Effectief documentbeheer is voor steeds meer bedrijfsleiders en werknemers een prioriteit, ook in kleinere bedrijven. Kleine ondernemingen ondervinden veel van dezelfde frustraties als grotere bedrijven. Ze zoeken echter vaak naar een eenvoudiger DMS-oplossing. Wat kan een DMS betekenen voor een kleine onderneming? Zijn er pakketten voor kleinere budgetten? Waar vindt een klein bedrijf de benodigde technische ondersteuning voor de implementatie en het onderhoud van het DMS?
Een klein bedrijf groeit al snel uit ad hoc documentbeheer
Wanneer een kleine organisatie problemen ondervindt met document management, wordt er in eerste instantie meestal gekozen voor een gedeelde netwerkschijf. Zo hoeven documenten niet meer na elke verandering per mail worden doorgestuurd. Daarnaast zijn ook gratis platformen zoals Dropbox of Google Drive populaire tools om te kunnen samenwerken in documenten. Maar na een tijdje merken bedrijven dat een gedeelde netwerkschijf of gratis platform hun problemen niet helemaal wegneemt. Er is bijvoorbeeld geen versiebeheer en elke werknemer heeft zijn eigen manier van opslaan. Zo blijft de grote hoeveelheid documenten die worden opgeslagen een chaos. Dan wordt duidelijk dat een uitgebreider systeem voor documentbeheer een betere optie is.
De DMS Wijzer beschrijft een aantal mogelijkheden voor bedrijven die aan effectiever document management willen doen zonder direct een complex en duur pakket aan te schaffen.
Specifieke DMS-eisen bij kleine bedrijven
Wanneer een klein bedrijf een Document Management Systeem overweegt, zijn vooral de echte basisfunctionaliteiten belangrijk. Alle bedrijven wensen een centrale opslagplaats, versiebeheer en een goede zoekfunctie. Toch stellen bepaalde bedrijven ook een aantal specifiekere eisen aan het DMS.
Een notificatiesysteem
Koppeling met e-mail en boekhouding
Een klein bedrijf houdt het DMS bij voorkeur eenvoudig. Toch komt de wens voor bepaalde koppelingen vaak terug. Vooral e-mail en boekhoudprogramma’s willen kleine ondernemingen graag gekoppeld hebben aan het DMS.
Een koppeling gaat iets minder ver dan een volledige integratie met andere software. Het is meestal eenrichtingsverkeer. De gegevens uit e-mails worden automatisch naar het DMS gestuurd, maar er is geen omgekeerde beweging. Het DMS bestuurt het mailsysteem niet. Hetzelfde gebeurt bij de koppeling met een boekhoudprogramma. De werknemer verwerkt bijvoorbeeld een ontvangen betaling in het bestaande boekhoudprogramma, en deze informatie wordt ook naar het DMS doorgestuurd. Daar vult de informatie over de betaling de bestaande klanteninformatie aan. De DMS Wijzer geeft van verschillende pakketten een overzicht van koppelings- en integratiemogelijkheden.
Is een klein DMS altijd voldoende voor een klein bedrijf?
Bovenstaande functionaliteiten vormen de basis van documentbeheer, maar sommige kleine bedrijven zoeken toch naar een uitgebreider DMS. Een klein accountancybedrijf heeft bijvoorbeeld vaak een ingewikkelder eisenpakket dan op het eerste zicht lijkt. Dit bedrijf krijgt te maken met wet- en regelgeving waar het DMS mee moet kunnen omgaan. Daarnaast is de integratie van het financiële programma waarschijnlijk een belangrijke wens. Ten slotte is het essentieel om financiële gegevens extra te beveiligen door middel van bijvoorbeeld geavanceerde toegangscontroles. De toevoeging van functionaliteiten kan dus toch nuttig of noodzakelijk zijn voor een kleine onderneming. Om projectleiders te helpen bij de keuze van functionaliteiten heeft ICT Portal het DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld.
Is een DMS niet te duur voor kleine ondernemingen met een beperkt budget?
Een DMS aankopen en onderhouden kost natuurlijk geld, maar er zijn opties voor alle groottes van budgetten. Een kleiner budget wil niet automatisch zeggen dat de opstart van een DMS op de lange baan moet worden geschoven. Het houdt in de meeste gevallen wel in dat er beslist moet worden welke functionaliteiten prioriteit hebben. Het voordeel is dat de meeste DMS-pakketten modulair zijn. Zo kan een bedrijf beetje bij beetje functionaliteiten toevoegen.
Kleine bedrijven neigen naar een DMS in de cloud
Een cloudoplossing is populair bij kleine bedrijven. Werken in de cloud is al erg ingeburgerd. Bovendien zorgt de cloud voor een meer flexibele en efficiënte manier van werken. Een dokter die op huisbezoek gaat, kan zo bijvoorbeeld direct naast het bed met een tablet bij de benodigde zorgdocumentatie.
Een kleine onderneming kiest meestal voor een cloudoplossing in de vorm van Software as a Service (SaaS). Hierbij neemt de leverancier het onderhoud en beveiliging van het DMS uit handen. Dit zorgt voor minder kopzorgen en lagere personeelskosten voor het bedrijf zelf. De documenten worden opgeslagen op externe servers. Dit kunnen servers van de leverancier zijn of servers van een zelf gekozen datacenter. Er hoeft daarbij geen extra hardware te worden aangekocht. Als er daarentegen al een server voorhanden is, kan ook een implementatie on-premise een goed alternatief zijn. In dit geval moet er wel interne kennis en tijd voorhanden zijn voor het onderhoud en de beveiliging.
Nog een voordeel van een cloudoplossing in de vorm van SaaS is dat de kosten voorspelbaar zijn. Een bedrijf betaalt meestal een vast bedrag per maand per gebruiker. Let wel op: het kan gebeuren dat een leverancier in de toekomst de licentieprijzen verhoogt. Leg deze prijzen daarom voor een langere tijd vast in een contract. Zo wordt het betalingsmodel voorspelbaar gehouden. Kosten kunnen ook oplopen als een bedrijf erg veel functionaliteiten toevoegt. De DMS Wijzer vergelijkt prijzen van verschillende DMS-pakketten in de cloud.
Waar moet een klein bedrijf op letten bij de keuze voor een DMS?
De complexiteit van het DMS-pakket
Er bestaat een waaier aan verschillende DMS-pakketten. Dit gaat van heel eenvoudige tot juist heel complexe systemen. Er is echter een verschil tussen wat er beschikbaar is, en wat een bedrijf nodig heeft. Een kleine organisatie kan misverstanden vermijden door zijn eisen en wensen, maar ook het budget goed te communiceren naar leveranciers toe. De ICT Portal kan bedrijven telefonisch even helpen met het opstellen van een complete eisenlijst (+31 (0)203690457).
Het is mogelijk om echt klein te beginnen met een DMS, maar dan moet wel het juiste pakket en implementatiepartner gekozen worden. Aan een DMS kunnen altijd functionaliteiten worden toegevoegd, maar soms kunnen er geen worden weggelaten. Zo zijn er bijvoorbeeld pakketten waarbij de e-mailintegratie standaard in het pakket zit. Aan bredere basispakketten hangt uiteraard ook een hoger prijskaartje. Bedrijven die dit soort DMS-pakketten implementeren nemen dan ook geen klanten aan met een erg klein budget. Als een bedrijf klein wil beginnen, moet er dus ook goed worden gekeken naar implementatiepartners die het DMS echt helemaal vanaf de basis kunnen inrichten.
Hoe snel is het DMS operationeel?
Wanneer een kleine organisatie pakketten en implementatiepartners vergelijkt is de kans groot dat er ook gekeken wordt naar hoe lang het duurt voordat de omschakeling naar een DMS voltooid is. De meeste kleine bedrijven willen namelijk snel aan de slag met het nieuwe systeem. De snelheid van het hele traject hangt af van drie elementen:
- het beslissingsproces
- de implementatie
- de migratie
Het beslissingsproces neemt meestal de meeste tijd in beslag. Hierin wordt namelijk samen met de implementatiepartner bekeken hoe het DMS ingericht zal worden. De beschikbaarheid van de implementatiepartner en het bedrijf zelf hebben een invloed op de implementatieduur. Kleinere bedrijven hebben meestal geen projectmanager beschikbaar die zich uitsluitend met dit project bezighoudt. Vaak wordt het door de eigenaar of een medewerker erbij gedaan naast het bestaande werk. Aan de andere kant kan een klein eisenpakket van functionaliteiten de duur van het proces wel inkorten.
Tip: Zorg voor de aanvang van het vergelijkingsproces tussen pakketten al voor een lijst met de specifieke wensen, bezorgdheden en bedenkingen van werknemers. Dit versnelt het traject en zorgt bovendien voor draagvlak op de werkvloer.
Voor de implementatie van het DMS moet bij een eenvoudig DMS ongeveer een week gerekend worden. De implementatie is het installeren van de software. Bij een cloud-oplossing kan dit in principe zelfs nog sneller. Ook hier spelen de gekozen functionaliteiten weer een rol. Als een klein bedrijf bijvoorbeeld heel veel belang hecht aan veiligheid, zal de installatie van alle toegangscontroles en autorisaties de implementatietijd doen oplopen.
Na de implementatiefase van het DMS volgt nog een laatste stap: de migratie van bestaande documenten. Alle relevante bedrijfsinformatie moet vanuit de huidige locatie, vaak een mappenstructuur, worden overgezet naar het nieuwe DMS. Niet alle documenten hoeven echter noodzakelijkerwijs te worden gemigreerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan dubbele content, verouderde versies of documenten waarvan de bewaartermijn verstreken is. Een goede selectie van wat precies in het DMS moet komen kan een tijdsbesparing opleveren. Gemiddeld duurt de migratie bij een klein bedrijf ook ongeveer een week, maar hier is veel variatie mogelijk.
Gebruiksvriendelijkheid van het DMS
Een kleine onderneming wil geen tijd verliezen met een intensieve training in het gebruik van het DMS. Werknemers moeten op een intuïtieve manier met het pakket kunnen werken. Het DMS is bedoeld als verademing en mag zeker geen extra moeilijkheden met zich meebrengen.
Het is voor een klein bedrijf ook erg handig als er zelf kleine aanpassingen kunnen worden uitgevoerd. Stel: een document kan op drie verschillende statussen gezet worden in het DMS, maar het bedrijf wilt er een vierde status aan toevoegen. Naast “aangemaakt”, “gereviseerd”, en “goedgekeurd” vinden de medewerkers namelijk dat ook de categorie “concept” nodig is. Als het DMS het toelaat dat een bevoegde werknemer kleine wijzigingen doet, is de aanpassing snel gemaakt. Als voor dit soort kleine wijzigingen echter steeds naar de leverancier moet worden gebeld, gaat er veel kostbare tijd verloren.
De implementatiepartner
Een kleine onderneming zal ook een strategische keuze moeten maken wat betreft de implementatiepartner. Deze heeft een grote invloed op de vlotheid van de implementatie en verzorgt nadien de service. Een goede en snelle hulplijn bij eventuele problemen of vragen is essentieel voor een klein bedrijf, dat niet altijd over een interne ICT-helpdesk beschikt. Meteen een vriendelijke en hulpvaardige stem aan de lijn krijgen is dan een grote plus. De leveranciers-check uit de DMS Wijzer helpt kleine bedrijven verder bij de keuze voor de geschikte implementatiepartner.