WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wat is het meest geschikte DMS-pakket voor mijn bedrijf?

Oké, het besluit is genomen: er komt een document management systeem. Al die documenten op al die verschillende plekken, het moet echt een keer gestructureerd beheerd gaan worden. Maar wat is de volgende stap? Er zijn eindeloos veel leveranciers, DMS pakketten, diverse implementatiemethoden (Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.cloud of Letterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.on-premise) en De prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.verschillende prijzen. Hoe weet een organisatie welk documentbeheerpakket het beste bij ze past?

DMS-pakketten compatibel met speciale documenten en software

Werken met documenten als Word, Excel en PDF doet bijna elk bedrijf, maar soms komen er meer specifieke documenten aan te pas. Een architectenbureau maakt bijvoorbeeld 3D-tekeningen met speciale Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software en het Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?Document Management Systeem moet daar wel geschikt voor zijn. Het DMS moet namelijk dit type document ondersteunen en met bijbehorende software kunnen samenwerken. Als dit het geval is dan zullen de opslag en functionaliteiten zoals het tegelijkertijd samenwerken vlekkeloos moeten functioneren. Tijdens de voorbereiding moeten naast alle bedrijfsprocessen ook de Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.workflows en softwaresystemen uitgebreid in kaart worden gebracht. Alleen zo kom je er achter of het DMS-pakket goed aansluit bij alle wensen en eisen. Om projectleiders te helpen met het opstellen van de wensen en eisen voor een DMS-systeem heeft ICT Portal het Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld, waarin kan worden aangeduid welke functionaliteiten nodig zijn. 

DMS-software met noodzakelijke basisfunctionaliteiten

Een organisatie moet zich goed bedenken welke functionaliteiten noodzakelijk zijn en passen bij de bedrijfsvoering. Het heeft geen zin om mogelijkheden toe te voegen die niet in het DMS-vooronderzoek naar voren kwamen. Pas goed op dat u zich niet laat leiden door wat er allemaal mogelijk is, maar bedenk goed wat daadwerkelijk noodzakelijk is. Bij cloud-pakketten kun je functionaliteiten meestal eenvoudig aan of uit zetten, maar bij een on-premise systeem is er na de aanschaf van het DMS-softwarepakket geen weg meer terug. Sommige systemen hebben speciale functies voor bijvoorbeeld facturen- en offertebehandeling, tekeningen, films, Postregistratie is het proces waarbij binnenkomende en uitgaande post de nodige kenmerken en classificatie meekrijgt voor een correcte verdere afhandeling. Dit kan gaan over gedigitaliseerde papieren correspondentie, of om elektronische communicatie. Op deze manier worden poststukken zoals een binnenkomende factuur, meteen opgenomen in de juiste werkstroom voor bijvoorbeeld goedkeuring en betaling. Te verzenden documenten kunnen aan de hand van de registratie van hun kenmerken en van de verzenddatum ook nog opgevolgd worden, al bevinden ze zich niet meer fysiek in het bedrijf.post, fax en e-mail. Laat u goed informeren over uw specifieke situatie. Deze informatie kan komen van Er bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier.leveranciers, maar zij zouden niet de enige informatiebron moeten zijn. Overweeg ook eens te kijken naar de mogelijkheden van open source DMS. Ontvang kosteloos de onafhankelijke De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021 met meer informatie over verschillende pakketten, leveranciers, prijzen en tips.

Kies ik voor een bekend of minder bekend DMS-systeem?

De voorbereiding op de keuze van het meest geschikte systeem is van groot belang. Wanneer een organisatie zich niet uitgebreid inleest of informeert, blijkt in de meeste gevallen dat er wordt gekozen voor een bekend merk. Maar naamsbekendheid is ook meteen een valkuil. Kiezen voor de meest ‘veilige’ optie, een pakket van één van de bekende partijen, is niet in elke situatie aan te raden. Soms heeft een bedrijf meer aan een pakket dat speciaal ontworpen is voor een bepaalde sector of bedrijfsgrootte. Bekende merken passen namelijk niet per definitie beter bij een organisatie dan relatief minder bekende merken. De behoefte van de organisatie zou leidend moeten zijn bij de keuze van het meest geschikte pakket, niet het marketingbudget van de leverancier.

dms pakketten vergelijken

DMS-pakketten per sector

Er zijn leveranciers die gespecialiseerd zijn in Document Management Systemen voor een specifieke sector. Voorbeelden van sectoren waarvoor er Er bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.branchespecifieke DMS-pakketten bestaan:

  • Overheden
  • Banken
  • De complexiteit van de zorgaanvragen stijgt, er is meer inspectie en protocollen moeten om de haverklap worden herzien. Bijgevolg groeit ook de hoeveelheid informatie exponentieel. Hoe kunnen al deze documenten efficiënt ingezet worden? Hoe zorg je er als organisatie voor dat al deze informatie geen barrière vormt voor de praktische uitvoering van de dagelijkse zorgtaken?Medische sector
  • Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?Bouw- en ingenieursbranche
  • Industrie
  • Advocatuur
  • Bedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee?Logistieke sector

In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, sectorspecifieke functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat het volledige overzicht met branchespecifieke DMS-pakketten. Het voordeel van een DMS-pakket specifiek voor uw branche is dat het standaard functionaliteiten bevat die speciaal ontworpen zijn voor gebruik in uw sector. Hierdoor is minder maatwerk nodig, wat resulteert in tijd- en geldbesparing.

DMS-pakketten vergelijken, hoe pak je dat aan?

Het juiste DMS-pakket komt niet zomaar uit de lucht vallen. Het moet perfect passen bij de bedrijfs- en documentprocessen, want anders zijn de investeringen weggegooid geld. Vergelijk DMS-pakketten binnen en buiten uw eigen sector en onderzoek of alle wensen en eisen binnen het pakket gerealiseerd kunnen worden. Kunnen alle koppelingen met andere systemen gemaakt worden en in hoeverre zal de datamigratie soepel verlopen? Is de interface gebruiksvriendelijk of is veel bijscholing noodzakelijk om met het pakket overweg te kunnen? Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. De komst van een documentbeheerssysteem is namelijk een flinke stap, die gevolgen heeft voor de manier van werken van het hele bedrijf.

Een aantal DMS-pakketten op een rijtje:

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 3 Gemiddeld: 4.7

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 april). Wat is het meest geschikte DMS-pakket voor mijn bedrijf? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten