Wat is het meest geschikte DMS-pakket voor mijn bedrijf?

Oké, het besluit is genomen: er komt een document management systeem. Al die documenten die op verschillende plekken staan opgeslagen, het moet echt een keer gestructureerd beheerd gaan worden. Maar wat is de volgende stap? Er zijn oneindig veel leveranciers, DMS-pakketten, diverse implementatiemethoden (cloudBedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud. of on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.) en verschillende prijzenDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.. Hoe weet je nou welk documentbeheerpakket het beste bij je past?

Oriënterende bedrijven kunnen gebruikmaken van de onpartijdige en kosteloze DMS-pakketselectieHet marktaanbod van softwarepakketten en -leveranciers is groot. ICT Portal biedt een onpartijdige en kosteloze pakketselectie aan voor oriënterende bedrijven.. Op basis van jouw wensen en eisen krijg je een shortlist van geschikte opties.

Inhoudsopgave

1. Pakketten met basisfuncties
2. Pakketten met geavanceerde functies
3. Bekend of onbekend pakket
4. Pakketten per sector
5. Aanpak softwarevergelijking
6. Tabel met verschillende DMS-pakketten

DMS-software met noodzakelijke basisfunctionaliteiten

Een organisatie moet zich goed bedenken welke functionaliteiten noodzakelijk zijn en passen bij de bedrijfsvoering. Het heeft geen zin om mogelijkheden toe te voegen die niet in het DMS-vooronderzoek naar voren kwamen. Pas goed op dat je je niet laat leiden door wat er allemaal mogelijk is, maar bedenk goed wat daadwerkelijk noodzakelijk is. Bij cloud-pakketten kun je functionaliteiten meestal eenvoudig aan of uit zetten, maar bij een on-premise systeem is er na de aanschaf van het DMS-softwarepakket geen weg meer terug. Sommige systemen hebben speciale functies voor bijvoorbeeld facturen- en offertebehandeling, tekeningen, e-mailintegratie, zaakgericht werken, etc.

Laat je goed informeren over jouw specifieke situatie. Deze informatie kan komen van leveranciersEr bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier., maar zij zouden niet de enige informatiebron moeten zijn. Ontvang kosteloos de onafhankelijke DMS Wijzer 2025De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. met meer informatie over verschillende pakketten, leveranciers, prijzen en tips.

DMS-pakketten compatibel met speciale documenten en software

Werken met documenten als Word, Excel en PDF doet bijna elk bedrijf, maar soms komen er meer specifieke documenten aan te pas. Een architectenbureau maakt bijvoorbeeld 3D-tekeningen met speciale software en het Document Management SysteemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? moet daar wel geschikt voor zijn. Het DMS moet namelijk dit type document ondersteunen en met bijbehorende software kunnen samenwerken. Als dit het geval is dan zullen de opslag en functionaliteiten zoals het tegelijkertijd samenwerken vlekkeloos moeten functioneren. Tijdens de voorbereiding moeten naast alle bedrijfsprocessen ook de workflowsEen workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren. en softwaresystemen uitgebreid in kaart worden gebracht. Alleen zo kom je er achter of het DMS-pakket goed aansluit bij alle wensen en eisen. Om projectleiders te helpen met het opstellen van de wensen en eisen voor een DMS-systeem heeft ICT Portal het DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. opgesteld, waarin kan worden aangeduid welke functionaliteiten nodig zijn. 

Kies ik voor een bekend of minder bekend DMS-systeem?

De voorbereiding op de keuze van het meest geschikte systeem is van groot belang. Wanneer een organisatie zich niet uitgebreid inleest of informeert, blijkt in de meeste gevallen dat er wordt gekozen voor een bekend merk. Maar naamsbekendheid is ook meteen een valkuil. Kiezen voor de meest ‘veilige’ optie, een pakket van één van de bekende partijen, is niet in elke situatie aan te raden. Soms heeft een bedrijf meer aan een pakket dat speciaal ontworpen is voor een bepaalde sector of bedrijfsgrootte. Bekende merken passen namelijk niet per definitie beter bij een organisatie dan relatief minder bekende merken. De behoefte van de organisatie zou leidend moeten zijn bij de keuze van het meest geschikte pakket, niet het marketingbudget van de leverancier.

DMS-pakketten per sector

Er zijn leveranciers die gespecialiseerd zijn in Document Management Systemen voor een specifieke sector. Voorbeelden van sectoren waarvoor er branchespecifieke DMS-pakkettenEr bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald. bestaan:

• Advocatuur
• Bouw- en ingenieursbrancheVoor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?
• Banken
• FarmacieHet waarborgen van kwaliteit is belangrijk in elke sector, maar voor farmaceutische bedrijven kunnen de gevolgen van onbehoorlijk kwaliteitsbeheer fataal uitvallen. Foutieve recepturen of verouderde gebruiksaanwijzingen kunnen tot gezondheidsrisico’s leiden. Het niet kunnen raadplegen van de juiste informatie bij een audit kan resulteren in het verlies van een bepaald certificaat. En zodra er patiëntgegevens bij komen kijken is er ook nog de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Documentbeheer kan de sleutel zijn tot optimaal kwaliteitsbeheer en beveiliging in de farmacie, maar dan moet er wel met een aantal zaken rekening worden gehouden.
• Industrie
• LogistiekBedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee?
• Overheden
• ZorgDe complexiteit van de zorgaanvragen stijgt, er is meer inspectie en protocollen moeten om de haverklap worden herzien. Bijgevolg groeit ook de hoeveelheid informatie exponentieel. Hoe kunnen al deze documenten efficiënt ingezet worden? Hoe zorg je er als organisatie voor dat al deze informatie geen barrière vormt voor de praktische uitvoering van de dagelijkse zorgtaken?

In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. Je vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, sectorspecifieke functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat het volledige overzicht met branchespecifieke DMS-pakketten. Het voordeel hiervan is dat het standaard functionaliteiten bevat die speciaal ontworpen zijn voor gebruik in jouw sector. Hierdoor is minder maatwerk nodig, wat resulteert in tijd- en geldbesparing.

DMS-pakketten vergelijken, hoe pak je dat aan?

Het juiste DMS-pakket komt niet zomaar uit de lucht vallen. Het moet perfect passen bij de bedrijfs- en documentprocessen, want anders zijn de investeringen weggegooid geld. Vergelijk DMS-pakketten binnen en buiten je eigen sector en onderzoek of alle wensen en eisen binnen het pakket gerealiseerd kunnen worden. Kunnen alle koppelingen met andere systemen gemaakt worden en in hoeverre zal de datamigratie soepel verlopen? Is de interface gebruiksvriendelijk of is veel bijscholing noodzakelijk om met het pakket overweg te kunnen? Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. De komst van een documentbeheerssysteem is namelijk een flinke stap, die gevolgen heeft voor de manier van werken van het hele bedrijf.

Een aantal DMS-pakketten op een rijtje:

Softwarepakketten voor bedrijven om documenten en informatie te beheren

Pakketnaam	Leverancier	Cloud	On-premise	Focus
Alfresco	Hyland	Ja	Ja	Document management & Enterprise content management
Content Suite Platform	OpenText	Ja	Ja	Enterprise content management
Corsa	BCT	Ja	Nee	Document management & record management
d.velop	d.velop	Ja	Ja	Enterprise content management
DocBase	DocBase	Ja	Ja	Document management
DocuShare	Xerox	Ja	Ja	Enterprise content management
DocuWare	DocuWare	Ja	Ja	Document management & workflow automation
Extended ECM	OpenText	Ja	Ja	Enterprise content management
FileNet Content Manager	IBM	Ja	Ja	Enterprise content management
Hyarchis Document Management	Hyarchis	Ja	Nee	Document & case management
Icologiq Elements Suite	Icologiq	Ja	Nee	Document & quality management
JOIN	Decos Software Engineering	Ja	Ja	Document & case management
M-Files	M-Files	Ja	Ja	Metadata-gedreven document management
Manualmaster	Manualmaster	Ja	Ja	Document- en kwaliteitsmanagement
Nuxeo	Hyland	Ja	Nee	Digital Asset Management
OnBase	Hyland	Ja	Ja	Enterprise content management, Business process management & records management
ThereforeTherefore is de DMS-oplossing van de leverancier Canon waarmee bedrijven hun informatie, bestanden en documenten kunnen beheren. Het systeem ondersteunt je met efficiënte informatiestromen, beveiligde toegang, opslag, vastlegging, bewerking en verwerking.	Canon	Ja	Ja	Document management & workflows
SharePoint Online, OneDrive, Teams (Microsoft 365)	Microsoft	Ja	Nee	Samenwerkingsplatform
Workspace	Google	Ja	Nee	Document management & kantoorautomatisering
Xtendis	Woodwing	Ja	Nee	Enterprise information management
Zenya	Infoland	Ja	Nee	Kwaliteits- en risicomanagement

Start hierHet marktaanbod van softwarepakketten en -leveranciers is groot. ICT Portal biedt een onpartijdige en kosteloze pakketselectie aan voor oriënterende bedrijven. je onpartijdige en kosteloze softwareselectie om het juiste DMS-systeem te vinden voor jouw organisatie.