Het doel van een Document Management Systeem is het efficiënter maken van documentstromen binnen het bedrijf. De functionaliteiten die dit mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar waar let een organisatie verder nog op bij het opstellen van de wensen en eisen? Welke functionaliteiten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit?
Basisfunctionaliteiten van een DMS-pakket
Een DMS zorgt voor de opslag, het beheer en de opvolging van documenten. Elke software heeft verschillende basisfunctionaliteiten. De DMS-leverancier helpt bedrijven deze functionaliteiten te personaliseren naargelang de vereisten van het bedrijf. Naast deze basisfunctionaliteiten kan een bedrijf ook behoefte hebben aan sectorspecifieke functionaliteiten. In de DMS Wijzer 2024 vinden oriënterende projectleiders een uitgebreide pakkettenvergelijking, met een aantal belangrijk punten waarop moet worden gelet bij een sectorspecifiek DMS.
- Import van documenten (data entry): het inbrengen van documenten in het DMS. Dit kan door middel van creatie op dezelfde hardware (bijvoorbeeld de aanmaak van een Pdf- of Word-bestand op de eigen computer), of door de import van externe documenten. Denk bij deze laatste vorm aan e-mails, gescande documenten, informatie uit mobiele applicaties, webformulieren, etc.
- Indexering en zoeken: zodra een document opgenomen is in het DMS kan het geïndexeerd worden. Hierbij worden er verschillende metadata toegevoegd die meer informatie geven over het bestand, zoals auteur, datum, de afdeling en specifieke dossier waartoe het bestand behoort, en andere categorieën. Goede metadata helpen ook een andere functionaliteit zijn werk te doen: de zoekfunctie. Een goede zoekfunctie geeft namelijk resultaten weer op basis van de inhoud van de tekst zelf (full-text search), maar ook op basis van metadata. Zowel bij de indexatie als bij het zoeken zelf kan ook Optical Character Recognition (OCR) een nuttige toevoeging zijn. OCR herkent tekst uit afbeeldingen, en gebruikt ze voor het indexeren van informatie, of om als zoekresultaat weer te geven.
- Dataverwerking en workflow automation: het idee van een DMS is dat documenten direct vanaf een centraal punt beheerd worden. Werknemers kunnen in realtime samenwerken en werkstromen zorgen ervoor dat documenten op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen. Door middel van rollen, autorisaties en toegangscontrole waakt het DMS erover dat onbevoegden bepaalde bestanden niet kunnen inzien of bewerken. Een bedrijf dat verschillende personen aan dezelfde documenten laat werken, doet er ook goed aan om versiebeheer te implementeren. Zo kan er steeds nagegaan worden welke bewerkingen op welk moment zijn gedaan en wat de meest actuele versie van het document is. Met de toevoeging van archiefbeheer kunnen documenten bovendien aan het einde van hun ‘actieve leven’ correct digitaal bewaard of vernietigd worden.
- Beveiliging: functionaliteiten om de beveiliging van data te verbeteren zijn onder andere Identity and Access Management (IAM), toegangscontrole, encryptie van documenten en compatibiliteit met Secure Sockets Layer (SSL). Bovendien is het ook belangrijk te kijken naar de implementatievorm van het DMS. Kies je voor een DMS in de cloud of on-premise? En waar staan de dataservers precies? Bespreek de gevolgen op het gebied van beveiliging van elke beslissing goed met de leverancier.
- Gebruikerservaring: veel bedrijven zoeken een DMS dat eenvoudig en intuïtief te gebruiken is door hun werknemers. Dit draagt bij aan een goede gebruikersadoptie van het pakket binnen de organisatie. Ook is het vaak handig als er door het DMS zelf tot actie wordt aangezet. Dit voorkomt dat werknemers taken, zoals de revisie van documenten, vergeten uit te voeren. Zo kan er gekozen worden voor de volgende functionaliteiten: notificaties per e-mail of sms, panel met rapportages over de voortgang van lopende zaken (bijvoorbeeld een klachtendossier) of de stand van documenten (bijvoorbeeld de revisiefase waarin een publicatie zich bevindt), chatsysteem voor overleg met collega’s, geïntegreerde bedrijfsagenda, geïntegreerde mailbox etc.
Tip! Dat er veel functionaliteiten bestaan op DMS-gebied, wil niet noodzakelijkerwijs zeggen dat een bedrijf deze ook allemaal nodig heeft. Om onnodige DMS-kosten en moeilijkheden tijdens de implementatie te voorkomen, is het een goed idee om vooraf duidelijk op papier te hebben wat de prioriteiten zijn. Het kenniscentrum heeft op basis van 65 verschillende DMS-pakketten een DMS Functionaliteitenoverzicht samengesteld. Aan de hand van deze checklist kunnen oriënterende organisaties de eigen DMS-behoeften in kaart brengen en de prioriteiten aangeven.
Bestaan er specifieke functionaliteiten per sector?
Soms zorgt een specifieke sector ervoor dat er ook speciale eisen aan een DMS moeten worden gesteld. Denk bijvoorbeeld aan criteria op het gebied van kwaliteitsbeheer. Sommige bedrijven doen dit vooral om competitief te blijven, terwijl andere zich echt aan bepaalde richtlijnen moeten houden om geen kwaliteitscertificaten kwijt te spelen (zoals de ISO-normen). Vooral deze laatste bedrijven zullen daarom kiezen voor een DMS-pakket met focus op quality management, en functionaliteiten die hen goed voorbereiden op audits, zoals traceerbaarheid, procedurebeschrijvingen en kwaliteitshandboeken.
In sectoren waar veel afdelingen of personen bij één document of dossier betrokken zijn, wordt er vooral gekeken naar een sociaal DMS. Dit soort systemen heeft een goed uitgewerkt intranet en uitgebreide functionaliteiten voor samenwerken. Er wordt dan vooral gebruik gemaakt van functionaliteiten zoals delen van documenten (intern en extern), takenbeheer en goedkeuringswerkstromen.
Een belangrijke keuze die bedrijven moeten maken is die voor een horizontaal of een verticaal DMS. Een horizontaal DMS is een meer algemeen systeem dat in allerlei sectoren gebruikt kan worden. Het is een soort basislaag waarop het bedrijf zelf eventueel aanpassingen kan (laten) doen. Een verticaal pakket is echt ontworpen voor een specifieke sector. Dit laatste soort pakket kan sommige bedrijven een flinke tijd- en geldbesparing opleveren. Zeker als ook de implementatiepartner veel ervaring heeft in de sector, hebben bedrijven er baat bij. Deze partner snapt het bedrijf en kan (technologisch) advies bieden.
Voor bijna elke sector bestaan verticale pakketten. In een pakket voor bouwbedrijven zal bijvoorbeeld eerder een functionaliteit voor CAD-tekeningen en BIM-modellen zitten dan in software voor de farmaceutische industrie. In een logistiek bedrijf is het dan weer handig om een goede communicatie te onderhouden met het magazijnbeheer en de distributiekanalen. Voor verdere oriëntatie voor wat betreft de functionaliteiten die in een specifieke situatie zeker niet vergeten mogen worden, kan er contact opgenomen worden met ICT Portal: +31 (0)203690457.
