On-premise of in de cloud? Het is tegenwoordig vaak de eerste vraag waarmee bedrijven te maken krijgen bij de oriëntatie op nieuwe software. Een implementatie in de cloud wint bovendien aan populariteit. Soms wordt er zelfs vanuit gegaan dat cloud computing sowieso de beste optie is. Maar is dat wel altijd waar? Wat heeft on-premise nog te bieden? En wat komt er allemaal bij kijken bij een on-premise implementatie van software?
Het bedrijf maakt gebruik van de eigen infrastructuur
Letterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.
Opmerking: on-premise en cloud zeggen op zich niets over het prijsmodel. Wel is het zo dat een installatie on-premise meestal gepaard gaat met een eenmalige aankoop van het systeem, terwijl bij cloud-software het SaaS-model erg populair is. Vraag de prijsopbouw steeds goed na bij de leverancier!
Doordat de installatie op de eigen servers plaatsvindt, zijn bedrijven met on-premise-software ook zelf verantwoordelijk voor de veiligheid, de beschikbaarheid en het beheer van het systeem. Dit betekent dat er meestal een IT-afdeling nodig is, die een deel van de werktijd besteedt aan het beheer van de infrastructuur en de software. Al staat deze afdeling er meestal ook niet echt alleen voor. Bijna altijd biedt de leverancier van de software ook na de implementatie nog bepaalde onderhoudsdiensten aan.
Vooral softwarepakketten die al lang op de markt zijn, zoals die voor documentbeheer (DMS), Enterprise Resource Planning (ERP) en Customer Relationship Management (CRM) worden nog veel on-premise geïnstalleerd. Dit omdat deze pakketten toch vaak de echte kernprocessen van een bedrijf beheren, en bedrijven door een lokale installatie meer controle hebben over deze processen. Aan de andere kant is er vaak een grotere initiële investering nodig, en worden niet in elk geval mobiele apparaten en wearables ondersteund. Onderstaande tabel vergelijkt de voor- en nadelen van een installatie on-premise:
Verschillen tussen on-premise en andere installatievormen
De grote tegenhanger van on-premise is de cloud. Ondanks de populariteit van deze tweede installatievorm, hebben beide systemen hun voor- en nadelen. Bovendien bestaan er verschillende vormen van cloud computing.
Opmerking: de fysieke installatieplek van software heeft niets te maken met de plaats van waaruit gebruikers toegang kunnen krijgen. Ook software die on-premise is geïnstalleerd, kan via het internet of intranet benaderd worden.
On-premise versus publieke cloud
De publieke cloud is de meest bekende implementatievorm. Hierbij wordt de externe server gedeeld met andere bedrijven die klant zijn bij dezelfde leverancier. Hierdoor is dit model ook meteen het voordeligst qua prijs. Een installatie on-premise valt meestal veel duurder uit dan gebruik van een publieke cloud, zeker als een bedrijf ook nog de nodige hardware (servers) moet aankopen waarop de software kan draaien.
Het nadeel van een publieke cloud is dat personalisatie niet gemakkelijk is. Bovendien komen alle gebruikers via dezelfde loginpagina binnen, ook al behoren ze tot andere bedrijven en zien ze andere data. Ondanks de goede beveiliging via wachtwoorden (toegangscontrole) of andere vormen van Identity and Access Management (IAM), stellen veel bedrijven zich toch vragen bij het ontbreken van een meer afgeschermde en persoonlijke toegang tot het systeem.
On-premise versus private cloud
Bij een private cloud wordt de software geïnstalleerd op een server of een afgeschermd serverdeel dat maar door één bedrijf gebruikt wordt. Hierdoor kan de ruimte gepersonaliseerd worden. Het bedrijf dat gebruik maakt van een private cloud, is zelf ook nauwer betrokken bij het beheer van de software en vooral de data. Hierdoor heeft het bedrijf zelf meer grip op de mate waarin gegevens veilig zijn en in hoeverre er aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldaan wordt. Daartegenover staat wel dat het bedrijf intern iets meer specialisten in dienst moet hebben voor de beheerstaken. Het grootste verschil met on-premise is dus de fysieke locatie van de server (intern of extern).
On-premise versus hybride cloud
Een hybride cloud combineert de twee voorgaande modellen (publieke en private cloud) of de cloud met een installatie on-premise. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer de software op een externe en publieke server staat, terwijl de data afgeschermd is in de private cloud. Ook kan het gebeuren dat een deel van de informatie beter intern (on-premise) bewaard wordt, zoals klantgegevens, terwijl andere gegevens zonder problemen in de cloud kunnen. Een bedrijf dat met een hybride cloud wil werken, moet wel goed verifiëren of de koppeling tussen de verschillende servers waarop geïnstalleerd is, zeker mogelijk is. Er moet bijvoorbeeld een koppeling mogelijk zijn tussen de eigen servers en die van de cloud-implementatie.
Let op: vaak wordt er vanuit gegaan dat on-premise opslag van gegevens het meest veilig is. Toch is dit niet altijd het geval. Bedrijven die weinig IT-kennis in-house hebben, zijn vaak beter af wanneer hun gegevens beheerd worden door professionals. Bovendien hebben externe datacenters vaak een hogere mate van brand- en inbraakbeveiliging. Voor projectleiders die zich oriënteren op een ERP-systeem, is er in de ERP Wijzer een tabel opgenomen die de vergelijking maakt tussen cloud en on-premise.
Kosten van een installatie on-premise
Wanneer er binnen het bedrijf de budgetten voor nieuwe software worden bepaald, is het belangrijk te weten dat een investering verschillende vormen kan aannemen. Het is belangrijk om aandacht te hebben voor de CAPEX- en OPEX-kosten. CAPEX staat voor CAPital EXpenditures en refereert aan alles wat eenmalig wordt aangekocht. OPEX staat voor OPerating EXpense en refereert aan de wederkerende kosten die een bedrijf heeft voor diensten of producten. Een installatie on-premise impliceert normaal gesproken zowel CAPEX-kosten (de eenmalige aankoop van het softwareprogramma) als OPEX-kosten (de jaarlijkse of maandelijkse prijs voor onderhoud en service).
