Cloud Document Management, een serieus alternatief voor on-premise DMS?
Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een cloud document management systeem soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.
Wat zijn de voordelen van een cloud-gebaseerd document management systeem?
De nadelen van cloud DMS voor bedrijven
Hoe veilig zijn onze documenten eigenlijk in de cloud? Kan een bedrijf ze niet beter zelf opslaan binnen de eigen bedrijfsmuren? Dit zijn belangrijke vragen die elke organisatie stelt wanneer het voor de keuze staat om het nieuwe
Content on-premise of online opslaan?
De keuze tussen een on-premise of cloud document management systeem hangt meestal af van het type bedrijf en de sector waarin het opereert. Universiteiten willen soms werkstukken of scripties niet online of op externe servers opslaan, aangezien er ook buitenlandse studenten uit oorlogsgebieden of politieke vluchtelingen kunnen studeren. Om de veiligheid van deze studenten te kunnen waarborgen nemen sommige universiteiten of scholengemeenschappen hier geen risico mee. Hetzelfde geldt voor de gezondheidssector, waarbij ziekenhuizen niet willen dat er patiëntendossiers buiten de muren van de zorginstelling worden opgeslagen. Soms hebben bedrijven ook te maken met interne regels of wetgeving waardoor er niet voor een cloud-applicatie gekozen wordt. De meeste bedrijven kunnen de bedrijfsdocumenten veilig en zonder problemen opslaan in de cloud, maar er bestaan dus uitzonderingen.
Kosten online document management
Bij het
Voorbeelden van diverse kosten van zowel on-premise als cloud DMS-pakketten staan in de