HRM is een populair thema onder Nederlandstalige IT-leveranciers. Bedrijven die kijken naar de automatisering van personeelsgerelateerde taken hebben legio implementatiepartners om uit te kiezen. Al deze partijen hebben hun eigen focus en specialisatie. De mate van dienstverlening zal erg afhangen van de gekozen partner. Een bedrijf doet er goed aan om duidelijk voor ogen te houden wat er verwacht wordt van de leverancier van het HRM-pakket. Maar waar moet dan precies allemaal rekening mee gehouden worden?
Hoe ziet het Nederlandstalige HR-landschap eruit?
De Nederlandstalige markt wordt stilaan overspoeld door partijen die iets met human resource management doen. Ze bieden diensten of producten aan voor bijvoorbeeld salarisverwerking, recruitment, talentmanagement, HR-analytics etc. Een implementatiepartner kan software aanbieden van grote merken als SuccessFactors of Workday, maar er zijn ook steeds meer andere (kleinere) partijen die hun eigen pakket hebben ontwikkeld. Met deze diversiteit wordt het nog belangrijker dat een bedrijf op voorhand goed weet welk soort systeem er gewenst is en wat er nog meer verwacht wordt van een leverancier. In de HRM Wijzer vinden oriënterende projectleiders daarom een overzicht van welk soort HRM-pakket geschikt is voor welk soort bedrijf.
De achtergrond van de implementatiepartner
Naast het soort pakket dat aangeboden wordt is ook de achtergrond van de implementatiepartner van groot belang. Sommige leveranciers bekijken de automatisering van personeelszaken vanuit een bedrijfsmatig perspectief, ‘vanuit de business’. Andere partijen hebben een technische achtergrond, en hebben dan ook een meer IT-gerichte benadering. Beide aanpakken hebben hun voordeel. Voor een bedrijf dat nog zoekende is naar de meest effectieve wijze om zijn HR-processen te automatiseren, zal het advies van een meer HR-gerichte partner bijvoorbeeld erg welkom zijn. Een bedrijf dat echter een erg ervaren interne HR-afdeling heeft, is beter af met een leverancier die de al goedgekeurde processen technisch perfect inricht.
Tip! In sommige gevallen heeft een bedrijf eerst nog behoefte aan het vastleggen of herzien van de HR-processen zelf. Dit kan vaak intern worden uitgevoerd, maar bij sommige bedrijven zijn de processen zo complex dat het inzicht van een (extra) HR-professional geen overbodig luxe is. Die kan helpen bij het vastleggen van de strategische aanpak en de scope van de gehele automatisatie. Afhankelijk van de project-timing en het type bedrijf kan dit werk uitgevoerd worden vóór of gelijktijdig met de oriëntatie op software.
Hoe belangrijk is de sector van een bedrijf bij de keuze voor een HR-leverancier?
Een van de basisvereisten voor de keuze van een software-leverancier is vaak “ervaring in de sector”. Voor veel soorten software is dit een logische eis. Het documentbeheer van een boekhoudkantoor zal namelijk erg verschillen van de technische tekeningen die een autobouwer moet beheren. Ook de inrichting van Enterprise Resource Planning tussen een voedselverwerkingsbedrijf of een vervoersmaatschappij zitten grote verschillen. Op het gebied van personeelszaken zijn deze verschillen echter veel kleiner.
Dat de sector niet zo’n grote rol speelt bij partners voor HRM-software wilt echter niet zeggen dat alle leveranciers bij alle soorten organisaties passen. In HR is de structuur van een bedrijf erg van belang. Hierbij gaat het om het soort medewerkers, bij wie er verantwoordelijkheid wordt afgelegd, etc. Enkele vragen die bedrijven zich zouden moeten stellen, zijn de volgende:
- Hoe ziet het organogram van de bedrijfsstructuur eruit?
- Is het bedrijf een lijnorganisatie (medewerkers rapporteren aan één leidinggevende) of een matrix-organisatie (medewerkers rapporteren aan meerdere leidinggevenden)?
- Wordt er gebruik gemaakt van flexmedewerkers of tijdelijke krachten?
- Werkt iedereen volgens een vast rooster of zijn er wisselende ploegen en shiften?
Antwoorden op bovenstaande vragen zijn essentieel in de zoektocht naar een passende HRM-leverancier. Door duidelijkheid te scheppen over de structuur van een bedrijf is het in de eerste plaats voor de projectleider zelf helderder welke soort ervaring een leverancier in ieder geval moet hebben. Kandidaat-leveranciers op hun beurt vragen ook dat bedrijven dit soort organisatorische eisen duidelijk hebben. Geen enkele leverancier, al is hij nog zo ervaren, kan een succesvolle HR-implementatie uitvoeren wanneer een bedrijf de werkorganisatie niet helder en correct schetst vanaf het begin.
Regionale verschillen kunnen van invloed zijn op de leverancierskeuze
In een HR-traject zijn regionale verschillen nog altijd erg belangrijk voor de keuze van een goede partner. Met regionale verschillen bedoelen we hier niet de geografische afstand tot de leverancier. Die is met de komst en toenemende populariteit van e-HRM (online HRM) namelijk van secundair belang geworden. Wat van belang is, zijn de regio’s waar de organisatie actief is. Het is vaak essentieel dat een leverancier bijvoorbeeld ervaring heeft met de wetgeving voor buitenlandse werknemers.
Essentiële vereisten voor een goede samenwerking tussen bedrijf en leverancier
Tip! Een goede samenwerking begint al bij de eerste contacten. De kennismaking en demo-momenten zijn het ideale moment om te beoordelen of het bedrijf goed zal kunnen samenwerken met de leverancier. Hier wordt ook de basis gelegd voor de verdere samenwerking. Om bedrijven te ondersteunen in deze belangrijke fase heeft ICT Portal het Digiboek Help! We krijgen zo een demo! opgesteld. Hierin staan tips en handvatten voor de eerste gesprekken met leveranciers.
Hoe te communiceren met een potentiële leverancier?
Communicatie is de basis voor elke goede samenwerking, zo ook tussen bedrijf en (potentiële) leverancier. In HR-land zie je vaak dat projectleiders ook echt een HR-achtergrond hebben. Dit is in principe erg handig, want leverancier en projectleider ‘weten waar ze het over hebben’. Paradoxaal genoeg zorgt dit hoge kennisniveau er vaak juist voor dat projectleider en leverancier niet op dezelfde golflengte zitten.
Het probleem is meestal de verscheidenheid aan termen die gebruikt worden. Termen als talentmanagement, competentiemanagement of core HR, worden niet altijd door iedereen op dezelfde manier begrepen. Mede door de verschillende interpretatie van termen en processen, is het voor een bedrijf niet altijd even gemakkelijk om op één lijn te komen met de leverancier. Vergelijk het met een een bezoek aan de dokter en vragen om genezing zonder te vertellen waar je pijn hebt. Net als de dokter weet de leverancier zonder aanvullende details niet welke tools er moeten worden gebruikt, en op welke manier. Leveranciers die daarentegen precies weten ‘waar het pijn doet’ of wat er beter kan, zullen een bedrijf veel beter verder kunnen helpen.
Tip! Goede communicatie naar leveranciers toe is niet alleen belangrijk aan het begin van een HR-project, maar juist gedurende het hele traject. In de HRM Wijzer staat een lijst met 5 communicatietips die ervoor zorgen dat de leverancier de wensen en eisen optimaal kan invullen gedurende het hele traject.
Hoe bereiden bedrijven zich het beste voor op een softwaredemonstratie?
Zodra er een selectie gemaakt is van interessante partijen voor een specifiek HRM-project, kan een bedrijf overgaan tot de gedetailleerde vergelijking. Dit gebeurt idealiter aan de hand van een presentatie van elke geselecteerde leverancier. Zo krijgt een organisatie een goed idee van de look and feel van een systeem, en kunnen er bijkomende vragen gesteld worden.
Een organisatie kan de presentatie van een leverancier op verschillende manieren voorbereiden en bijwonen. Sommige bedrijven kiezen er bijvoorbeeld voor om vooraf niet al te veel informatie over de leverancier op te zoeken. Zo proberen ze zo objectief mogelijk de opties te vergelijken. Andere bedrijven doen wel hun research, en kunnen hierdoor meteen erg specifieke vragen stellen.
Tip! Onafhankelijk van de aanpak die een bedrijf kiest is het belangrijk om als bedrijf steeds de touwtjes in handen te houden. Het is interessant om te zien wat er allemaal kán, maar wijk niet af van wat je bedrijf echt nodig heeft.
Het (eerste) contact met leveranciers is vaak een struikelblok voor bedrijven. Toch is dit contact de basis voor een eventuele langdurige en productieve samenwerking. In de HRM Wijzer vinden organisaties drie valkuilen om te vermijden bij de contactmomenten met leveranciers.
Wat verwacht een bedrijf na de implementatie van een HR-systeem nog meer van de leverancier?
Een HR-traject stopt uiteraard niet bij de implementatie van het systeem zelf, en ook de leverancier van het pakket blijft vaak nog een grote rol spelen. In de eerste plaats bestaat deze rol vaak uit die van technische partner. Aangezien de meeste HR-pakketten in SaaS-vorm worden aangeboden, blijft de leverancier instaan voor het onderhoud en de support.
In de tweede plaats kunnen bedrijven na een HR-traject nog verdere ondersteuning nodig hebben. Zo kan het zijn dat de implementatiepartner ook ondersteuning biedt in de vorm van verdere consultancy. Dit kan gaan om de evaluatie van het geïmplementeerde systeem, maar ook om bijvoorbeeld het opzetten van een bedrijfsbrede policy voor onboarding. In de HRM Wijzer vinden oriënterende projectleiders een overzicht van het soort diensten dat vaak wordt aangeboden in combinatie met een HRM-pakket.
