WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Alfresco onder de loep: voor wie is dit DMS-/ECM-systeem van Hyland geschikt?

Elke medewerker die onnodig veel tijd kwijt is met het zoeken naar informatie is er één te veel. Organisaties zijn daarom continu bezig met het verbinden, beheren en beschermen van hun bedrijfsinformatie. Al gauw komt hier de hulp van software bij kijken, zoals een Document Management Systeem (DMS) of een Enterprise Content Management (ECM) oplossing. Alfresco is een voorbeeld van een platform waarmee je digitale content kunt vinden, bekijken, beheren en veilig delen. Maar wat biedt dit pakket precies? En voor welke bedrijven is het geschikt?

Inhoudsopgave

  1. Introductie van Alfresco-leverancier: Hyland
  2. Portfolio Hyland
    1. Alfresco
    2. OnBase
    3. Nuxeo
  3. Doelgroep Alfresco
  4. Hoe werkt Alfresco?
  5. ECM-processen optimaliseren
  6. Modules en functionaliteiten
  7. Verschillende versies
  8. Kosten van Alfresco
  9. Concurrenten op de markt
  10. Unique selling points
  11. Implementatie en migratie
  12. Mogelijke integraties
  13. Maatwerk
  14. Toegang en mobiele app
  15. Alfresco in Nederland/België
  16. Conclusie

Even voorstellen: Hyland, de leverancier van Alfresco

Hyland is een toonaangevende DMS- en ECM-leverancier van een reeks cloud-gebaseerde technologieën, oplossingen en diensten. Hyland is opgericht in 1991 en inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met meer dan 4.500 medewerkers en 34 kantoren in 28 landen wereldwijd. Vandaag de dag bedient Hyland mondiaal ongeveer 14.500 klanten met hun software en diensten.

Portfolio van Hyland

Wanneer je Hyland analyseert, valt het op dat deze leverancier niet één, maar verschillende ECM-ondersteunende software aanbiedt. Dit artikel focust zich op Alfresco, maar voor de volledigheid worden hieronder de meest in het oog springende ECM-opties kort samengevat:

Alfresco is een oplossing voor document management (DMS) en enterprise content management (ECM). Het Digital Business Platform biedt veilige contentdiensten waarmee je bedrijfsinformatie kunt beheren en ontsluiten. Met dit platform breng je informatie op het juiste moment bij de juiste persoon. Het is gebaseerd op een open technologie (open source) waardoor het een flexibele en zeer schaalbare ECM-oplossing is. Met Alfresco zijn integraties en koppelingen mogelijk met alledaagse bedrijfsapplicaties. Alfresco wordt wereldwijd ingezet door ongeveer 28 miljoen gebruikers, o.a. door bedrijven zoals Cisco, Eurostar en NASA; in Nederland bijvoorbeeld door NEN en DICTU; en in België o.a. door BNP Paribas Fortis. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer.

OnBase is een geïntegreerde totaaloplossing voor enterprise content management, business process management en records management. Het systeem is geschikt voor het beheren van content, processen en cases. OnBase automatiseert je processen, beheert belangrijke bedrijfscontent en werkt samen met andere applicaties om gebruikers een compleet beeld te geven van de juiste informatie, waar en wanneer zij die nodig hebben. OnBase automatiseert en ondersteunt ook bewaarplichten. De oplossing wordt daarnaast ingezet voor kennisbeheer, archief en audit trails voor documenten. Organisaties die deze low-code oplossing gebruiken zijn bijvoorbeeld grote verzekeraars, financiële instellingen, universiteiten en ziekenhuizen.

Nuxeo is een platform voor Digital Asset Management (DAM). Het is een schaalbare oplossing waarmee je digitale assets kunt beheren, zoals afbeeldingen, foto’s, video’s, audiobestanden, presentaties, huisstijlbestanden zoals logo’s, etc. Door deze bestanden te taggen en goed te organiseren kunnen ze gebruikt worden door (samenwerkende) medewerkers in de gehele organisatie.

Voor welke organisaties is Alfresco geschikt?

Een bedrijf moet een zekere omvang hebben voordat het rendabel wordt om van Alfresco gebruik te maken. De ondergrens ligt ongeveer bij 100 gebruikers.

Alfresco heeft geen specifieke focus op een bepaalde sector. De software heeft dus geen zogeheten ‘verticale’ limieten voor hun contentdiensten. Echter, organisaties die Alfresco gebruiken komen vaak uit sectoren zoals de gezondheidszorg, bankwezen, financiële dienstverlening, verzekeringswereld en de publieke sector.

alfresco hyland ecm characteristics

Hoe werkt Alfresco?

In feite is Alfresco een open source Enterprise Content Management (ECM) systeem dat organisaties mogelijkheden biedt voor het opslaan en zoeken van verschillende type content en voor het samenwerken in deze informatie. De term content management wordt gebruikt omdat de software niet alleen documentbeheer biedt. Andere toepassingen zijn: Records Management, Web Content Management, Enterprise Collaboration en Workflows (via Activiti of JBoss jBPM). Met andere woorden, Alfresco is een Document Management Systeem (DMS) met meer mogelijkheden. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner.

Welke ECM-processen kunnen worden geoptimaliseerd?

Het korte antwoord: vrijwel elk bedrijfsinformatieproces.

Het uitgebreide antwoord: de oplossingen Alfresco Content Services en Alfresco Process Services zijn nauw met elkaar verbonden om de samenwerking tussen gebruikers en teams mogelijk te maken en te integreren met bedrijfsapplicaties. Deze samenwerking is mogelijk in een document, maar ook op hoger niveau om 360°-zicht te hebben op klanten, projecten en documentprocessen. Gebaseerd op een zeer aanpasbaar platform, ondersteunt het Alfresco Digital Business platform elke use case en elk proces.

Om al deze processen te faciliteren, biedt Alfresco ondersteuning voor procesmodellering en kan het elke content of datagedreven proces aan. Op basis van formulieren – die gemakkelijk kunnen worden aangemaakt met drag & drop – en bijgevoegde documenten kan de gebruiker de overeenkomstige gegevens zien en met het proces interageren om bijvoorbeeld documenten te uploaden, gegevens te wijzigen en beslissingen te nemen. Met behulp van DMN (Decision Modeling Notation) kunnen bedrijfsregels aan je proces worden toegevoegd.

Over welke modules en functionaliteiten beschikt Alfresco?

De belangrijkste modules zijn:

  • Alfresco Content Services
  • Alfresco Process Services
  • Alfresco Governance Services

Additionele modules zijn:

  • Alfresco Intelligence Services
  • Alfresco Federation Services
  • Alfresco Identity Service
  • Alfresco Desktop Sync
  • Alfresco Transform Service
  • Alfresco Search Service
alfresco content services ecm

Welke versies bestaan er?

1. Alfresco Community Edition (gratis versie)

Community Edition is de naam van de gratis versie van het systeem. Deze editie is ontwikkeld door Alfresco Software in samenwerking met de community. Via fora, Alfresco Wiki of Google Groups dragen ontwikkelaars actief bij het verbeteren van Alfresco, door bugs te verhelpen, beveiligingslekken te dichten enz.

De voordelen van deze versie zijn de prijs en de vrije toegang tot de broncode. Alfresco Community is populair onder ontwikkelaars voor het inrichten van testomgevingen. Groot nadeel van de Community editie is het ontbreken van technische support. Bedrijven zullen moeten vertrouwen op de gemeenschap of op de eigen ICT-afdeling om problemen op te lossen. Er zit daarnaast geen garantie op het programma of op integraties met propriëtaire software.

2. Alfresco (betaalde versie)

Alfresco is er ook in een betaalde variant. Het pakket is gebaseerd op dezelfde technologie als de open source versie Community, maar biedt meer functionaliteiten en ondersteuning. Alfresco Content Services bestaan uit drie varianten:

  1. Starter Edition: tot 100 named users; met Microsoft Outlook Client, Alfresco Records Management, Alfresco Content Connector voor Salesforce en Amazon S3 Connector.
  2. Business Edition: tot 300 named users (extra kunnen worden toegevoegd); met alles van de Starter Edition + Alfresco Media Management, Document Transformation Engine, Media Transformation Engine, EMC Centera Connector en Alfresco System Receiver.
  3. Enterprise Edition: tot 1.000 named users (extra kunnen worden toegevoegd); met alles van Business Edition + Alfresco Index Engine en Alfresco Content Encryption.

In de DMS Wijzer staat een uitgebreide vergelijking van alle Alfresco-versies, waarmee organisaties kunnen bepalen welke versie het beste aansluit bij hun wensen en eisen.

Hoeveel kost het ECM-systeem Alfresco?

Als organisaties tijdens hun ECM-oriëntatie het pakket Alfresco overwegen, dan ontkom je niet aan de vraag: hoeveel kost Alfresco?

De hoogte van de investering is inderdaad een belangrijk aandachtspunt. Een bedrijf moet rekening houden met kosten voor de implementatie, licenties, onderhoud en support en mogelijke extra’s (zoals training van medewerkers).

Een voorbeeld om een idee te krijgen: voor Alfresco Content Services Business met 300 named users kost, afhankelijk van het gebruik, tussen de 30.000-60.000 euro. Dit is inclusief onderhoud, ondersteuning (tijdens kantooruren) en toegang tot de laatste versie van de software. De prijs is exclusief hosting- en opslagkosten. Per bedrijf zijn er altijd specifieke variabelen waar rekening mee moet worden gehouden, en die van invloed zijn op de prijs.

De implementatiekosten hangen echt af van jouw specifieke projectplan. Dit omvat de implementatie, de basisintegratie en het gewenste maatwerk voor de software.

Verder lezen...

Meer informatie vind je in het artikel over de kosten van Alfresco.

Concurrenten op de markt

De belangrijkste concurrenten van Alfresco in Europa/BeNeLux zijn de DMS- en ECM-oplossingen van OpenText, IBM, M-Files, Box, Microsoft SharePoint, en SEER Group.

Waarom kiezen organisaties voor Alfresco?

De unique selling points (USP) van Hyland zijn als volgt:

  • Modern, cloud-native platform
  • Open architectuur
  • Gebaseerd op open source
  • Mogelijkheden voor uitbreiding en maatwerk
  • Schaalbaarheid
  • Moderne gebruikersinterface
  • Federation Services, waarmee je 60+ bedrijfssystemen ‘out of the box’ kunt integreren
  • Onzichtbare Records Management & Governance

Alfresco is een modern product en Hyland is een bekende speler op de ECM-markt: al jaren wordt deze leverancier door Gartner als één van de leiders aangewezen in de Magic Quadrant voor Content Services Platforms. Hyland is ook opgenomen als Representative Vendor in Gartner’s nieuwe Market Guide for Content Services platforms. Hyland heeft brede platformmogelijkheden voor content, processen, recordsbeheer, capture, RPA, etc. die bovendien nauw met elkaar geïntegreerd zijn.

alfresco implementatie redenen forrester

Implementatie en migratie naar de Hyland suite

Alfresco kan in de cloud, on-premise en in een externe datacenter geïnstalleerd worden. Alfresco ondersteunt de Hyland Cloud (hun eigen cloud-aanbod), Amazon Web Services, Microsoft Azure en andere on-premise of datacenterinstallaties.

Alfresco kan worden geïmplementeerd in bijna elke omgeving met ondersteuning voor Docker en Kubernetes om het te gebruiken en te integreren met al aanwezige bedrijfsapplicaties op basis van standaard integraties, API's en REST Webservice.

Je bestaande content kan op verschillende manieren gemigreerd worden naar Alfresco, afhankelijk van je behoefte op het gebied van compliance, snelheid of transformatie, etc. Een van de benaderingen is om Alfresco Federation Services te gebruiken om verbinding te maken met de huidige opslagplek, haar content ter plaatse te beheren en op de achtergrond te migreren naar Alfresco om de verstoring te minimaliseren en de risico’s te beperken.

Verder lezen...

Meer informatie vind je in het artikel over de implementatie van Alfresco.

Met welke systemen kan Alfresco integreren?

Er zijn veel standaard integraties met andere systemen, zoals Salesforce, SAP S/4 HANA, SAP S/4 HANA Public Cloud, Microsoft 365, Teams, . Daarnaast zijn er ongeveer 70 andere integraties mogelijk met Alfresco Federation Services. De dienst biedt integraties met andere opslagplaatsen zoals SharePoint, Box, OpenText en FileNet alsook toepassingen zoals Microsoft Dynamics, Microsoft Exchange, ServiceNow, etc.

Is maatwerk mogelijk?

Ja, op basis van het Alfresco Development Framework met herbruikbare componenten, Angular en Material Design, en responsive design kan het system aangepast, gepersonaliseerd of zelfs worden gebruikt om een geheel nieuwe klantervaring te creëren.

Toegang en mobiele applicatie

Alle Alfresco clients (zelfs admin clients) zijn web-based. Er is ook een mobiele app genaamd Alfresco Mobile Workspace die beschikbaar is in de Apple App Store en Google Play Store.

Alfresco in Nederland of België, hoe kies je de juiste partner?

Hyland implementeert Alfresco in de BeNeLux, maar werkt ook samen met diverse lokale partners die de software installeren bij organisaties. Het is belangrijk dat je niet alleen het meest geschikte DMS-pakket kiest, maar ook de best passende leverancier (of implementatiepartner). Welke diensten zijn wel en niet inbegrepen, hoe wordt er omgegaan met problemen tijdens of na de implementatie, hoe snel is de service, etc. ICT Portal stelt deze informatie kosteloos ter beschikking aan projectleiders die denken aan een Alfresco-implementatie.

Een goede implementatiepartner of expert is onmisbaar voor een juiste implementatie. In de DMS Wijzer staat een uitleg van hoe de meest geschikte leverancier van dit systeem kan worden gekozen.

Overzicht / conclusie

Alfresco is een complete ECM-oplossing met een solide leverancier achter zich, waardoor het snel kan innoveren en ontwikkelen. Bovendien beschikt Hyland over een brede portfolio van aanvullende ECM-technologieën en -oplossingen die veel van de behoeften omtrent het beheren van bedrijfsinformatie kan afdekken.

lightbulb-on-outline

Als je je aan het oriënteren bent op een nieuw ECM-systeem en je wilt weten of Alfresco aansluit bij de manier van werken van jouw bedrijf, maak dan gebruik van de DMS-softwareselectie.

Gerelateerde artikelen:

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer:

European Knowledge Center for Information Technology. (2024, 5 mei). Alfresco onder de loep: voor wie is dit DMS-/ECM-systeem van Hyland geschikt? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/alfresco