WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Enterprise Content Management (ECM)

Een definitie van Enterprise Content Management

Enterprise Content Management kan gedefinieerd worden als het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. ECM bestaat uit een combinatie van policies, strategieën en werkwijzes. Software voor ECM zorgt vervolgens voor de praktische uitwerking van de vastgelegde procedures.

Verschillen tussen ECM, EIM en DMS

Voor Enterprise Content Management worden vaak de termen Enterprise Information Management (EIM) en Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?Document Management als synoniemen gebruikt. Toch is er in theorie wel een verschil. Zoals de naam doet vermoeden, zijn Document Management Systemen (DMS) in principe alleen geschikt voor het beheer van traditionele en erg gestructureerde documenten. Denk hierbij aan Word, Pdf en Excel. Door middel van een Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.OCR-functie kan ook de tekst op fysiek papier worden gescand en verwerkt.

Een ECM-systeem beheert ook documenten, maar doet meer dan dat. Met de software kunnen ook semi- of niet-gestructureerde inhoud zoals webcontent en multimedia beheerd worden. Vaak wordt ook Records Management kan in het Nederlands worden vertaald met archiefbeheer. De term omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf worden gearchiveerd. In een ICT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een DMS. Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd digitaal archief wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en loonadministratie, geldt bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Ze moeten ook met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie.Records Management, ook wel Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.archiefbeheer genoemd, exclusief aan ECM-systemen toegewezen.

EIM is eigenlijk een combinatie van Enterprise Content Management en Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence (BI). Hierbij neemt ECM de organisatie van ongestructureerde informatie op zich, terwijl BI de gestructureerde data organiseert. Deze laatste voert ook uitgebreide analyses uit op al de data.

Welk systeem is geschikt voor een organisatie?

Het verschil tussen een DMS en een ECM-systeem is relevant, maar een bedrijf staart zich het beste niet blind op de naam. Tegenwoordig kunnen heel veel DMS-pakketten ook niet-gestructureerde inhoud beheren. Vooral op de Nederlandstalige markt is de term ECM niet erg ingeburgerd. Vandaar dat ook de ICT Portal de functionaliteiten die technisch gezien eerder onder ECM vallen, behandelt onder het thema DMS. Ook de Premium Paper Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.DMS Functionaliteitenoverzicht bevat ECM-functionaliteiten. Het is dus ook voor bedrijven die hun ECM-wensen en eisen aan het opstellen zijn interessant dit overzicht te raadplegen.

De pakketten die in de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Content Management. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer behandeld worden variëren van traditioneel documentbeheer tot volwaardige ECM-systemen. Zo heeft een projectleider een goed overzicht van de mogelijkheden op het vlak van Enterprise Content Management en kan er naar behoeften een goed pakket gekozen worden.
Beoordeel dit artikel:
Totaal: 4 Gemiddeld: 2.8

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 11 maart). Enterprise Content Management (ECM). Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/enterprise-content-management-ecm