Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een cloud document management systeem soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.

Wat zijn de voordelen van een cloud-gebaseerd document management systeem?

Document management-systemenVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? met hosting in de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database. worden steeds populairder bij organisaties. Dit is niet verwonderlijk, omdat deze software-oplossingenOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. een aantal voordelenHet werken in de cloud is het afgelopen jaar aan een opmars begonnen bij veel organisaties. Bedrijven maken dankbaar gebruik van cloud-diensten, maar er zijn ook bedrijven die de cloud bewust mijden. Wat zijn alle plussen en minnen van het werken in de cloud? Voordelen van werken in de cloud zijn: geen noodzakelijke investering in hardware, de leveranciers zorgen voor het onderhoud en de support, hebben ten opzichte van het traditionele werken waarbij de bedrijfssystemen alleen op kantoor toegankelijk zijn. Een cloud document management systeem zorgt ervoor dat medewerkers actuele bedrijfsdocumenten altijd paraat hebben. Medewerkers werken namelijk steeds vaker thuis of hebben actuele cijfers en teksten nodig op locatie bij de klant. Het niet snel kunnen opvragen van documenten bij de klant wordt door vooral commerciële medewerkers als een groot nadeel gezien. VersiebeheerWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden. speelt daarbij een belangrijke rol. Omdat documenten op verschillende plekken worden bewerkt is het belangrijk dat slechts één versie van het document in omloop is.

De nadelen van cloud DMS voor bedrijven

Hoe veilig zijn onze documenten eigenlijk in de cloud? Kan een bedrijf ze niet beter zelf opslaan binnen de eigen bedrijfsmuren? Dit zijn belangrijke vragen die elke organisatie stelt wanneer het voor de keuze staat om het nieuwe on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. of cloud document management systeem te installeren. Het onderwerp cloud-securityHoe veilig is de cloud? Het maken van duidelijke afspraken met leveranciers van cloud-oplossingen is hierbij cruciaal. Er moeten zowel afspraken gemaakt worden voor online als fysieke beveiliging van respectievelijk de cloud en de servers. Voor wat betreft online veiligheid is het belangrijk dat de leverancier in het bezit is van geldige certificaten op het gebied van online databeveiliging en cloud security. Daarnaast moet de privacy-waarborg helder zijn, zoals het respecteren van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het ontzeggen van toegang voor derde partijen. De leverancier moet heldere beveiligingsrichtlijnen hanteren om de dienst zo veilig mogelijk te maken. Het versleutelen van de datastromen en –opslag is hier een voorbeeld van. speelt een grote rol in de uiteindelijke keuze. Het komt vaak voor dat projectleiders angstig zijn om bedrijfsdocumenten in de cloud op te slaan, maar dit is vaak ten onrechte. Leveranciers van cloud-diensten investeren vaak meer geld in de optimalisatie van veiligheid. Wanneer er ook maar één document op straat komt te liggen, is dit dodelijk voor de leverancier. Daarom wordt er alles aan gedaan om de veiligheid van de documentopslag te waarborgen, vaak op verschillende manieren en veel beter dan een organisatie zelf aan veiligheid zou doen. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat beschreven welke uitgebreide veiligheidsmaatregelen leveranciers allemaal nemen voor optimale cloud-veiligheid.

Content on-premise of online opslaan?

De keuze tussen een on-premise of cloud document management systeem hangt meestal af van het type bedrijf en de sector waarin het opereert. Universiteiten willen soms werkstukken of scripties niet online of op externe servers opslaan, aangezien er ook buitenlandse studenten uit oorlogsgebieden of politieke vluchtelingen kunnen studeren. Om de veiligheid van deze studenten te kunnen waarborgen nemen sommige universiteiten of scholengemeenschappen hier geen risico mee. Hetzelfde geldt voor de gezondheidssector, waarbij ziekenhuizen niet willen dat er patiëntendossiers buiten de muren van de zorginstelling worden opgeslagen. Soms hebben bedrijven ook te maken met interne regels of wetgeving waardoor er niet voor een cloud-applicatie gekozen wordt. De meeste bedrijven kunnen de bedrijfsdocumenten veilig en zonder problemen opslaan in de cloud, maar er bestaan dus uitzonderingen.

Kosten online document management

Bij het selecteren van het juiste DMS-pakketHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs? spelen de kosten van cloud document management systemenDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen. een grote rol. Er zitten grote prijsverschillen tussen systemen als SharePointBijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden., AlfrescoAlfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer. of software van kleinere fabrikanten. Daarbij speelt de keuze voor open sourceIn de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP). of closed source een belangrijke rol. Een SaaS-softwarepakketSaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan. wordt over het algemeen per maand naar gebruik in rekening gebracht. Maandelijks kunnen er naar wens functionaliteiten en gebruikers worden toegevoegd of verwijderd. In de DMS Wijzer 2022De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. vindt u een prijzenoverzicht en rekenvoorbeeld van een gemiddeld DMS in de cloud. Houd daarnaast rekening met verborgen kosten, zoals hoge rekeningen voor het overstappen naar een andere leverancier of kosten om het documentbeheer weer uit de cloud te halen.

Voorbeelden van diverse kosten van zowel on-premise als cloud DMS-pakketten staan in de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.. Hierin staat ook gebundelde en bruikbare informatie over verschillende leveranciers, prijzenoverzicht en mogelijke valkuilen waar een organisatie mee te maken krijgt tijdens een DMS-selectietraject.