Post in bulk de juiste workflow insturen
Postregistratie is het proces waarbij binnenkomende en uitgaande post de nodige kenmerken en classificatie meekrijgt voor een correcte verdere afhandeling. Dit kan gaan over gedigitaliseerde papieren correspondentie, of om elektronische communicatie. Op deze manier worden poststukken zoals een binnenkomende factuur, meteen opgenomen in de juiste werkstroom voor bijvoorbeeld goedkeuring en betaling. Te verzenden documenten kunnen aan de hand van de registratie van hun kenmerken en van de verzenddatum ook nog opgevolgd worden, al bevinden ze zich niet meer fysiek in het bedrijf.
Postregistratie wordt steeds meer gedigitaliseerd
Oorspronkelijk werd het hele postproces manueel uitgevoerd door secretariaatsmedewerkers van een bedrijf. Zij analyseerden inkomende post en gaven deze door naar de juiste persoon of afdeling. Ze hielden zich ook bezig met de poststromen omtrent uitgaande post, namelijk het correct uitsturen en de registratie. Zo behield het bedrijf de controle over bijvoorbeeld uitgestuurde facturen of Requests for Information (RFI).
Vandaag de dag is de werkwijze van postregistratie op zich niet veranderd, maar er is wel een verschuiving. Bedrijven krijgen steeds vaker digitale post binnen zoals e-mails, elektronische facturen, webformulieren en berichten via Whatsapp en sociale media. Bovendien zijn er ruime mogelijkheden om het manuele secretariaatswerk te beperken. Veel bedrijven streven ernaar om zoveel mogelijk, of zelfs geheel papierloos te werken.
Welke systemen ondersteunen digitale postregistratie- en distributie?
Poststukken zijn documenten, dus logischerwijze wordt postregistratie verzorgd door een DMS-pakket. Het voordeel hieraan is dat het systeem niet alleen de gegevens registreert (NAW, documenteigenaar of -verantwoordelijke, onderwerp, geadresseerde etc.) en doorstuurt. Ook het hele verdere documentbeheer verloopt hierbij via hetzelfde systeem. Zo krijgen binnenkomende poststukken (of ze nu gescand zijn, of al in digitale vorm binnenkwamen) meteen metadata mee en wordt hun werkstroom door hetzelfde systeem verzorgd. Dit vereenvoudigt de routing van post naar de juiste personen, afdelingen of het digitale archief. De functionaliteit die dit alles verzorgt in het DMS wordt vaak de digitale postkamer genoemd.
Op dezelfde manier, maar dan omgekeerd, gebeurt de postdistributie. Documenten opgemaakt of beheerd in het DMS, kunnen meteen van daaruit naar de juiste personen gestuurd worden. In veel gevallen kan het kanaal gekozen worden (het meest populaire blijft via mail). Bovendien zijn veel DMS-systemen ook gelinkt aan het CRM. Zo kunnen ze een ‘digitaal postboek’ aanbieden. In dit register wordt meteen duidelijk welke poststukken naar welke relatie zijn of gestuurd en wanneer. Ook kan het systeem richting de toekomst werken en taken voor correspondentie oplijsten. Meer functionaliteiten voor het digitaal verwerken van binnenkomende of uitgaande post vinden organisaties in het DMS Functionaliteitenoverzicht, waarin ook alle andere DMS-mogelijkheden op een rijtje zijn gezet.
Naast een DMS kunnen ook andere systemen voor postregistratie zorgen. Vaak is de registratie van poststukken ook een onderdeel van een groter ERP-systeem, of van de module voor documentbeheer binnen dit soort systemen. Bedrijven waarbij dossiers voornamelijk opgebouwd worden rondom een klant kiezen er op hun beurt vaak voor om postregistratie meteen binnen het CRM-systeem te verzorgen.
Wettelijk vereisten voor de digitalisering van correspondentie
Een papierloos kantoor is de droom van veel werkgevers en werknemers. Om te komen tot een volledig digitaal archief, moet er echter goed gekeken worden naar de rechtsgeldigheid van gedigitaliseerde documenten. Er is vaak een gegronde reden om poststukken op papier op te stellen en te versturen. Handtekeningen hebben niet altijd dezelfde rechtsgeldigheid, watermerken zijn lastig over te nemen, en van bepaalde documenten moeten tot op de dag van vandaag sowieso nog papieren kopieën bijgehouden worden.
Een strikt ingericht systeem voor documentbeheer helpt organisaties wel erg goed op weg naar het verwijderen van papieren poststukken. Wanneer het systeem bijvoorbeeld voldoet aan ISO-richtlijnen zoals de (NEN-)ISO 23081 voor metadatering, kunnen bedrijven er vrijwel zeker van zijn dat de gedigitaliseerde documenten ook rechtsgeldigheid zijn. Voor Nederlandse overheden bestaat bovendien ook de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie. Ook belangrijk zijn strikte autorisaties en toegangscontroles voor medewerkers, het bewaken van de dossiervorming en het archiveren of vernietigen conform wet- en regelgeving. Als er voldaan wordt aan alle richtlijnen voor de sector (let goed op welke van toepassing zijn), kan er overgegaan worden tot de vernietiging van het papieren poststuk.
