WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Workflow management in een DMS verbetert bedrijfs- en documentprocessen

Workflow management verbetert de werkstromen van een organisatie. Maar wat houdt dit precies in en hoe kan een bedrijf hier haar voordeel uit halen?

Definitie van workflow management

Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan.Toegangscontrole is een belangrijke De functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring.functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer.

Wat zijn de voordelen van workflow management?

Workflow management staat niet exclusief in relatie tot Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?documentmanagement. Voor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?Software voor project management maakt bijvoorbeeld ook gebruik van workflows. Het inrichten van een workflow voor documenten en dus het vastleggen van de route die documenten moeten afleggen, heeft een aantal voordelen. Vooral voor bedrijven die bedrijfsprocessen hebben waarmee documenten steeds een vaste weg moeten afleggen is dit interessant. De kans op fouten tijden de ‘reis’ van het document wordt daarbij verkleind. Op elk moment is duidelijk wat de volgende stap is van het documentproces. De kans dat een document blijft liggen en niet doorstroomt in het proces wordt daarmee kleiner. Een ander belangrijk voordeel is dat de doorstroom van het document kan worden gestuurd. Zelfs afgeremd als dit nodig is. Als concreet voorbeeld kan een document op de De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.financiële afdeling worden genoemd. Bijvoorbeeld een jaarverslag. Om te voorkomen dat het jaarverslag wordt verspreid zonder goedkeuring van de financieel directeur kan een autorisatiemechanisme in de workflow worden gebouwd. Alleen de financieel directeur kan het documentproces dan in een volgend stadium kan brengen.

Tip! Workflows zijn een veel gevraagde functionaliteit voor DMS-pakketten, maar een volledig DMS-pakket biedt nog veel meer. Voor bedrijven die nog niet helemaal duidelijk hebben wat ze verwachten van documentbeheer, heeft ICT Portal het Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Hierin staan alle mogelijke DMS-functionaliteiten uitgelegd in duidelijke checklijsten.

Workflow management software

In veel kleine en middelgrote bedrijven is workflow management en document management vaak nog gescheiden. Het kan dan zijn dat er wordt gewerkt met aparte workflow management software. Het Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?document management systeem functioneert in dat geval als opslagplaats voor documenten. Voor het in gang zetten van een document workflow moet dan eerst het document worden opgezocht in het DMS, en vervolgens wordt de workflow in gang gezet met de workflow management software. Een term die je in dit verband kan tegenkomen is BPMN (Business Proces Model and Notation), een standaard voor het modelleren van bedrijfsprocessen. De meeste bedrijven kiezen tegenwoordig een document management oplossing waarmee ook workflows kunnen worden ingesteld. Voor bedrijven die op zoek zijn naar een overzicht en vergelijking van dit soort systemen is er de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer.

Een concreet voorbeeld van een workflow

Stel, een medewerker wil een aankoop doen en doet hiervoor intern een verzoek voor acceptatie van de offerte. De specificaties van de aanvraag en het budget worden digitaal ingevuld. Nadat de aanvraag is aangemaakt, krijgt de beheerder van het budget hier automatisch een melding van. Met een klik bepaalt hij of de aanvraag, gelet op het beschikbare budget, wordt goed- of afgekeurd. De medewerker krijgt hier bericht van. Bij goedkeuring gaat de aanvraag naar de afdeling Procurement management, of inkoopbeheer, zorgt ervoor dat een bedrijf beschikt over de benodigde grondstoffen, materialen en andere resources om het werk naar behoren uit te voeren.inkoop waar wordt gecontroleerd of de aanvraag aan de interne regels voldoet. Bij een afwijzing gaat de aanvraag terug naar de medewerker om de aanvraag beter uit te werken. Bij akkoord wordt het verzoek om een offerte automatisch verstuurd naar de leverancier. De leverancier maakt op basis van alle specificaties een offerte en stuurt deze terug naar de organisatie. De offerte wordt direct naar de beheerder van het budget gestuurd ter beoordeling. Er kan worden ingesteld dat offertes boven een bepaald bedrag ook nog moeten worden goedgekeurd door de directie. Bij goedkeuring wordt de order definitief geplaatst bij de leverancier.

Het inrichten van workflows in een document management systeem

Met de opkomst van document management Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.systemen in de cloud en de toenemende flexibiliteit van DMS-systemen, wordt het voor bedrijven steeds gemakkelijker om zelf workflows in te stellen. Of een bedrijf dit ook daadwerkelijk zelf kan hangt bijvoorbeeld af van de complexiteit van de workflow. Een eenvoudige document workflow, waarbij toestemming nodig is van één ander persoon is meestal zelf in te richten. Maar het kan ook zijn dat een organisatie te maken heeft met verschillende afdelingen en type documenten die voor validatie langs een groot aantal personen moeten. In dat geval doen de meeste bedrijven een beroep op een externe partij die meedenkt met het slim inrichten van workflows. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat informatie over de manier waarop de partnerkeuze tot stand zou moeten komen. Daarnaast biedt het document relevante informatie als ondersteuning bij een project waarbij workflow management centraal staat. Voor informatie over verschillende pakketten en de prestaties van leveranciers kan ook telefonisch contact worden opgenomen met EKCIT, het kenniscentrum achter de ICT Portal.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 8 april). Workflow management in een DMS verbetert bedrijfs- en documentprocessen. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-functionaliteiten/workflow-management-dms