Wat is een digitale handtekening?
De term digitale handtekening wordt gebruikt om te refereren aan een elektronische vorm van handtekenen. Dit kan gaan om een gewone elektronische handtekening, of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Soms wordt alleen deze tweede vorm echt als digitaal gedefinieerd.
Gewone elektronische handtekening
Een gewone elektronische handtekening ziet eruit als een traditionele handtekening. Met behulp van een elektronische tekenpen of een ingescande handtekening kunnen elektronische documenten of e-mails ondertekend worden. Hierbij bevestigt de handtekening de identiteit van de ondertekenaar.
Gekwalificeerde elektronische handtekening
Bij een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt aan het oorspronkelijk document of de te autoriseren actie een gekwalificeerd certificaat gekoppeld. Dit certificaat bevestigt de identiteit van de ondertekenaar en zijn of haar bevoegdheid om te ondertekenen. Daarnaast garandeert het dat er niets veranderd is aan het te ondertekenen document of de actie. Tot slot maakt het certificaat de handtekening ook rechtsgeldig.
Hoe komt een certificaat tot stand?
Het certificaat voor digitale handtekening neemt meestal de vorm van een code aan, maar er zijn verschillende manieren om deze code te genereren. In het geval van particulieren wordt vaak een kaartlezer gebruikt voor het inlezen van een identiteitskaart of bankkaart. Deze kaartlezer genereert een unieke code die de ondertekenaar identificeert. Het verschilt per geval of de gebruiker deze code zelf moet invoeren, of dat de achterliggende (vaak gratis) software deze automatisch aan het document of de actie vasthangt.
Voor bedrijven die digitaal documenten willen tekenen of acties willen autoriseren is het proces vaak wat ingewikkelder. Afhankelijk van wat er digitaal moet worden ondertekend en verstuurd en de mate van benodigde beveiliging zal een bedrijf moeten investeren in software. Verschillende programma’s, waaronder Adobe Sign en Global Sign, maken het digitaal ondertekenen van documenten in bijvoorbeeld een documentbeheersysteem mogelijk. Vaak kunnen door middel van dit soort software ook in een ERP-systeem acties geautoriseerd worden door middel van een digitale handtekening.
