WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

DMS voor grote organisaties: zijn hoge eisen voor documentbeheer en gebruiksgemak te combineren?

Voor grote bedrijven is effectief documentbeheer een prioriteit. Volgens onderzoek van de IDC verliest een onderneming met zo’n duizend werknemers echter nog steeds tussen de 2 en 3 miljoen euro per jaar aan onnodig manueel werk of fouten in de documentenstromen. Wat kan een bedrijf doen om dit inkomstenverlies te vermijden? Hoe kan een DMS ingericht worden om tegemoet te komen aan de hoge eisen van grote ondernemingen? En waar liggen juist de valkuilen voor grote organisaties?

Grote bedrijven herzien hun documentbeheer regelmatig

De meeste grote organisaties doen al aan documentbeheer. Toch merken ze dat er nog steeds veel werktijd verloren gaat bij het zoeken naar documenten, de controle van informatie en de enorme data-entry. De kosten voor deze verloren werktijd kunnen flink oplopen.

zoektijd documenten dms grote organisaties

Bovenop de kosten voor verloren werkuren komen ook de kosten die fouten met zich meebrengen. Stel: het veiligheidscertificaat van een machine dreigt te vervallen. Als de bevoegde werknemer hier geen melding van krijgt, wordt de verplichte veiligheidscontrole wellicht overgeslagen. Hierdoor kan het certificaat niet vernieuwd worden. Dit soort fouten kan boetes tot gevolg hebben. Ook een rechtszaak vanwege slecht archiefbeheer kan een financiële tegenslag betekenen.

Grote ondernemingen doen er dus goed aan te blijven zoeken naar manieren om hun documentbeheer te verbeteren. Een goede evaluatie van de huidige strategie kan bepaalde pijnpunten blootleggen. Een bedrijf kan hieruit afleiden wat zijn specifieke DMS-eisen zijn, en welke functionaliteiten gewenst zijn bij de aanschaf van een (nieuw) Informatie Management Systeem.

In de DMS Wijzer worden specifieke functionaliteiten behandeld die onmisbaar zijn voor complex documentbeheer en workflows van grote organisaties.

Hoe groter de onderneming, hoe hoger de DMS-eisen

De hoeveelheid documenten en documentstromen waarmee grote bedrijven werken, verplicht hen om hoge eisen te stellen aan documentbeheer. Deze eisen kunnen heel uiteenlopend zijn. Er bestaat niet één DMS-formule voor alle grote organisaties. Toch komen een aantal van dezelfde DMS-eisen regelmatig terug. In dit artikel zijn de meest voorkomende functionaliteiten voor grote bedrijven opgenomen. Voor een overzicht van alle DMS-functionaliteiten kan het DMS Functionaliteitenoverzicht geraadpleegd worden.

Wetgeving en normen naleven

Alle soorten bedrijven krijgen met normen en wetgeving te maken, maar vooral de grote spelers hebben hulp nodig van software om al deze regelgeving na te kunnen leven. Een DMS is bijvoorbeeld een hulpmiddel om een ISO-certificering te behalen. Deze software gebruikt namelijk vaste templates voor het uitschrijven van de verplichte bedrijfsprocedures en -workflows. Bovendien zorgt het DMS er voor dat deze vastgelegde procedures en workflows strikt gevolgd worden. Let wel op: een pakket dat ISO-gecertificeerd is, draagt die certificering niet rechtstreeks over op het bedrijf. Een bedrijf moet altijd zelf een certificeringstraject doorlopen.

Veiligheid van bedrijfsinformatie garanderen

Het laatste decennium werd informatieveiligheid een van de grootste kopzorgen in de bedrijfswereld. Vooral grote ondernemingen zien het belang van goede databeveiliging in. Hoe groter het bedrijf, hoe hoger het risico op datalekken. Bovendien kunnen deze lekken een enorme impact hebben.

Om datalekken te voorkomen kunnen aan een DMS geavanceerde toegangscontroles toegevoegd worden. Zo is een bedrijf zeker dat alleen geautoriseerde werknemers bij bepaalde documenten kunnen. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een combinatie van digitale sleutels zoals paswoorden en elektronische handtekeningen. Vaak worden ook de documenten zelf geëncrypteerd. In bijzondere high security-gevallen is de informatie zelfs alleen toegankelijk als de gebruiker zijn persoonlijke keycard in de computer steekt.

data security bedrijven

Een groot bedrijf kiest om veiligheidsredenen al snel voor een oplossing on-premise of voor een private cloud. Toch heeft ook een public cloud voordelen. Bij dit soort cloud-oplossingen wordt het onderhoud en de beveiliging namelijk uit handen genomen door professionals met ervaring op het gebied van informatieveiligheid. Een andere optie is de hybride cloud, waarbij bepaalde informatie in een private cloud staat, en andere informatie publiek opgeslagen wordt.

In principe is de cloud een veilige optie voor documentbeheer, maar een bedrijf moet de inrichting zeker bespreken met de leverancier. Zo kan ook regelgeving voor specifieke sectoren een invloed hebben op bijvoorbeeld de locatie van de servers waarop de data bewaard wordt. In de DMS Wijzer staan nog vijf cruciale veiligheidstips voor een DMS in de cloud.

Zoveel beveiliging maakt het soms wel lastig voor bedrijven die regelmatig met externe partners samenwerken. Daarom hebben veel DMS-pakketten wel de mogelijkheid om tijdelijke sleutels aan te vragen. Zo kan een externe partij de projectmap openen zolang de samenwerking met deze partij loopt.

Andere software integreren

Het komt nogal eens voor dat een grote onderneming naast een DMS ook verschillende andere softwarepakketten gebruikt. Hoe meer pakketten er gebruikt worden, hoe groter de kans dat de functionaliteiten van verschillende systemen complementair zijn. Soms overlappen ze elkaar zelfs. Documenten in het DMS moeten bijvoorbeeld vaak een workflow ondergaan die al beschreven staat in de verkoopmodule van het ERP. Ook de personeelsdossiers uit het HRM-systeem kunnen meteen in het DMS worden opgenomen. Zo doorlopen ze automatisch de gewenste workflow en kunnen er meldingen worden ingesteld wanneer er bijvoorbeeld trainingscertificaten moeten worden vernieuwd.

Wanneer bedrijven regelmatig op projectmatige basis werken, komt de wens voor integratie van het klantenbeheersysteem (Customer Relationship Management) al snel naar boven. In dit CRM staat namelijk de vaste klanteninformatie en een geschiedenis van voorgaande contacten met de betreffende klant zoals, klantdocumenten, informatie uit geschreven e-mails en bijbehorende bijlagen. Bij een nieuw project kan deze achtergrondinformatie een hulp zijn. Zo kan een koppeling met het CRM bijdragen aan de succesvolle uitwerking van het project. Meer integratiemogelijkheden met andere software staan in de DMS Wijzer.

Heeft een grote organisatie sowieso een uitgebreid DMS nodig?

Een groot bedrijf kan toch met een klein DMS beginnen

Grote ondernemingen hebben de neiging om meteen ook grotere pakketten te implementeren. Toch is dit niet altijd de meest effectieve werkwijze. De implementatie van een complex pakket neemt niet alleen meer tijd in beslag, maar heeft soms ook een lagere slagingskans. Er moet dan meteen veel data ingevoerd worden, waardoor er gemakkelijker fouten sluipen in het systeem. Werknemers moeten bovendien alle nieuwe werkwijzen tegelijkertijd adopteren, waardoor de kans op weerstand hoger is.

De grootste valkuilen bij de DMS-implementatie voor grote bedrijven zijn de toevoeging van te veel functionaliteiten en de integratie met te veel andere software. Het is logisch dat een grote organisatie meer wenst toe te voegen dan een kleinere onderneming, maar het blijft noodzakelijk je af te vragen welke functionaliteiten en integraties echt noodzakelijk zijn. De volgende vragen zijn handig om in gedachte te houden bij de keuze voor functionaliteiten en integraties:

  • Naar welke functionaliteiten en integraties is op de werkvloer gevraagd?
  • Voor welke specifieke werktaken zullen deze gebruikt worden?
  • Welke problemen zal de functionaliteit/integratie oplossen?
  • Moet de data tussen het DMS en de gekoppelde software gesynchroniseerd zijn of is eenrichtingsverkeer (push) vanuit de software naar het DMS voldoende? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de data-uitwisseling tussen een boekhoudpakket en een DMS.

Het kan natuurlijk zijn dat een groot bedrijf na deze analyse nog steeds een redelijk complex pakket nodig heeft. In dat geval kan een gefaseerde implementatie een uitkomst bieden. Een onderneming kan beetje bij beetje functionaliteiten en integraties toevoegen, of op kleine schaal beginnen met de implementatie bij één afdeling. Deze gefaseerde implementatie verhoogt de slaagkans en zorgt ervoor dat er snel resultaten getoond kunnen worden. Andere DMS-tips en de oplossingen voor enkele valkuilen staan beschreven in de DMS Wijzer.

Hoe complex is het hele DMS-traject voor een groot bedrijf?

Het selectieproces is van essentieel belang

De eerste stap in het DMS-traject, het selectieproces, is meteen het belangrijkste. Deze bespreking- en beslissingsfase bepaalt namelijk de hele DMS-strategie, van de keuze voor een leverancier tot en met de manier waarop het systeem gebruikt zal worden.

Het eerste deel van het selectieproces is de oriëntatiefase. Hierbij leest de projectleider zich in en wordt er een werkgroep opgericht waarin de verschillende belanghebbende partijen vertegenwoordigd zijn. Het is namelijk essentieel dat iedere betrokkene gehoord wordt. Zo wordt er vanaf het begin gezorgd voor draagvlak en adoptie. In de gesprekken met de werkgroep wordt bovendien duidelijk wat de specifieke wensen en eisen voor het (nieuwe) DMS zijn.

Op basis van de verworven kennis en de wensenlijst kan de markt verkend worden. Welke DMS-pakketten bestaan er allemaal? Zijn er ook pakketten voor een specifieke sector? Welke partij kan het gewenste pakket implementeren? Welke partij kan ook de specifieke wensen en eisen (maatwerk) invullen? Een projectleider komt vaak erg veel oplossingen en implementatiepartners tegen. De ICT Portal kan helpen met het bepalen welke pakketten en implementatiepartners het beste aansluiten bij uw bedrijf en voldoen aan alle specifieke wensen en eisen (020-3690457).

Wanneer een onderneming een pakket en een implementatiepartner heeft gekozen, beginnen de gesprekken over de gedetailleerde praktische invulling van het DMS. De DMS-eisen en de mogelijkheden van de implementatiepartner worden afgestemd op elkaar. Er worden ook beslissingen genomen over de implementatie van het DMS, het gebruik van de software en de opleidingsvorm. De manier van implementeren is ook een belangrijke beslissing. Er kan gekozen worden voor waterfall-, agile- of scrum-implementatie. Bij een waterfall-implementatie staan alle DMS-beslissingen op voorhand vast. De implementatie verloopt via een uitgelijnd plan en er kan niet van afgeweken worden. Dit maakt de beslissingen over de invulling van het DMS nog belangrijker. Aanvullingen en veranderingen kunnen bij deze methode enkel helemaal aan het einde van de implementatie gebeuren, en kosten daarom vaak meer geld. Een agile-implementatie daarentegen geeft ruimte voor aanpassingen tijdens het implementatieproces. De initiële beslissingen zijn nog steeds erg belangrijk, maar gaandeweg kan ontdekt worden wat nog beter kan. Een nadeel van deze methode is dan weer dat de kosten minder voorspelbaar zijn. Scrum is een vorm van agile-implementatie waarbij in modules of ‘sprints’ wordt gewerkt. Een sprint neemt een aantal weken in beslag. Tijdens die periode wordt er gefocust op één aspect van de DMS-implementatie. Na afloop gaat het hele team over op het volgende aspect.

dms beslissing traject werkgroep

Het selectieproces is meestal de stap die het meeste tijd in beslag neemt. Er moeten namelijk veel details besproken worden met alle betrokkenen. De beslissingen hebben een grote invloed op het verdere verloop van het DMS-traject.

Implementatie en migratie kan vergemakkelijkt worden

De duur van de implementatie of de migratie hangt af van een aantal factoren. Een goede planning en voorbereiding is essentieel. Als er voldoende aandacht besteed is aan het selectieproces over hoe het DMS tot in detail vorm zal krijgen, zouden ingewikkelde (maar goed doorgedachte) workflows en regelgeving geen al te groot probleem mogen zijn bij de implementatie. Bovendien kan de hoeveelheid data die moet worden gemigreerd door een goede voorafgaande selectie gelimiteerd worden. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om historische gegevens zoals verouderde contracten te migreren, tenzij die voor het digitale archief bewaard moeten worden. Ten slotte is het ook een goed idee om een aantal proefmigraties in te plannen. Zo kan er geëvalueerd worden of de gekozen vorm van migreren goed werkt en of er toch geen informatie zoek is geraakt. Zo kan er nog gecorrigeerd worden en wordt de informatie niet voorbarig verwijderd uit het originele systeem.

Vergeet zeker de training niet

Een nieuw systeem betekent een nieuwe werkwijze, en werknemers zullen de nieuwe software moeten leren kennen. Daarom komt er bij een DMS-implementatie ook training kijken. De meeste implementatiepartners hebben hiervoor specialisten in huis of werken met partners. De ideale manier van trainen en de planning voor de opleiding verschilt van bedrijf tot bedrijf, en wordt het beste ook vanaf het begin besproken met de implementatiepartner.

Ook kleinere spelers kunnen interessant zijn

Tot voor kort kozen grote bedrijven standaard voor de pakketten van de DMS-marktleiders. Steeds meer grote organisaties kijken echter naar minder bekende oplossingen of implementatiepartners. De redenen hiervoor zijn verschillend: van een meer persoonlijk aanpak en service tot een specialisatie in een bepaalde sector. De ICT Portal kent de sterktes en zwaktes van verschillende minder bekende pakketten en implementatiepartners, en u zo telefonisch (zonder kosten) op weg helpen bij de keuze voor een bepaald pakket. (020-3690457).

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 25 oktober). DMS voor grote organisaties: zijn hoge eisen voor documentbeheer en gebruiksgemak te combineren? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-grote-organisaties