Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een cloud document management systeem soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.
Wat zijn de voordelen van een cloud-gebaseerd document management systeem?
Document management-systemen met hosting in de cloud worden steeds populairder bij organisaties. Dit is niet verwonderlijk, omdat deze software-oplossingen een aantal voordelen hebben ten opzichte van het traditionele werken waarbij de bedrijfssystemen alleen op kantoor toegankelijk zijn. Een cloud document management systeem zorgt ervoor dat medewerkers actuele bedrijfsdocumenten altijd paraat hebben. Medewerkers werken namelijk steeds vaker thuis of hebben actuele cijfers en teksten nodig op locatie bij de klant. Het niet snel kunnen opvragen van documenten bij de klant wordt door vooral commerciële medewerkers als een groot nadeel gezien. Versiebeheer speelt daarbij een belangrijke rol. Omdat documenten op verschillende plekken worden bewerkt is het belangrijk dat slechts één versie van het document in omloop is.
De nadelen van cloud DMS voor bedrijven
Hoe veilig zijn onze documenten eigenlijk in de cloud? Kan een bedrijf ze niet beter zelf opslaan binnen de eigen bedrijfsmuren? Dit zijn belangrijke vragen die elke organisatie stelt wanneer het voor de keuze staat om het nieuwe on-premise of cloud document management systeem te installeren. Het onderwerp cloud-security speelt een grote rol in de uiteindelijke keuze. Het komt vaak voor dat projectleiders angstig zijn om bedrijfsdocumenten in de cloud op te slaan, maar dit is vaak ten onrechte. Leveranciers van cloud-diensten investeren vaak meer geld in de optimalisatie van veiligheid. Wanneer er ook maar één document op straat komt te liggen, is dit dodelijk voor de leverancier. Daarom wordt er alles aan gedaan om de veiligheid van de documentopslag te waarborgen, vaak op verschillende manieren en veel beter dan een organisatie zelf aan veiligheid zou doen. In de DMS Wijzer staat beschreven welke uitgebreide veiligheidsmaatregelen leveranciers allemaal nemen voor optimale cloud-veiligheid.
Content on-premise of online opslaan?
De keuze tussen een on-premise of cloud document management systeem hangt meestal af van het type bedrijf en de sector waarin het opereert. Universiteiten willen soms werkstukken of scripties niet online of op externe servers opslaan, aangezien er ook buitenlandse studenten uit oorlogsgebieden of politieke vluchtelingen kunnen studeren. Om de veiligheid van deze studenten te kunnen waarborgen nemen sommige universiteiten of scholengemeenschappen hier geen risico mee. Hetzelfde geldt voor de gezondheidssector, waarbij ziekenhuizen niet willen dat er patiëntendossiers buiten de muren van de zorginstelling worden opgeslagen. Soms hebben bedrijven ook te maken met interne regels of wetgeving waardoor er niet voor een cloud-applicatie gekozen wordt. De meeste bedrijven kunnen de bedrijfsdocumenten veilig en zonder problemen opslaan in de cloud, maar er bestaan dus uitzonderingen.
Kosten online document management
Bij het selecteren van het juiste DMS-pakket spelen de kosten van cloud document management systemen een grote rol. Er zitten grote prijsverschillen tussen systemen als SharePoint, Alfresco of software van kleinere fabrikanten. Daarbij speelt de keuze voor open source of closed source een belangrijke rol. Een SaaS-softwarepakket wordt over het algemeen per maand naar gebruik in rekening gebracht. Maandelijks kunnen er naar wens functionaliteiten en gebruikers worden toegevoegd of verwijderd. In de DMS Wijzer 2023 vindt u een prijzenoverzicht en rekenvoorbeeld van een gemiddeld DMS in de cloud. Houd daarnaast rekening met verborgen kosten, zoals hoge rekeningen voor het overstappen naar een andere leverancier of kosten om het documentbeheer weer uit de cloud te halen.
Voorbeelden van diverse kosten van zowel on-premise als cloud DMS-pakketten staan in de DMS Wijzer. Hierin staat ook gebundelde en bruikbare informatie over verschillende leveranciers, prijzenoverzicht en mogelijke valkuilen waar een organisatie mee te maken krijgt tijdens een DMS-selectietraject.