Vandaag de dag verloopt de meeste bedrijfscommunicatie via e-mail. Deze berichten bevatten belangrijke bedrijfsinformatie, klantgegevens, of marketinginformatie. Vandaar dat veel bedrijven deze documentatie meteen willen opnemen in het DMS-pakket, in plaats van ze allemaal handmatig over te zetten. Hoe zorgen organisaties ervoor dat de inhoud van e-mails vlot wordt overgezet naar het DMS?
Inhoudsopgave
Hoe werkt de integratie van e-mail?
Bij e-mailintegratie wordt alle belangrijke mailcorrespondentie opgeslagen op één centrale plek, in het DMS-pakket. Op deze manier zijn de e-mails eenvoudig te raadplegen voor iedereen die er toegang tot moet hebben. Door deze integratie is het ook mogelijk de berichten te traceren. Medewerkers kunnen in het DMS zien wie een e-mail heeft verzonden, wie hem heeft ontvangen, wie er toegang heeft tot de informatie, wie de e-mail heeft bekeken, wie heeft geantwoord, etc.
Wist je dat? In 2021 bestond gemiddeld meer dan 70% procent van de bedrijfsdocumentatie uit e-mails en bijlagen. De meeste hedendaagse documentbeheersystemen bieden de mogelijkheid om het e-mailsysteem te integreren, maar niet allemaal. Als u op zoek bent naar systemen die geïntegreerd kunnen worden, dan kunt u telefonisch contact opnemen met ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.
Hoe voorkomt e-mailintegratie dubbele data?
Dubbele data is een veelvoorkomend pijnpunt in de meeste bedrijven, ook bij e-mails. E-mails worden veel beantwoord en doorgestuurd, waarbij elke nieuwe ontvanger van een bericht weer voor verdere verspreiding kan zorgen. Omdat niet altijd de verzendgeschiedenis wordt meegestuurd, is het resultaat van dat alles dat niemand nog weet wat er precies gecommuniceerd is, of welke versie van een bijlage volledig en het meest recent is.
Bijvoorbeeld: in een ingenieursbedrijf werken verschillende mensen samen aan het ontwerp van een openbaar gebouw. Het bouwplan wordt na elke wijziging per mail doorgestuurd naar het hele team, of specifieke collega’s. Maar, omdat er geen integratie is met een DMS, is er geen versiebeheer. Het team moet dus uit het hoofd weten welke de laatste versie van het bouwplan is. Zolang de veranderingen chronologisch verlopen, kunnen ze nog naar de datum van de mails kijken. Maar zodra twee personen tegelijkertijd aanpassingen doen in een andere versie, gaat het overzicht verloren. In het ergste geval begint de bouw op basis van een verouderd ontwerp.
E-mailintegratie kan het versieprobleem oplossen doordat er maar één document wordt aangemaakt. In bovenstaand voorbeeld zou dit een bouwplan zijn. Elk teamlid werkt dan in hetzelfde document, en wijzigingen worden aangegeven in de vorm van versies. Bij elke wijziging kan een mail verstuurd worden, zodat collega’s op de hoogte zijn van de verandering. Maar het document in de bijlage blijft altijd hetzelfde. Het is geen kopie. Bij het document kan ook een duidelijke versiegescheidenis geraadpleegd worden.
Hoe vereenvoudigt de integratie van e-mail de documentwerkstromen?
E-mailintegratie wordt vaak ingezet als hulpmiddel bij een documentenwerkstroom, bijvoorbeeld een goedkeuringswerkstroom. Een binnenkomende factuur kan bijvoorbeeld zo’n werkstroom ingaan. Als zij per e-mail wordt ontvangen, wordt ze meteen opgenomen in het DMS en worden er taken aangemaakt voor degene die de factuur moet valideren en eventueel digitaal ondertekenen voor betaling. De vastgelegde volgorde wordt gerespecteerd en het DMS stuurt de verantwoordelijke meldingen wanneer actie moet worden ondernomen, en wanneer de maximale verwerktijd voor een taak dreigt te vervallen. Deze meldingen kunnen via de e-mail verlopen en/of via het documentbeheersysteem zelf.
Tip! Het vereenvoudigen van documentwerkstromen is niet de enige functionaliteit die een DMS biedt voor e-mailmanagement. In het DMS Functionaliteitenoverzicht vinden oriënterende projectleiders een overzicht van alle mogelijkheden voor e-mailmanagement.
Hoe vergemakkelijkt e-mailintegratie de werking van de zoekfunctie?
Een van de grootste voordelen van e-mailintegratie is dat de data uit e-mails en bijlagen ook doorzoekbaar zijn. De gespecialiseerde zoekfunctie van het DMS geeft namelijk ook de resultaten uit e-mails weer.
Wat een ‘gewone’ zoekfunctie echter niet weergeeft in de zoekresultaten, is de tekst uit afbeeldingen (pdf, jpeg, etc.). Hiervoor is Optical Character Recognition (OCR) nodig. In de DMS Wijzer staat een overzicht van de meest gebruikte OCR-systemen, en hun eigenschappen.
Hoe wordt de informatie uit e-mails opgeslagen in het DMS?
Bij de integratie van de e-mail met documentbeheer moet er in de eerste plaats beslist worden welke e-mailadressen vertrouwd worden, en welke geblokkeerd moeten worden. Dit om te voorkomen dat er virussen het documentbeheersysteem binnensluipen. De goedgekeurde e-mailadressen kunnen individueel of per groep worden toegevoegd. Als het per groep gaat, wordt er meestal gekeken naar de extensie van het mailadres, bijvoorbeeld @bedrijf.nl. Alleen de inhoud van e-mails die op deze extensie eindigen, zal dan opgeslagen worden.
Als e-mails worden opgenomen in het DMS, dan worden ze onderverdeeld in twee delen: de e-mail zelf (body) en de bijlagen (vaak Excel, pdf of xhtml). Afhankelijk van het soort informatie wordt deze opgeslagen in een ander onderdeel van het DMS. Bijvoorbeeld: een factuur in de bijlage kan bij de betaalde facturen terechtkomen, terwijl de body met een prijsindicatie over een volgend project bij het dossier over dat project wordt ingedeeld.
Omdat e-mail het middel bij uitstek is voor communicatie met klanten, integreren veel bedrijven niet alleen met het DMS, maar ook met het CRM-systeem. Zo brengen ze alle klantdata en communicatie overzichtelijk bij elkaar.
