WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Microsoft 365: een gevarieerd systeem voor kantoorautomatisering en documentbeheer

Microsoft 365, voorheen bekend als Office 365, is veel meer dan Word, Excel en PowerPoint. Het is een van de meest gebruikte systemen ter wereld. Maar waarom is het zo wijdverbreid in de zakenwereld?

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is een softwareoplossing voor documentbeheer en kantoorautomatisering in de cloud. Met het onderdeel kantoorautomatisering stelt Microsoft zijn bekende programma’s Word, Excel en PowerPoint ter beschikking aan zijn gebruikers. Dankzij documentbeheer is het mogelijk om documenten in verschillende formaten in de cloud te creëren en eraan samen te werken.

Dit type gemengde oplossing is niet het meest gangbare, maar er zijn wel degelijk concurrenten in de markt, zoals Google Workspace. Dit laatste programma heeft zijn eigen kantoorautomatiseringstools (zoals Docs en Sheets), en concurreert daarnaast op het gebied van onder meer e-mail en cloud-opslag. Dit zijn echter slechts twee van de vele mogelijkheden voor informatiebeheer. In de DMS Wijzer vind je een vergelijking van de populairste documentbeheersystemen op de markt.

Microsoft 365 is geschikt voor zowel het MKB als grote ondernemingen. Maar ook particulieren en bijvoorbeeld onderwijsinstellingen maken er gebruik van. Microsoft maakt een onderscheid tussen de aankoop door een individu en de aankoop door een bedrijf. Binnen deze verdeling wordt ook een onderscheid gemaakt tussen een MKB-bedrijf en een grote onderneming. Deze doelgroepen stellen niet allemaal dezelfde eisen aan het programma; er zijn daarom diverse pakketten beschikbaar met verschillende kenmerken en prijzen.

Wist je dat? Documentbeheersystemen kennen veel verschillende functionaliteiten. Daarom is het belangrijk om, alvorens een systeem aan te schaffen, een requirementsanalyse te maken van wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft – om te voorkomen dat de software te beperkt blijkt of juist te uitgebreid (en dus te duur). Om zo’n analyse gemakkelijker te maken, heeft ICT Portal het Digiboek DMS Functionaliteitenoverzicht ontwikkeld. Met dit interactieve instrument kan een projectmanager snel en doelgericht aangeven welke functionaliteiten het bedrijf nodig heeft en welke prioriteit ze hebben.

Pakketten voor het MKB

Dit is het goedkoopste en dus ook het minst uitgebreide pakket. Het kost € 5,10 per gebruiker per maand en bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Word: tekstverwerking.
  • Excel: maken van spreadsheets.
  • PowerPoint: maken van presentaties.

    * Bron: Microsoft

  • Teams: communicatieplatform (chat, videovergaderen en gesprekken).

    * Bron: Microsoft

  • Outlook: een client-server e-mailplatform, dat ook de functies agenda’s, taken en contactpersonen omvat. De applicatie is gelijk aan die van het Enterprise-pakket. Dit betekent dat aangemaakte adressen niet hoeven te eindigen op ‘outlook.co.uk’, maar dat de naam van het bedrijf kan worden gebruikt, bijvoorbeeld: ‘naamwerknemer@bedrijf.nl’.
  • Exchange: Dit is de e-mailserver die is gekoppeld aan Outlook om e-mails, agenda, taken en contactpersonen te kunnen beheren.
  • OneDrive: opslagruimte voor maximaal 1 TB aan bestanden en foto’s in de cloud. De tool biedt de mogelijkheid documenten te bewerken en te delen met andere gebruikers.

    * Bron: Microsoft

  • SharePoint: een platform voor samenwerking en documentbeheer.

Al deze tools zijn in webversie en mobiele toepassingen. Bovendien biedt het ononderbroken ondersteuning per telefoon en via het web. Daarnaast heb je 24 uur per dag ondersteuning per telefoon en internet.

Dit is het middelgrote MKB-pakket: uitgebreider dan het basispakket, maar minder uitgebreid dan het Premiumpakket. Het kost € 10,50 per gebruiker per maand. Het pakket omvat:

  • Alle applicaties van het Business Basis-pakket.
  • Access (maar alleen voor PC), een relationele database-applicatie.

    * Bron: Database.Guide

  • Publisher (maar alleen voor PC), een opmaakprogramma voor het ontwerpen van gedrukte en digitale publicaties.

De desktopversies van de toepassingen hebben enkele Premiumfuncties zoals hosting van webinars, beheer van klantenafspraken, registratie van aanwezigen en rapportagetools.

Dit is het meest complete MKB-pakket. De kosten zijn dan ook hoger: € 18,60 per gebruiker per maand.

  • Alle applicaties van het Enterprise Standaard-pakket.
  • Microsoft Intune: een cloud-gebaseerde dienst voor het beheer van mobiele apparaten en toepassingen. Hiermee kan een bedrijf configureren hoe de apparaten van de organisatie, waaronder mobiele telefoons, tablets en laptops, worden gebruikt om ze te beschermen tegen aanvallen.
  • Azure Information Protection (AIP): een cloud-gebaseerde oplossing waarmee bedrijven eenvoudig documenten en e-mails kunnen vinden, classificeren en beschermen door inhoud te taggen.

De diensten Intune en AIP bieden geavanceerde beveiliging, bescherming tegen cyberaanvallen en meer controle over gegevens en toegang.

Bovendien kunnen bedrijven met dit pakket ook een aantal andere Microsoft 365-toepassingen voor bedrijven kopen tegen een kostprijs van € 8,80 per gebruiker per maand. Enkele van deze toepassingen zijn:

  • Yammer (voor het creëren van een sociaal netwerk voor het bedrijf)
  • Visio (gereedschap voor het maken van diagrammen)
  • Skype (communicatieplatform voor videogesprekken)
  • Sway (voor het maken van visueel aantrekkelijke nieuwsbrieven, presentaties en documenten) of Power BI.

Pakketten voor grote ondernemingen

Voor grote ondernemingen heeft Microsoft twee pakketten samengesteld voor volledige gebruikers (Microsoft 365 E3 en E5) en een pakket voor gelimiteerde gebruikers die wel toegang willen hebben tot bepaalde functies (Microsoft F3).

Dit is het eenvoudigste pakket van Microsoft voor grote bedrijven en kost € 35,40 per gebruiker per maand. Het omvat:

  • Alle applicaties en diensten die in het Business Premium-pakket voor het MKB zijn opgenomen, samen met de zakelijke toepassingen.
  • OneNote: een programma met gratis licentie voor het maken van aantekeningen, het verzamelen van informatie en het samenwerken met andere gebruikers.
  • Microsoft Stream: tool voor het al dan niet gezamenlijk werken aan en delen van videocontent, zowel binnen een team als binnen de hele organisatie.
  • Windows: het besturingssysteem van Microsoft. Momenteel is dit Windows 11; updates worden automatisch uitgevoerd.

Dit is het meest uitgebreide pakket van Microsoft voor grote ondernemingen en kost € 53,70 per gebruiker per maand. Het omvat:

  • Alle faciliteiten van het Microsoft 365 E3-pakket.
  • Power BI Pro: dit zijn de meest complete licenties voor het Microsoft BI-systeem, waarmee meer geavanceerde analyses kunnen worden uitgevoerd. power bi dashboard algemeen
  • Azure Active Directory Premium Plan 2: een geavanceerde directory voor identiteits- en toegangsbeheer.
  • Microsoft 365 Defender: deze toepassing biedt gebruikers meer hulpmiddelen om de bescherming tegen bedreigingen te beheren. Zowel voor Microsoft 365, Eindpunt P2, als voor Identity.
  • Meer functies voor compliancebeheer: deze bieden extra mogelijkheden om complianceproblemen en/of -risico’s te voorkomen. Bovendien vergemakkelijken zij het beheren en beschermen van gevoelige gegevens en voldoen zij aan de wettelijke vereisten.

Dit is het pakket voor grote ondernemingen die met minder mogelijkheden op het gebied van beheer toekunnen, maar de software wel nodig hebben om het bedrijf te runnen. Vergeleken met de pakketten E3 en E5 is het aantal functies en diensten waarvan gebruik gemaakt kan worden een stuk kleiner. Maar dat zie je dan ook terug in de kosten: die bedragen € 6,70 per gebruiker per maand. Voorbeelden van voorzieningen waar de gebruiker geen toegang toe heeft zijn: geavanceerde analysesystemen; veel functies ter bescherming tegen bedreigingen; dataprotectie; nalevingsbeheer; enz.

Wist je dat? Behalve de hierboven beschreven pakketten voor het MKB en grote ondernemingen, heeft Microsoft ook speciale pakketten voor overheidsdiensten, onderwijsinstellingen, NGO’s en bedrijven in de gezondheidszorg. Deze pakketten zijn meestal goedkoper, maar ze bevatten niet altijd alle functies.

Integratie met andere producten

Binnen de Microsoft-omgeving zijn er systemen waar Microsoft 365 al standaard in zit, zoals het ERP-systeem Dynamics 365. Maar niet alle ERP-systemen van Microsoft hebben Microsoft 365 in hun portfolio, zoals bijvoorbeeld NAV 2016 of Business Central. In deze gevallen is de integratie van Microsoft-systemen nog steeds eenvoudig, maar niet native.

Natuurlijk zijn er ook ERP-systemen van andere aanbieders dan Microsoft. Omdat Microsoft 365 op grote schaal wordt gebruikt, hebben veel van die systemen API’s voor integratie met Microsoft 365. Dat geldt overigens niet alleen voor de ERP-systemen van deze aanbieders, maar bijvoorbeeld ook voor hun BI– en CRM-software.

Feitje! Op dinsdag 21 april 2020 werd Office 365 officieel omgedoopt tot Microsoft 365.

Hoeveel kost deze software?

Hierboven werden al de licentiekosten (exclusief btw) van de diverse pakketten genoemd. Maar dit zijn niet de enige kosten. Alvorens het systeem in gebruik kan worden genomen zal er in samenwerking met de leverancier naar het beheer en de workflow van documenten gekeken moeten worden om de software goed te kunnen configureren en aan te passen (maatwerk). Ook zal enige opleiding van medewerkers nodig zijn, en eventueel digitalisering van documenten. Dit soort zaken kost uiteraard geld: afhankelijk van wat een bedrijf nodig heeft kunnen deze kosten variëren van 15.000 euro voor het eerste jaar voor vijf gebruikers, tot honderdduizenden euro’s als er veel gebruikers zijn en er veel maatwerk moet worden geleverd.

Microsoft 365 is zoals gezegd niet het enige systeem voor documentbeheer. Als u hulp zoekt bij het maken van een verantwoorde keuze, dan kunt u zich laten begeleiden door een adviseur van ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 22 september). Microsoft 365: een gevarieerd systeem voor kantoorautomatisering en documentbeheer. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/microsoft-365

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x