WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wat is het meest geschikte DMS-pakket voor mijn bedrijf?

Oké, het besluit is genomen: er komt een document management systeem. Al die documenten op al die verschillende plekken, het moet echt een keer gestructureerd beheerd gaan worden. Maar wat is de volgende stap? Er zijn eindeloos veel leveranciers, DMS pakketten, diverse implementatiemethoden (cloud of on-premise) en verschillende prijzen. Hoe weet een organisatie welk documentbeheerpakket het beste bij ze past?

DMS-pakketten compatibel met speciale documenten en software

Werken met documenten als Word, Excel en PDF doet bijna elk bedrijf, maar soms komen er meer specifieke documenten aan te pas. Een architectenbureau maakt bijvoorbeeld 3D-tekeningen met speciale software en het Document Management Systeem moet daar wel geschikt voor zijn. Het DMS moet namelijk dit type document ondersteunen en met bijbehorende software kunnen samenwerken. Als dit het geval is dan zullen de opslag en functionaliteiten zoals het tegelijkertijd samenwerken vlekkeloos moeten functioneren. Tijdens de voorbereiding moeten naast alle bedrijfsprocessen ook de workflows en softwaresystemen uitgebreid in kaart worden gebracht. Alleen zo kom je er achter of het DMS-pakket goed aansluit bij alle wensen en eisen. Om projectleiders te helpen met het opstellen van de wensen en eisen voor een DMS-systeem heeft ICT Portal het DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld, waarin kan worden aangeduid welke functionaliteiten nodig zijn. 

DMS-software met noodzakelijke basisfunctionaliteiten

Een organisatie moet zich goed bedenken welke functionaliteiten noodzakelijk zijn en passen bij de bedrijfsvoering. Het heeft geen zin om mogelijkheden toe te voegen die niet in het DMS-vooronderzoek naar voren kwamen. Pas goed op dat u zich niet laat leiden door wat er allemaal mogelijk is, maar bedenk goed wat daadwerkelijk noodzakelijk is. Bij cloud-pakketten kun je functionaliteiten meestal eenvoudig aan of uit zetten, maar bij een on-premise systeem is er na de aanschaf van het DMS-softwarepakket geen weg meer terug. Sommige systemen hebben speciale functies voor bijvoorbeeld facturen- en offertebehandeling, tekeningen, films, post, fax en e-mail. Laat u goed informeren over uw specifieke situatie. Deze informatie kan komen van leveranciers, maar zij zouden niet de enige informatiebron moeten zijn. Overweeg ook eens te kijken naar de mogelijkheden van open source DMS. Ontvang kosteloos de onafhankelijke DMS Wijzer 2021 met meer informatie over verschillende pakketten, leveranciers, prijzen en tips.

Kies ik voor een bekend of minder bekend DMS-systeem?

De voorbereiding op de keuze van het meest geschikte systeem is van groot belang. Wanneer een organisatie zich niet uitgebreid inleest of informeert, blijkt in de meeste gevallen dat er wordt gekozen voor een bekend merk. Maar naamsbekendheid is ook meteen een valkuil. Kiezen voor de meest ‘veilige’ optie, een pakket van één van de bekende partijen, is niet in elke situatie aan te raden. Soms heeft een bedrijf meer aan een pakket dat speciaal ontworpen is voor een bepaalde sector of bedrijfsgrootte. Bekende merken passen namelijk niet per definitie beter bij een organisatie dan relatief minder bekende merken. De behoefte van de organisatie zou leidend moeten zijn bij de keuze van het meest geschikte pakket, niet het marketingbudget van de leverancier.

dms pakketten vergelijken

DMS-pakketten per sector

Er zijn leveranciers die gespecialiseerd zijn in Document Management Systemen voor een specifieke sector. Voorbeelden van sectoren waarvoor er branchespecifieke DMS-pakketten bestaan:

  • Overheden
  • Banken
  • Medische sector
  • Bouw- en ingenieursbranche
  • Industrie
  • Advocatuur
  • Logistieke sector

In de DMS Wijzer staat het volledige overzicht met branchespecifieke DMS-pakketten. Het voordeel van een DMS-pakket specifiek voor uw branche is dat het standaard functionaliteiten bevat die speciaal ontworpen zijn voor gebruik in uw sector. Hierdoor is minder maatwerk nodig, wat resulteert in tijd- en geldbesparing.

DMS-pakketten vergelijken, hoe pak je dat aan?

Het juiste DMS-pakket komt niet zomaar uit de lucht vallen. Het moet perfect passen bij de bedrijfs- en documentprocessen, want anders zijn de investeringen weggegooid geld. Vergelijk DMS-pakketten binnen en buiten uw eigen sector en onderzoek of alle wensen en eisen binnen het pakket gerealiseerd kunnen worden. Kunnen alle koppelingen met andere systemen gemaakt worden en in hoeverre zal de datamigratie soepel verlopen? Is de interface gebruiksvriendelijk of is veel bijscholing noodzakelijk om met het pakket overweg te kunnen? Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. De komst van een documentbeheerssysteem is namelijk een flinke stap, die gevolgen heeft voor de manier van werken van het hele bedrijf.

Een aantal DMS-pakketten op een rijtje:

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 april). Wat is het meest geschikte DMS-pakket voor mijn bedrijf? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten