Er bestaat Document Management software in verschillende vormen, zoals web-based of on-premise DMS software. Daarnaast is er gratis software, betaalde softwarepakketten of software speciaal voor bepaalde sectoren. Kortom: veel om rekening mee te houden tijdens de DMS-keuze.
Gratis Document Management software
Er zijn ook gratis varianten van Document Management software op de markt. Dit heet Document Management freeware. Deze DMS freeware mag kosteloos worden gedownload, gebruikt en verspreid. Er mogen echter geen aanpassingen in de broncode gemaakt worden. Deze aanpassingen mogen wel aangebracht worden in document management software open-source. Bij dit type software mogen gebruikers naar wens de broncode aanpassen, zodat het DMS aan specifieke eisen kan voldoen. Het vereist wel uitgebreide kennis van programmeertalen om de aanpassingen tot een succes te maken. Let daarnaast goed op of de software legaal gedownload mag worden en of er wijzigingen in aangebracht mogen worden.
Betaalde Document Management software
Over het algemeen kiezen bedrijven voor betaalde document management software, aangezien het om vertrouwelijke bedrijfsdocumenten gaat. De software kan gekocht worden en op de server binnen de eigen organisatie geïmplementeerd worden, maar kan ook op de servers van de leverancier in de cloud draaien. De leverancier zorgt in het laatste geval voor het beheer, onderhoud en upgrades. Meestal wordt er dan maandelijks betaald voor het aantal licenties en functionaliteiten. De prijs van een document management systeem hangt erg af van de hoeveelheid licenties (gebruikers) en de gewenste functionaliteiten. Voor projectleiders die nog niet helemaal duidelijk hebben welke functionaliteiten allemaal gewenst zijn, heeft ICT Portal het DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld.
Document Management software Nederland
In Nederland zijn er veel verschillende leveranciers met diverse type Document Management software. Het ene softwarepakket legt de nadruk op automatische archivering, waar andere pakketten collaboratie met collega’s hoog in het vaandel hebben staan. ICT Portal heeft in samenwerking met het Europees kenniscentrum EKCIT allerlei soorten Document Management software in Nederland in kaart gebracht en deelt deze informatie graag met u. Ontvang kosteloos de DMS Wijzer met informatie over leveranciers, DMS-pakketten en mogelijke prijzen.
Document Management software MKB
Niet elk pakket is toepasbaar op elke bedrijfsgrootte. Sommige Document Management software is geschikt voor <5 gebruikers, terwijl andere pakketten pas vanaf 50 gebruikers interessant worden. Aangezien het MKB erg breed is in Nederland, is er ook een brede diversiteit aan Document Management software. Waar voorheen bekende merken vooral zware systemen in het assortiment hadden, bestaan er tegenwoordig ook [snippet snp_id="9338" text="kleine en flexibele pakketten"] van gerenommeerde merken. De meeste leveranciers richten zich op het MKB in Nederland, aangezien dit vaak relatief overzichtelijke bedrijven zijn met een hoofdkantoor in Nederland, maar tegelijkertijd groot genoeg zijn om een oplossing te kunnen bieden voor het alsmaar groeiende aantal documenten.
Document Management software 2023
De ontwikkelingen rondom Document Management software volgen elkaar in rap tempo op. Het is zaak om goed voorgelicht te zijn voordat een organisatie begin aan het DMS selectietraject. ICT Portal heeft de nieuwste trends en laatste ontwikkelingen onderzocht en de resultaten gebundeld in de DMS Wijzer 2023 en is kosteloos aan te vragen.