Een definitie van Enterprise Content Management
Enterprise Content Management kan gedefinieerd worden als het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. ECM bestaat uit een combinatie van policies, strategieën en werkwijzes. Software voor ECM zorgt vervolgens voor de praktische uitwerking van de vastgelegde procedures.
Verschillen tussen ECM, EIM en DMS
Voor Enterprise Content Management worden vaak de termen Enterprise Information Management (EIM) en Document Management als synoniemen gebruikt. Toch is er in theorie wel een verschil. Zoals de naam doet vermoeden, zijn Document Management Systemen (DMS) in principe alleen geschikt voor het beheer van traditionele en erg gestructureerde documenten. Denk hierbij aan Word, Pdf en Excel. Door middel van een OCR-functie kan ook de tekst op fysiek papier worden gescand en verwerkt.
Een ECM-systeem beheert ook documenten, maar doet meer dan dat. Met de software kunnen ook semi- of niet-gestructureerde inhoud zoals webcontent en multimedia beheerd worden. Vaak wordt ook Records Management, ook wel archiefbeheer genoemd, exclusief aan ECM-systemen toegewezen.
EIM is eigenlijk een combinatie van Enterprise Content Management en Business Intelligence (BI). Hierbij neemt ECM de organisatie van ongestructureerde informatie op zich, terwijl BI de gestructureerde data organiseert. Deze laatste voert ook uitgebreide analyses uit op al de data.
Welk systeem is geschikt voor een organisatie?
Het verschil tussen een DMS en een ECM-systeem is relevant, maar een bedrijf staart zich het beste niet blind op de naam. Tegenwoordig kunnen heel veel DMS-pakketten ook niet-gestructureerde inhoud beheren. Vooral op de Nederlandstalige markt is de term ECM niet erg ingeburgerd. Vandaar dat ook de ICT Portal de functionaliteiten die technisch gezien eerder onder ECM vallen, behandelt onder het thema DMS. Ook het Digiboek DMS Functionaliteitenoverzicht bevat ECM-functionaliteiten. Het is dus ook voor bedrijven die hun ECM-wensen en eisen aan het opstellen zijn interessant dit overzicht te raadplegen.
De pakketten die in de DMS Wijzer behandeld worden variëren van traditioneel documentbeheer tot volwaardige ECM-systemen. Zo heeft een projectleider een goed overzicht van de mogelijkheden op het vlak van Enterprise Content Management en kan er naar behoeften een goed pakket gekozen worden.
