WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

DMS voor middelgrote organisaties: effectief documentbeheer zonder complexe functies

Middelgrote bedrijven krijgen vaak met grote hoeveelheden papierwerk te maken, en die moet beheerd worden. Naarmate het bedrijf groeit wordt het moeilijker om op een manuele manier aan effectief documentbeheer te doen. Werknemers verliezen hierdoor veel tijd met de administratie van documenten. Deze werkuren zouden beter besteed kunnen worden. Hoe kan software een hulp zijn bij het vereenvoudigen van documentmanagement? Welke pakketten zijn geschikt voor een middelgroot bedrijf? Waar moet op gelet worden bij de keuze voor een bepaalde oplossing?

Middelgrote bedrijven willen naar een totaaloplossing voor documentbeheer

Kleine en middelgrote bedrijven worden vaak in één adem genoemd onder de term MKB. Op het vlak van document management verschilt een middelgrote onderneming echter wezenlijk van een kleiner bedrijf. Een middelgrote organisatie met een groeiende hoeveelheid bedrijfsdocumenten, ervaart meer complexe documentstromen en werkt meestal met een groter aantal verschillende documenttypes. Bepaalde middelgrote organisaties hebben al strategieën en software voorhanden om deze uitdagingen aan te gaan, maar met deze “eilandjes” aan software wordt niet altijd de gewenste tijdbesparing behaald. Bedrijfsleiders zoeken dus naar een totaaloplossing die de gewenste functionaliteiten combineert. Deze totaaloplossing kan gevonden worden in een document management systeem. Een vergelijking tussen verschillende DMS-pakketten voor middelgrote organisaties is te vinden de DMS Wijzer 2022.

wensen dms middelgrote organisaties mkb

Tip! In dit artikel zijn een aantal belangrijke DMS-functionaliteiten voor middelgrote bedrijven opgesomd. Voor een volledig overzicht en checklists, kan het DMS Functionaliteitenoverzicht geraadpleegd worden.

Een intern autorisatiesysteem

Terwijl sommige kleine bedrijven hun medewerkers toegang geven tot alle bedrijfsdocumenten, is dit voor een middelgrote onderneming niet noodzakelijk en soms ook ongewenst. Het is vaak zelfs handiger dat een werknemer alleen de documentatie ziet die voor het vervullen van zijn of haar functie van belang is. Daarom zijn verschillende autorisatieniveaus een interessante functionaliteit. Deze niveaus laten ook toe dat bepaalde informatie alleen op managementniveau beschikbaar is. De notulen van vergaderingen over een belangrijke bedrijfsbeslissing zijn bijvoorbeeld niet voor alle werknemers relevant. Het uiteindelijke besluit daarentegen zal wel door iedereen geraadpleegd kunnen worden.

Aan de andere kant is het wel belangrijk dat er tussen bepaalde collega’s nog steeds een effectieve document- en kennisuitwisseling plaatsvindt. Als werknemers die met dezelfde machine of software werken hun ervaringen effectief kunnen delen, voorkomt dit dubbel werk. Bovendien levert de vindbaarheid van documenten ook naar externe partijen toe een voordeel op. Als een medewerker gemakkelijk bij documenten van collega’s kan, verbetert dit bijvoorbeeld de klantendienst. Soms is een medewerker namelijk niet op de hoogte van een klantendossier dat zijn of haar zieke collega normaal gesproken behandelt. In het DMS kan dit dossier snel geraadpleegd worden. Zo kan ook de klant snel geholpen worden. De collega die de klant helpt kan na het contact ook eventuele aanpassingen doen in het klantendossier.

De DMS Wijzer beschrijft de mogelijkheden voor samenwerken en het vindbaar maken van documenten van verschillende pakketten.

Autorisaties voor externe partijen

Samenwerken hoeft niet gereduceerd te worden tot het delen en bewerken van documenten onder collega’s. Het is soms ook interessant om bepaalde externe partijen toegang te verlenen tot een deel van het DMS. Zo kunnen klanten en zakenpartners de documentatie die voor hen van belang is zelf consulteren en eventueel aanpassen. Bovendien kunnen contracten en andere overeenkomsten gemakkelijk vanop afstand getekend worden.

Voor klanten en zakenpartners is het handig om alle documenten die hen aangaan op één digitale plek terug te vinden. Klanten kunnen zo hun eigen dossier raadplegen en beheren. Zakenpartners hebben er dan weer voordeel bij om via het DMS verslagen over bepaalde vergaderingen of beslissingen te kunnen raadplegen. Deze documenten hoeven dus niet meer apart verstuurd te worden. De toegang tot bepaalde gegevens uit het DMS wordt meestal gegeven via een persoonlijke login op een webportaal.

 

Wanneer een klant of zakenpartner (gedeeltelijke) toegang wordt verleend tot het DMS moet er wel rekening worden gehouden met een aantal zaken. Ten eerste moet een bedrijf de toegang op afstand verzekeren door bijvoorbeeld voor een DMS in de cloud te kiezen. Klanten en zakenpartners loggen namelijk in vanaf externe locaties. Ze gebruiken hierbij eigen computers, maar ook mobiele apparaten. De mogelijkheid om via een mobiel apparaat in te loggen is dus ook zeker een functionaliteit om te overwegen. Ten tweede is het ook belangrijk dat de aanpassingen die een externe partij doet, nog gereviseerd en goedgekeurd worden door een werknemer.

Workflows automatiseren

De revisie en goedkeuring van aanpassingen in een document zijn belangrijke aspecten van een workflow. Waar bij een klein bedrijf workflows nog relatief eenvoudig zijn, worden die bij een middelgroot bedrijf al gauw een stuk complexer. Een document moet door verschillende personen bewerkt, gecontroleerd en geautoriseerd worden. De toename van wet- en regelgeving zorgt er bovendien voor dat fouten zwaar kunnen doorwegen. Stel bijvoorbeeld dat bij de productie van een nieuw stuk speelgoed een controle wordt overgeslagen. Dan kan het zijn dat het materiaal niet voldoet aan bepaalde veiligheidsvoorschriften. Dit kan boetes met zich meebrengen.

Een manuele afhandeling van workflows is bij een middelgrote onderneming dus niet meer aan de orde. In een DMS kunnen workflows geautomatiseerd worden. De toevoeging van een notificatiesysteem zorgt er bovendien voor dat de bevoegde personen een melding krijgen wanneer er een taak voor hen is. Het is echter wel belangrijk dat de workflows goed worden ingericht. Als dit niet gebeurt, kan het DMS de workflows juist ingewikkelder maken in de plaats van ze te vergemakkelijken.

In de DMS Wijzer staan drie veelgemaakte fouten bij de inrichting van informatieworkflows.

Het digitale archief opzetten en beheren

Documenten die dagelijks gebruikt worden blijven prioriteit hebben bij een middelgroot bedrijf, maar steeds meer wordt er bij de keuze voor een DMS ook aandacht besteed aan een goed archiefbeheer. Een middelgroot bedrijf heeft namelijk regelmatig de noodzaak om terug te grijpen naar informatie uit het verleden. Dit kan zijn om te voorkomen dat fouten zich opnieuw voordoen of om voort te bouwen op oudere kennis. In veel gevallen gebiedt de wet ook dat sommige bedrijfsinformatie voor een bepaalde tijd wordt bewaard.

Waaraan moet een middelgroot bedrijf aandacht besteden bij de pakketkeuze?

Welke integratiemogelijkheden zijn er tussen het DMS en andere systemen?

Het komt nogal eens voor dat middelgrote bedrijven de wens hebben om andere systemen te integreren in het DMS. Waar het bij kleinere bedrijven meestal om een eenvoudigere koppeling gaat, willen middelgrote ondernemingen echt dat de andere systemen als het ware opgenomen worden in het DMS. De integratie van bestaande systemen voor informatiemanagement zorgt voor een synchronisatie van documenten. Zo wordt alle documentatie gebundeld in het DMS en wordt onnodige dubbele informatie niet bijgehouden.

informatiebeheer ecm systemen

Een andere reden om systemen te integreren is de vervollediging van workflows. Via e-mailintegratie kan het DMS bijvoorbeeld automatisch opdracht geven om bepaalde mails te versturen. Het bedrijf kan wel bepalen of er nog om bevestiging van een werknemer wordt gevraagd. De DMS Wijzer vergelijkt de integratiemogelijkheden van verschillende pakketten.

Is er ruimte voor groei?

Een middelgroot bedrijf heeft niet per se het meest uitgebreide pakket nodig. Het is vaak interessant om bij de basisfunctionaliteiten te beginnen. Door prioriteiten te stellen kan de implementatie snel gaan en is er niet meteen een heel grote investering nodig.

Niettemin willen veel middelgrote bedrijven nog groeien. De schaalbaarheid van het DMS is dus belangrijk. Het DMS moet mee kunnen uitbreiden als de onderneming groter wordt, of als andere afdelingen of vestigingen ook op het DMS worden aangesloten. In dit soort situaties kan er gekozen worden voor de toevoeging van functionaliteiten, gebruikers of opslagruimte.

Welk soort licenties zijn er mogelijk?

Licenties maken een groot deel uit van de kosten van een DMS. Bovendien moeten ze eens in de zoveel tijd verlengd worden. In een middelgroot bedrijf heeft niet iedereen een volledige licentie nodig. Het is belangrijk om na te denken over wie full user en wie limited user zal worden. Bij de meeste pakketten kan een full user zowel documenten raadplegen als bewerken, en een limited user alleen de documenten raadplegen. Er kunnen aan de licentie van een limited user wel kleine bevoegdheden worden toegevoegd. Zo kan hij of zij de mogelijkheid krijgen om bijvoorbeeld een korte vragenlijst in te vullen of om declaratiebonnetjes te uploaden.

Begrijpt de leverancier de positie van het bedrijf?

De benaming middelgroot schept erg uiteenlopende verwachtingen. Ook leveranciers weten niet altijd goed hoe ze de marktpositie van een middelgroot bedrijf moeten inschatten. Het kan daarom voorkomen dat ze een te eenvoudig of net een te complex pakket voorstellen. De categorie zorgt dus voor verwarring, en is eigenlijk ook helemaal niet zo belangrijk. Vaak is het beter om vanaf het eerste contact de DMS-eisen en het beschikbare budget te noemen. Dit geeft de leverancier een goed idee van hoe het traject zal verlopen. Het kan ook handig zijn om al een idee te hebben van de specifieke functionaliteiten die het pakket moet hebben. In de DMS Wijzer staat een rekenvoorbeeld over het gemiddelde budget waar een middelgrote organisatie rekening mee moet houden tijdens een DMS-traject.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 25 oktober). DMS voor middelgrote organisaties: effectief documentbeheer zonder complexe functies. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-middelgrote-organisaties