WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Alfresco onder de loep: is dit content management systeem een serieuze optie?

Alfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. Het biedt een platform voor organisaties waarmee de informatieprocessen efficiënt kunnen worden beheerd.

Alfresco is het meest gebruikte In de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP).open source Enterprise Content Management kan worden gedefinieerd als het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. ECM bestaat uit een combinatie van policies, strategieën en werkwijzen. Software voor ECM zorgt vervolgens voor de praktische uitwerking van de vastgelegde procedures. Voor Enterprise Content Management worden vaak de termen Enterprise Information Management (EIM) en Document Management als synoniemen gebruikt. Toch is er in theorie wel een verschil. Zoals de naam doet vermoeden, zijn Document Management Systemen (DMS) in principe alleen geschikt voor het beheer van traditionele en goed gestructureerde documenten. Denk hierbij aan Word, Pdf en Excel. Door middel van een OCR-functie kan ook de tekst op fysiek papier worden gescand en verwerkt.Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe De functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring.functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) pakket voor documentbeheer. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Alfresco.DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer.

Is Alfresco een ECM, DMS, BPM of alles-in-één oplossing?

In feite is Alfresco een open source content management systeem dat organisaties mogelijkheden biedt voor het opslaan en zoeken van verschillende type documenten en voor het samenwerken in deze documenten. De term content management wordt gebruikt omdat de software niet alleen document management biedt. Andere toepassingen zijn: Records Management kan in het Nederlands worden vertaald met archiefbeheer. De term omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf worden gearchiveerd. In een ICT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een DMS. Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd digitaal archief wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en loonadministratie, geldt bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Ze moeten ook met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie.Records Management, Web Content Management, Enterprise Collaboration en Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.Workflows (via Activiti of JBoss jBPM).

Alfresco kan door deze veelzijdigheid worden gebruikt door zowel grote als middelgrote bedrijven. Toch kleven er, net zoals bij elke type software, nadelen aan het gebruik van het systeem als ECM.

Wat zijn de nadelen van Alfresco als ECM?

  • Het systeem presteert alleen goed in combinatie met een krachtige server.
  • Bedrijven die op zoek zijn naar hoge beschikbaarheid (high availability) krijgen te maken met een hogere De Total Cost of Ownership (TCO) is het totaal aan kosten dat een product of dienst gedurende de hele levenscyclus of gebruikscyclus met zich meebrengt. Er wordt dus niet alleen gekeken naar de inkoopprijs, maar ook naar bijkomende kosten zoals die voor extra personeel.cost of ownership doordat licenties voor De hardware van een informatiesysteem is de materiële component, alles wat je fysiek kan aanraken. Voorbeelden hiervan zijn de computermuis, het scherm, het toetsenbord, de processor, de harde schijf etc. Om een informatiesysteem te doen werken, moet deze hardware aangedreven worden door verschillende programma’s, die niet materieel zijn. Zo is er een besturingssysteem nodig (zoals Windows of MacOS), en wordt er vaak extra software geïnstalleerd voor de uitvoering van specifieke taken. Dit kunnen eenvoudige taken zijn zoals tekstverwerking, maar ook video-editing of zelfs de gehele Enterprise Resource Planning.hardware moeten worden toegevoegd.
  • Een goede leverancier of expert is onmisbaar voor een juiste Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementatie. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat een uitleg van hoe de meest geschikte leverancier van dit systeem kan worden gekozen.

De voordelen van het systeem

  • Nieuwe functionaliteiten worden voortdurend toegevoegd: integraties (In 1972 werd het bedrijf SAP opgericht in het Duitse Walldorf door vijf voormalig IBM-medewerkers. Tegenwoordig heeft SAP vestigingen in meer dan 130 landen, en zijn de belangrijkste pakketten SAP Business One en SAP Business All-in-One. Daarnaast is het systeem ook als Software as a Service (SaaS) beschikbaar, namelijk SAP ByDesign. Zoals veel grote softwarebedrijven, maakt SAP gebruik van partners die het SAP ERP-systeem bij de klant installeren. Er bestaan verschillende partnerlevels: Gold, Silver en Bronze. SAP deelt partners in op basis van omzet, competentie (bouwmogelijkheden) en marketing initiatieven. Het aantal SAP-diensten en -voordelen neemt toe naarmate de status van de partner hoger wordt. In Nederland en België is er een groot aantal SAP ERP-leveranciers, maar het is niet eenvoudig om de verschillen te ontdekken en om erachter te komen welke partij het beste bij uw organisatie past.SAP, Bijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden.SharePoint, Salesforce enz), data analyse, maar ook bijvoorbeeld workflows.
  • Alfresco One biedt een koppeling met de cloud, zodat een solide, hybride systeem ontstaat voor contentbeheer.
  • Alfresco Community, de gratis editie, is populair onder ontwikkelaars voor het inrichten van testomgevingen.
  • Grote community met fora voor ondersteuning en het oplossen van problemen.
  • Relatief lage licentiekosten in vergelijking met concurrerende pakketten.

Welke Alfresco-versies bestaan er?

Van dit systeem worden drie verschillende versies aangeboden, maar zeer verschillende eigenschappen:

1. Alfresco Community Edition

Community Edition is de naam van de gratis versie van het systeem. Deze editie is ontwikkeld door Alfresco Software in samenwerking met de community. Via fora, Alfresco Wiki of Google Groups dragen ontwikkelaars actief bij het verbeteren van Alfresco, door bugs te verhelpen, beveilingslekken te dichten enz.

De voordelen van deze versie zijn de prijs en de vrije toegang tot de broncode. Groot nadeel van de Community editie is het ontbreken van technische support. Bedrijven zullen moeten vertrouwen op de gemeenschap of op de eigen ICT-afdeling om problemen op te lossen. Er zit daarnaast geen garantie op het programma of op integraties met propriëtaire software.

2. Alfresco One

One is een content management platform dat Letterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.on-premise content synchroniseert met Alfresco in de cloud. Het gaat hier dus om een hybride product. Deze betaalde versie is gebaseerd op dezelfde technologie als de open source versie Community, maar biedt meer functionaliteiten en ondersteuning. One biedt uitgebreide opties voor integratie met propriëtaire software. De software kan worden gekoppeld aan applicaties als Microsoft Office, SAP, SharePoint, Google Docs, en zelfs Autocad. Alfresco One is beschikbaar in twee varianten: Departamental en Enterprise.

alfresco hybride content management model

Departmental editie: Vooral gericht op bedrijven die documentprocessen willen verbeteren in specifieke departementen, zonder al te veel eisen te stellen aan functionaliteiten. Departemental is de meest voordelige versie van Alfresco One. De prijs is één van de grootste voordelen in vergelijking met de Enterprise editie. Wel bestaan er een aantal beperkingen die voor sommige bedrijven nadelig kunnen zijn. Alfresco One Departmental biedt bijvoorbeeld alleen van 9 tot 5 technische ondersteuning. Mochten zich na vijven problemen voordoen, dan zal het probleem pas de dag erna worden opgelost.

Enterprise editie: Deze versie richt zich vooral op het bedrijven die zware eisen stellen aan hun documentbeheer, functionaliteiten en snelheid. Naast permanente technische ondersteuning (24/7), is de opslagcapaciteit van deze software een belangrijk voordeel. De Enterprise editie beschikt over een opslagcapaciteit van 1TB. De Departmental editie ‘slechts’ 25GB. Een terabyte komt neer op ongeveer 85.899.345 pagina’s opgesteld in MS Word.

Een ander speerpunt van Alfresco One is mobiliteit. Met behulp van een mobiele applicatie Alfresco Mobile hebben medewerkers toegang tot informatie die zowel Letterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.on-premise als in de Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.cloud staat opgeslagen. Mocht er op dat moment geen internetverbinding zijn, dan worden bewerkte documenten op een later moment gesynchroniseerd.

3. Alfresco in de cloud

Met deze volledig Cloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.cloud-gebaseerde versie hebben gebruikers vanaf elke plek en vanaf elk apparaat toegang tot de bedrijfsdocumenten. Het gaat hier om een product gebaseerd op SaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan.SaaS (Software as a service). Via een extranet een beveiligde verbinding kan een bedrijf ook samenwerken met externe partijen als leveranciers of klanten. Zij hebben alleen toegang tot specifieke, door het bedrijf toegewezen documenten. Alfresco in de Cloud biedt standaard integratie met andere cloud-software zoals Google Docs of Salesforce. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) pakket voor documentbeheer. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Alfresco.DMS Wijzer staat een uitgebreide vergelijking van alle Alfresco versies, waarmee organisaties kunnen bepalen welke versie het beste aansluit bij hun wensen en eisen.

alfresco one cloud gebruikers

Alfresco in Nederland, hoe kies je de juiste partner?

Alfresco werkt in Nederland samen met diverse lokale partners die de software installeren bij uw organisatie. Het is belangrijk dat u niet alleen het meest geschikte DMS-pakket kiest, maar ook de best passende Er bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier.leverancier. Welke diensten zijn wel en niet inbegrepen, hoe wordt er omgegaan met problemen tijdens of na de implementatie, hoe snel is de service, etc. ICT Portal stelt deze informatie kosteloos ter beschikking aan projectleiders die denken aan een Het slagen van een implementatie van Alfresco hangt in belangrijke mate af van een goede voorbereiding. Organisaties doen er goed aan alle personen op de afdelingen waar informatie wordt beheerd en geproduceerd te betrekken bij het project. Een goede implementatie van Alfresco vereist soepele samenwerking tussen systeembeheerders, content managers en de eventuele implementatiepartner. Zoals bij de implementatie van elke software-oplossing kan het projectteam tijdens de implementatie obstakels tegenkomen. In de DMS Wijzer vindt u de meest voorkomende fouten die worden gemaakt tijdens Alfresco-implementaties.Alfresco-implementatie.

Door naar het volgende artikel:

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 27 mei). Alfresco onder de loep: is dit content management systeem een serieuze optie? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/alfresco