WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Alfresco onder de loep: is dit content management systeem een serieuze optie?

Alfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. Het biedt een platform voor organisaties waarmee de informatieprocessen efficiënt kunnen worden beheerd.

Alfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer.

Is Alfresco een ECM, DMS, BPM of alles-in-één oplossing?

In feite is Alfresco een open source content management systeem dat organisaties mogelijkheden biedt voor het opslaan en zoeken van verschillende type documenten en voor het samenwerken in deze documenten. De term content management wordt gebruikt omdat de software niet alleen document management biedt. Andere toepassingen zijn: Records Management, Web Content Management, Enterprise Collaboration en Workflows (via Activiti of JBoss jBPM).

Alfresco kan door deze veelzijdigheid worden gebruikt door zowel grote als middelgrote bedrijven. Toch kleven er, net zoals bij elke type software, nadelen aan het gebruik van het systeem als ECM.

Wat zijn de nadelen van Alfresco als ECM?

  • Het systeem presteert alleen goed in combinatie met een krachtige server.
  • Bedrijven die op zoek zijn naar hoge beschikbaarheid (high availability) krijgen te maken met een hogere cost of ownership doordat licenties voor hardware moeten worden toegevoegd.
  • Een goede leverancier of expert is onmisbaar voor een juiste implementatie. In de DMS Wijzer staat een uitleg van hoe de meest geschikte leverancier van dit systeem kan worden gekozen.

De voordelen van het systeem

  • Nieuwe functionaliteiten worden voortdurend toegevoegd: integraties (SAP, SharePoint, Salesforce enz), data analyse, maar ook bijvoorbeeld workflows.
  • Alfresco One biedt een koppeling met de cloud, zodat een solide, hybride systeem ontstaat voor contentbeheer.
  • Alfresco Community, de gratis editie, is populair onder ontwikkelaars voor het inrichten van testomgevingen.
  • Grote community met fora voor ondersteuning en het oplossen van problemen.
  • Relatief lage licentiekosten in vergelijking met concurrerende pakketten.

Welke Alfresco-versies bestaan er?

Van dit systeem worden drie verschillende versies aangeboden, maar zeer verschillende eigenschappen:

1. Alfresco Community Edition

Community Edition is de naam van de gratis versie van het systeem. Deze editie is ontwikkeld door Alfresco Software in samenwerking met de community. Via fora, Alfresco Wiki of Google Groups dragen ontwikkelaars actief bij het verbeteren van Alfresco, door bugs te verhelpen, beveilingslekken te dichten enz.

De voordelen van deze versie zijn de prijs en de vrije toegang tot de broncode. Groot nadeel van de Community editie is het ontbreken van technische support. Bedrijven zullen moeten vertrouwen op de gemeenschap of op de eigen ICT-afdeling om problemen op te lossen. Er zit daarnaast geen garantie op het programma of op integraties met propriëtaire software.

2. Alfresco One

One is een content management platform dat on-premise content synchroniseert met Alfresco in de cloud. Het gaat hier dus om een hybride product. Deze betaalde versie is gebaseerd op dezelfde technologie als de open source versie Community, maar biedt meer functionaliteiten en ondersteuning. One biedt uitgebreide opties voor integratie met propriëtaire software. De software kan worden gekoppeld aan applicaties als Microsoft Office, SAP, SharePoint, Google Docs, en zelfs Autocad. Alfresco One is beschikbaar in twee varianten: Departamental en Enterprise.

alfresco hybride content management model

Departmental editie: Vooral gericht op bedrijven die documentprocessen willen verbeteren in specifieke departementen, zonder al te veel eisen te stellen aan functionaliteiten. Departemental is de meest voordelige versie van Alfresco One. De prijs is één van de grootste voordelen in vergelijking met de Enterprise editie. Wel bestaan er een aantal beperkingen die voor sommige bedrijven nadelig kunnen zijn. Alfresco One Departmental biedt bijvoorbeeld alleen van 9 tot 5 technische ondersteuning. Mochten zich na vijven problemen voordoen, dan zal het probleem pas de dag erna worden opgelost.

Enterprise editie: Deze versie richt zich vooral op het bedrijven die zware eisen stellen aan hun documentbeheer, functionaliteiten en snelheid. Naast permanente technische ondersteuning (24/7), is de opslagcapaciteit van deze software een belangrijk voordeel. De Enterprise editie beschikt over een opslagcapaciteit van 1TB. De Departmental editie ‘slechts’ 25GB. Een terabyte komt neer op ongeveer 85.899.345 pagina’s opgesteld in MS Word.

Een ander speerpunt van Alfresco One is mobiliteit. Met behulp van een mobiele applicatie Alfresco Mobile hebben medewerkers toegang tot informatie die zowel on-premise als in de cloud staat opgeslagen. Mocht er op dat moment geen internetverbinding zijn, dan worden bewerkte documenten op een later moment gesynchroniseerd.

3. Alfresco in de cloud

Met deze volledig cloud-gebaseerde versie hebben gebruikers vanaf elke plek en vanaf elk apparaat toegang tot de bedrijfsdocumenten. Het gaat hier om een product gebaseerd op SaaS (Software as a service). Via een extranet een beveiligde verbinding kan een bedrijf ook samenwerken met externe partijen als leveranciers of klanten. Zij hebben alleen toegang tot specifieke, door het bedrijf toegewezen documenten. Alfresco in de Cloud biedt standaard integratie met andere cloud-software zoals Google Docs of Salesforce. In de DMS Wijzer staat een uitgebreide vergelijking van alle Alfresco versies, waarmee organisaties kunnen bepalen welke versie het beste aansluit bij hun wensen en eisen.

alfresco one cloud gebruikers

Alfresco in Nederland, hoe kies je de juiste partner?

Alfresco werkt in Nederland samen met diverse lokale partners die de software installeren bij uw organisatie. Het is belangrijk dat u niet alleen het meest geschikte DMS-pakket kiest, maar ook de best passende leverancier. Welke diensten zijn wel en niet inbegrepen, hoe wordt er omgegaan met problemen tijdens of na de implementatie, hoe snel is de service, etc. ICT Portal stelt deze informatie kosteloos ter beschikking aan projectleiders die denken aan een Alfresco-implementatie.

Door naar het volgende artikel:

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 27 mei). Alfresco onder de loep: is dit content management systeem een serieuze optie? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/alfresco