Wat is een Paperless Office?

Een Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. De term op zich bestaat al bijna een halve eeuw, maar het laatste decennia brengen meer en meer bedrijven het concept ook daadwerkelijk in praktijk.

Aanbevolen artikel: Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.Digitaal archiveren met behulp van een DMS

Wat is het voordeel van minder papier op het werk?

Papier wordt in het bedrijfsleven nog dagelijks en veelvuldig gebruikt. Het lijkt een gewoonte die zo ingebakken zit dat mensen het lastig vinden om zich volledig aan te passen aan andere, digitale vormen van werken. Toch zijn er verschillende voordelen aan een kantoor waar papiergebruik beperkt wordt:

• Minder fysieke ruimte nodig voor opslag;
• Lagere productie van afval (milieubewust);
• Digitale documenten kunnen sneller opgeroepen worden;
• Samenwerken in documenten is gemakkelijker;
• Documenten raken minder snel In de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.zoek;
• Beperking van het aantal Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.documentversies;
• Er kan Facturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken.digitaal gefactureerd worden (veiliger en eenvoudiger);
• De beveiliging van informatie is strenger.

De meeste voordelen van een paperless office komen echter alleen tot hun recht bij het gebruik van een goed ingericht digitaal systeem. Zonder overzichtelijke software zullen medewerkers bijvoorbeeld nog steeds ieder hun eigen versie van een document hebben. In een Wanneer een kleine organisatie problemen ondervindt met document management, wordt er in eerste instantie meestal gekozen voor een gedeelde netwerkschijf. Zo hoeven documenten niet meer na elke verandering per e-mail worden doorgestuurd. Daarnaast zijn ook gratis platformen zoals Dropbox of Google Drive populaire tools om te kunnen samenwerken in documenten. Maar na een tijdje merken bedrijven dat een gedeelde netwerkschijf of gratis platform hun problemen niet helemaal wegneemt. Er is bijvoorbeeld geen versiebeheer en elke werknemer heeft zijn eigen manier van opslaan. Zo blijft de grote hoeveelheid documenten die worden opgeslagen een chaos. Dan wordt duidelijk dat een uitgebreider systeem voor documentbeheer een betere optie is.bedrijf waar relatief weinig documenten verwerkt worden, wordt er (in de eerste plaats) vaak geopteerd voor een Dropbox of Google Drive, maar deze oplossingen veranderen zelf ook al gauw in een vergaarbak van informatie zonder veel structuur. Medewerkers slagen niet alles volgens dezelfde normen op, creeëren eigen nieuwe versies van hetzelfde document onder andere namen, en krijgen vaak toegang tot alle documentatie op het platform (zonder restricties). Dezelfde problemen worden vergroot bij De hoeveelheid documenten en documentstromen waarmee grote bedrijven werken, verplicht hen om hoge eisen te stellen aan documentbeheer. Deze eisen kunnen heel uiteenlopend zijn. Er bestaat niet één DMS-formule voor alle grote organisaties. Toch komen een aantal van dezelfde DMS-eisen regelmatig terug: Wetgeving en normen naleven. Alle soorten bedrijven krijgen met normen en wetgeving te maken, maar vooral de grote spelers hebben hulp nodig van software om al deze regelgeving na te kunnen leven. Een DMS is bijvoorbeeld een hulpmiddel om een ISO-certificering te behalen. Deze software gebruikt namelijk vaste templates voor het uitschrijven van de verplichte bedrijfsprocedures en -workflows. Bovendien zorgt het DMS er voor dat deze vastgelegde procedures en workflows strikt gevolgd worden. Let wel op: een pakket dat ISO-gecertificeerd is, draagt die certificering niet rechtstreeks over op het bedrijf. Een bedrijf moet altijd zelf een certificeringstraject doorlopen.bedrijven met veel documentverwerking en ingewikkelde documentstromen. Dit soort bedrijven zoekt dan ook vaak naar een systeem voor documentbeheer met erg uitgebreide functionaliteiten voor documentbeheer.

Weetje! De term “paperless office” (papierloos kantoor) komt van de slogan die al in 1964 gebruikt werd om de IBM 2260 (1964), een voorloper van de computer, aan te prijzen. Toch heeft de komst van de computer het gebruik van papier op kantoor in de eerste plaats verhoogd. Printers hebben kopiëren en massaal afdrukken namelijk vereenvoudigd. Zo is het gebruik van papier op kantoor tussen 1980 en 2000 meer dan verdubbeld.

Is volledig paperless een utopie?

Veel bedrijven lijken het ook na de millenniumwisseling nog lastig te hebben met het volledig uitbannen van papier. Deels is dit waarschijnlijk te wijten aan het feit dat de mens een gewoontedier is, maar dit is niet de enige reden. Studies hebben uitgewezen dat studenten die notities nemen met de hand, zich de leerstof beter herinneren. De link tussen fysieke handelingen en cognitieve activiteiten wordt hiermee onderstreept. Ook op de werkvloer gebeurt dit. De meeste medewerkers zullen zich bijvoorbeeld sneller een taak herinneren die ze zelf op een post-it hebben geschreven, dan eentje die digitaal is ingevoerd.

Een tweede reden dat papier elimineren moeilijk is in de zakelijke wereld ligt bij het samenwerken met andere bedrijven. Niet elk bedrijf heeft de mogelijkheid om te investeren in digitalisatie. Zelfs als een organisatie zelf wel de middelen heeft, kan het dus goed zijn dat het toch nog binnenkomende documenten van partners op papier zal krijgen. In dit geval is het vaak een goede optie om deze documenten via Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.OCR in te lezen en in digitale vorm op te nemen in bepaalde Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.werkstromen of het Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.digitale archief.

Ten slotte is het bij paperless ook belangrijk om rekening te houden met de gezondheid van de werknemers. In de meeste gevallen wordt papier vervangen door schermen, waarbij het menselijke oog enorm belast wordt. Gelukkig wordt de technologie ook steeds beter, en de schermen dus minder schadelijk.

Less paper is de trend

Aangezien een volledig paperless office moeilijk en vaak ook niet optimaal functioneert, stappen veel bedrijven over naar ‘less paper’. Dit doen ze door bijvoorbeeld facturen digitaal te ontvangen en te versturen, maar de maandelijkse planning nog op papier uit te delen zodat werknemers er eigen notities bij kunnen plaatsen. Ook het goede oude whiteboard is een mooi alternatief voor flipcharts. Daarnaast zijn duurzame papiersoorten geschikt voor bedrijven die zich willen inzetten op het ecologische aspect van papierverbruik. Bij dit soort bedrijven past het concept van een “less paper office” vaak binnen een Green IT staat voor Green Information Technology. Het wordt ook wel Green computing, Green ICT of ICT sustainability genoemd. Green IT is de verzamelnaam voor alle vormen van ecologisch verantwoord werken binnen de informatietechnologie. Het doel van Green IT is om de negatieve impact van ICT-oplossingen op het milieu te beperken. De ecologische gevolgen worden immers vaak onderschat. Alleen al op het gebied van energie ligt het verbruik van computers en aanverwante technologie even hoog als dat van de luchtvaartsector.bredere strategie van Green IT.