WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

DMS Functionaliteitenoverzicht

Bepaal de specificaties van het nieuwe documentbeheersysteem van je bedrijf. Met deze dynamische checklijst kunnen functionele prioriteiten direct met selectievakjes worden aangevinkt en opgeslagen. De kennistool bundelt de functionaliteiten van de gangbare DMS-pakketten. Versnel het proces om de wensen en eisen voor een nieuw DMS-systeem helder te krijgen.

Formaat: online hulpmiddel

Beschikbaar voor: Pro-leden

PRO
50 €/maand
meer info over Pro
Beschrijving
Inhoudsopgave
Reviews

Wat vind je precies in het overzicht?

Dit DMS Functionaliteitenoverzicht is een hulpmiddel voor bedrijven die zich serieus oriënteren op de aankoop van een (nieuw) DMS-systeem. De mogelijkheden in DMS-land zijn namelijk zeer uitgebreid, en projectleiders verliezen zich maar al te vaak in de hoeveelheid functionaliteiten die beschikbaar is. Voor één functionaliteit bestaan vaak verschillende benamingen, wat het juiste pakket kiezen nóg lastiger maakt. Het DMS-functionaliteitenoverzicht bundelt alle functionaliteiten die verschillende DMS-pakketten op dit moment aanbieden in één duidelijk overzicht. Versnel het proces om je wensen en eisen voor een nieuw DMS compleet te krijgen.

Hoe kan dit document slim worden ingezet?

Het DMS Functionaliteitenoverzicht wordt aangeboden in de vorm van een uitgebreide checklijst. Dit zorgt voor voldoende verdieping, zonder dat dit ten koste gaat van het gebruiksgemak. De gewenste functionaliteiten kunnen worden aangevinkt. De volledig ingevulde en opgeslagen gegevens kunnen bij ICT Portal worden ingediend via het knopje ‘Selectiehulp’ onderin het digiboek. Op basis van deze ingevulde wensen en eisen kunnen we enkele geschikte software-opties voorstellen die voldoen aan de opgestelde criteria.

Dit functionaliteitenoverzicht kan worden gebruikt ter ondersteuning van het opstellen van een Request For Information (RFI). Voor een RFI zijn ook andere zaken van belang, zoals prijs, service tijdens en na de implementatie, ervaring van de leverancier, referenties, etc. Voor verdere ondersteuning in dit proces kun je contact opnemen met ICT Portal. We ondersteunen bedrijven tijdens selectietrajecten en helpen bij het vinden van bijpassende DMS-pakketten.

  • Aan de slag! (basisgegevens)
  • Inputsectie A: algemene functionaliteiten
  • Inputsectie B: gebruiksgemak van het DMS
  • Inputsectie C: vereisten
  • Inputsectie D: juridische vereisten (compliance) en cybersecurity
  • De gegevens zijn ingevoerd; wat nu?

Het screenshot op deze pagina geeft meer informatie over de inhoud van deze uitgave.

Wat vond je van dit digiboek?

Ervaringen van PRO-leden

Janny Kanters (Document Controller, Kooiman Marine Group)

“Tijdens de zoektocht naar een geschikt DMS werd al snel duidelijk dat het een uitdaging zou worden om door de bomen het bos te blijven zien. Het aanbod is groot en de mogelijkheden op het gebied van functionaliteiten zijn enorm. Via de DMS Wijzer kwamen we terecht bij het DMS Functionaliteitenoverzicht. Dit Functionaliteitenoverzicht heeft ons handvatten gegeven bij het bepalen welke functionaliteiten voor ons van belang zijn, welke handig zijn om te hebben en welke wellicht nuttig zijn voor de toekomst. Hiermee hebben we een eerste, maar grote, stap gezet op weg naar de aanschaf van een nieuw DMS.”

Maarten Overduin (IT manager, MBS Groep)

“Naar aanleiding van een zoektocht naar een programma van eisen met betrekking tot een document management systeem, zijn we uitgekomen bij de ICT Portal. Dit informatieportaal had een functionaliteitendocument beschikbaar die we konden gebruiken om het programma van eisen aan te vullen. Dit document hebben we gebruikt en ingevuld retour gestuurd naar ICT Portal, waarna we een aantal leveranciers aangereikt kregen die het beste paste bij ons programma van eisen. Nadat het eerste contact met de leverancier is gelegd en aan de hand van het programma van eisen en het functionaliteiten document van ICT Portal hebben we een gerichte vragen gesteld over functionaliteiten die we belangrijk vonden. Aan de hand van de antwoorden hebben we met de projectgroep bepaald welke leverancier een demo mocht geven. Na de demo hebben we met de projectgroep het programma van eisen en het functionaliteitendocument herzien, vanwege voortschrijdend inzicht. Na deze aanpassingen hebben we met de projectgroep bepaald welke leverancier het beste past bij de eisen en wensen die we hebben en deze hebben we uitgenodigd voor een Proof of Concept. Na de Proof of Concept zal er aan de hand van het document gekeken worden op welke punten de software voldoet en waar nog op bijgestuurd moet worden. Het document heeft ons geholpen om een eerste beeld te krijgen van wat er van een documentmanagementsysteem verwacht kan worden. Daarnaast hebben we het document veel ingezet tijdens het proces om te blijven monitoren of de leverancier ons goed begreep.”