Home
  • Inloggen
  • Kennis opdoen
    • Thema’s
      • Thema's
      • Enterprise Resource Planning (ERP)
      • Document Management (DMS)
      • Human Resource Management (HRM)
      • Customer Relationship Management (CRM)
      • Quality Management (QMS)
      • Business Process Management (BPM)
      • Digital Signage
      • Corporate Sustainability
    • Digiboeken
      • Digiboeken
      • Populair
      • ERP Wijzer
      • DMS Wijzer
      • HRM Wijzer
      • Catalogus
    • ICT Lexicon
  • Softwareselectie
  • Diensten
  • Klant worden
  • Over ICT Portal
  • Contact
Profiel
Heb je al een account? Inloggen
Archiefbeheer Digitalisering DMS ISO Scanner
digitaal archief

Home DMS Overzicht DMS-functionaliteiten Digitaal archief

Navigatie Artikelen

DMS

  • DMS Overzicht
  • Digiboeken
    • DMS Wijzer
    • DMS-statistieken
    • DMS Functionaliteitenoverzicht
    • Digitalisering: hoe begin ik aan een paperless office?
  • Tools en templates
  • DMS kennisartikelen
    • Wat is een DMS?
    • Document Management software
    • ISO-waardig documentbeheer
    • Kwaliteitsbeheer voor documenten
    • Kosten DMS
    • DMS-leveranciers
    • Functionaliteiten
      • DMS-functionaliteiten (algemeen)
      • Digitaal archiveren
      • Versiebeheer
      • Workflow management
      • Zoekfunctie in een DMS
      • Paperless Office
      • Postregistratiesysteem
      • E-mailintegratie in DMS
      • Klantenportaal
      • Knowledge Management (KM)
      • Quality management (QM)
      • Optical Character Recognition (OCR)
      • Digitale handtekening
      • Contract management
      • Records Management
      • Enterprise Content Management (ECM)
      • Building Information Modeling (BIM)
      • Toegangscontrole
      • Traceerbaarheidsmodule
      • Zaakgericht werken
      • Alle functionaliteiten
    • DMS per sector
      • Sector specifiek DMS
      • Bouw en ingenieurs
      • Farmacie
      • Logistiek
      • Zorg
    • DMS pakketten
      • DMS pakketselectie
      • Alfresco
      • Canon Therefore
      • d.velop
      • Google Workspace
      • Microsoft 365
      • OpenText xECM
      • WoodWing Xtendis
    • DMS implementeren
    • Gebruikersadoptie van een nieuw pakket

Digitaal archiveren met behulp van een DMS

Laatste update: 23 maart 2023
WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

In 2016 werd wereldwijd 10% van alle software aangekocht met het oog op digitaal archiveren. We kunnen aannemen dat deze trend zich ook de komende jaren blijft voortzetten. Steeds meer bedrijven hebben namelijk baat bij de digitalisering en ordening van fysieke archiefdocumenten. Ook de structurering van documenten die al digitaal zijn kan vaak beter. In een digitaal archief worden deze documenten nadien ook op een geordende en veilige manier beheerd. Welke andere voordelen biedt een digitaal archief? Hoe wordt het ingericht? Waaruit bestaat de voorbereiding? En hoe blijven papieren documenten na digitalisering ook rechtsgeldig?

Inhoudsopgave:

  1. Een digitaal archief opzetten en beheren
  2. Wat zijn de voordelen van digitaal archiveren?
  3. Laat de wet toe dat alles digitaal gearchiveerd wordt?
  4. Kunnen alle soorten documenten in het digitale archief komen?
  5. Inrichting van een digitaal archiveringssysteem volgens de ISO-normen
  6. Is digitaal archiveren een kostenbesparing?
  7. Stappenplan voor het opzetten van een digitaal archief

Een digitaal archief opzetten en beheren

Alle bedrijven krijgen te maken met documenten die ze om een bepaalde reden willen archiveren. Wanneer een organisatie investeringen doet, kan er in de meeste gevallen bijvoorbeeld btw worden teruggevorderd. Als vervolgens de factuur niet goed bewaard wordt, kan de investering bij controle niet bewezen worden. Dit kan leiden tot verlies van inkomsten. Notariële akten mogen dan vaak weer om wettelijke redenen niet verloren gaan. Goede archivering door middel van een DMS kan dus ook boetes voorkomen.

In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan verschillende pakketten met specifieke archiefmodules.

Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant vinden we de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar waar de orde zoek is. Bovendien zijn er ook heel wat bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.

digitaal archief waarde data

Er bestaat specifieke software die zich enkel richten op archiefbeheer of Electronic Records Management (ERM), maar in veel gevallen is dit een integraal deel van een Document Management SysteemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?. Het DMS helpt bij de archivering van digitale documenten door het documentbestand te classificeren en toegankelijk te maken. De software kan het digitale archief op de gewenste manier structuren en documenten in meer of mindere mate standaardiseren. Bepaalde DMS-pakketten hebben bovendien de functionaliteit om de inhoud van gescande documenten om te zetten naar bewerkbare tekst. Deze omzetting heet conversie. De DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. biedt een overzicht van de conversiemogelijkheden van verschillende pakketten.

Wat zijn de voordelen van digitaal archiveren?

Verhoogde toegankelijkheid van het archief

Een goed opgesteld digitaal archief is goed toegankelijk. Een medewerker kan in het systeem zoekenIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken. aan de hand van metadataMetadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags. of inhoud en zal snel het gewenste document vinden. Bij een discussie over een erfeniskwestie kan een notaris zo bijvoorbeeld snel bepaalde documenten oproepen die wettelijk duidelijk maken wie in zijn recht staat. Dit kunnen wetteksten zijn, maar ook getuigenissen zoals een testament dat ooit werd opgemaakt.

Tip! De meeste bedrijven die naar een archiefsysteem zoeken, hebben ook andere DMS-wensen en eisen. Ze weten echter niet altijd precies hoe ze hun wensen en eisen kunnen vertalen in DMS-functionaliteiten. Daarom heeft ICT Portal het DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. opgesteld. Hierin worden de 500 meest voorkomende functionaliteiten uitgelegd, en kan er aangeduid worden wat het bedrijf nodig heeft.

Voor overheden is ook de externe toegankelijkheid die een digitaal archief kan bieden een voordeel. In België en Nederland bestaat de Wet Openbaarheid van Bestuur. Deze wet beschrijft de regels voor het ter beschikking stellen van bestuursbeslissingen van vroeger en nu aan burgers. Wanneer burgers vanuit huis het digitale archief kunnen raadplegen bespaart dit een hoop tijd. Niet alleen de burger ondervindt een voordeel, maar ook de overheidsdienst zelf. Het toegankelijke digitale archief zorgt er namelijk voor dat er minder mankracht nodig is voor het afhandelen van dataverzoeken. Zo wordt er bespaard op personeelskosten.

Informatieveiligheid garanderen

Digitale documenten worden door middel van een DMS ook op een veilige manier gearchiveerd. In de eerste plaats is een digitaal archief minder kwetsbaar dan een papieren archief. Papieren documenten kunnen namelijk onleesbaar worden of verloren gaan. Een DMS verkleint die kans door de digitalisering van de inhoud en het maken van veiligheidskopieën. Op deze manier waarborgt een digitaal archief de veiligheid van de informatie in de documenten.

Een laatste veiligheidsaspect van een digitaal archief heeft te maken met toegangsrechten. Een DMS zorgt ervoor dat niet iedereen het hele digitale archief kan raadplegen en aanpassen. Door middel van digitale sleutels vergrendelt het systeem bepaalde documenten voor wie geen toegangsrechten heeft, ook bij een oplossing in de cloudBedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan 5 cruciale tips om de veiligheid van een archief in de cloud te garanderen.

Verwerking van grote hoeveelheden documenten

In een digitaal archief worden grote hoeveelheden documenten snel en gestructureerd opgeslagen en kunnen ze efficiënt worden geraadpleegd. De grote verwerkingscapaciteit van een DMS zorgt voor een besparing op fysieke opslagruimte. Bovendien kan het aantal archiefmedewerkers worden teruggebracht. Daarnaast zorgt een digitaal archief er voor dat bedrijfsdocumenten niet in de vergetelhoek van de server geraken. Een goede implementatie en training in het gebruik van het DMS zorgen ervoor dat iedere werknemer direct bij het gewenste document kan, ook al is het archief groot.

Laat de wet toe dat alles digitaal gearchiveerd wordt?

Vaak moet er bij het opzetten van een digitaal archief ook rekening worden gehouden met de wettelijke component. In veel gevallen vergemakkelijkt een DMS het archiveren van documenten conform de wetgeving, maar er moeten wel een aantal zaken in acht genomen worden. Bovendien zijn er kleine verschillen tussen Nederland en België.

Zijn alle documenten uit het digitale archief rechtsgeldig?

Anno 2019 is de wet voor de rechtsgeldigheid van digitaal gearchiveerde documenten zowel in Nederland als in België nog niet helemaal eenduidig. In Nederland is er bovendien nog een verschil in juridische waarde tussen een digitaal archief voor overheidsdoeleinden of binnen de privésector. Toch zijn er enkele grote lijnen te trekken in de voorwaarden voor digitaal archiveren.

Bij de digitalisering van een papieren archief zijn een aantal zaken belangrijk. Elk papieren document (of zelfs informatiedragers zoals video of cassette) kan in principe worden gedigitaliseerd zonder zijn rechtsgeldigheid te verliezen, maar de kwaliteit van de gedigitaliseerde informatie is van essentieel belang. Het digitale document moet leesbaar zijn, mag zijn inhoudelijke integriteit niet verliezen, en de authenticiteit van de herkomst moet duidelijk zijn. In bepaalde gevallen wil dit ook zeggen dat de vormkenmerken zoals een vereiste tabel of een watermerk moeten worden overgenomen.

De kwaliteit van de inhoud is echter niet het enige criterium voor de rechtsgeldigheid van digitale documenten. In de meeste gevallen is ook metadata belangrijk. Vooral in Nederland wordt er veel juridische waarde aan gehecht. Metadata geven informatie over de informatie in het document. Zo kan er snel achterhaald worden wie het document heeft opgesteld, wanneer het is opgesteld, met welke documenten het gelinkt moet worden etc.

metadata wetgeving juridisch dms

Mag het fysieke archief na digitalisering verwijderd worden?

In principe mogen papieren documenten wettelijk gezien worden verwijderd na digitalisering. Fysieke archiefstukken worden daarbij vervangen door digitale versies. Let wel op de al eerder genoemde voorwaarden voor rechtsgeldigheid. Bekijk ook per sectorEr bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald. wat toch nog op papier moet worden bewaard.

Kunnen alle soorten documenten in het digitale archief komen?

Bij het woord archief denken de meeste mensen vooral aan digitale of papieren tekstdocumenten. De meest voor de hand liggende digitale archiefdocumenten zijn die in Word-, Excel- of Pdf-formaat. Toch wordt het steeds belangrijker om ook andere soorten informatie, zoals die uit e-mails, digitaal te archiveren.

Archiefstukken kunnen natuurlijk ook op andere informatiedragers zijn vastgelegd. Een bewaarde cassette van de oprichter van een bedrijf kan misschien nog belangrijke informatie bevatten over de missie en visie. Tegenwoordig kunnen opgenomen Skype-gesprekken over een afgerond project dan weer bewaard worden voor de evaluatie. Verschillende DMS-pakketten bieden de mogelijkheid om ook de informatie van deze alternatieve dragers digitaal te archiveren. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. komen een aantal pakketten aan bod die geschikt zijn voor de archivering van alternatieve documentformaten en informatiedragers.

Inrichting van een digitaal archiveringssysteem volgens de ISO-normen

ISO-normenDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken. zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Het zijn richtlijnen en ze zijn dus niet bindend zoals een wet. Ze kunnen wel vertaald worden naar wetten of regelgeving, maar voorlopig is dit enkel in praktijk gebracht door de Nederlandse Archiefregeling. Deze regeling verplicht Nederlandse overheidsinstellingen om de ISO 23081 te volgen.

De belangrijkste ISO-richtlijnen voor archiefbeheer zijn:

  • ISO 15489 voor informatie- en archiefmanagement.
  • ISO 303001 voor de oprichting, de implementatie, het onderhoud en de optimalisatie van archiefbeheersystemen.
  • ISO 16175 voor de functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (voor Nederland vertaald naar de NEN 2082).
  • ISO 14721 voor de toegankelijkheid van digitale archieven.
  • ISO 16363 voor de betrouwbaarheid van digitale opslagplaatsen.
  • ISO 23081 voor de toevoeging van meta-gegevens voor archiefbescheiden.
  • ISO 13008 voor de conversie en migratie van digitale documenten naar een digitaal archiefsysteem.

Bovenstaande richtlijnen zijn specifiek gericht op de inrichting van een digitaal archief. Een digitaal archief kan echter ook een hulpmiddel zijn bij het nastreven van andere ISO-normen. Als een bedrijf bijvoorbeeld algemenere ISO-normen zoals ISO 9001 en ISO 27001 wil nastreven, heeft het baat bij een goed digitaal archiveringssysteem. De mogelijkheden voor het behalen van een ISO-certificaat met behulp van een DMSDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. Er bestaan een aantal sectorgebonden ISO-normen voor bijvoorbeeld de zorg, de productie en toelevering van medische apparatuur of voedselveiligheid, maar de meeste normen gelden voor iedere sector. De ISO-normen bevatten dan ook geen specifieke regels of checklists. De ISO-standaarden bieden namelijk een kader waarmee een bedrijf zijn eigen ISO-strategie kan uitwerken. In deze strategie legt een bedrijf bijvoorbeeld vast hoe het aan archivering gaat doen, of hoe het zijn bedrijfsinformatie gaat beveiligen. Een Document Management Systeem kan de uitvoering van zo’n strategie voor documentbeheer voor zijn rekening nemen. zijn dus best groot.

Is digitaal archiveren een kostenbesparing?

Digitaal archiveren kan zeker een kostenbesparing zijn, maar dit hangt af van verschillende factoren. Onderstaand schema geeft een idee van de mogelijke kosten en besparingen bij de implementatie van een DMS voor digitaal archiveren. Zo krijgen projectleiders al een idee van de mogelijke opbrengsten van dergelijk systeem. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staat een ROI-berekeningDe Return On Investment (ROI) meet de verhouding tussen de kosten en de baten van een investering in software. Door middel van een ROI-berekening kan een bedrijf nagaan hoeveel tijd er nodig is om de gemaakte kosten terug te verdienen. van de reële kostenbesparing bij digitaal archiveren.

kosten opbrengsten digitaal archief dms

Stappenplan voor het opzetten van een digitaal archief

1. Het doel en werkproces vastleggen

Bij het opzetten van een digitaal archief is het belangrijk om een concreet doel voor ogen te hebben. Wil een bedrijf het digitale archief enkel intern gebruiken of moeten ook leveranciers of klanten er gebruik van kunnen maken? Moeten alleen nieuwe archiefdocumenten digitaal worden gearchiveerd of moet ook oudere informatie worden opgenomen? De pakketkeuze en de implementatie van het DMSHet is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd. zal anders zijn naargelang het antwoord op dit soort vragen.

Naast het doel is het voor een projectleider ook belangrijk om een duidelijk idee te hebben van het gewenste werkproces. Wil het bedrijf alle documenten meteen digitaal archiveren? Of is het beter om in fases te werken per dienst of per soort document? Hoe ziet het bedrijf de training van de werknemers? Zullen zij al tijdens de implementatie opgeleid worden om met het DMS te werken of pas nadien?

Tip: Zorg vanaf het begin dat er draagvlakDe implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS? is voor de geplande veranderingen. Geef werknemers inspraak in het vastleggen van het doel en het werkproces.

2. Documentselectie voor het digitale archief

De selectie van documenten die in het digitale archief moeten komen is belangrijk om tijd en kostenDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen. te besparen tijdens de implementatie van het DMS. Niet alle bedrijfsdocumenten (in digitale of papieren vorm) zijn essentieel om te bewaren. Denk hierbij aan documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken, documenten met verouderde informatie en eventuele duplicaten. De inrichting van een digitaal archief geeft bedrijven de kans om een grondige schoonmaak te houden.

3. Bepalen van de structuur van het digitale archief

Een digitaal archief kan op verschillende manieren gestructureerd worden. Een stadsarchief zal heel anders ingedeeld worden dan het archief van een schoenenfabriek, want de documenten zijn erg verschillend. Voor een projectleider overgaat naar de vergelijking van pakkettenHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs? is het dus belangrijk dat hij of zij een idee heeft van hoe het bedrijf zijn documenten wil indelen. Misschien werkt de structuur van een bestaand papieren archief wel zo goed dat deze indeling gewoon kan worden overgenomen. Misschien is de klassieke mapjesindeling op de server al een uitgangspunt voor digitale archivering. Of misschien is er nog helemaal niets. Een goede afbakening van eisen voor de structuur van het digitale archief helpt bij het bepalen van de software die een bedrijf gaat gebruiken.

4. Kiezen van het juiste pakket

Een DMS heeft vaak heel veel mogelijkheden, maar niet elk bedrijf heeft al die functionaliteiten nodig. Een organisatie die veel informatie uit afbeeldingen wil digitaliseren kan bijvoorbeeld nadenken over een pakket met OCRSamen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.. Een bedrijf met alleen digitale tekstdocumenten heeft deze functionaliteit dan weer niet nodig. Meer mogelijke functionaliteiten en een vergelijking van verschillende pakketten staan in de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen..

5. Documenten digitaliseren en valideren

Als een bedrijf beschikt over veel papieren documenten moeten deze natuurlijk eerst allemaal gescand worden. Een DMS is software en kan de documenten dus niet fysiek scannen. Sommige DMS-leveranciersEr bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier. werken echter wel samen met een bedrijf dat een scanner of scandienst aanbiedt.

De keuze voor een bepaalde scanmethode hangt vooral van de hoeveelheid documenten af. Als werknemers niet te lang van hun vaste taak worden gehouden voor het scannen van alle papieren documenten, kan een bedrijf overwegen om alle documentatie manueel in te scannen. Bij enorme hoeveelheden documenten is het aan te raden een professionele scanner aan te kopen of te huren. Bepaalde scanners vereisen namelijk geen tussenkomst van mensen. Door middel van schutbladen of barcodes geeft een medewerker aan waar een document begint en eindigt en tot welke categorie het behoort. De scanner scheidt de documenten en bewaart ze meteen op de aangegeven plaats.

Erg belangrijk bij het scanproces is de validatie, die wel manueel moet gebeuren. Het is voor sommige documenten van essentieel belang dat ze ook na scanning nog aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Daarom moeten deze documenten extra gecontroleerd worden op leesbaarheid en volledigheid. Zo kan het gebeuren dat een document op het moment van de scanning net dubbelgevouwen was op de plek waar een belangrijke handtekening stond. Als dit niet gecontroleerd wordt, kan een vernietiging van het fysieke document tot juridische problemen leiden.

6. Metadata toevoegen voor de structurering

De toevoeging van metadata geeft structuur en vergemakkelijkt het zoeken in het archief. Bovendien geven deze tags duidelijke informatie over het document. Dit kan van belang zijn voor de rechtsgeldigheid van digitale documenten. Metadata geven informatie over de oorsprong en aard van een digitaal document. Bij juridisch gebruik van digitale documenten worden metadata dan ook vaak gezien als een soort ‘paspoort’. Zo worden documenten met goede metadata meestal als juridisch betrouwbaar geacht.

Tip: Vraag DMS-leveranciers naar hun strategie voor metadata. Sommige pakketten voegen namelijk automatisch metadata toe aan digitale bestanden. Tegenover het manuele proces bespaart dit gemiddeld de helft van de tijd.

7. (Gedeeltelijke) vernietiging van het fysieke archief

Na de implementatie van het DMS voor het opzetten van een digitaal archief kan er worden overgegaan tot de vernietiging van eventuele fysieke documenten. Het is bij de vernietiging van het fysieke archief wel erg belangrijk dat er eerst goed wordt nagekeken of de digitale versies van de documenten rechtsgeldig zijn, en of de wet toch niet voorschrijft dat er nog een papieren versie voorhanden is. Beschikt een bedrijf over gevoelige informatie, dan is het aan te raden een professioneel bedrijf in de arm te nemen dat kan helpen bij de vernietiging van deze documenten.

In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan verschillende pakketten met specifieke archiefmodules.

  • DMS-pakketen voor archiefbeheer
  • ISO-waardig documentbeheer
  • Implementatie systeem documentbeheer

Is deze pagina nuttig?

Hartelijk dank!

Met je feedback kunnen we deze pagina beter te maken.

Vertel wat we kunnen verbeteren.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer:

European Knowledge Center for Information Technology. (2023, 23 maart). Digitaal archiveren met behulp van een DMS. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-functionaliteiten/digitaal-archiveren
Digitale transformatie DMS Access control Archiefbeheer Digitalisering DMS Documentbeheer Informatieveiligheid ISO Metadata OCR Records Management Scanner
Aanmelden
Notificatie voor
guest
Door een reactie te plaatsen accepteer je de privacyverklaring.
guest
Door een reactie te plaatsen accepteer je de privacyverklaring.
0 Reacties
Nieuwste
Oudste Meeste stemmen
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
dms systemen documentbeheer leveranciers kosten implementatie demo
DMS Wijzer 2025 Gratis toegang
Gerelateerde artikelen
Digitale transformatie DMS
Optical Character Recognition maakt bestanden digitaal gebruiksklaar

Om een paperless office te realiseren, scannen veel bedrijven hun documenten in. Hoe maak je ze digitaal lees- en bewerkbaar? Wat biedt OCR?

24 oktober 2022
DMS
Welk DMS is geschikt voor ISO-waardig documentbeheer?

Een DMS kan een tool zijn om de ISO-normen (zoals ISO 9001 en 27001) na te leven. Hoe wordt een bedrijf geschikt voor een ISO-certificering?

30 november 2023
Digitale transformatie DMS
Hoe vereenvoudigt een klantenportaal de informatie-uitwisseling?

Dagelijks worden er enorm veel documenten heen en weer gestuurd tussen klanten en bedrijven. Via een klantenportaal kan dit efficiënter.

1 september 2022
DMS
Documenten vinden vereist een sterke zoekfunctie in een DMS-pakket

Dagelijks voeren werknemers zoekopdrachten uit voor het vinden van bedrijfsinformatie. Hoe kunnen zij snel en adequaat documenten vinden?

27 november 2024
DMS
Enterprise Content Management (ECM): structuur in bedrijfscontent

Enterprise Content Management is het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. Welke ECM-pakketten zijn er?

17 oktober 2023
Digitale transformatie DMS
DMS-statistieken: een analyse op basis van 108 bedrijven

Onderzoek naar bedrijven die een project voor een documentbeheersysteem zijn gestart. Bevat concrete data en daarop gebaseerde inzichten.

12 september 2024
Digitale transformatie DMS
Paperless Office: wat is het voordeel van digitalisering op het werk?

Een Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. Maar is volledig paperless een utopie?

27 november 2024
DMS
Is Xtendis als EIM-platform een interessante optie?

Bedrijfsinformatie schiet razendsnel door allerlei applicaties. Kan WoodWing Xtendis dit goed beheren? Wat zijn sterke en zwakke punten?

18 april
DMS
Zaaksystemen: waar moeten (overheids)instanties op letten bij de keuze?

Veel (semi-)overheidsinstanties doen aan zaakgericht werken. Hoe kunnen ze dit in goede banen leiden? Kan een zaaksysteem uitkomst bieden?

1 september 2022
DMS QMS
Informatiebeheer in de zorgsector: wat kan een DMS betekenen?

Zorginstellingen beheren ontelbare informatiestromen en kwaliteitsdocumenten per dag. Welke (veilige) systemen zijn hiervoor geschikt?

1 september 2022
DMS
Welke functionaliteiten kunnen bedrijven verwachten in een DMS?

Bedrijven willen hun papieren of digitale documentenchaos oplossen. Welke functionaliteiten zijn noodzakelijk in een documentbeheersysteem?

4 december 2024
DMS QMS
Documentbeheer in de farmaceutische sector: welke systemen voldoen?

De farmaceutische industrie heeft te maken met strenge eisen voor documentbeheer. Welke pakketten zijn conform alle wetgeving en normen?

27 november 2024
DMS
Wat kost een document management systeem? De DMS-prijsanalyse.

Alle kosten van een document management systeem op een rij. Let op verborgen kosten en neem de tijd voor het vergelijken van leveranciers.

4 december 2024
DMS
Wat is een Document Management Systeem (DMS) precies?

Wat is een Document Management Systeem? Wat zijn de voor- en nadelen voor bedrijven? Hoeveel kost een DMS? Alle informatie op een rij.

4 december 2024
Digitale transformatie DMS
Digitalisering: hoe begin ik aan een paperless office?

Het digiboek over Digitalisering reikt handvatten aan om een digitaliseringstraject te starten en tot een goed einde te brengen.

11 oktober 2024
  • Onderwerpen
  • Digiboeken
  • Softwareselectie
  • Diensten
ICT Portal ICT Portal

Online adviesplatform dat het kiezen en implementeren van bedrijfssoftware gemakkelijker maakt. Met een combinatie van tools en advies helpt ICT Portal de moderne projectleider met softwareselectie en projectbeheer.

vraag@ictportal.nl +31 (0)20 36 90 457

ICT-onderwerpen

  • Enterprise Resource Planning
  • Document Management
  • Corporate Sustainability
  • Human Resource Management
  • Quality Management
  • Customer Relationship Management
  • Digital Signage
  • Klant worden
  • Over ICT Portal
  • Contact
LinkedIn YouTube

ICT Portal is een initiatief van:

EKCIT EKCIT
© 2025 ICT Portal · Alle rechten voorbehouden · Algemene voorwaarden · Privacyverklaring

Cookiemelding

Op deze website wordt gebruik gemaakt van cookies.
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die door een website op je browser worden geplaatst. We gebruiken cookies voor een goede werking van de site. Ook gebruiken we cookies voor het bijhouden van statistieken. Hiermee optimaliseren we onze content en verbeteren we onze dienstverlening.

Privacyverklaring

Deze website maakt gebruik van cookies.

Raadpleeg voor meer informatie onze privacyverklaring.

Configureren
Akkoord
Configureren

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die door een website op je browser worden geplaatst.

We gebruiken twee soorten cookies:

Selectie opslaan
Alles accepteren