Home
  • Inloggen
  • Kennis opdoen
    • Thema’s
      • Thema's
      • Enterprise Resource Planning (ERP)
      • Document Management (DMS)
      • Human Resource Management (HRM)
      • Customer Relationship Management (CRM)
      • Quality Management (QMS)
      • Business Process Management (BPM)
      • Digital Signage
      • Corporate Sustainability
    • Digiboeken
      • Digiboeken
      • Populair
      • ERP Wijzer
      • DMS Wijzer
      • HRM Wijzer
      • Catalogus
    • ICT Lexicon
  • Softwareselectie
  • Diensten
  • Klant worden
  • Over ICT Portal
  • Contact
Mijn account
Heb je al een account? Inloggen
DMS Documentbeheer Enterprise search Zoekfunctie Zoekmachine
documenten zoeken vinden

Home DMS Overzicht DMS-functionaliteiten Zoekfunctie

Navigatie Artikelen

DMS

  • DMS Overzicht
  • Digiboeken
    • DMS Wijzer
    • DMS-statistieken
    • DMS Functionaliteitenoverzicht
    • Digitalisering: hoe begin ik aan een paperless office?
  • Tools en templates
  • DMS kennisartikelen
    • Wat is een DMS?
    • Document Management software
    • ISO-waardig documentbeheer
    • Kwaliteitsbeheer voor documenten
    • Kosten DMS
    • DMS-leveranciers
    • Functionaliteiten
      • DMS-functionaliteiten (algemeen)
      • Digitaal archiveren
      • Versiebeheer
      • Workflow management
      • Zoekfunctie in een DMS
      • Paperless Office
      • Postregistratiesysteem
      • E-mailintegratie in DMS
      • Klantenportaal
      • Knowledge Management (KM)
      • Quality management (QM)
      • Optical Character Recognition (OCR)
      • Digitale handtekening
      • Contract management
      • Records Management
      • Enterprise Content Management (ECM)
      • Building Information Modeling (BIM)
      • Toegangscontrole
      • Traceerbaarheidsmodule
      • Zaakgericht werken
      • Alle functionaliteiten
    • DMS per sector
      • Sector specifiek DMS
      • Bouw en ingenieurs
      • Farmacie
      • Logistiek
      • Zorg
    • DMS pakketten
      • DMS pakketselectie
      • Alfresco
      • Canon Therefore
      • d.velop
      • Google Workspace
      • Microsoft 365
      • OpenText xECM
      • WoodWing Xtendis
    • DMS implementeren
    • Gebruikersadoptie van een nieuw pakket

Zoekfunctie in een DMS: een must voor elke organisatie om snel documenten te vinden?

Laatste update: 27 november 2024
WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wereldwijd worden circa 15% van de bedrijfsdocumenten foutief opgeslagen. In Europa geeft 45% van de retailbedrijven aan dat hun systemen niet geschikt zijn voor het terugvinden van documenten. Werknemers in Nederland verliezen hierdoor gemiddeld zo’n 19 minuten per dag aan het opzoeken van informatie. Deze cijfers bevestigen alleen maar wat bedrijfsleiders al weten: de vindbaarheid van documenten is een van de hoogste prioriteiten voor documentbeheer. Een goede zoekfunctie is dus uiterst belangrijk bij het kiezen van een DMS-pakket.

De vindbaarheid van documenten verhogen

Zodra een bedrijf een bepaalde omvang krijgt, wordt het oproepen van dat ene document vaak als het zoeken naar een speld in een hooiberg. Zelfs als er een gedeelde schijf, of zelfs een DMS-pakketVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? wordt gebruikt, hebben veel werknemers nog steeds de neiging om bestanden lokaal op te slaan of rond te mailen. Zo denken ze er zeker van te zijn het document terug te kunnen vinden. Deze werkwijze doet echter alle DMS-functionaliteitenDe functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring. teniet, zoals workflowsEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer., versiebeheerWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden. en archiefbeheerBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.. Een bedrijf gaat hiermee dus eigenlijk terug naar de situatie van vóór er een systeem voor documentbeheer bestond.

Tip! Bedrijven kunnen het DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. raadplegen voor een overzicht van alle DMS-mogelijkheden. Hierin staat onder andere uitgelegd welke soorten zoekfuncties er bestaan, maar kunnen bedrijven ook aanduiden welke andere functionaliteiten verder nog van belang zijn bij de implementatie van een nieuw DMS-pakket.

zoekfunctionaliteit dms nut

Om bovenstaande situatie te voorkomen, zijn er in een serieus DMS-pakket functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadataMetadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags., inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.

Is quick browsing voldoende om alle informatie terug te vinden?

Quick browsing is min of meer te vergelijken met het gebruik van de Windows Verkenner. In het DMS worden hierbij mappen aangemaakt waarin gebruikers kunnen zoeken. Bij relatief eenvoudige documentstructuren kan dit een handige zoekmanier zijn. Zo kan het aandelenrapport van januari 2018 bijvoorbeeld gecategoriseerd worden onder de hoofdmap ‘aandelenrapporten’ en de submap ‘2018’. Deze indeling kan voor het hele bedrijf gelden, of kan persoonlijk ingesteld worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een andere gebruiker liever een indeling heeft op basis van het jaartal, en vervolgens op het soort document.

Het grootste verschil tussen de persoonlijke mappenstructuur in een DMS en de Windows Verkenner is dat werknemers geen kopieën creëren van hetzelfde document. Hun persoonlijke mappenstructuur is alleen een weergave. Het eigenlijke document is opgeslagen op een gemeenschappelijke server. Gebruikers creëren dus eigenlijk shortcuts naar hetzelfde document.

quick browsing mappen dms

Een tweede vorm van quick browsing is via filters. In een DMS worden namelijk metadata toegevoegd aan documenten. Dit is informatie over het document, zoals de auteur, de documentcategorie, de bestandsgrootte, wijzigingsdatum, documentverantwoordelijke etc. Door de bijbehorende filters aan te klikken, kan een werknemer bijvoorbeeld snel de documenten van de maand vinden waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan de mogelijkheden voor het toevoegen van metadata per pakket beschreven.

Quick browsing kan in principe voldoen als zoekfunctionaliteit. Veel bedrijven opteren toch voor een DMS dat een geavanceerde full search ondersteunt. Bovendien bestaan er pakketten voor documentbeheer die quick browsing combineren met een eenvoudige vorm van full search.

Welke voordelen biedt een full search?

Niet elke gebruiker van het DMS-pakket weet meteen waar in de mappenstructuur moet worden gezocht, of welke filters moeten worden aangezet voor het vinden van een document. In dat geval wordt er vaak een full search uitgevoerd. Dit is te vergelijken met zoeken via Google. Een gebruiker geeft een zoekterm in, en de zoekmachine gaat op zoek naar overeenkomsten in het hele (DMS-)systeem.

Afhankelijk van de instellingen wordt er gezocht naar overeenkomsten op verschillende niveaus. Er kan bijvoorbeeld niet alleen naar overeenkomsten in de titel gezocht worden, maar ook in de tags, auteur of andere metadata. Bovendien geven de meeste systemen ook resultaten weer van overeenkomsten met de inhoud van documenten. Deze keuzes zijn (vaak per zoekopdracht) in te stellen door de gebruikers zelf.

De meer uitgebreide zoekfunctionaliteiten bieden bovendien ook de mogelijkheid zelf de relevantie van zoekresultaten aan te geven. Zo kan een gebruiker instellen om eerst de resultaten te laten zien waarin de zoekterm in de titel voorkomt. Vervolgens komen dan bijvoorbeeld de resultaten in de overeenkomstige categorie, en helemaal onderaan de documenten waarin de zoekterm ergens in de tekst voorkomt. In een andere situatie kan het handig zijn dat een document waar recent in gewerkt is hoger in de zoekresultaten komt, omdat er vaak verder wordt gewerkt aan de meest actuele documenten.

Zoeken in de inhoud van gescande documenten

Veel organisaties blijven papieren documenten creëren of ontvangen. Deze worden meestal gescand om op te nemen in het digitale documentbeheersysteem. Zoeken in een gescande tekst verloopt echter niet zo eenvoudig als zoeken in een digitaal opgemaakt document. Hiervoor is de toevoeging van Optical Character Recognition (OCR)Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld. nodig. Deze technologie zorgt ervoor dat de inhoud van gescande documenten leesbaar is voor het DMS. OCR kan bepaalde metadata toevoegen die het zoeken vergemakkelijken, of kan bij elke zoekopdracht de inhoud van de gescande tekst analyseren. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan verschillende pakketten die een OCR-functionaliteit aanbieden.

Verschillende soorten zoekopdrachten uitvoeren

Medewerkers voeren zoekopdrachten uit in erg verschillende situaties. Soms weten ze precies welk document ze zoeken. Op andere momenten willen ze meer een overzicht van een bepaalde periode of weten ze eigenlijk niet in welk document de benodigde informatie staat. Daarom bieden de meeste zoekfunctionaliteiten de mogelijkheid om verschillende soorten zoekopdrachten toe te passen. Onderstaande tabel geeft de meest voorkomende opties weer, en het voordeel dat elke optie biedt. Deze informatie kan van nut zijn om de zoekfunctionaliteiten van verschillende DMS-pakketten te vergelijkenHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?.

zoekfunctie DMS soorten searches

Geavanceerd zoeken voor specifieke resultaten

De standaard manier voor zoeken in een DMS is relatief eenvoudig. Een gebruiker die bijvoorbeeld zoekt op ‘klink’ zal alle documenten te zien krijgen waarin een overeenkomst gevonden werd met deze zoekterm. Zowel documenten met de auteur ‘Albert Klink’, als documenten over deurklinken zullen weergegeven worden. Eventueel kan hieraan een relevantieniveau worden toegekend. Hierdoor worden bijvoorbeeld resultaten met ‘klink’ in de titel hoger in de lijst weergegeven dan documenten met de term in een voetnoot.

Met geavanceerd zoeken kan alle ‘ruis’ die een eenvoudige zoekopdracht veroorzaakt worden uitgesloten. De gebruiker kan zelf zoekfilters instellen om te bepalen op welke plek in het document of in welke metadata de zoekterm moet voorkomen. Zo krijgt hij of zij een meer specifieke selectie van overeenkomsten te zien. Hierbij kan op twee manieren te werk gegaan worden:

  1. De gebruiker kiest in welk segment gezocht wordt: in dit geval kiest de werknemer er bijvoorbeeld voor om alleen documenten op te roepen waarbij ‘Albert Klink’ de auteur is.
  2. Verschillende segmenten worden gecombineerd: in dit geval kan de medewerker naast Klink als auteur ook aangeven dat alleen de documenten van 2018 getoond moeten worden.
Let op! Het is erg handig als een zoekfunctie in het gehele DMS documenten kan terugvinden. De vraag blijft echter of die resultaten wel aan iedere gebruiker moeten worden getoond. Een functionaliteit voor toegangscontroleToegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan. is in bepaalde situaties van essentieel belang. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. is een overzicht opgenomen van pakketten met serieuze mogelijkheden voor toegangscontrole.

Wat is het verschil tussen een zoekfunctie en zoeksoftware?

Zoekfuncties, zoeksoftware, zoekmachines, search engines, search and find en document search, oriënterende projectleiders zijn al deze termen waarschijnlijk al tegengekomen. Op zich is de naam van de oplossing eigenlijk niet zo van belang. Wat het zoeken van informatie betreft, doen ze allemaal ongeveer hetzelfde: op basis van de zoekopdracht gaat het systeem op zoek naar de bijbehorende resultaten. Maar er zijn ook verschillen, bijvoorbeeld in de kwaliteit en de relevantie van de zoekresultaten, de gekoppelde systemen waarbinnen gezocht wordt, en de andere DMS-functionaliteiten die naast de zoekfunctie in de software zitten. In grote lijnen worden er drie systemen voor zoeken naar informatie onderscheiden:

  • De zoekbalk: zo goed als alle softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. en online werkinstrumenten beschikken tegenwoordig over een soort zoekfunctionaliteit. Het is bijvoorbeeld niet erg moeilijk om een zoekbalk aan een website of systeem toe te voegen. Zelfs in veel gratis software voor documentbeheer of andere bedrijfsprocessen is een zoekbalk opgenomen. In de meeste gevallen is deze functionaliteit echter niet gespecialiseerd genoeg voor professioneel gebruik. De meest relevante resultaten worden verspreid weergegeven (ruis) of verschijnen zelfs helemaal niet. Ook kunnen er vaak geen zoekfilters ingesteld worden, etc.
  • Software voor Enterprise Search: dit is de overkoepelende benaming voor alle systemen die bedrijfsbrede zoekopdrachten uitvoeren. Met behulp van een oplossing voor Enterprise Search, ook wel zoeksoftware, zoekmachine of search engine genoemd, wordt in alle interne bedrijfsinformatie gezocht naar overeenkomsten met de zoekopdracht. Voorwaarde hiervoor is wel dat alle systemen waarin gezocht moet worden, gekoppeld zijn, en doorzoekbaar zijn voor de zoekmachine. Integraties met systemen voor bijvoorbeeld HRM en CRM zorgen er bijvoorbeeld voor dat ook personeelsgegevens en klantdata doorzocht kunnen worden. Het nadeel van dit soort systemen is dat ze zich uitsluitend richten op het zoeken zelf. Sommige oplossingen zijn ook geschikt voor het toevoegen van metadata, maar daar blijft het bij. Met een oplossing voor Enterprise Search heeft een bedrijf dus geen versiebeheer, workflow of archiefbeheer.
  • De zoekfunctie in het DMS: in principe doet deze exact hetzelfde als software voor Enterprise Search, maar dan binnen de DMS-omgeving. Tegenwoordig is deze functionaliteit meestal zo uitgebreid dat bedrijven het niet nodig achten om ook nog een oplossing voor Enterprise Search aan te schaffen. Bovendien maakt een DMS vaak deel uit van een groter ERP-landschap, samen met Customer Relationship Management (CRM)Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. en Human Resource Management (HRM)HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen..

Kosten voor een DMS met uitgebreide zoekfunctionaliteit

Er bestaan systemen voor documentbeheer in verschillende prijsklassenDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen., maar deze hebben niet allemaal een goede zoekfunctionaliteit. De zoekresultaten van gratis tools zijn meestal niet om over naar huis te schrijven. Dit zijn dan ook geen volwaardige DMS-pakketten. Voor een serieus DMS-pakket met een goede zoekfunctie moet een organisatie rekening houden met een investering van zo’n 20-30 duizend euro implementatiekosten, en gemiddeld 50-100 euro per gebruiker per maand aan licentiekosten. Dit is een gemiddelde, en bedrijven moeten er rekening mee houden dat de prijs nog enorm kan variëren. Deze variatie is te wijten aan de vele keuzemogelijkheden wat betreft de overige gewenste functionaliteiten van het DMS, het aantal gebruikers, de moeilijkheidsgraad van de implementatieHet is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd., etc.

Als de zoekopdrachten in meer systemen moeten worden uitgevoerd dan alleen het DMS, heeft dit ook zijn weerslag op de prijs van het gehele systeem. In dit geval moet er namelijk rekening gehouden worden met de prijzen voor koppelingen. In bepaalde gevallen wordt er zelfs beslist om het DMS meteen als onderdeel van het ERP-systeem op te nemen. In dit laatste scenario doet een organisatie er goed aan meteen het hele kostenplaatje voor ERP-softwareDe ERP-kosten vormen een belangrijke factor bij de selectie van een ERP-pakket. Welk budget moet een organisatie opzij zetten voor een ERP-implementatie? Wat zijn de kosten per gebruiker en wat zijn de tarieven van een licentie? Maar ook: wat zijn de prijsverschillen tussen ERP on-premise en ERP in de cloud? Kortom: wat kost een compleet ERP-systeem? Heeft je bedrijf voldoende aan een systeem van 20.000 euro, of is het bijvoorbeeld realistischer uit te gaan van 200.000 euro? in acht te nemen.

  • Hoe kiest een bedrijf het juiste DMS-pakket?
  • Het digitale archief beheren met een DMS
  • Versiebeheer met behulp van een DMS
  • Beheer van werkstromen met een DMS

Is deze pagina nuttig?

Hartelijk dank!

Met je feedback kunnen we deze pagina beter te maken.

Vertel wat we kunnen verbeteren.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer:

European Knowledge Center for Information Technology. (2024, 27 november). Zoekfunctie in een DMS: een must voor elke organisatie om snel documenten te vinden? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-functionaliteiten/documenten-zoeken-vinden-zoekfunctie
DMS Access control DMS Documentbeheer Enterprise search Filters Metadata OCR Versiebeheer Vindbaarheid Zoekfunctie Zoekmachine
Aanmelden
Notificatie voor
guest
Door een reactie te plaatsen accepteer je de privacyverklaring.
guest
Door een reactie te plaatsen accepteer je de privacyverklaring.
0 Reacties
Nieuwste
Oudste Meeste stemmen
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
dms systemen documentbeheer leveranciers kosten implementatie demo
DMS Wijzer 2025 Gratis toegang
Vragen bij dit artikel
Hoe zijn de 19 minuten per dag berekend?

Dit gegeven is gebaseerd op een onderzoek dat in 2016 is uitgevoerd door Censuwide, in opdracht van Sharp Europa onder 6.045 kantoormedewerkers in negen EU-landen (Frankrijk, Duitsland, UK, Italië, Zweden, Polen, Nederland, Tsjechië en Hongarije). Het overkoepelende thema van dit onderzoek was “days wasted” – het aantal dagen dat door kantoorwerkers wordt verspild aan bijvoorbeeld het zoeken naar informatie of inefficiënte kantoorapparatuur.

Gerelateerde artikelen
DMS
Welke functionaliteiten kunnen bedrijven verwachten in een DMS?

Bedrijven willen hun papieren of digitale documentenchaos oplossen. Welke functionaliteiten zijn noodzakelijk in een documentbeheersysteem?

4 december 2024
Digitale transformatie DMS
Optical Character Recognition maakt bestanden digitaal gebruiksklaar

Om een paperless office te realiseren, scannen veel bedrijven hun documenten in. Hoe maak je ze digitaal lees- en bewerkbaar? Wat biedt OCR?

24 oktober 2022
Databeheer DMS
Metadata classificeren en contextualiseren informatie

Het belang van vindbaarheid en categorisering van gegevens neemt toe. Metadata zijn een essentiële voorwaarde voor efficiënt documentbeheer.

11 oktober 2022
Digitale transformatie DMS
Digitaal archiveren met behulp van een DMS: inrichting & stappenplan

Een digitaal archief helpt bedrijven bij het gestructureerd bewaren van bedrijfsinformatie. Welke wetgeving is belangrijk? Wat zijn de kosten?

23 maart 2023
Digitale transformatie DMS
Hoe vereenvoudigt een klantenportaal de informatie-uitwisseling?

Dagelijks worden er enorm veel documenten heen en weer gestuurd tussen klanten en bedrijven. Via een klantenportaal kan dit efficiënter.

1 september 2022
DMS
Wat is een Document Management Systeem (DMS) precies?

Wat is een Document Management Systeem? Wat zijn de voor- en nadelen voor bedrijven? Hoeveel kost een DMS? Alle informatie op een rij.

4 december 2024
Digitale transformatie DMS
DMS-statistieken: een analyse op basis van 108 bedrijven

Onderzoek naar bedrijven die een project voor een documentbeheersysteem zijn gestart. Bevat concrete data en daarop gebaseerde inzichten.

12 september 2024
DMS
DMS Functionaliteitenoverzicht: alle mogelijkheden op een rij

Het DMS Functionaliteitenoverzicht is bedoeld voor het opstellen van de wensen, eisen en criteria voor een documentbeheersysteem.

21 mei
DMS
Enterprise Content Management (ECM): structuur in bedrijfscontent

Enterprise Content Management is het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. Welke ECM-pakketten zijn er?

17 oktober 2023
DMS
DMS voor bouw- en ingenieursbranche: specifiek documentbeheer

Ingenieursbureaus en bouwbedrijven werken vaak projectmatig. Het DMS moet hierop zijn ingericht. Welke functies en pakketten zijn geschikt?

4 december 2024
DMS
DMS voor de logistieke sector: welke functies en pakketten zijn er?

Logistieke bedrijven werken dagelijks met honderden documenten - vaak nog in papieren formaat. Is een sector specifiek DMS een goed idee?

1 september 2022
DMS
Welk DMS is geschikt voor ISO-waardig documentbeheer?

Een DMS kan een tool zijn om de ISO-normen (zoals ISO 9001 en 27001) na te leven. Hoe wordt een bedrijf geschikt voor een ISO-certificering?

30 november 2023
DMS
Duidelijk versiebeheer van documenten voorkomt tijdverspilling

Als een bedrijf het versiebeheer van documenten niet op orde heeft, wordt de documentopslag al gauw een chaos. Welke hulp kan een DMS bieden?

4 december 2024
DMS
Workflow management verbetert bedrijfs- en documentprocessen

Vooraf gedefinieerde werkstromen in een DMS worden steeds populairder, maar wat is workflow management? En hoe kan een bedrijf het inzetten?

24 november 2024
DMS
Analyse van d.velop: is dit ECM-platform het overwegen waard?

d.velop is een platform voor content- en procesautomatisering. Voor welke bedrijven is dit ECM-systeem geschikt? En hoeveel kost het?

21 april
  • Onderwerpen
  • Digiboeken
  • Softwareselectie
  • Diensten
ICT Portal ICT Portal

Online adviesplatform dat het kiezen en implementeren van bedrijfssoftware gemakkelijker maakt. Met een combinatie van tools en advies helpt ICT Portal de moderne projectleider met softwareselectie en projectbeheer.

vraag@ictportal.nl +31 (0)20 36 90 457

ICT-onderwerpen

  • Enterprise Resource Planning
  • Document Management
  • Corporate Sustainability
  • Human Resource Management
  • Quality Management
  • Customer Relationship Management
  • Digital Signage
  • Klant worden
  • Over ICT Portal
  • Contact
LinkedIn YouTube

ICT Portal is een initiatief van:

EKCIT EKCIT
© 2025 ICT Portal · Alle rechten voorbehouden · Algemene voorwaarden · Privacyverklaring

Cookiemelding

Op deze website wordt gebruik gemaakt van cookies.
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die door een website op je browser worden geplaatst. We gebruiken cookies voor een goede werking van de site. Ook gebruiken we cookies voor het bijhouden van statistieken. Hiermee optimaliseren we onze content en verbeteren we onze dienstverlening.

Privacyverklaring

Deze website maakt gebruik van cookies.

Raadpleeg voor meer informatie onze privacyverklaring.

Configureren
Akkoord
Configureren

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die door een website op je browser worden geplaatst.

We gebruiken twee soorten cookies:

Selectie opslaan
Alles accepteren