WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Document management voor de bouw- en ingenieursbranche: welke software is geschikt?

Vandaag de dag probeert vrijwel elk bedrijf zoveel mogelijk bedrijfsprocessen te digitaliseren om tijd en kosten te kunnen besparen. Maar zodra wordt begonnen met een eerste marktverkenning worden bedrijven geconfronteerd met een enorm aanbod aan systemen. Een sectorspecifieke oplossing kan een eerste filter vormen om door de bomen het bos te kunnen blijven zien. In dit artikel richten we ons op document management systemen voor de ingenieursbranche.

Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn Er bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welkeDe functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring. functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?

In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, sectorspecifieke functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan een aantal aspecten die cruciaal zijn bij de keuze van een DMS voor ingenieursbureaus en bouwbedrijven.

Functionaliteiten die niet mogen ontbreken in een DMS voor de ingenieursbranche

Bedrijven in de ingenieursbranche werken meestal projectmatig. Voor deze projecten wordt samengewerkt met verschillende partnerbedrijven zoals projectontwikkelaars en aannemers, maar ook met klanten waarmee gedurende het gehele project informatie wordt uitgewisseld. Deze manier van projectmatig samenwerken vraagt om specifieke eisen die aan het DMS moeten worden gesteld. Een veelvoorkomend probleem in de sector is dat aan het begin van een project in korte tijd een enorme hoeveelheid informatie moet worden gestructureerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om eerste Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.versies van projectplannen, tekeningen of plattegronden. Deze informatie komt meestal per mail binnen. Het valt niet mee om deze documentatie adequaat te verwerken, zeker niet als er nog veranderingen of aanpassingen in moeten worden aangebracht.

document management engineering samenwerking

Wanneer een bedrijf in de ingenieurssector van plan is om een DMS te implementeren, is het doel meestal om alle informatie met betrekking tot de verschillende processen van een project te centraliseren en te digitaliseren. De volgende functionaliteiten zijn daarbij onmisbaar:

Het managen van klanten en partnerships

De meeste bedrijven krijgen bij elk project te maken met verschillende klanten en partners. Architecten, constructeurs, bouwfysische adviesbureaus, aannemers en technici: elke betrokkene moet toegang worden geboden tot projectinformatie. Toch zijn niet alle betrokkenen ook per definitie vaste gebruikers van het systeem. Daarom biedt gespecialiseerde document management software voor ingenieursbureaus de mogelijkheid tot externe samenwerking. Zo kunnen derden toch in het systeem aan het project werken, waarbij ze informatie kunnen ontvangen en invoeren.

Toegang en veiligheid

 

Werken op afstand

Het kan voorkomen dat er op verschillende fysieke locaties aan hetzelfde project wordt gewerkt. Let er daarom op dat het DMS ondersteuning biedt voor het werken in de Cloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.cloud en vanaf verschillende mobiele apparaten, zoals tablets. Documenten zijn daarmee op elk moment, in real-time en vanaf elke locatie te raadplegen door de betrokken partijen.

Genereren van rapporten

Met sommige systemen kunnen automatisch rapporten worden gegenereerd op basis van informatie in het DMS. Dit is voor veel bedrijven een belangrijke functionaliteit, omdat het handmatig opstellen van rapporten foutgevoelig en tijdrovend is. Het eenvoudig kunnen creëren van rapporten is belangrijk om de klant regelmatig van de voortgang van het project op de hoogte te kunnen houden. Een rapport betreft bijvoorbeeld de belangrijke onderdelen in constructietekeningen of de haalbaarheid van de plannen. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, sectorspecifieke functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021 staat een overzicht van systemen met goede rapportagemogelijkheden.

Aandachtspunten voor een succesvolle DMS-selectie en implementatie

De Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software moet zijn ontworpen om aan de specifieke eisen van de sector te voldoen; het platform moet om kunnen gaan met complexe processen en alle informatiestromen die horen bij bouw- en ontwerpprojecten. Aan de andere kant moet het platform samenwerking faciliteren tussen de verschillende deelnemers aan het project, waarbij Toegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan.toegangscontrole zorg draagt voor de IT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden). beveiliging en beschikbaarheid van informatie. Bovendien moet de software voldoen aan de hoogste internationale veiligheidseisen, om projectinformatie te kunnen beschermen. Deze eisen veranderen voortdurend.

Bredere context

Eigenlijk moet document management binnen een bredere context worden bekeken, omdat de digitale transformatie in de industriële en bouwsector een enorme vlucht heeft genomen. Daarbij heeft Building Information Modeling (BIM) is het proces waarbij er een bouwwerkinformatiemodel wordt opgemaakt van een bestaand of nog uit te voeren bouwproject. De voorloper van BIM is het maken van fysieke schaalmodellen.Building Information Modeling (BIM) zich ontpopt tot de belangrijkste ontwikkeling bij projecten binnen de publieke sector in de meeste Europese landen. Daarom zou een DMS gebruikt moeten kunnen worden als Common Data Environment (CDE, een gemeenschappelijke data-omgeving) voor BIM projecten, als een soort van digitale ‘tweeling’ van de fysieke constructie.

Betrek stakeholders

Los van de succeselementen die gelden voor elke Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementatie van een DMS, is het in de ingenieursbranche cruciaal om de ingenieurs als stakeholder te betrekken bij het project. Zij zijn eindgebruiker van het systeem en hebben meestal veel specifiekere eisen dan een gemiddelde DMS-gebruiker in andere sectoren. Een belangrijke eis is bijvoorbeeld dat vanaf verschillende locaties toegang kan worden verkregen tot de meest actuele informatie. Op kantoor, maar ook bijvoorbeeld op de bouwplaats, vanaf de desktop of mobiele apparaten en geïntegreerd met andere gangbare branchespecifieke software (CAD staat voor Computer Aided Design. Met een CAD-programma kunnen, met behulp van de muis of een tekenpen, digitale technische tekeningen worden gemaakt. CAD wordt in veel sectoren gebruikt: van de architectuur tot de autobouw (automotive).CAD-programma zoals Autodesk Revit, Inventor, Vault, Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP, etc.).

Belangrijkste uitdagingen

Uitdagingen bij de implementatie zijn er vooral op het vlak van datamanagement, dynamische informatiestromen, compatibiliteit met ingenieurssoftware en de ondersteuning van speciale bestandstypen (AutoCAD-bestanden, zware afbeeldingen, of closed-source formaten). Ook wordt de De implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS?gebruikerservaring nogal eens onderschat. Als een systeem, of een gedeelte ervan niet eenvoudig is in gebruik, vallen gebruikers uiteindelijk toch weer terug in hun oude werkwijze.

Het meest kwetsbare punt van een DMS in dit verband zijn de communicatiefuncties van het systeem. Gebruikers zijn inmiddels gewend geraakt aan intuïtieve communicatie-applicaties zoals Facebook of Gmail. Als een DMS hier wat betreft gebruiksgemak niet bij in de buurt kan komen, wordt al snel teruggegrepen op communicatiekanalen buiten het DMS om, zoals e-mail en telefoon. Centralisatie van gegevens en samenwerking tussen teams wordt daarmee ernstig bemoeilijkt en de Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.controle over workflows gaat verloren. 

Vergelijking van verschillende systemen voor de bouw- en ingenieursbranche

Zodra is bepaald welke eisen er aan het nieuwe DMS worden gesteld, kan het project daadwerkelijk van start gaan. Het vergelijken van Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?verschillende pakketten op de markt is daarbij een belangrijke stap. Er kan worden bepaald in welke mate het bedrijf een specifiek systeem nodig heeft om aan alle eisen te voldoen. Daarvoor moet eerst tot in detail de manier van werken van het bedrijf in kaart worden gebracht. Welke persoon is betrokken bij welke bedrijfsprocessen? Gewapend met deze informatie kan een bedrijf een weloverwogen beslissing maken over het type pakket dat het beste aansluit bij het bedrijf. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, sectorspecifieke functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021 staan een aantal probleemsituaties beschreven die zich kunnen voordoen bij de selectie van een geschikt DMS voor de bouw- en ingenieursbranche.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 17 oktober). Document management voor de bouw- en ingenieursbranche: welke software is geschikt? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-per-sector/ingenieur-bouw