WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

E-mailintegratie in een documentbeheersysteem: hoe zorgt een bedrijf voor één digitaal verzamelpunt voor correspondentie?

Vandaag de dag verloopt de meeste bedrijfscommunicatie via e-mail. Deze berichten bevatten belangrijke bedrijfsinformatie, klantgegevens, of marketinginformatie. Vandaar dat veel bedrijven deze documentatie meteen willen opnemen in het DMS-pakket, in plaats van ze allemaal handmatig over te zetten. Hoe zorgen organisaties ervoor dat de inhoud van e-mails vlot wordt overgezet naar het DMS?

Inhoudsopgave

  1. Waarvoor dient e-mailintegratie?
  2. Hoe wordt de informatie in het DMS opgenomen?

Hoe werkt de integratie van e-mail?

Bij e-mailintegratie wordt alle belangrijke mailcorrespondentie opgeslagen op één centrale plek, in het Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?DMS-pakket. Op deze manier zijn de e-mails eenvoudig te raadplegen voor Identity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers.iedereen die er toegang tot moet hebben. Door deze integratie is het ook mogelijk de berichten te traceren. Medewerkers kunnen in het DMS zien wie een e-mail heeft verzonden, wie hem heeft ontvangen, wie er toegang heeft tot de informatie, wie de e-mail heeft bekeken, wie heeft geantwoord, etc.

Wist je dat? Anno 2021 bestaat gemiddeld meer dan 70% procent van de bedrijfsdocumentatie uit e-mails en bijlagen. De meeste hedendaagse documentbeheersystemen bieden de mogelijkheid om het e-mailsysteem te integreren, maar niet allemaal. Als u op zoek bent naar systemen die geïntegreerd kunnen worden, dan kunt u telefonisch contact opnemen met ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.

Hoe voorkomt e-mailintegratie dubbele data?

Dubbele data is een veelvoorkomend pijnpunt in de meeste bedrijven, ook bij e-mails. E-mails worden veel beantwoord en doorgestuurd, waarbij elke nieuwe ontvanger van een bericht weer voor verdere verspreiding kan zorgen. Omdat niet altijd de verzendgeschiedenis wordt meegestuurd, is het resultaat van dat alles dat niemand nog weet wat er precies gecommuniceerd is, of welke versie van een bijlage volledig en het meest recent is.

Bijvoorbeeld: in een Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?ingenieursbedrijf werken verschillende mensen samen aan het ontwerp van een openbaar gebouw. Het bouwplan wordt na elke wijziging per mail doorgestuurd naar het hele team, of specifieke collega’s. Maar, omdat er geen integratie is met een DMS, is er geen versiebeheer. Het team moet dus uit het hoofd weten welke de laatste versie van het bouwplan is. Zolang de veranderingen chronologisch verlopen, kunnen ze nog naar de datum van de mails kijken. Maar zodra twee personen tegelijkertijd aanpassingen doen in een andere versie, gaat het overzicht verloren. In het ergste geval begint de bouw op basis van een verouderd ontwerp.

E-mailintegratie kan het versieprobleem oplossen doordat er maar één document wordt aangemaakt. In bovenstaand voorbeeld zou dit een bouwplan zijn. Elk teamlid werkt dan in hetzelfde document, en wijzigingen worden aangegeven in de vorm van versies. Bij elke wijziging kan een mail verstuurd worden, zodat collega’s op de hoogte zijn van de verandering. Maar het document in de bijlage blijft altijd hetzelfde. Het is geen kopie. Bij het document kan ook een duidelijke versiegescheidenis geraadpleegd worden.

Hoe vereenvoudigt de integratie van e-mail de documentwerkstromen?

E-mailintegratie wordt vaak ingezet als hulpmiddel bij een Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.documentenwerkstroom, bijvoorbeeld een goedkeuringswerkstroom. Een binnenkomende factuur kan bijvoorbeeld zo’n werkstroom ingaan. Als zij per e-mail wordt ontvangen, wordt ze meteen opgenomen in het DMS en worden er taken aangemaakt voor degene die de factuur moet valideren en eventueel De term digitale handtekening wordt gebruikt om te refereren aan een elektronische vorm van handtekenen. Dit kan gaan om een gewone elektronische handtekening, of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Soms wordt alleen deze tweede vorm echt als digitaal tekenen gedefinieerd.digitaal ondertekenen voor betaling. De vastgelegde volgorde wordt gerespecteerd en het DMS stuurt de verantwoordelijke meldingen wanneer actie moet worden ondernomen, en wanneer de maximale verwerktijd voor een taak dreigt te vervallen. Deze meldingen kunnen via de e-mail verlopen en/of via het documentbeheersysteem zelf.

Tip! Het vereenvoudigen van documentwerkstromen is niet de enige functionaliteit die een DMS biedt voor e-mailmanagement. In het Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.DMS Functionaliteitenoverzicht vinden oriënterende projectleiders een overzicht van alle mogelijkheden voor e-mailmanagement.

Hoe vergemakkelijkt e-mailintegratie de werking van de zoekfunctie?

Een van de grootste voordelen van e-mailintegratie is dat de data uit e-mails en bijlagen ook doorzoekbaar zijn. De gespecialiseerde zoekfunctie van het DMS geeft namelijk ook de resultaten uit e-mails weer.

Wat een ‘gewone’ zoekfunctie echter niet weergeeft in de zoekresultaten, is de tekst uit afbeeldingen (pdf, jpeg, etc.). Hiervoor is Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.Optical Character Recognition (OCR) nodig. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat een overzicht van de meest gebruikte OCR-systemen, en hun eigenschappen.

Hoe wordt de informatie uit e-mails opgeslagen in het DMS?

Bij de integratie van de e-mail met documentbeheer moet er in de eerste plaats beslist worden welke e-mailadressen vertrouwd worden, en welke geblokkeerd moeten worden. Dit om te voorkomen dat er virussen het documentbeheersysteem binnensluipen. De goedgekeurde e-mailadressen kunnen individueel of per groep worden toegevoegd. Als het per groep gaat, wordt er meestal gekeken naar de extensie van het mailadres, bijvoorbeeld @bedrijf.nl. Alleen de inhoud van e-mails die op deze extensie eindigen, zal dan opgeslagen worden.

Als e-mails worden opgenomen in het DMS, dan worden ze onderverdeeld in twee delen: de e-mail zelf (body) en de bijlagen (vaak Excel, pdf of xhtml). Afhankelijk van het soort informatie wordt deze opgeslagen in een ander onderdeel van het DMS. Bijvoorbeeld: een factuur in de bijlage kan bij de betaalde facturen terechtkomen, terwijl de body met een prijsindicatie over een volgend project bij het dossier over dat project wordt ingedeeld.

Omdat e-mail het middel bij uitstek is voor communicatie met klanten, integreren veel bedrijven niet alleen met het DMS, maar ook met hetCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. CRM-systeem. Zo brengen ze alle klantdata en communicatie overzichtelijk bij elkaar.

crm customer relationship management klantinformatie

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 3 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 22 maart). E-mailintegratie in een documentbeheersysteem: hoe zorgt een bedrijf voor één digitaal verzamelpunt voor correspondentie? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-functionaliteiten/e-mailintegratie