Zoekfunctie in een DMS: een must voor elke organisatie om snel documenten te vinden?

Wereldwijd worden circa 15% van de bedrijfsdocumenten foutief opgeslagen. In Europa geeft 45% van de retailbedrijven aan dat hun systemen niet geschikt zijn voor het terugvinden van documenten. Werknemers in Nederland verliezen hierdoor gemiddeld zo’n 19 minuten per dag aan het opzoeken van informatie. Deze cijfers bevestigen alleen maar wat bedrijfsleiders al weten: de vindbaarheid van documenten is een van de hoogste prioriteiten voor documentbeheer. Een goede zoekfunctie is dus uiterst belangrijk bij het kiezen van een DMS-pakket.

De vindbaarheid van documenten verhogen

Zodra een bedrijf een bepaalde omvang krijgt, wordt het oproepen van dat ene document vaak als het zoeken naar een speld in een hooiberg. Zelfs als er een gedeelde schijf, of zelfs een DMS-pakket wordt gebruikt, hebben veel werknemers nog steeds de neiging om bestanden lokaal op te slaan of rond te mailen. Zo denken ze er zeker van te zijn het document terug te kunnen vinden. Deze werkwijze doet echter alle DMS-functionaliteiten teniet, zoals workflows, versiebeheer en archiefbeheer. Een bedrijf gaat hiermee dus eigenlijk terug naar de situatie van vóór er een systeem voor documentbeheer bestond.

Om bovenstaande situatie te voorkomen, zijn er in een serieus DMS-pakket functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.

Is quick browsing voldoende om alle informatie terug te vinden?

Quick browsing is min of meer te vergelijken met het gebruik van de Windows Verkenner. In het DMS worden hierbij mappen aangemaakt waarin gebruikers kunnen zoeken. Bij relatief eenvoudige documentstructuren kan dit een handige zoekmanier zijn. Zo kan het aandelenrapport van januari 2018 bijvoorbeeld gecategoriseerd worden onder de hoofdmap ‘aandelenrapporten’ en de submap ‘2018’. Deze indeling kan voor het hele bedrijf gelden, of kan persoonlijk ingesteld worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een andere gebruiker liever een indeling heeft op basis van het jaartal, en vervolgens op het soort document.

Het grootste verschil tussen de persoonlijke mappenstructuur in een DMS en de Windows Verkenner is dat werknemers geen kopieën creëren van hetzelfde document. Hun persoonlijke mappenstructuur is alleen een weergave. Het eigenlijke document is opgeslagen op een gemeenschappelijke server. Gebruikers creëren dus eigenlijk shortcuts naar hetzelfde document.

Een tweede vorm van quick browsing is via filters. In een DMS worden namelijk metadata toegevoegd aan documenten. Dit is informatie over het document, zoals de auteur, de documentcategorie, de bestandsgrootte, wijzigingsdatum, documentverantwoordelijke etc. Door de bijbehorende filters aan te klikken, kan een werknemer bijvoorbeeld snel de documenten van de maand vinden waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. In de DMS Wijzer staan de mogelijkheden voor het toevoegen van metadata per pakket beschreven.

Quick browsing kan in principe voldoen als zoekfunctionaliteit. Veel bedrijven opteren toch voor een DMS dat een geavanceerde full search ondersteunt. Bovendien bestaan er pakketten voor documentbeheer die quick browsing combineren met een eenvoudige vorm van full search.

Welke voordelen biedt een full search?

Niet elke gebruiker van het DMS-pakket weet meteen waar in de mappenstructuur moet worden gezocht, of welke filters moeten worden aangezet voor het vinden van een document. In dat geval wordt er vaak een full search uitgevoerd. Dit is te vergelijken met zoeken via Google. Een gebruiker geeft een zoekterm in, en de zoekmachine gaat op zoek naar overeenkomsten in het hele (DMS-)systeem.

Afhankelijk van de instellingen wordt er gezocht naar overeenkomsten op verschillende niveaus. Er kan bijvoorbeeld niet alleen naar overeenkomsten in de titel gezocht worden, maar ook in de tags, auteur of andere metadata. Bovendien geven de meeste systemen ook resultaten weer van overeenkomsten met de inhoud van documenten. Deze keuzes zijn (vaak per zoekopdracht) in te stellen door de gebruikers zelf.

De meer uitgebreide zoekfunctionaliteiten bieden bovendien ook de mogelijkheid zelf de relevantie van zoekresultaten aan te geven. Zo kan een gebruiker instellen om eerst de resultaten te laten zien waarin de zoekterm in de titel voorkomt. Vervolgens komen dan bijvoorbeeld de resultaten in de overeenkomstige categorie, en helemaal onderaan de documenten waarin de zoekterm ergens in de tekst voorkomt. In een andere situatie kan het handig zijn dat een document waar recent in gewerkt is hoger in de zoekresultaten komt, omdat er vaak verder wordt gewerkt aan de meest actuele documenten.

Zoeken in de inhoud van gescande documenten

Veel organisaties blijven papieren documenten creëren of ontvangen. Deze worden meestal gescand om op te nemen in het digitale documentbeheersysteem. Zoeken in een gescande tekst verloopt echter niet zo eenvoudig als zoeken in een digitaal opgemaakt document. Hiervoor is de toevoeging van Optical Character Recognition (OCR) nodig. Deze technologie zorgt ervoor dat de inhoud van gescande documenten leesbaar is voor het DMS. OCR kan bepaalde metadata toevoegen die het zoeken vergemakkelijken, of kan bij elke zoekopdracht de inhoud van de gescande tekst analyseren. In de DMS Wijzer staan verschillende pakketten die een OCR-functionaliteit aanbieden.

Verschillende soorten zoekopdrachten uitvoeren

Medewerkers voeren zoekopdrachten uit in erg verschillende situaties. Soms weten ze precies welk document ze zoeken. Op andere momenten willen ze meer een overzicht van een bepaalde periode of weten ze eigenlijk niet in welk document de benodigde informatie staat. Daarom bieden de meeste zoekfunctionaliteiten de mogelijkheid om verschillende soorten zoekopdrachten toe te passen. Onderstaande tabel geeft de meest voorkomende opties weer, en het voordeel dat elke optie biedt. Deze informatie kan van nut zijn om de zoekfunctionaliteiten van verschillende DMS-pakketten te vergelijken.

Geavanceerd zoeken voor specifieke resultaten

De standaard manier voor zoeken in een DMS is relatief eenvoudig. Een gebruiker die bijvoorbeeld zoekt op ‘klink’ zal alle documenten te zien krijgen waarin een overeenkomst gevonden werd met deze zoekterm. Zowel documenten met de auteur ‘Albert Klink’, als documenten over deurklinken zullen weergegeven worden. Eventueel kan hieraan een relevantieniveau worden toegekend. Hierdoor worden bijvoorbeeld resultaten met ‘klink’ in de titel hoger in de lijst weergegeven dan documenten met de term in een voetnoot.

Met geavanceerd zoeken kan alle ‘ruis’ die een eenvoudige zoekopdracht veroorzaakt worden uitgesloten. De gebruiker kan zelf zoekfilters instellen om te bepalen op welke plek in het document of in welke metadata de zoekterm moet voorkomen. Zo krijgt hij of zij een meer specifieke selectie van overeenkomsten te zien. Hierbij kan op twee manieren te werk gegaan worden:

De gebruiker kiest in welk segment gezocht wordt: in dit geval kiest de werknemer er bijvoorbeeld voor om alleen documenten op te roepen waarbij ‘Albert Klink’ de auteur is.
Verschillende segmenten worden gecombineerd: in dit geval kan de medewerker naast Klink als auteur ook aangeven dat alleen de documenten van 2018 getoond moeten worden.

Let op! Het is erg handig als een zoekfunctie in het gehele DMS documenten kan terugvinden. De vraag blijft echter of die resultaten wel aan iedere gebruiker moeten worden getoond. Een functionaliteit voor toegangscontrole is in bepaalde situaties van essentieel belang. In de DMS Wijzer is een overzicht opgenomen van pakketten met serieuze mogelijkheden voor toegangscontrole.

Wat is het verschil tussen een zoekfunctie en zoeksoftware?

Zoekfuncties, zoeksoftware, zoekmachines, search engines, search and find en document search, oriënterende projectleiders zijn al deze termen waarschijnlijk al tegengekomen. Op zich is de naam van de oplossing eigenlijk niet zo van belang. Wat het zoeken van informatie betreft, doen ze allemaal ongeveer hetzelfde: op basis van de zoekopdracht gaat het systeem op zoek naar de bijbehorende resultaten. Maar er zijn ook verschillen, bijvoorbeeld in de kwaliteit en de relevantie van de zoekresultaten, de gekoppelde systemen waarbinnen gezocht wordt, en de andere DMS-functionaliteiten die naast de zoekfunctie in de software zitten. In grote lijnen worden er drie systemen voor zoeken naar informatie onderscheiden:

De zoekbalk: zo goed als alle software en online werkinstrumenten beschikken tegenwoordig over een soort zoekfunctionaliteit. Het is bijvoorbeeld niet erg moeilijk om een zoekbalk aan een website of systeem toe te voegen. Zelfs in veel gratis software voor documentbeheer of andere bedrijfsprocessen is een zoekbalk opgenomen. In de meeste gevallen is deze functionaliteit echter niet gespecialiseerd genoeg voor professioneel gebruik. De meest relevante resultaten worden verspreid weergegeven (ruis) of verschijnen zelfs helemaal niet. Ook kunnen er vaak geen zoekfilters ingesteld worden, etc.
Software voor Enterprise Search: dit is de overkoepelende benaming voor alle systemen die bedrijfsbrede zoekopdrachten uitvoeren. Met behulp van een oplossing voor Enterprise Search, ook wel zoeksoftware, zoekmachine of search engine genoemd, wordt in alle interne bedrijfsinformatie gezocht naar overeenkomsten met de zoekopdracht. Voorwaarde hiervoor is wel dat alle systemen waarin gezocht moet worden, gekoppeld zijn, en doorzoekbaar zijn voor de zoekmachine. Integraties met systemen voor bijvoorbeeld HRM en CRM zorgen er bijvoorbeeld voor dat ook personeelsgegevens en klantdata doorzocht kunnen worden. Het nadeel van dit soort systemen is dat ze zich uitsluitend richten op het zoeken zelf. Sommige oplossingen zijn ook geschikt voor het toevoegen van metadata, maar daar blijft het bij. Met een oplossing voor Enterprise Search heeft een bedrijf dus geen versiebeheer, workflow of archiefbeheer.
De zoekfunctie in het DMS: in principe doet deze exact hetzelfde als software voor Enterprise Search, maar dan binnen de DMS-omgeving. Tegenwoordig is deze functionaliteit meestal zo uitgebreid dat bedrijven het niet nodig achten om ook nog een oplossing voor Enterprise Search aan te schaffen. Bovendien maakt een DMS vaak deel uit van een groter ERP-landschap, samen met Customer Relationship Management (CRM) en Human Resource Management (HRM).

Kosten voor een DMS met uitgebreide zoekfunctionaliteit

Er bestaan systemen voor documentbeheer in verschillende prijsklassen, maar deze hebben niet allemaal een goede zoekfunctionaliteit. De zoekresultaten van gratis tools zijn meestal niet om over naar huis te schrijven. Dit zijn dan ook geen volwaardige DMS-pakketten. Voor een serieus DMS-pakket met een goede zoekfunctie moet een organisatie rekening houden met een investering van zo’n 20-30 duizend euro implementatiekosten, en gemiddeld 50-100 euro per gebruiker per maand aan licentiekosten. Dit is een gemiddelde, en bedrijven moeten er rekening mee houden dat de prijs nog enorm kan variëren. Deze variatie is te wijten aan de vele keuzemogelijkheden wat betreft de overige gewenste functionaliteiten van het DMS, het aantal gebruikers, de moeilijkheidsgraad van de implementatie, etc.

Als de zoekopdrachten in meer systemen moeten worden uitgevoerd dan alleen het DMS, heeft dit ook zijn weerslag op de prijs van het gehele systeem. In dit geval moet er namelijk rekening gehouden worden met de prijzen voor koppelingen. In bepaalde gevallen wordt er zelfs beslist om het DMS meteen als onderdeel van het ERP-systeem op te nemen. In dit laatste scenario doet een organisatie er goed aan meteen het hele kostenplaatje voor ERP-software in acht te nemen.