In 2016 werd wereldwijd 10% van alle software aangekocht met het oog op digitaal archiveren. We kunnen aannemen dat deze trend zich ook de komende jaren blijft voortzetten. Steeds meer bedrijven hebben namelijk baat bij de digitalisering en ordening van fysieke archiefdocumenten. Ook de structurering van documenten die al digitaal zijn kan vaak beter. In een digitaal archief worden deze documenten nadien ook op een geordende en veilige manier beheerd. Welke andere voordelen biedt een digitaal archief? Hoe wordt het ingericht? Waaruit bestaat de voorbereiding? En hoe blijven papieren documenten na digitalisering ook rechtsgeldig?
Inhoudsopgave:
- Een digitaal archief opzetten en beheren
- Wat zijn de voordelen van digitaal archiveren?
- Laat de wet toe dat alles digitaal gearchiveerd wordt?
- Kunnen alle soorten documenten in het digitale archief komen?
- Inrichting van een digitaal archiveringssysteem volgens de ISO-normen
- Is digitaal archiveren een kostenbesparing?
- Stappenplan voor het opzetten van een digitaal archief
Een digitaal archief opzetten en beheren
Alle bedrijven krijgen te maken met documenten die ze om een bepaalde reden willen archiveren. Wanneer een organisatie investeringen doet, kan er in de meeste gevallen bijvoorbeeld btw worden teruggevorderd. Als vervolgens de factuur niet goed bewaard wordt, kan de investering bij controle niet bewezen worden. Dit kan leiden tot verlies van inkomsten. Notariële akten mogen dan vaak weer om wettelijke redenen niet verloren gaan. Goede archivering door middel van een DMS kan dus ook boetes voorkomen.
In de DMS Wijzer staan verschillende pakketten met specifieke archiefmodules.
Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant vinden we de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar waar de orde zoek is. Bovendien zijn er ook heel wat bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.
Er bestaat specifieke software die zich enkel richten op archiefbeheer of Electronic Records Management (ERM), maar in veel gevallen is dit een integraal deel van een Document Management Systeem. Het DMS helpt bij de archivering van digitale documenten door het documentbestand te classificeren en toegankelijk te maken. De software kan het digitale archief op de gewenste manier structuren en documenten in meer of mindere mate standaardiseren. Bepaalde DMS-pakketten hebben bovendien de functionaliteit om de inhoud van gescande documenten om te zetten naar bewerkbare tekst. Deze omzetting heet conversie. De DMS Wijzer biedt een overzicht van de conversiemogelijkheden van verschillende pakketten.
Wat zijn de voordelen van digitaal archiveren?
Verhoogde toegankelijkheid van het archief
Een goed opgesteld digitaal archief is goed toegankelijk. Een medewerker kan in het systeem zoeken aan de hand van metadata of inhoud en zal snel het gewenste document vinden. Bij een discussie over een erfeniskwestie kan een notaris zo bijvoorbeeld snel bepaalde documenten oproepen die wettelijk duidelijk maken wie in zijn recht staat. Dit kunnen wetteksten zijn, maar ook getuigenissen zoals een testament dat ooit werd opgemaakt.
Tip! De meeste bedrijven die naar een archiefsysteem zoeken, hebben ook andere DMS-wensen en eisen. Ze weten echter niet altijd precies hoe ze hun wensen en eisen kunnen vertalen in DMS-functionaliteiten. Daarom heeft ICT Portal het DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Hierin worden de 500 meest voorkomende functionaliteiten uitgelegd, en kan er aangeduid worden wat het bedrijf nodig heeft.
Voor overheden is ook de externe toegankelijkheid die een digitaal archief kan bieden een voordeel. In België en Nederland bestaat de Wet Openbaarheid van Bestuur. Deze wet beschrijft de regels voor het ter beschikking stellen van bestuursbeslissingen van vroeger en nu aan burgers. Wanneer burgers vanuit huis het digitale archief kunnen raadplegen bespaart dit een hoop tijd. Niet alleen de burger ondervindt een voordeel, maar ook de overheidsdienst zelf. Het toegankelijke digitale archief zorgt er namelijk voor dat er minder mankracht nodig is voor het afhandelen van dataverzoeken. Zo wordt er bespaard op personeelskosten.
Informatieveiligheid garanderen
Digitale documenten worden door middel van een DMS ook op een veilige manier gearchiveerd. In de eerste plaats is een digitaal archief minder kwetsbaar dan een papieren archief. Papieren documenten kunnen namelijk onleesbaar worden of verloren gaan. Een DMS verkleint die kans door de digitalisering van de inhoud en het maken van veiligheidskopieën. Op deze manier waarborgt een digitaal archief de veiligheid van de informatie in de documenten.
Een laatste veiligheidsaspect van een digitaal archief heeft te maken met toegangsrechten. Een DMS zorgt ervoor dat niet iedereen het hele digitale archief kan raadplegen en aanpassen. Door middel van digitale sleutels vergrendelt het systeem bepaalde documenten voor wie geen toegangsrechten heeft, ook bij een oplossing in de cloud. In de DMS Wijzer staan 5 cruciale tips om de veiligheid van een archief in de cloud te garanderen.
Verwerking van grote hoeveelheden documenten
In een digitaal archief worden grote hoeveelheden documenten snel en gestructureerd opgeslagen en kunnen ze efficiënt worden geraadpleegd. De grote verwerkingscapaciteit van een DMS zorgt voor een besparing op fysieke opslagruimte. Bovendien kan het aantal archiefmedewerkers worden teruggebracht. Daarnaast zorgt een digitaal archief er voor dat bedrijfsdocumenten niet in de vergetelhoek van de server geraken. Een goede implementatie en training in het gebruik van het DMS zorgen ervoor dat iedere werknemer direct bij het gewenste document kan, ook al is het archief groot.
Laat de wet toe dat alles digitaal gearchiveerd wordt?
Vaak moet er bij het opzetten van een digitaal archief ook rekening worden gehouden met de wettelijke component. In veel gevallen vergemakkelijkt een DMS het archiveren van documenten conform de wetgeving, maar er moeten wel een aantal zaken in acht genomen worden. Bovendien zijn er kleine verschillen tussen Nederland en België.
Zijn alle documenten uit het digitale archief rechtsgeldig?
Anno 2019 is de wet voor de rechtsgeldigheid van digitaal gearchiveerde documenten zowel in Nederland als in België nog niet helemaal eenduidig. In Nederland is er bovendien nog een verschil in juridische waarde tussen een digitaal archief voor overheidsdoeleinden of binnen de privésector. Toch zijn er enkele grote lijnen te trekken in de voorwaarden voor digitaal archiveren.
Bij de digitalisering van een papieren archief zijn een aantal zaken belangrijk. Elk papieren document (of zelfs informatiedragers zoals video of cassette) kan in principe worden gedigitaliseerd zonder zijn rechtsgeldigheid te verliezen, maar de kwaliteit van de gedigitaliseerde informatie is van essentieel belang. Het digitale document moet leesbaar zijn, mag zijn inhoudelijke integriteit niet verliezen, en de authenticiteit van de herkomst moet duidelijk zijn. In bepaalde gevallen wil dit ook zeggen dat de vormkenmerken zoals een vereiste tabel of een watermerk moeten worden overgenomen.
De kwaliteit van de inhoud is echter niet het enige criterium voor de rechtsgeldigheid van digitale documenten. In de meeste gevallen is ook metadata belangrijk. Vooral in Nederland wordt er veel juridische waarde aan gehecht. Metadata geven informatie over de informatie in het document. Zo kan er snel achterhaald worden wie het document heeft opgesteld, wanneer het is opgesteld, met welke documenten het gelinkt moet worden etc.
Mag het fysieke archief na digitalisering verwijderd worden?
In principe mogen papieren documenten wettelijk gezien worden verwijderd na digitalisering. Fysieke archiefstukken worden daarbij vervangen door digitale versies. Let wel op de al eerder genoemde voorwaarden voor rechtsgeldigheid. Bekijk ook per sector wat toch nog op papier moet worden bewaard.
Kunnen alle soorten documenten in het digitale archief komen?
Bij het woord archief denken de meeste mensen vooral aan digitale of papieren tekstdocumenten. De meest voor de hand liggende digitale archiefdocumenten zijn die in Word-, Excel- of Pdf-formaat. Toch wordt het steeds belangrijker om ook andere soorten informatie, zoals die uit e-mails, digitaal te archiveren.
Archiefstukken kunnen natuurlijk ook op andere informatiedragers zijn vastgelegd. Een bewaarde cassette van de oprichter van een bedrijf kan misschien nog belangrijke informatie bevatten over de missie en visie. Tegenwoordig kunnen opgenomen Skype-gesprekken over een afgerond project dan weer bewaard worden voor de evaluatie. Verschillende DMS-pakketten bieden de mogelijkheid om ook de informatie van deze alternatieve dragers digitaal te archiveren. In de DMS Wijzer komen een aantal pakketten aan bod die geschikt zijn voor de archivering van alternatieve documentformaten en informatiedragers.
Inrichting van een digitaal archiveringssysteem volgens de ISO-normen
ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Het zijn richtlijnen en ze zijn dus niet bindend zoals een wet. Ze kunnen wel vertaald worden naar wetten of regelgeving, maar voorlopig is dit enkel in praktijk gebracht door de Nederlandse Archiefregeling. Deze regeling verplicht Nederlandse overheidsinstellingen om de ISO 23081 te volgen.
De belangrijkste ISO-richtlijnen voor archiefbeheer zijn:
- ISO 15489 voor informatie- en archiefmanagement.
- ISO 303001 voor de oprichting, de implementatie, het onderhoud en de optimalisatie van archiefbeheersystemen.
- ISO 16175 voor de functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (voor Nederland vertaald naar de NEN 2082).
- ISO 14721 voor de toegankelijkheid van digitale archieven.
- ISO 16363 voor de betrouwbaarheid van digitale opslagplaatsen.
- ISO 23081 voor de toevoeging van meta-gegevens voor archiefbescheiden.
- ISO 13008 voor de conversie en migratie van digitale documenten naar een digitaal archiefsysteem.
Bovenstaande richtlijnen zijn specifiek gericht op de inrichting van een digitaal archief. Een digitaal archief kan echter ook een hulpmiddel zijn bij het nastreven van andere ISO-normen. Als een bedrijf bijvoorbeeld algemenere ISO-normen zoals ISO 9001 en ISO 27001 wil nastreven, heeft het baat bij een goed digitaal archiveringssysteem. De mogelijkheden voor het behalen van een ISO-certificaat met behulp van een DMS zijn dus best groot.
Is digitaal archiveren een kostenbesparing?
Digitaal archiveren kan zeker een kostenbesparing zijn, maar dit hangt af van verschillende factoren. Onderstaand schema geeft een idee van de mogelijke kosten en besparingen bij de implementatie van een DMS voor digitaal archiveren. Zo krijgen projectleiders al een idee van de mogelijke opbrengsten van dergelijk systeem. In de DMS Wijzer staat een ROI-berekening van de reële kostenbesparing bij digitaal archiveren.
Stappenplan voor het opzetten van een digitaal archief
1. Het doel en werkproces vastleggen
Bij het opzetten van een digitaal archief is het belangrijk om een concreet doel voor ogen te hebben. Wil een bedrijf het digitale archief enkel intern gebruiken of moeten ook leveranciers of klanten er gebruik van kunnen maken? Moeten alleen nieuwe archiefdocumenten digitaal worden gearchiveerd of moet ook oudere informatie worden opgenomen? De pakketkeuze en de implementatie van het DMS zal anders zijn naargelang het antwoord op dit soort vragen.
Naast het doel is het voor een projectleider ook belangrijk om een duidelijk idee te hebben van het gewenste werkproces. Wil het bedrijf alle documenten meteen digitaal archiveren? Of is het beter om in fases te werken per dienst of per soort document? Hoe ziet het bedrijf de training van de werknemers? Zullen zij al tijdens de implementatie opgeleid worden om met het DMS te werken of pas nadien?
Tip: Zorg vanaf het begin dat er draagvlak is voor de geplande veranderingen. Geef werknemers inspraak in het vastleggen van het doel en het werkproces.
2. Documentselectie voor het digitale archief
De selectie van documenten die in het digitale archief moeten komen is belangrijk om tijd en kosten te besparen tijdens de implementatie van het DMS. Niet alle bedrijfsdocumenten (in digitale of papieren vorm) zijn essentieel om te bewaren. Denk hierbij aan documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken, documenten met verouderde informatie en eventuele duplicaten. De inrichting van een digitaal archief geeft bedrijven de kans om een grondige schoonmaak te houden.
3. Bepalen van de structuur van het digitale archief
Een digitaal archief kan op verschillende manieren gestructureerd worden. Een stadsarchief zal heel anders ingedeeld worden dan het archief van een schoenenfabriek, want de documenten zijn erg verschillend. Voor een projectleider overgaat naar de vergelijking van pakketten is het dus belangrijk dat hij of zij een idee heeft van hoe het bedrijf zijn documenten wil indelen. Misschien werkt de structuur van een bestaand papieren archief wel zo goed dat deze indeling gewoon kan worden overgenomen. Misschien is de klassieke mapjesindeling op de server al een uitgangspunt voor digitale archivering. Of misschien is er nog helemaal niets. Een goede afbakening van eisen voor de structuur van het digitale archief helpt bij het bepalen van de software die een bedrijf gaat gebruiken.
4. Kiezen van het juiste pakket
Een DMS heeft vaak heel veel mogelijkheden, maar niet elk bedrijf heeft al die functionaliteiten nodig. Een organisatie die veel informatie uit afbeeldingen wil digitaliseren kan bijvoorbeeld nadenken over een pakket met OCR. Een bedrijf met alleen digitale tekstdocumenten heeft deze functionaliteit dan weer niet nodig. Meer mogelijke functionaliteiten en een vergelijking van verschillende pakketten staan in de DMS Wijzer.
5. Documenten digitaliseren en valideren
Als een bedrijf beschikt over veel papieren documenten moeten deze natuurlijk eerst allemaal gescand worden. Een DMS is software en kan de documenten dus niet fysiek scannen. Sommige DMS-leveranciers werken echter wel samen met een bedrijf dat een scanner of scandienst aanbiedt.
De keuze voor een bepaalde scanmethode hangt vooral van de hoeveelheid documenten af. Als werknemers niet te lang van hun vaste taak worden gehouden voor het scannen van alle papieren documenten, kan een bedrijf overwegen om alle documentatie manueel in te scannen. Bij enorme hoeveelheden documenten is het aan te raden een professionele scanner aan te kopen of te huren. Bepaalde scanners vereisen namelijk geen tussenkomst van mensen. Door middel van schutbladen of barcodes geeft een medewerker aan waar een document begint en eindigt en tot welke categorie het behoort. De scanner scheidt de documenten en bewaart ze meteen op de aangegeven plaats.
Erg belangrijk bij het scanproces is de validatie, die wel manueel moet gebeuren. Het is voor sommige documenten van essentieel belang dat ze ook na scanning nog aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Daarom moeten deze documenten extra gecontroleerd worden op leesbaarheid en volledigheid. Zo kan het gebeuren dat een document op het moment van de scanning net dubbelgevouwen was op de plek waar een belangrijke handtekening stond. Als dit niet gecontroleerd wordt, kan een vernietiging van het fysieke document tot juridische problemen leiden.
6. Metadata toevoegen voor de structurering
De toevoeging van metadata geeft structuur en vergemakkelijkt het zoeken in het archief. Bovendien geven deze tags duidelijke informatie over het document. Dit kan van belang zijn voor de rechtsgeldigheid van digitale documenten. Metadata geven informatie over de oorsprong en aard van een digitaal document. Bij juridisch gebruik van digitale documenten worden metadata dan ook vaak gezien als een soort ‘paspoort’. Zo worden documenten met goede metadata meestal als juridisch betrouwbaar geacht.
Tip: Vraag DMS-leveranciers naar hun strategie voor metadata. Sommige pakketten voegen namelijk automatisch metadata toe aan digitale bestanden. Tegenover het manuele proces bespaart dit gemiddeld de helft van de tijd.
7. (Gedeeltelijke) vernietiging van het fysieke archief
Na de implementatie van het DMS voor het opzetten van een digitaal archief kan er worden overgegaan tot de vernietiging van eventuele fysieke documenten. Het is bij de vernietiging van het fysieke archief wel erg belangrijk dat er eerst goed wordt nagekeken of de digitale versies van de documenten rechtsgeldig zijn, en of de wet toch niet voorschrijft dat er nog een papieren versie voorhanden is. Beschikt een bedrijf over gevoelige informatie, dan is het aan te raden een professioneel bedrijf in de arm te nemen dat kan helpen bij de vernietiging van deze documenten.
In de DMS Wijzer staan verschillende pakketten met specifieke archiefmodules.