Een bedrijf dat te maken krijgt met de selectie en implementatie van een DMS, kan kiezen voor een sectorspecifiek of een algemeen document management systeem. Er zijn veel mogelijkheden voor wat betreft de pakketkeuze, maar de vraag blijft: kies ik een pakket specifiek voor een bepaalde sector of juist niet? Welke software is speciaal geschreven voor mijn branche en bedrijfsactiviteit? Waarmee moet rekening worden bij de selectie van een systeem voor document management?
Is een sectorspecifiek DMS het overwegen waard?
Een DMS is voor de meerderheid van de bedrijven een manier om het documentbeheer flink efficiënter te maken. Vooral organisaties die in een sector actief zijn waar dagelijks veel documenten worden geproduceerd en geraadpleegd, hebben baat bij een sectorspecifiek document management systeem.
Er bestaan veel verschillende DMS-pakketten, maar niet elke software is geschikt voor elk bedrijf.
In de DMS Wijzer staan een kostenoverzicht en een vergelijking van veelgebruikte DMS-systemen.
Op de markt bestaan DMS-systemen specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.
De selectie van de meest geschikte software is geen eenvoudige taak. Het hangt sterk van een aantal specifieke criteria af of er het beste gekozen kan worden voor een horizontale of een verticale oplossing. In de DMS Wijzer 2024 staan 6 algemene aspecten opgesomd waarmee rekening zou moeten worden gehouden vóór de start van het selectietraject, en drie specifieke punten naargelang het type DMS: verticaal of horizontaal.
Voordelen van een branchespecifiek (verticaal) document management systeem
De keuze van een DMS speciaal ontworpen voor een bepaalde sector kan flink goedkoper zijn dan de aanschaf van een meer generiek, horizontaal softwarepakket. Hier moeten vaak nog aanpassingen aan worden gedaan om het pakket voor een bepaalde sector geschikt te maken.
Een verticaal DMS is speciaal ontworpen voor de specifieke bedrijfsactiviteiten van je sector. Verschillende modules zijn al voorgeconfigureerd, en sluiten nauw aan bij de ‘core business’ van het bedrijf. Een ander voordeel van een verticaal DMS, is dat ze meestal worden geïmplementeerd door professionals met een ruime ervaring in dezelfde sector. Ze spreken in figuurlijke zin dezelfde taal. Het is niet nodig om de eigenheid en specifieke kenmerken van de branche aan ze uit te leggen.
Nadelen van een sectorspecifiek DMS
In sommige situaties is het juist niet aan te raden om te kiezen voor een sectorspecifiek DMS. Bedrijven die sterk aan het groeien zijn, waarbij regelmatig nieuwe bedrijfsactiviteiten worden gestart willen niet voor elke bedrijfsactiviteit een nieuw DMS aanschaffen. Verticale DMS-pakketten zijn meestal minder gemakkelijk aan te passen dan horizontale systemen. Dit komt omdat horizontale systemen bedoeld zijn voor een bredere doelgroep.
Een ander nadeel van een sectorspecifiek DMS, is dat concurrenten er meestal ook gebruik van maken. Als het doel van het DMS hoofdzakelijk bestaat uit het verkrijgen van een competitief voordeel, dan kan het aantrekkelijk zijn om een ander DMS te kiezen. Aanpassingen die het bedrijf aan een sectorspecifiek DMS zou laten uitvoeren, komen vervolgens ook beschikbaar voor de concurrentie. Dit is niet voor elk bedrijf een bezwaar, maar het is goed om dit aspect mee te nemen in de keuze voor een pakket.
Veiligheid en databescherming
Een ander belangrijk aspect is de veiligheid van informatie. Elk bedrijf moet tegenwoordig voldoen aan bepaalde normen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bedrijven moeten hier dus rekening mee houden. In bepaalde sectoren is het voldoen aan wet- en regelgeving van cruciaal belang. In de zorg gaat het bijvoorbeeld om patiëntendossiers, in de bankensector om gevoelige financiële gegevens. De databescherming- en veiligheid die een DMS in dat geval biedt is, zijn zowel bij een verticale als een horizontale oplossing van groot belang. Daarmee kan het risico van data- of identiteitsdiefstal worden verkleind. Binnen het systeem kan de toegang tot vertrouwelijke mappen of documenten worden beperkt.
Is een DMS met opslag in de cloud geschikt voor elke sector?
De populariteit van cloud oplossingen neemt in het bedrijfsleven nog steeds toe. Binnen bepaalde sectoren is het echter niet zo gebruikelijk om informatie online op te slaan. Advocatenkantoren bijvoorbeeld hebben te maken met veel vertrouwelijke informatie, en zijn niet zo happig op externe opslag. Voor dit soort bedrijven is de private cloud een goede optie. De controle over informatie is daarbij groter. Een andere mogelijkheid is de hybride cloud. Bij deze manier van opslag worden gevoelige documenten lokaal opgeslagen (op de eigen servers), en meer algemene documenten in de cloud. Uiteindelijk bepalen de wensen en eisen van het bedrijf of er gekozen wordt voor een cloud oplossing of niet. In de DMS Wijzer 2024 staat een vergelijking van de meest gebruikte DMS-systemen in de cloud.
Document management voor verschillende sectoren
Hoewel sommige DMS-functionaliteiten voor elke sector interessant zijn, zijn er een aantal die in een bepaalde sector extra relevant zijn. Hier volgt een overzicht van een aantal sectoren die hun eigen specifieke eisen stellen aan een DMS:
- Advocatuur, advocatenkantoren
- Administratiekantoren, financieel dienstverleners
- Mediabedrijven
- Logistieke sector
- Zorgsector, ziekenhuizen en medische centra
- Ingenieursbureaus en bouwbedrijven
- Toeristische sector (hotels, toeristische centra, attractieparken)
