Microsoft 365: een gevarieerd systeem voor kantoorautomatisering en documentbeheer

Microsoft 365, voorheen bekend als Office 365, is veel meer dan Word, Excel en PowerPoint. Het is een van de meest gebruikte systemen ter wereld. Maar waarom is het zo wijdverbreid in de zakenwereld?

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is een softwareoplossing voor documentbeheerVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? en kantoorautomatisering in de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.. Met het onderdeel kantoorautomatisering stelt Microsoft zijn bekende programma’s Word, Excel en PowerPoint ter beschikking aan zijn gebruikers. Dankzij documentbeheer is het mogelijk om documenten in verschillende formaten in de cloud te creëren en eraan samen te werken.

Dit type gemengde oplossing is niet het meest gangbare, maar er zijn wel degelijk concurrenten in de markt, zoals Google WorkspaceGoogle Workspace is de oplossing van Google voor documentbeheer en kantoorautomatisering. Deze oplossing is geschikt voor zowel startende, kleine, als grote bedrijven. Maar kan het programma concurreren met oplossingen die al langer op de markt zijn, zoals Microsoft 365?. Dit laatste programma heeft zijn eigen kantoorautomatiseringstools (zoals Docs en Sheets), en concurreert daarnaast op het gebied van onder meer e-mail en cloud-opslag. Dit zijn echter slechts twee van de vele mogelijkheden voor informatiebeheer. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. vind je een vergelijking van de populairste documentbeheersystemen op de markt.

Microsoft 365 is geschikt voor zowel het MKB als grote ondernemingen. Maar ook particulieren en bijvoorbeeld onderwijsinstellingen maken er gebruik van. Microsoft maakt een onderscheid tussen de aankoop door een individu en de aankoop door een bedrijf. Binnen deze verdeling wordt ook een onderscheid gemaakt tussen een MKB-bedrijf en een grote onderneming. Deze doelgroepen stellen niet allemaal dezelfde eisen aan het programma; er zijn daarom diverse pakketten beschikbaar met verschillende kenmerken en prijzen.

Wist je dat? Documentbeheersystemen kennen veel verschillende functionaliteiten. Daarom is het belangrijk om, alvorens een systeem aan te schaffen, een requirementsanalyseBij een requirementsanalyse gaat een bedrijf na welke wensen en eisen het heeft voor het veranderen van bedrijfsprocessen en voor de implementatie van nieuwe software. Hiervoor moeten eerst de bedrijfsprocessen en de verbeterpunten bestudeerd worden. Op basis van de huidige situatie kan er dan gekeken worden wat ontbreekt of anders moet. te maken van wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft – om te voorkomen dat de software te beperkt blijkt of juist te uitgebreid (en dus te duur). Om zo’n analyse gemakkelijker te maken, heeft ICT Portal het Digiboek DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. ontwikkeld. Met dit interactieve instrument kan een projectmanager snel en doelgericht aangeven welke functionaliteiten het bedrijf nodig heeft en welke prioriteit ze hebben.

Pakketten voor het MKB

Pakketten voor grote ondernemingen

Voor grote ondernemingen heeft Microsoft twee pakketten samengesteld voor volledige gebruikersVaak wordt er met full user gerefereerd aan gebruikers die bevoegd zijn om gegevens uit een softwaresysteem te raadplegen en wijzigingen door te voeren. De term staat tegenover de benaming limited user: een gebruiker die het systeem wel kan raadplegen, maar beperkt is in de verwerkingsmogelijkheden. Een strakke afbakening van de twee termen bestaat echter niet. De invulling verschilt per soort software, pakket en leverancier. (Microsoft 365 E3 en E5) en een pakket voor gelimiteerde gebruikersOver het algemeen wordt met limited user gerefereerd aan gebruikers die software kunnen raadplegen, maar geen (grote) wijzigingen kunnen doorvoeren. Zo kunnen werknemers op de productieafdeling bijvoorbeeld in de module voor Shop Floor Control van het ERP-systeem de productieplanning raadplegen. Soms kan hen ook de mogelijkheid geboden worden om bij het voltooien van bepaalde werkzaamheden hun taak af te vinken. Een full user heeft daarentegen meer rechten en (vaak volledige) bevoegdheden. die wel toegang willen hebben tot bepaalde functies (Microsoft F3).

Wist je dat? Behalve de hierboven beschreven pakketten voor het MKB en grote ondernemingen, heeft Microsoft ook speciale pakketten voor overheidsdiensten, onderwijsinstellingen, NGO’s en bedrijven in de gezondheidszorg. Deze pakketten zijn meestal goedkoper, maar ze bevatten niet altijd alle functies.

Integratie met andere producten

Binnen de Microsoft-omgeving zijn er systemen waar Microsoft 365 al standaard in zit, zoals het ERP-systeem Dynamics 365Microsoft Dynamics 365 is een volledige cloud-oplossing, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten?. Maar niet alle ERP-systemen van Microsoft hebben Microsoft 365 in hun portfolio, zoals bijvoorbeeld NAV 2016Dynamics NAV 2016 is een van de ERP-pakketten die Microsoft biedt voor bedrijven uit het mkb. Het pakket, dat ondertussen al verschillende opvolgers heeft, kan gezien worden als een keerpunt in het Microsoft ERP productgamma. Een van de grootste veranderingen bestond uit de nieuwe manier waarop software-updates worden doorgevoerd. Vóór NAV 2016 verschenen de software-updates met het verschijnen van een nieuwe versie (NAV 2009, NAV 2013, NAV 2015, etc.), vanaf NAV 2016 wordt het programma automatisch vanaf de servers van Microsoft geüpdatet. of Business CentralTussen eind 2017 en de lente van 2018 kwam Microsoft met twee nieuwe ERP-pakketten voor kleine en middelgrote bedrijven: NAV 2018 en Business Central. De systemen passen binnen een hele reeks ERP-vernieuwingen die Microsoft recentelijk heeft doorgevoerd. Maar wat zijn nu precies de voornaamste nieuwigheden? Hoe verhouden NAV 2018 en Business Central zich tegenover elkaar en tegenover Dynamics 365? Is de scheidslijn tussen de pakketten voor het mkb en grote bedrijven nog wel zo duidelijk?. In deze gevallen is de integratieData-integratie (data integration) is het verzamelen van data van verschillende bronnen binnen het bedrijf. De bedoeling is om te verifiëren dat de opgevraagde data compleet en precies zijn. Door middel van de integratie kunnen verschillende data worden geconsolideerd, ook als ze andere eigenschappen hebben (bijvoorbeeld gestructureerde data, ongestructureerde data, gestreamde data, etc.). Op deze manier zorgen bedrijven ervoor dat ze steeds de correcte data bij de hand hebben voor bedrijfsactiviteiten waarbij ze een database moeten raadplegen, of complexe analyses moeten uitvoeren. van Microsoft-systemen nog steeds eenvoudig, maar niet native.

Natuurlijk zijn er ook ERP-systemen van andere aanbieders dan Microsoft. Omdat Microsoft 365 op grote schaal wordt gebruikt, hebben veel van die systemen API’sEen Application Programming Interface (API) maakt de interface tussen systemen mogelijk. De tool zorgt ervoor dat verzoeken van de ene applicatie efficiënt worden gecommuniceerd naar de andere applicatie. De verzoekende applicatie krijgt vervolgens toegang tot informatie of functionaliteit van de andere applicatie. voor integratie met Microsoft 365. Dat geldt overigens niet alleen voor de ERP-systemenEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. van deze aanbieders, maar bijvoorbeeld ook voor hun BIBedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. – en CRMCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.-software.

Feitje! Op dinsdag 21 april 2020 werd Office 365Office 365 is de document management oplossing in de cloud van Microsoft, maar biedt ook mogelijkheden voor het creëren van documenten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Office 365 is inmiddels voor een groeiend aantal bedrijven een serieus alternatief voor de on-premise versie van het MS Office-pakket. In een bepaald opzicht lijkt Office 365 op de on-premise versie, maar er zijn wel degelijk een aantal verschillen. Wat zijn deze verschillen precies? officieel omgedoopt tot Microsoft 365.

Hoeveel kost deze software?

Hierboven werden al de licentiekosten (exclusief btw) van de diverse pakketten genoemd. Maar dit zijn niet de enige kosten. Alvorens het systeem in gebruik kan worden genomen zal er in samenwerking met de leverancier naar het beheer en de workflow van documentenEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. gekeken moeten worden om de software goed te kunnen configureren en aan te passen (maatwerk). Ook zal enige opleiding van medewerkers nodig zijn, en eventueel digitalisering van documenten. Dit soort zaken kost uiteraard geld: afhankelijk van wat een bedrijf nodig heeft kunnen deze kosten variëren van 15.000 euro voor het eerste jaar voor vijf gebruikers, tot honderdduizenden euro’s als er veel gebruikers zijn en er veel maatwerk moet worden geleverd.

Microsoft 365 is zoals gezegd niet het enige systeem voor documentbeheer. Als u hulp zoekt bij het maken van een verantwoorde keuze, dan kunt u zich laten begeleiden door een adviseur van ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.