WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Workflow management in een DMS verbetert bedrijfs- en documentprocessen

Workflow management verbetert de werkstromen van een organisatie. Maar wat houdt dit precies in en hoe kan een bedrijf hier haar voordeel uit halen?

Definitie van workflow management

Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.

Wat zijn de voordelen van workflow management?

Workflow management staat niet exclusief in relatie tot documentmanagement. Software voor project management maakt bijvoorbeeld ook gebruik van workflows. Het inrichten van een workflow voor documenten en dus het vastleggen van de route die documenten moeten afleggen, heeft een aantal voordelen. Vooral voor bedrijven die bedrijfsprocessen hebben waarmee documenten steeds een vaste weg moeten afleggen is dit interessant. De kans op fouten tijden de ‘reis’ van het document wordt daarbij verkleind. Op elk moment is duidelijk wat de volgende stap is van het documentproces. De kans dat een document blijft liggen en niet doorstroomt in het proces wordt daarmee kleiner. Een ander belangrijk voordeel is dat de doorstroom van het document kan worden gestuurd. Zelfs afgeremd als dit nodig is. Als concreet voorbeeld kan een document op de financiële afdeling worden genoemd. Bijvoorbeeld een jaarverslag. Om te voorkomen dat het jaarverslag wordt verspreid zonder goedkeuring van de financieel directeur kan een autorisatiemechanisme in de workflow worden gebouwd. Alleen de financieel directeur kan het documentproces dan in een volgend stadium kan brengen.

Tip! Workflows zijn een veel gevraagde functionaliteit voor DMS-pakketten, maar een volledig DMS-pakket biedt nog veel meer. Voor bedrijven die nog niet helemaal duidelijk hebben wat ze verwachten van documentbeheer, heeft ICT Portal het DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Hierin staan alle mogelijke DMS-functionaliteiten uitgelegd in duidelijke checklijsten.

Workflow management software

In veel kleine en middelgrote bedrijven is workflow management en document management vaak nog gescheiden. Het kan dan zijn dat er wordt gewerkt met aparte workflow management software. Het document management systeem functioneert in dat geval als opslagplaats voor documenten. Voor het in gang zetten van een document workflow moet dan eerst het document worden opgezocht in het DMS, en vervolgens wordt de workflow in gang gezet met de workflow management software. Een term die je in dit verband kan tegenkomen is BPMN (Business Proces Model and Notation), een standaard voor het modelleren van bedrijfsprocessen. De meeste bedrijven kiezen tegenwoordig een document management oplossing waarmee ook workflows kunnen worden ingesteld. Voor bedrijven die op zoek zijn naar een overzicht en vergelijking van dit soort systemen is er de DMS Wijzer.

Een concreet voorbeeld van een workflow

Stel, een medewerker wil een aankoop doen en doet hiervoor intern een verzoek voor acceptatie van de offerte. De specificaties van de aanvraag en het budget worden digitaal ingevuld. Nadat de aanvraag is aangemaakt, krijgt de beheerder van het budget hier automatisch een melding van. Met een klik bepaalt hij of de aanvraag, gelet op het beschikbare budget, wordt goed- of afgekeurd. De medewerker krijgt hier bericht van. Bij goedkeuring gaat de aanvraag naar de afdeling inkoop waar wordt gecontroleerd of de aanvraag aan de interne regels voldoet. Bij een afwijzing gaat de aanvraag terug naar de medewerker om de aanvraag beter uit te werken. Bij akkoord wordt het verzoek om een offerte automatisch verstuurd naar de leverancier. De leverancier maakt op basis van alle specificaties een offerte en stuurt deze terug naar de organisatie. De offerte wordt direct naar de beheerder van het budget gestuurd ter beoordeling. Er kan worden ingesteld dat offertes boven een bepaald bedrag ook nog moeten worden goedgekeurd door de directie. Bij goedkeuring wordt de order definitief geplaatst bij de leverancier.

Het inrichten van workflows in een document management systeem

Met de opkomst van document management systemen in de cloud en de toenemende flexibiliteit van DMS-systemen, wordt het voor bedrijven steeds gemakkelijker om zelf workflows in te stellen. Of een bedrijf dit ook daadwerkelijk zelf kan hangt bijvoorbeeld af van de complexiteit van de workflow. Een eenvoudige document workflow, waarbij toestemming nodig is van één ander persoon is meestal zelf in te richten. Maar het kan ook zijn dat een organisatie te maken heeft met verschillende afdelingen en type documenten die voor validatie langs een groot aantal personen moeten. In dat geval doen de meeste bedrijven een beroep op een externe partij die meedenkt met het slim inrichten van workflows. In de DMS Wijzer staat informatie over de manier waarop de partnerkeuze tot stand zou moeten komen. Daarnaast biedt het document relevante informatie als ondersteuning bij een project waarbij workflow management centraal staat. Voor informatie over verschillende pakketten en de prestaties van leveranciers kan ook telefonisch contact worden opgenomen met EKCIT, het kenniscentrum achter de ICT Portal.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 8 april). Workflow management in een DMS verbetert bedrijfs- en documentprocessen. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-functionaliteiten/workflow-management-dms