaande integratiemogelijkheden met belangrijke bedrijfsapplicaties zoals SAP, Salesforce en Microsoft Dynamics 365. Dit maakt het systeem geschikt voor grote ondernemingen die hoge eisen stellen aan hun document- en informatiebeheer.
De sterke punten van xECM liggen op het gebied van document lifecycle management, schaalbaarheid, en uitgebreide mogelijkheden voor compliance en records management. Dankzij de integratiemogelijkheden kunnen gebruikers documenten direct vanuit andere applicaties benaderen.
Er hangt echter wel een stevig prijskaartje aan xECM. Zowel de licentie- als implementatiekosten zijn relatief hoog. Dat maakt het systeem minder geschikt voor kleinere bedrijven. Bovendien is de logge structuur van het bedrijf OpenText een nadeel; hoewel dat minpunt vermeden kan worden met een flexibele lokale implementatiepartner.
OpenText wel of niet?OpenText is niet voor elke organisatie geschikt. Bovendien bestaan er alternatieve systemen. Neem contact op met ICT Portal voor advies, of start een marktverkenning op de softwareselectiepagina.
