Records Management

Wat is Records Management?

Records Management kan in het Nederlands worden vertaald naar archiefbeheer. Het omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf gearchiveerd worden. In een IT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een DMSBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is..

Tip! Voor bedrijven die meer willen dan alleen records management, is het interessant het DMS FunctionaliteitenoverzichtHet DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie. te raadplgen. In dit overzicht staan alle mogelijkheden voor records management opgesomd, maar worden ook de andere DMS-functionaliteiten op de markt getoond. Aan de hand van deze checklists kunnen oriënterende projectleiders aanduiden welke wensen en eisen het bedrijf precies heeft.

Waarom is Records Management zo belangrijk?

Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd digitaal archiefBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is. wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit bedrijfsadministratie, zoals de boekhoudingDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen. en loonadministratieWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output)., geldt bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Ze moeten ook met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie.

Voor bedrijven die veel persoonsgegevens verzamelen of verwerken zijn er aanvullende archiefregels. Zo hebben persoonsgegevens een wettelijk vastgelegde maximale bewaartermijn. Bovendien gebiedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)De General Data Protection Regulation (GDPR), of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een uniforme Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens verzekert. Ze overschreef op 25 mei 2018 de nationale privacywetten, zoals de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). bedrijven om gegevens op aanvraag van de klant of (ex-)werknemer volledig te verwijderen, ook uit het archief. Een DMS kan bedrijven helpen de AVG na te levenOnder de AVG zijn bedrijven verplicht om de rechten van betrokkenen nog beter te waarborgen. Een klant of (ex-)werknemer kan eisen om zijn gegevens in te kijken, te verwijderen of zelf in handen te krijgen. Met een DMS kan een bedrijf de informatie snel opvragen en de verzoeken efficiënt behandelen. In uitzonderlijke gevallen kan ervoor gekozen worden om bepaalde informatieverzoeken niet in te willigen. In dat geval moet in het DMS een reden opgegeven worden. Zo kan een bedrijf zich bij een eventueel geschil verantwoorden. De aanvragen van klanten kunnen via verschillende kanalen binnenkomen: per e-mail, telefoon, op locatie, etc. Een DMS kan echter ook aan een webportaal gekoppeld worden. Dit webportaal bespaart zowel de betrokkene als de organisatie heel wat tijd., zowel via het beheer van actuele als archiefdocumenten.

Naast wetgeving bestaan er ook ISO-normenDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken. voor archiefbeheer. De belangrijkste ISO-norm voor Records Management is de ISO15489 voor informatie- en archiefmanagement. Bedrijven die zich voor deze richtlijn willen laten certificeren doen er goed aan naar de mogelijkheden te kijken om ISO-waardig te worden met behulp van een DMSDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. Er bestaan een aantal sectorgebonden ISO-normen voor bijvoorbeeld de zorg, de productie en toelevering van medische apparatuur of voedselveiligheid, maar de meeste normen gelden voor iedere sector. De ISO-normen bevatten dan ook geen specifieke regels of checklists. De ISO-standaarden bieden namelijk een kader waarmee een bedrijf zijn eigen ISO-strategie kan uitwerken. In deze strategie legt een bedrijf bijvoorbeeld vast hoe het aan archivering gaat doen, of hoe het zijn bedrijfsinformatie gaat beveiligen. Een Document Management Systeem kan de uitvoering van zo’n strategie voor documentbeheer voor zijn rekening nemen..