WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

DMS voor middelgrote organisaties: effectief documentbeheer zonder complexe functies

Middelgrote bedrijven krijgen vaak met grote hoeveelheden papierwerk te maken, en die moet beheerd worden. Naarmate het bedrijf groeit wordt het moeilijker om op een manuele manier aan effectief Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?documentbeheer te doen. Werknemers verliezen hierdoor veel tijd met de administratie van documenten. Deze werkuren zouden beter besteed kunnen worden. Hoe kan software een hulp zijn bij het vereenvoudigen van documentmanagement? Welke pakketten zijn geschikt voor een middelgroot bedrijf? Waar moet op gelet worden bij de keuze voor een bepaalde oplossing?

Middelgrote bedrijven willen naar een totaaloplossing voor documentbeheer

Kleine en middelgrote bedrijven worden vaak in één adem genoemd onder de term MKB. Op het vlak van document management verschilt een middelgrote onderneming echter wezenlijk van een Wanneer een kleine organisatie problemen ondervindt met document management, wordt er in eerste instantie meestal gekozen voor een gedeelde netwerkschijf. Zo hoeven documenten niet meer na elke verandering per e-mail worden doorgestuurd. Daarnaast zijn ook gratis platformen zoals Dropbox of Google Drive populaire tools om te kunnen samenwerken in documenten. Maar na een tijdje merken bedrijven dat een gedeelde netwerkschijf of gratis platform hun problemen niet helemaal wegneemt. Er is bijvoorbeeld geen versiebeheer en elke werknemer heeft zijn eigen manier van opslaan. Zo blijft de grote hoeveelheid documenten die worden opgeslagen een chaos. Dan wordt duidelijk dat een uitgebreider systeem voor documentbeheer een betere optie is.kleiner bedrijf. Een middelgrote organisatie met een groeiende hoeveelheid bedrijfsdocumenten, ervaart meer complexe documentstromen en werkt meestal met een groter aantal verschillende documenttypes. Bepaalde middelgrote organisaties hebben al strategieën en software voorhanden om deze uitdagingen aan te gaan, maar met deze “eilandjes” aan software wordt niet altijd de gewenste tijdbesparing behaald. Bedrijfsleiders zoeken dus naar een totaaloplossing die de gewenste functionaliteiten combineert. Deze totaaloplossing kan gevonden worden in een document management systeem. Een vergelijking tussen Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?verschillende DMS-pakketten voor middelgrote organisaties is te vinden de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021.

wensen dms middelgrote organisaties mkb

Tip! In dit artikel zijn een aantal belangrijke DMS-functionaliteiten voor middelgrote bedrijven opgesomd. Voor een volledig overzicht en checklists, kan het Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.DMS Functionaliteitenoverzicht geraadpleegd worden.

Een intern autorisatiesysteem

Terwijl sommige kleine bedrijven hun medewerkers toegang geven tot alle bedrijfsdocumenten, is dit voor een middelgrote onderneming niet noodzakelijk en soms ook ongewenst. Het is vaak zelfs handiger dat een werknemer alleen de documentatie ziet die voor het vervullen van zijn of haar functie van belang is. Daarom zijn Identity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers.verschillende autorisatieniveaus een interessante functionaliteit. Deze niveaus laten ook toe dat bepaalde informatie alleen op managementniveau beschikbaar is. De notulen van vergaderingen over een belangrijke bedrijfsbeslissing zijn bijvoorbeeld niet voor alle werknemers relevant. Het uiteindelijke besluit daarentegen zal wel door iedereen geraadpleegd kunnen worden.

Aan de andere kant is het wel belangrijk dat er tussen bepaalde collega’s nog steeds een effectieve document- en Knowledge Management of kennismanagement is een erg breed concept. De term kan worden samengevat als het beheer van alle kennis die in een bedrijf aanwezig is, en het aanvullen van ontbrekende gegevens. In het ideale geval beschikt elke werknemer hierdoor steeds op het juiste moment over de kennis die hij nodig heeft voor het optimaal uitvoeren van zijn taak.kennisuitwisseling plaatsvindt. Als werknemers die met dezelfde Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.machine of software werken hun ervaringen effectief kunnen delen, voorkomt dit dubbel werk. Bovendien levert de vindbaarheid van documenten ook naar externe partijen toe een voordeel op. Als een medewerker gemakkelijk bij documenten van collega’s kan, verbetert dit bijvoorbeeld de klantendienst. Soms is een medewerker namelijk niet op de hoogte van een klantendossier dat zijn of haar zieke collega normaal gesproken behandelt. In het DMS kan dit dossier snel geraadpleegd worden. Zo kan ook de klant snel geholpen worden. De collega die de klant helpt kan na het contact ook eventuele aanpassingen doen in het klantendossier.

De De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer beschrijft de mogelijkheden voor samenwerken en het vindbaar maken van documenten van verschillende pakketten.

Autorisaties voor externe partijen

Samenwerken hoeft niet gereduceerd te worden tot het delen en bewerken van documenten onder collega’s. Het is soms ook interessant om bepaalde externe partijen toegang te verlenen tot een deel van het DMS. Zo kunnen klanten en zakenpartners de documentatie die voor hen van belang is zelf consulteren en eventueel aanpassen. Bovendien kunnen Contractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.contracten en andere overeenkomsten gemakkelijk vanop afstand getekend worden.

Voor klanten en zakenpartners is het handig om alle documenten die hen aangaan op één digitale plek terug te vinden. Klanten kunnen zo hun eigen dossier raadplegen en beheren. Zakenpartners hebben er dan weer voordeel bij om via het DMS verslagen over bepaalde vergaderingen of beslissingen te kunnen raadplegen. Deze documenten hoeven dus niet meer apart verstuurd te worden. De toegang tot bepaalde gegevens uit het DMS wordt meestal gegeven via een persoonlijke login op een webportaal.

 

Wanneer een klant of zakenpartner (gedeeltelijke) toegang wordt verleend tot het DMS moet er wel rekening worden gehouden met een aantal zaken. Ten eerste moet een bedrijf de toegang op afstand verzekeren door bijvoorbeeld voor een Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.DMS in de cloud te kiezen. Klanten en zakenpartners loggen namelijk in vanaf externe locaties. Ze gebruiken hierbij eigen computers, maar ook mobiele apparaten. De mogelijkheid om via een mobiel apparaat in te loggen is dus ook zeker een functionaliteit om te overwegen. Ten tweede is het ook belangrijk dat de aanpassingen die een externe partij doet, nog gereviseerd en goedgekeurd worden door een werknemer.

Workflows automatiseren

De revisie en goedkeuring van aanpassingen in een document zijn belangrijke aspecten van een Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.workflow. Waar bij een klein bedrijf workflows nog relatief eenvoudig zijn, worden die bij een middelgroot bedrijf al gauw een stuk complexer. Een document moet door verschillende personen bewerkt, gecontroleerd en geautoriseerd worden. De toename van wet- en regelgeving zorgt er bovendien voor dat fouten zwaar kunnen doorwegen. Stel bijvoorbeeld dat bij de productie van een nieuw stuk speelgoed een controle wordt overgeslagen. Dan kan het zijn dat het materiaal niet voldoet aan bepaalde veiligheidsvoorschriften. Dit kan boetes met zich meebrengen.

Een manuele afhandeling van workflows is bij een middelgrote onderneming dus niet meer aan de orde. In een DMS kunnen workflows geautomatiseerd worden. De toevoeging van een notificatiesysteem zorgt er bovendien voor dat de bevoegde personen een melding krijgen wanneer er een taak voor hen is. Het is echter wel belangrijk dat de workflows goed worden ingericht. Als dit niet gebeurt, kan het DMS de workflows juist ingewikkelder maken in de plaats van ze te vergemakkelijken.

In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan drie veelgemaakte fouten bij de inrichting van informatieworkflows.

Het digitale archief opzetten en beheren

Documenten die dagelijks gebruikt worden blijven prioriteit hebben bij een middelgroot bedrijf, maar steeds meer wordt er bij de keuze voor een DMS ook aandacht besteed aan een goed Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.archiefbeheer. Een middelgroot bedrijf heeft namelijk regelmatig de noodzaak om terug te grijpen naar informatie uit het verleden. Dit kan zijn om te voorkomen dat fouten zich opnieuw voordoen of om voort te bouwen op oudere kennis. In veel gevallen gebiedt de wet ook dat sommige bedrijfsinformatie voor een bepaalde tijd wordt bewaard.

Waaraan moet een middelgroot bedrijf aandacht besteden bij de pakketkeuze?

Welke integratiemogelijkheden zijn er tussen het DMS en andere systemen?

Het komt nogal eens voor dat middelgrote bedrijven de wens hebben om andere systemen te integreren in het DMS. Waar het bij kleinere bedrijven meestal om een eenvoudigere koppeling gaat, willen middelgrote ondernemingen echt dat de andere systemen als het ware opgenomen worden in het DMS. De integratie van bestaande systemen voor informatiemanagement zorgt voor een synchronisatie van documenten. Zo wordt alle documentatie gebundeld in het DMS en wordt onnodige dubbele informatie niet bijgehouden.

informatiebeheer ecm systemen

Een andere reden om systemen te integreren is de vervollediging van workflows. Via e-mailintegratie kan het DMS bijvoorbeeld automatisch opdracht geven om bepaalde mails te versturen. Het bedrijf kan wel bepalen of er nog om bevestiging van een werknemer wordt gevraagd. De De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer vergelijkt de integratiemogelijkheden van verschillende pakketten.

Is er ruimte voor groei?

Een middelgroot bedrijf heeft niet per se het meest uitgebreide pakket nodig. Het is vaak interessant om bij de basisfunctionaliteiten te beginnen. Door prioriteiten te stellen kan de Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementatie snel gaan en is er niet meteen een heel grote investering nodig.

Niettemin willen veel middelgrote bedrijven nog groeien. De schaalbaarheid van het DMS is dus belangrijk. Het DMS moet mee kunnen uitbreiden als de onderneming groter wordt, of als andere afdelingen of vestigingen ook op het DMS worden aangesloten. In dit soort situaties kan er gekozen worden voor de toevoeging van functionaliteiten, gebruikers of opslagruimte.

Welk soort licenties zijn er mogelijk?

Softwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van software, of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-software en propriëtaire software (eigendomssoftware).Licenties maken een groot deel uit van de De prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.kosten van een DMS. Bovendien moeten ze eens in de zoveel tijd verlengd worden. In een middelgroot bedrijf heeft niet iedereen een volledige licentie nodig. Het is belangrijk om na te denken over wie Vaak wordt er met full user gerefereerd aan gebruikers die bevoegd zijn om gegevens uit een softwaresysteem te raadplegen en wijzigingen door te voeren. De term staat tegenover de benaming limited user: een gebruiker die het systeem wel kan raadplegen, maar beperkt is in de verwerkingsmogelijkheden. Een strakke afbakening van de twee termen bestaat echter niet. De invulling verschilt per soort software, pakket en leverancier.full user en wie Over het algemeen wordt met limited user gerefereerd aan gebruikers die software kunnen raadplegen, maar geen (grote) wijzigingen kunnen doorvoeren. Zo kunnen werknemers op de productieafdeling bijvoorbeeld in de module voor Shop Floor Control van het ERP-systeem de productieplanning raadplegen. Soms kan hen ook de mogelijkheid geboden worden om bij het voltooien van bepaalde werkzaamheden hun taak af te vinken. Een full user heeft daarentegen meer rechten en (vaak volledige) bevoegdheden.limited user zal worden. Bij de meeste pakketten kan een full user zowel documenten raadplegen als bewerken, en een limited user alleen de documenten raadplegen. Er kunnen aan de licentie van een limited user wel kleine bevoegdheden worden toegevoegd. Zo kan hij of zij de mogelijkheid krijgen om bijvoorbeeld een korte vragenlijst in te vullen of om declaratiebonnetjes te uploaden.

Begrijpt de leverancier de positie van het bedrijf?

De benaming middelgroot schept erg uiteenlopende verwachtingen. Ook Er bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier.leveranciers weten niet altijd goed hoe ze de marktpositie van een middelgroot bedrijf moeten inschatten. Het kan daarom voorkomen dat ze een te eenvoudig of net een te complex pakket voorstellen. De categorie zorgt dus voor verwarring, en is eigenlijk ook helemaal niet zo belangrijk. Vaak is het beter om vanaf het eerste contact de DMS-eisen en het beschikbare budget te noemen. Dit geeft de leverancier een goed idee van hoe het traject zal verlopen. Het kan ook handig zijn om al een idee te hebben van de specifieke functionaliteiten die het pakket moet hebben. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat een rekenvoorbeeld over het gemiddelde budget waar een middelgrote organisatie rekening mee moet houden tijdens een DMS-traject.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 25 oktober). DMS voor middelgrote organisaties: effectief documentbeheer zonder complexe functies. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-middelgrote-organisaties