Records Management
Wat is Records Management?
Records Management kan in het Nederlands worden vertaald naar archiefbeheer. Het omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf gearchiveerd worden. In een IT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een DMS.
Waarom is Records Management zo belangrijk?
Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd digitaal archief wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en loonadministratie, geldt bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Ze moeten ook met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie.
Voor bedrijven die veel persoonsgegevens verzamelen of verwerken zijn er aanvullende archiefregels. Zo hebben persoonsgegevens een wettelijk vastgelegde maximale bewaartermijn. Bovendien gebiedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bedrijven om gegevens op aanvraag van de klant of (ex-)werknemer volledig te verwijderen, ook uit het archief. Een DMS kan bedrijven helpen de AVG na te leven, zowel via het beheer van actuele als archiefdocumenten.
Naast wetgeving bestaan er ook ISO-normen voor archiefbeheer. De belangrijkste ISO-norm voor Records Management is de ISO15489 voor informatie- en archiefmanagement. Bedrijven die zich voor deze richtlijn willen laten certificeren doen er goed aan naar de mogelijkheden te kijken om ISO-waardig te worden met behulp van een DMS.
