Vandaag de dag probeert vrijwel elk bedrijf zoveel mogelijk bedrijfsprocessen te digitaliseren om tijd en kosten te kunnen besparen. Maar zodra wordt begonnen met een eerste marktverkenning worden bedrijven geconfronteerd met een enorm aanbod aan systemen. Een sectorspecifieke oplossing kan een eerste filter vormen om door de bomen het bos te kunnen blijven zien. In dit artikel richten we ons op document management systemen voor de ingenieursbranche.
Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?
In de DMS Wijzer staan een aantal aspecten die cruciaal zijn bij de keuze van een DMS voor ingenieursbureaus en bouwbedrijven.
Functionaliteiten die niet mogen ontbreken in een DMS voor de ingenieursbranche
Bedrijven in de ingenieursbranche werken meestal projectmatig. Voor deze projecten wordt samengewerkt met verschillende partnerbedrijven zoals projectontwikkelaars en aannemers, maar ook met klanten waarmee gedurende het gehele project informatie wordt uitgewisseld. Deze manier van projectmatig samenwerken vraagt om specifieke eisen die aan het DMS moeten worden gesteld. Een veelvoorkomend probleem in de sector is dat aan het begin van een project in korte tijd een enorme hoeveelheid informatie moet worden gestructureerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om eerste versies van projectplannen, tekeningen of plattegronden. Deze informatie komt meestal per mail binnen. Het valt niet mee om deze documentatie adequaat te verwerken, zeker niet als er nog veranderingen of aanpassingen in moeten worden aangebracht.
Wanneer een bedrijf in de ingenieurssector van plan is om een DMS te implementeren, is het doel meestal om alle informatie met betrekking tot de verschillende processen van een project te centraliseren en te digitaliseren. De volgende functionaliteiten zijn daarbij onmisbaar:
Het managen van klanten en partnerships
De meeste bedrijven krijgen bij elk project te maken met verschillende klanten en partners. Architecten, constructeurs, bouwfysische adviesbureaus, aannemers en technici: elke betrokkene moet toegang worden geboden tot projectinformatie. Toch zijn niet alle betrokkenen ook per definitie vaste gebruikers van het systeem. Daarom biedt gespecialiseerde document management software voor ingenieursbureaus de mogelijkheid tot externe samenwerking. Zo kunnen derden toch in het systeem aan het project werken, waarbij ze informatie kunnen ontvangen en invoeren.
Toegang en veiligheid
Werken op afstand
Het kan voorkomen dat er op verschillende fysieke locaties aan hetzelfde project wordt gewerkt. Let er daarom op dat het DMS ondersteuning biedt voor het werken in de cloud en vanaf verschillende mobiele apparaten, zoals tablets. Documenten zijn daarmee op elk moment, in real-time en vanaf elke locatie te raadplegen door de betrokken partijen.
Genereren van rapporten
Met sommige systemen kunnen automatisch rapporten worden gegenereerd op basis van informatie in het DMS. Dit is voor veel bedrijven een belangrijke functionaliteit, omdat het handmatig opstellen van rapporten foutgevoelig en tijdrovend is. Het eenvoudig kunnen creëren van rapporten is belangrijk om de klant regelmatig van de voortgang van het project op de hoogte te kunnen houden. Een rapport betreft bijvoorbeeld de belangrijke onderdelen in constructietekeningen of de haalbaarheid van de plannen. In de DMS Wijzer 2024 staat een overzicht van systemen met goede rapportagemogelijkheden.
Aandachtspunten voor een succesvolle DMS-selectie en implementatie
De software moet zijn ontworpen om aan de specifieke eisen van de sector te voldoen; het platform moet om kunnen gaan met complexe processen en alle informatiestromen die horen bij bouw- en ontwerpprojecten. Aan de andere kant moet het platform samenwerking faciliteren tussen de verschillende deelnemers aan het project, waarbij toegangscontrole zorg draagt voor de beveiliging en beschikbaarheid van informatie. Bovendien moet de software voldoen aan de hoogste internationale veiligheidseisen, om projectinformatie te kunnen beschermen. Deze eisen veranderen voortdurend.
Bredere context
Eigenlijk moet document management binnen een bredere context worden bekeken, omdat de digitale transformatie in de industriële en bouwsector een enorme vlucht heeft genomen. Daarbij heeft Building Information Modeling (BIM) zich ontpopt tot de belangrijkste ontwikkeling bij projecten binnen de publieke sector in de meeste Europese landen. Daarom zou een DMS gebruikt moeten kunnen worden als Common Data Environment (CDE, een gemeenschappelijke data-omgeving) voor BIM projecten, als een soort van digitale ‘tweeling’ van de fysieke constructie.
Betrek stakeholders
Los van de succeselementen die gelden voor elke implementatie van een DMS, is het in de ingenieursbranche cruciaal om de ingenieurs als stakeholder te betrekken bij het project. Zij zijn eindgebruiker van het systeem en hebben meestal veel specifiekere eisen dan een gemiddelde DMS-gebruiker in andere sectoren. Een belangrijke eis is bijvoorbeeld dat vanaf verschillende locaties toegang kan worden verkregen tot de meest actuele informatie. Op kantoor, maar ook bijvoorbeeld op de bouwplaats, vanaf de desktop of mobiele apparaten en geïntegreerd met andere gangbare branchespecifieke software (CAD-programma zoals Autodesk Revit, Inventor, Vault, ERP, etc.).
Belangrijkste uitdagingen
Uitdagingen bij de implementatie zijn er vooral op het vlak van datamanagement, dynamische informatiestromen, compatibiliteit met ingenieurssoftware en de ondersteuning van speciale bestandstypen (AutoCAD-bestanden, zware afbeeldingen, of closed-source formaten). Ook wordt de gebruikerservaring nogal eens onderschat. Als een systeem, of een gedeelte ervan niet eenvoudig is in gebruik, vallen gebruikers uiteindelijk toch weer terug in hun oude werkwijze.
Het meest kwetsbare punt van een DMS in dit verband zijn de communicatiefuncties van het systeem. Gebruikers zijn inmiddels gewend geraakt aan intuïtieve communicatie-applicaties zoals Facebook of Gmail. Als een DMS hier wat betreft gebruiksgemak niet bij in de buurt kan komen, wordt al snel teruggegrepen op communicatiekanalen buiten het DMS om, zoals e-mail en telefoon. Centralisatie van gegevens en samenwerking tussen teams wordt daarmee ernstig bemoeilijkt en de controle over workflows gaat verloren.
Vergelijking van verschillende systemen voor de bouw- en ingenieursbranche
Zodra is bepaald welke eisen er aan het nieuwe DMS worden gesteld, kan het project daadwerkelijk van start gaan. Het vergelijken van verschillende pakketten op de markt is daarbij een belangrijke stap. Er kan worden bepaald in welke mate het bedrijf een specifiek systeem nodig heeft om aan alle eisen te voldoen. Daarvoor moet eerst tot in detail de manier van werken van het bedrijf in kaart worden gebracht. Welke persoon is betrokken bij welke bedrijfsprocessen? Gewapend met deze informatie kan een bedrijf een weloverwogen beslissing maken over het type pakket dat het beste aansluit bij het bedrijf. In de DMS Wijzer 2024 staan een aantal probleemsituaties beschreven die zich kunnen voordoen bij de selectie van een geschikt DMS voor de bouw- en ingenieursbranche.
