WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Document management systemen per sector: is een sectorspecifiek DMS de moeite waard?

Een bedrijf dat te maken krijgt met de selectie en implementatie van een DMS, kan kiezen voor een sectorspecifiek of een algemeen Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?document management systeem. Er zijn veel mogelijkheden voor wat betreft de pakketkeuze, maar de vraag blijft: kies ik een pakket specifiek voor een bepaalde sector of juist niet? Welke software is speciaal geschreven voor mijn branche en bedrijfsactiviteit? Waarmee moet rekening worden bij de selectie van een systeem voor document management?

Is een sectorspecifiek DMS het overwegen waard?

Een DMS is voor de meerderheid van de bedrijven een manier om het documentbeheer flink efficiënter te maken. Vooral organisaties die in een sector actief zijn waar dagelijks veel documenten worden geproduceerd en geraadpleegd, hebben baat bij een sectorspecifiek document management systeem.

Er bestaan veel verschillende Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?DMS-pakketten, maar niet elke Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software is geschikt voor elk bedrijf.

In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan een kostenoverzicht en een vergelijking van veelgebruikte DMS-systemen.

Op de markt bestaan DMS-systemen specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.

De selectie van de meest geschikte software is geen eenvoudige taak. Het hangt sterk van een aantal specifieke criteria af of er het beste gekozen kan worden voor een horizontale of een verticale oplossing. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021 staan 6 algemene aspecten opgesomd waarmee rekening zou moeten worden gehouden vóór de start van het selectietraject, en drie specifieke punten naargelang het type DMS: verticaal of horizontaal.

Voordelen van een branchespecifiek (verticaal) document management systeem

document management dms sector redenen selectie

De keuze van een DMS speciaal ontworpen voor een bepaalde sector kan flink goedkoper zijn dan de aanschaf van een meer generiek, horizontaal softwarepakket. Hier moeten vaak nog aanpassingen aan worden gedaan om het pakket voor een bepaalde sector geschikt te maken.

Een verticaal DMS is speciaal ontworpen voor de specifieke bedrijfsactiviteiten van je sector. Verschillende modules zijn al voorgeconfigureerd, en sluiten nauw aan bij de ‘core business’ van het bedrijf. Een ander voordeel van een verticaal DMS, is dat ze meestal worden Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.geïmplementeerd door professionals met een ruime ervaring in dezelfde sector. Ze spreken in figuurlijke zin dezelfde taal. Het is niet nodig om de eigenheid en specifieke kenmerken van de branche aan ze uit te leggen.

Nadelen van een sectorspecifiek DMS

In sommige situaties is het juist niet aan te raden om te kiezen voor een sectorspecifiek DMS. Bedrijven die sterk aan het groeien zijn, waarbij regelmatig nieuwe bedrijfsactiviteiten worden gestart willen niet voor elke bedrijfsactiviteit een nieuw DMS aanschaffen. Verticale DMS-pakketten zijn meestal minder gemakkelijk aan te passen dan horizontale systemen. Dit komt omdat horizontale systemen bedoeld zijn voor een bredere doelgroep.

Een ander nadeel van een sectorspecifiek DMS, is dat concurrenten er meestal ook gebruik van maken. Als het doel van het DMS hoofdzakelijk bestaat uit het verkrijgen van een competitief voordeel, dan kan het aantrekkelijk zijn om een ander DMS te kiezen. Aanpassingen die het bedrijf aan een sectorspecifiek DMS zou laten uitvoeren, komen vervolgens ook beschikbaar voor de concurrentie. Dit is niet voor elk bedrijf een bezwaar, maar het is goed om dit aspect mee te nemen in de keuze voor een pakket.

Veiligheid en databescherming

Een ander belangrijk aspect is de veiligheid van informatie. Elk bedrijf moet tegenwoordig voldoen aan bepaalde normen, zoals de De General Data Protection Regulation (GDPR), of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een uniforme Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens verzekert. Ze overschreef op 25 mei 2018 de nationale privacywetten, zoals de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bedrijven moeten hier dus rekening mee houden. In bepaalde sectoren is het voldoen aan wet- en regelgeving van cruciaal belang. In de zorg gaat het bijvoorbeeld om patiëntendossiers, in de bankensector om gevoelige De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.financiële gegevens. De databescherming- en veiligheid die een DMS in dat geval biedt is, zijn zowel bij een verticale als een horizontale oplossing van groot belang. Daarmee kan het risico van data- of identiteitsdiefstal worden verkleind. Binnen het systeem kan de toegang tot vertrouwelijke mappen of documenten worden beperkt.

Is een DMS met opslag in de cloud geschikt voor elke sector?

De populariteit van cloud oplossingen neemt in het bedrijfsleven nog steeds toe. Binnen bepaalde sectoren is het echter niet zo gebruikelijk om informatie online op te slaan. Advocatenkantoren bijvoorbeeld hebben te maken met veel vertrouwelijke informatie, en zijn niet zo happig op externe opslag. Voor dit soort bedrijven is de private cloud een goede optie. De controle over informatie is daarbij groter. Een andere mogelijkheid is de hybride cloud. Bij deze manier van opslag worden gevoelige documenten lokaal opgeslagen (op de eigen servers), en meer algemene documenten in de cloud. Uiteindelijk bepalen de wensen en eisen van het bedrijf of er gekozen wordt voor een cloud oplossing of niet. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021 staat een vergelijking van de meest gebruikte DMS-systemen in de cloud.

Document management voor verschillende sectoren

Hoewel sommige De functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring.DMS-functionaliteiten voor elke sector interessant zijn, zijn er een aantal die in een bepaalde sector extra relevant zijn. Hier volgt een overzicht van een aantal sectoren die hun eigen specifieke eisen stellen aan een DMS:

  • Advocatuur, advocatenkantoren
  • Administratiekantoren, financieel dienstverleners
  • Mediabedrijven
  • Bedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee?Logistieke sector
  • De complexiteit van de zorgaanvragen stijgt, er is meer inspectie en protocollen moeten om de haverklap worden herzien. Bijgevolg groeit ook de hoeveelheid informatie exponentieel. Hoe kunnen al deze documenten efficiënt ingezet worden? Hoe zorg je er als organisatie voor dat al deze informatie geen barrière vormt voor de praktische uitvoering van de dagelijkse zorgtaken?Zorgsector, ziekenhuizen en medische centra
  • Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?Ingenieursbureaus en bouwbedrijven
  • Toeristische sector (hotels, toeristische centra, attractieparken)
Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 2.5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 17 oktober). Document management systemen per sector: is een sectorspecifiek DMS de moeite waard? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-per-sector