WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

DMS Functionaliteitenoverzicht

Dit kennisdocument helpt bij het bepalen van de specificaties waar een omgeving voor documentbeheer aan zou moeten voldoen. De prioriteiten van de functionaliteiten kunnen direct met selectievakjes aangevinkt en opgeslagen worden in dit dynamisch invuldocument. Voor deze uitgave zijn de functionaliteiten van allerlei verschillende DMS-pakketten op de markt samengebracht. Versnel het proces om je wensen en eisen voor een nieuw DMS-systeem compleet te krijgen.

Formaat: online uitgave
Pagina’s: 71
Aantal DMS-selectiecriteria: 553
Lidmaatschap: Premium

Direct Openen

Word Premium-lid voor 29€ per maand om dit Digiboek te openen.

Beoordeel deze publicatie:

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5
Beschrijving
Inhoudsopgave
Reviews

Wat vind je precies in het overzicht?

Dit DMS Functionaliteitenoverzicht is een hulpmiddel voor bedrijven die zich serieus oriënteren op de aankoop van een (nieuw) DMS-systeem. De mogelijkheden in DMS-land zijn namelijk zeer uitgebreid, en projectleiders verliezen zich maar al te vaak in de hoeveelheid functionaliteiten die beschikbaar zijn. Voor één functionaliteit bestaan vaak verschillende benamingen, wat het juiste pakket kiezen nóg lastiger maakt. Het DMS-functionaliteitenoverzicht bundelt alle functionaliteiten die verschillende DMS-pakketten op dit moment aanbieden in één duidelijk overzicht. Door het invullen van de checklists kunnen organisaties zelfstandig bepalen welke functionaliteiten noodzakelijk zijn, en welke prioriteit ze hebben. Daarmee kan een bedrijf zich goed voorbereiden tijdens de oriëntatiefase en biedt dit document houvast tijdens het DMS-selectietraject.

Hoe kan dit document slim worden ingezet?

Het DMS Functionaliteitenoverzicht wordt aangeboden in de vorm van een checklist. Dit zorgt voor voldoende verdieping, zonder dat dit ten koste gaat van het gebruiksgemak. De gewenste functionaliteiten kunnen worden aangevinkt. De volledig ingevulde en opgeslagen gegevens kunnen naar ICT Portal en/of naar jezelf worden verstuurd. Op basis van deze ingevulde wensen en eisen kunnen we enkele geschikte software-opties voorstellen die voldoen aan de opgestelde criteria.

Dit Functionaliteitenoverzicht kan worden gebruikt ter ondersteuning van het opstellen van een Request For Information (RFI), maar is geen handleiding voor het opstellen van een RFI. Voor een RFI zijn ook andere zaken van belang, zoals prijs, service tijdens en na de implementatie, ervaring van de leverancier, referenties, etc. Voor verdere ondersteuning in dit proces kan je contact opnemen met ICT Portal. ICT Portal is gespecialiseerd in het telefonisch ondersteunen van bedrijven tijdens selectietrajecten en kan helpen bij de selectie van bijpassende DMS-pakketten.

  • Aan de slag! (basisgegevens)
  • Checklist A: Algemene functionaliteiten
  • Checklist B: Gebruiksgemak van het DMS
  • Checklist C: Technische vereisten
  • Checklist D: Juridische vereisten (compliance) en cybersecurity
  • De lijsten ingevuld; en wat nu?
Het screenshot op deze pagina geeft meer informatie over de inhoud van deze uitgave.

Wat vond je van dit Digiboek?

Ervaringen van Premium-leden

Janny Kanters (Document Controller, Kooiman Marine Group)

“Tijdens de zoektocht naar een geschikt DMS werd al snel duidelijk dat het een uitdaging zou worden om door de bomen het bos te blijven zien. Het aanbod is groot en de mogelijkheden op het gebied van functionaliteiten zijn enorm. Via de DMS Wijzer kwamen we terecht bij het DMS Functionaliteitenoverzicht. Dit Functionaliteitenoverzicht heeft ons handvatten gegeven bij het bepalen welke functionaliteiten voor ons van belang zijn, welke handig zijn om te hebben en welke wellicht nuttig zijn voor de toekomst. Hiermee hebben we een eerste, maar grote, stap gezet op weg naar de aanschaf van een nieuw DMS.”

Maarten Overduin (IT manager, MBS Groep)

“Naar aanleiding van een zoektocht naar een programma van eisen met betrekking tot een document management systeem, zijn we uitgekomen bij de ICT Portal. Dit informatieportaal had een functionaliteitendocument beschikbaar die we konden gebruiken om het programma van eisen aan te vullen. Dit document hebben we gebruikt en ingevuld retour gestuurd naar ICT Portal, waarna we een aantal leveranciers aangereikt kregen die het beste paste bij ons programma van eisen. Nadat het eerste contact met de leverancier is gelegd en aan de hand van het programma van eisen en het functionaliteiten document van ICT Portal hebben we een gerichte vragen gesteld over functionaliteiten die we belangrijk vonden. Aan de hand van de antwoorden hebben we met de projectgroep bepaald welke leverancier een demo mocht geven. Na de demo hebben we met de projectgroep het programma van eisen en het functionaliteitendocument herzien, vanwege voortschrijdend inzicht. Na deze aanpassingen hebben we met de projectgroep bepaald welke leverancier het beste past bij de eisen en wensen die we hebben en deze hebben we uitgenodigd voor een Proof of Concept. Na de Proof of Concept zal er aan de hand van het document gekeken worden op welke punten de software voldoet en waar nog op bijgestuurd moet worden. Het document heeft ons geholpen om een eerste beeld te krijgen van wat er van een documentmanagementsysteem verwacht kan worden. Daarnaast hebben we het document veel ingezet tijdens het proces om te blijven monitoren of de leverancier ons goed begreep.”