Post in bulk de juiste workflow insturen

Postregistratie is het proces waarbij binnenkomende en uitgaande post de nodige kenmerken en classificatie meekrijgt voor een correcte verdere afhandeling. Dit kan gaan over gedigitaliseerde papieren correspondentie, of om elektronische communicatie. Op deze manier worden poststukken zoals een binnenkomende factuur, meteen opgenomen in de juiste werkstroomEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. voor bijvoorbeeld goedkeuring en betaling. Te verzenden documenten kunnen aan de hand van de registratie van hun kenmerken en van de verzenddatum ook nog opgevolgd worden, al bevinden ze zich niet meer fysiek in het bedrijf.

Postregistratie wordt steeds meer gedigitaliseerd

Oorspronkelijk werd het hele postproces manueel uitgevoerd door secretariaatsmedewerkers van een bedrijf. Zij analyseerden inkomende post en gaven deze door naar de juiste persoon of afdeling. Ze hielden zich ook bezig met de poststromen omtrent uitgaande post, namelijk het correct uitsturen en de registratie. Zo behield het bedrijf de controle over bijvoorbeeld uitgestuurde facturen of Requests for Information (RFI)Een Request for Information (RFI) is een document waarin een bedrijf leveranciers vraagt om meer informatie omtrent hun dienst of product. Op basis van de antwoorden van leveranciers krijgt het bedrijf een idee van de mogelijkheden bij verschillende partijen..

Vandaag de dag is de werkwijze van postregistratie op zich niet veranderd, maar er is wel een verschuiving. Bedrijven krijgen steeds vaker digitale post binnen zoals e-mails, elektronische facturen, webformulieren en berichten via Whatsapp en sociale media. Bovendien zijn er ruime mogelijkheden om het manuele secretariaatswerk te beperken. Veel bedrijven streven ernaar om zoveel mogelijk, of zelfs geheel papierloos te werkenEen Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. De term op zich bestaat al bijna een halve eeuw, maar het laatste decennium brengen meer en meer bedrijven het concept ook daadwerkelijk in de praktijk. Er zitten verschillende voordelen aan een kantoor waar papiergebruik beperkt wordt: minder fysieke ruimte nodig voor opslag;.

Welke systemen ondersteunen digitale postregistratie- en distributie?

Poststukken zijn documenten, dus logischerwijze wordt postregistratie verzorgd door een DMS-pakketVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?. Het voordeel hieraan is dat het systeem niet alleen de gegevens registreert (NAW, documenteigenaar of -verantwoordelijke, onderwerp, geadresseerde etc.) en doorstuurt. Ook het hele verdere documentbeheer verloopt hierbij via hetzelfde systeem. Zo krijgen binnenkomende poststukken (of ze nu gescand zijn, of al in digitale vorm binnenkwamen) meteen metadataMetadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags. mee en wordt hun werkstroom door hetzelfde systeem verzorgd. Dit vereenvoudigt de routing van post naar de juiste personen, afdelingen of het digitale archiefBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.. De functionaliteit die dit alles verzorgt in het DMS wordt vaak de digitale postkamer genoemd.

Op dezelfde manier, maar dan omgekeerd, gebeurt de postdistributie. Documenten opgemaakt of beheerd in het DMS, kunnen meteen van daaruit naar de juiste personen gestuurd worden. In veel gevallen kan het kanaal gekozen worden (het meest populaire blijft via mail). Bovendien zijn veel DMS-systemen ook gelinkt aan het CRM. Zo kunnen ze een ‘digitaal postboek’ aanbieden. In dit register wordt meteen duidelijk welke poststukken naar welke relatie zijn of gestuurd en wanneer. Ook kan het systeem richting de toekomst werken en taken voor correspondentie oplijsten. Meer functionaliteiten voor het digitaal verwerken van binnenkomende of uitgaande post vinden organisaties in het DMS FunctionaliteitenoverzichtHet DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie., waarin ook alle andere DMS-mogelijkheden op een rijtje zijn gezet.

Naast een DMS kunnen ook andere systemen voor postregistratie zorgen. Vaak is de registratie van poststukken ook een onderdeel van een groter ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten., of van de module voor documentbeheer binnen dit soort systemen. Bedrijven waarbij dossiers voornamelijk opgebouwd worden rondom een klant kiezen er op hun beurt vaak voor om postregistratie meteen binnen het CRM-systeemCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. te verzorgen.

Wettelijk vereisten voor de digitalisering van correspondentie

Een papierloos kantoor is de droom van veel werkgevers en werknemers. Om te komen tot een volledig digitaal archief, moet er echter goed gekeken worden naar de rechtsgeldigheid van gedigitaliseerde documenten. Er is vaak een gegronde reden om poststukken op papier op te stellen en te versturen. Handtekeningen hebben niet altijd dezelfde rechtsgeldigheid, watermerken zijn lastig over te nemen, en van bepaalde documenten moeten tot op de dag van vandaag sowieso nog papieren kopieën bijgehouden worden.

Een strikt ingericht systeem voor documentbeheer helpt organisaties wel erg goed op weg naar het verwijderen van papieren poststukken. Wanneer het systeem bijvoorbeeld voldoet aan ISO-richtlijnenDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken. zoals de (NEN-)ISO 23081 voor metadatering, kunnen bedrijven er vrijwel zeker van zijn dat de gedigitaliseerde documenten ook rechtsgeldigheid zijn. Voor Nederlandse overheden bestaat bovendien ook de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie. Ook belangrijk zijn strikte autorisaties en toegangscontrolesToegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan. voor medewerkers, het bewaken van de dossiervorming en het archiveren of vernietigen conform wet- en regelgeving. Als er voldaan wordt aan alle richtlijnen voor de sector (let goed op welke van toepassing zijn), kan er overgegaan worden tot de vernietiging van het papieren poststuk.