Records Management
Wat is Records Management?
Records Management kan in het Nederlands worden vertaald naar archiefbeheer. Het omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf gearchiveerd worden. In een IT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een DMS.
Waarom is Records Management zo belangrijk?
Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd digitaal archief wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en loonadministratie, geldt bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Ze moeten ook met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie.
Voor bedrijven die veel persoonsgegevens verzamelen of verwerken zijn er aanvullende archiefregels. Zo hebben persoonsgegevens een wettelijk vastgelegde maximale bewaartermijn. Bovendien gebiedt de 
De General Data Protection Regulation (GDPR), of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een uniforme Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens verzekert. Ze overschreef op 25 mei 2018 de nationale privacywetten, zoals de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bedrijven om gegevens op aanvraag van de klant of (ex-)werknemer volledig te verwijderen, ook uit het archief. Een DMS kan bedrijven helpen de AVG na te leven, zowel via het beheer van actuele als archiefdocumenten.
Naast wetgeving bestaan er ook 
De ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken.ISO-normen voor archiefbeheer. De belangrijkste ISO-norm voor Records Management is de ISO15489 voor informatie- en archiefmanagement. Bedrijven die zich voor deze richtlijn willen laten certificeren doen er goed aan naar de mogelijkheden te kijken om ISO-waardig te worden met behulp van een DMS.
Gerelateerde artikelen:
