DMS voor grote organisaties: zijn hoge eisen voor documentbeheer en gebruiksgemak te combineren?

Voor grote bedrijven is effectief documentbeheer een prioriteit. Volgens onderzoek van de IDC verliest een onderneming met zo’n duizend werknemers echter nog steeds tussen de 2 en 3 miljoen euro per jaar aan onnodig manueel werk of fouten in de documentenstromen. Wat kan een bedrijf doen om dit inkomstenverlies te vermijden? Hoe kan een DMS ingericht worden om tegemoet te komen aan de hoge eisen van grote ondernemingen? En waar liggen juist de valkuilen voor grote organisaties?

Grote bedrijven herzien hun documentbeheer regelmatig

De meeste grote organisaties doen al aan documentbeheerVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?. Toch merken ze dat er nog steeds veel werktijd verloren gaat bij het zoeken naar documentenIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken., de controle van informatie en de enorme data-entry. De kosten voor deze verloren werktijd kunnen flink oplopen.

Bovenop de kosten voor verloren werkuren komen ook de kosten die fouten met zich meebrengen. Stel: het veiligheidscertificaat van een machine dreigt te vervallen. Als de bevoegde werknemer hier geen melding van krijgt, wordt de verplichte veiligheidscontrole wellicht overgeslagen. Hierdoor kan het certificaat niet vernieuwd worden. Dit soort fouten kan boetes tot gevolg hebben. Ook een rechtszaak vanwege slecht archiefbeheer kan een financiële tegenslag betekenen.

Grote ondernemingen doen er dus goed aan te blijven zoeken naar manieren om hun documentbeheer te verbeteren. Een goede evaluatie van de huidige strategie kan bepaalde pijnpunten blootleggen. Een bedrijf kan hieruit afleiden wat zijn specifieke DMS-eisen zijn, en welke functionaliteiten gewenst zijn bij de aanschaf van een (nieuw) Informatie Management Systeem.

In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. worden specifieke functionaliteiten behandeld die onmisbaar zijn voor complex documentbeheer en workflows van grote organisaties.

Hoe groter de onderneming, hoe hoger de DMS-eisen

De hoeveelheid documenten en documentstromen waarmee grote bedrijven werken, verplicht hen om hoge eisen te stellen aan documentbeheer. Deze eisen kunnen heel uiteenlopend zijn. Er bestaat niet één DMS-formule voor alle grote organisaties. Toch komen een aantal van dezelfde DMS-eisen regelmatig terug. In dit artikel zijn de meest voorkomende functionaliteiten voor grote bedrijven opgenomen. Voor een overzicht van alle DMS-functionaliteiten kan het DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. geraadpleegd worden.

Wetgeving en normen naleven

Alle soorten bedrijven krijgen met normen en wetgeving te maken, maar vooral de grote spelers hebben hulp nodig van softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. om al deze regelgeving na te kunnen leven. Een DMS is bijvoorbeeld een hulpmiddel om een ISO-certificering te behalenDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. Er bestaan een aantal sectorgebonden ISO-normen voor bijvoorbeeld de zorg, de productie en toelevering van medische apparatuur of voedselveiligheid, maar de meeste normen gelden voor iedere sector. De ISO-normen bevatten dan ook geen specifieke regels of checklists. De ISO-standaarden bieden namelijk een kader waarmee een bedrijf zijn eigen ISO-strategie kan uitwerken. In deze strategie legt een bedrijf bijvoorbeeld vast hoe het aan archivering gaat doen, of hoe het zijn bedrijfsinformatie gaat beveiligen. Een Document Management Systeem kan de uitvoering van zo’n strategie voor documentbeheer voor zijn rekening nemen.. Deze software gebruikt namelijk vaste templates voor het uitschrijven van de verplichte bedrijfsprocedures en -workflows. Bovendien zorgt het DMS er voor dat deze vastgelegde procedures en workflowsEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. strikt gevolgd worden. Let wel op: een pakket dat ISO-gecertificeerd is, draagt die certificering niet rechtstreeks over op het bedrijf. Een bedrijf moet altijd zelf een certificeringstraject doorlopen.

Veiligheid van bedrijfsinformatie garanderen

Het laatste decennium werd informatieveiligheid een van de grootste kopzorgen in de bedrijfswereld. Vooral grote ondernemingen zien het belang van goede databeveiligingIT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden).  in. Hoe groter het bedrijf, hoe hoger het risico op datalekken. Bovendien kunnen deze lekken een enorme impact hebben.

Om datalekken te voorkomen kunnen aan een DMS geavanceerde toegangscontrolesToegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan. toegevoegd worden. Zo is een bedrijf zeker dat alleen geautoriseerde werknemers bij bepaalde documenten kunnen. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een combinatie van digitale sleutels zoals paswoorden en elektronische handtekeningenDe term digitale handtekening wordt gebruikt om te refereren aan een elektronische vorm van handtekenen. Dit kan gaan om een gewone elektronische handtekening, of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Soms wordt alleen deze tweede vorm echt als digitaal tekenen gedefinieerd.. Vaak worden ook de documenten zelf geëncrypteerd. In bijzondere high security-gevallen is de informatie zelfs alleen toegankelijk als de gebruiker zijn persoonlijke keycard in de computer steekt.

Een groot bedrijf kiest om veiligheidsredenen al snel voor een oplossing on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. of voor een private cloud. Toch heeft ook een public cloud voordelen. Bij dit soort cloud-oplossingenBedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud. wordt het onderhoud en de beveiliging namelijk uit handen genomen door professionals met ervaring op het gebied van informatieveiligheid. Een andere optie is de hybride cloud, waarbij bepaalde informatie in een private cloud staat, en andere informatie publiek opgeslagen wordt.

In principe is de cloud een veilige optieHoe veilig is de cloud? Het maken van duidelijke afspraken met leveranciers van cloud-oplossingen is hierbij cruciaal. Er moeten zowel afspraken gemaakt worden voor online als fysieke beveiliging van respectievelijk de cloud en de servers. Voor wat betreft online veiligheid is het belangrijk dat de leverancier in het bezit is van geldige certificaten op het gebied van online databeveiliging en cloud security. Daarnaast moet de privacy-waarborg helder zijn, zoals het respecteren van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het ontzeggen van toegang voor derde partijen. De leverancier moet heldere beveiligingsrichtlijnen hanteren om de dienst zo veilig mogelijk te maken. Het versleutelen van de datastromen en –opslag is hier een voorbeeld van. voor documentbeheer, maar een bedrijf moet de inrichting zeker bespreken met de leverancierEr bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier.. Zo kan ook regelgeving voor specifieke sectoren een invloed hebben op bijvoorbeeld de locatie van de servers waarop de data bewaard wordt. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan nog vijf cruciale veiligheidstips voor een DMS in de cloud.

Zoveel beveiliging maakt het soms wel lastig voor bedrijven die regelmatig met externe partners samenwerken. Daarom hebben veel DMS-pakkettenHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs? wel de mogelijkheid om tijdelijke sleutels aan te vragen. Zo kan een externe partij de projectmap openen zolang de samenwerking met deze partij loopt.

Andere software integreren

Het komt nogal eens voor dat een grote onderneming naast een DMS ook verschillende andere softwarepakketten gebruikt. Hoe meer pakketten er gebruikt worden, hoe groter de kans dat de functionaliteiten van verschillende systemen complementair zijn. Soms overlappen ze elkaar zelfs. Documenten in het DMS moeten bijvoorbeeld vaak een workflow ondergaan die al beschreven staat in de verkoopmodule van het ERPEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.. Ook de personeelsdossiers uit het HRM-systeemHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen. kunnen meteen in het DMS worden opgenomen. Zo doorlopen ze automatisch de gewenste workflow en kunnen er meldingen worden ingesteld wanneer er bijvoorbeeld trainingscertificaten moeten worden vernieuwd.

Wanneer bedrijven regelmatig op projectmatige basisVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement? werken, komt de wens voor integratie van het klantenbeheersysteemCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. (Customer Relationship Management) al snel naar boven. In dit CRM staat namelijk de vaste klanteninformatie en een geschiedenis van voorgaande contacten met de betreffende klant zoals, klantdocumenten, informatie uit geschreven e-mails en bijbehorende bijlagen. Bij een nieuw project kan deze achtergrondinformatie een hulp zijn. Zo kan een koppeling met het CRM bijdragen aan de succesvolle uitwerking van het project. Meer integratiemogelijkheden met andere software staan in de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen..

Heeft een grote organisatie sowieso een uitgebreid DMS nodig?

Een groot bedrijf kan toch met een klein DMS beginnen

Grote ondernemingen hebben de neiging om meteen ook grotere pakketten te implementeren. Toch is dit niet altijd de meest effectieve werkwijze. De implementatie van een complex pakket neemt niet alleen meer tijd in beslag, maar heeft soms ook een lagere slagingskans. Er moet dan meteen veel data ingevoerd worden, waardoor er gemakkelijker fouten sluipen in het systeem. Werknemers moeten bovendien alle nieuwe werkwijzen tegelijkertijd adopteren, waardoor de kans op weerstand hoger is.

De grootste valkuilen bij de DMS-implementatieHet is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd. voor grote bedrijven zijn de toevoeging van te veel functionaliteiten en de integratie met te veel andere software. Het is logisch dat een grote organisatie meer wenst toe te voegen dan een kleinere onderneming, maar het blijft noodzakelijk je af te vragen welke functionaliteiten en integraties echt noodzakelijk zijn. De volgende vragen zijn handig om in gedachte te houden bij de keuze voor functionaliteiten en integraties:

• Naar welke functionaliteiten en integraties is op de werkvloer gevraagd?
• Voor welke specifieke werktaken zullen deze gebruikt worden?
• Welke problemen zal de functionaliteit/integratie oplossen?
• Moet de data tussen het DMS en de gekoppelde software gesynchroniseerd zijn of is eenrichtingsverkeer (push) vanuit de software naar het DMS voldoende? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de data-uitwisseling tussen een boekhoudpakketDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen. en een DMS.

Het kan natuurlijk zijn dat een groot bedrijf na deze analyse nog steeds een redelijk complex pakket nodig heeft. In dat geval kan een gefaseerde implementatie een uitkomst bieden. Een onderneming kan beetje bij beetje functionaliteiten en integraties toevoegen, of op kleine schaal beginnen met de implementatie bij één afdeling. Deze gefaseerde implementatie verhoogt de slaagkans en zorgt ervoor dat er snel resultaten getoond kunnen worden. Andere DMS-tips en de oplossingen voor enkele valkuilen staan beschreven in de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen..

Hoe complex is het hele DMS-traject voor een groot bedrijf?

Het selectieproces is van essentieel belang

De eerste stap in het DMS-traject, het selectieproces, is meteen het belangrijkste. Deze bespreking- en beslissingsfase bepaalt namelijk de hele DMS-strategie, van de keuze voor een leverancier tot en met de manier waarop het systeem gebruikt zal worden.

Het eerste deel van het selectieproces is de oriëntatiefase. Hierbij leest de projectleider zich in en wordt er een werkgroep opgericht waarin de verschillende belanghebbende partijen vertegenwoordigd zijn. Het is namelijk essentieel dat iedere betrokkene gehoord wordt. Zo wordt er vanaf het begin gezorgd voor draagvlak en adoptieDe implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS?. In de gesprekken met de werkgroep wordt bovendien duidelijk wat de specifieke wensen en eisen voor het (nieuwe) DMS zijn.

Op basis van de verworven kennis en de wensenlijst kan de markt verkend worden. Welke DMS-pakkettenHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs? bestaan er allemaal? Zijn er ook pakketten voor een specifieke sectorEr bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.? Welke partij kan het gewenste pakket implementeren? Welke partij kan ook de specifieke wensen en eisen (maatwerk) invullen? Een projectleider komt vaak erg veel oplossingen en implementatiepartners tegen. De ICT Portal kan helpen met het bepalen welke pakketten en implementatiepartners het beste aansluiten bij uw bedrijf en voldoen aan alle specifieke wensen en eisen (020-3690457).

Wanneer een onderneming een pakket en een implementatiepartner heeft gekozen, beginnen de gesprekken over de gedetailleerde praktische invulling van het DMS. De DMS-eisen en de mogelijkheden van de implementatiepartner worden afgestemd op elkaar. Er worden ook beslissingen genomen over de implementatie van het DMS, het gebruik van de software en de opleidingsvorm. De manier van implementeren is ook een belangrijke beslissing. Er kan gekozen worden voor waterfall-, agile- of scrum-implementatie. Bij een waterfall-implementatieWaterfall is een projectontwikkelmethode die veel wordt toegepast bij de ontwikkeling van software. Het is niet de enige bestaande methode, maar wel één van de meest toegepaste. Veel mensen zijn met de waterfall-methode bekend. Bij ICT-projecten die volgens de watervalmethode worden uitgevoerd, wordt het project opgedeeld in fases. Er wordt pas een nieuwe fase gestart zodra de vorige fase is afgerond. Het gaat dus om een sequentiële aanpak, de ene stap volgt de andere op. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld de Agile-methode, waarbij verschillende fases door elkaar heen lopen. staan alle DMS-beslissingen op voorhand vast. De implementatie verloopt via een uitgelijnd plan en er kan niet van afgeweken worden. Dit maakt de beslissingen over de invulling van het DMS nog belangrijker. Aanvullingen en veranderingen kunnen bij deze methode enkel helemaal aan het einde van de implementatie gebeuren, en kostenDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen. daarom vaak meer geld. Een agile-implementatieAgile is een software-ontwikkelingsmethode waarbij een project wordt opgedeeld in kleinere stukjes, die in verschillende fases worden uitgevoerd. Eerst wordt er een vereenvoudigde versie geïmplementeerd. Vervolgens worden per fase verbeteringen aangebracht en functionaliteiten toegevoegd. daarentegen geeft ruimte voor aanpassingen tijdens het implementatieproces. De initiële beslissingen zijn nog steeds erg belangrijk, maar gaandeweg kan ontdekt worden wat nog beter kan. Een nadeel van deze methode is dan weer dat de kosten minder voorspelbaar zijn. Scrum is een vorm van agile-implementatie waarbij in modules of ‘sprints’ wordt gewerkt. Een sprint neemt een aantal weken in beslag. Tijdens die periode wordt er gefocust op één aspect van de DMS-implementatie. Na afloop gaat het hele team over op het volgende aspect.

Het selectieproces is meestal de stap die het meeste tijd in beslag neemt. Er moeten namelijk veel details besproken worden met alle betrokkenen. De beslissingen hebben een grote invloed op het verdere verloop van het DMS-traject.

Implementatie en migratie kan vergemakkelijkt worden

De duur van de implementatie of de migratie hangt af van een aantal factoren. Een goede planning en voorbereiding is essentieel. Als er voldoende aandacht besteed is aan het selectieproces over hoe het DMS tot in detail vorm zal krijgen, zouden ingewikkelde (maar goed doorgedachte) workflows en regelgeving geen al te groot probleem mogen zijn bij de implementatie. Bovendien kan de hoeveelheid data die moet worden gemigreerd door een goede voorafgaande selectie gelimiteerd worden. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om historische gegevens zoals verouderde contractenContractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort. te migreren, tenzij die voor het digitale archiefBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is. bewaard moeten worden. Ten slotte is het ook een goed idee om een aantal proefmigraties in te plannen. Zo kan er geëvalueerd worden of de gekozen vorm van migreren goed werkt en of er toch geen informatie zoek is geraakt. Zo kan er nog gecorrigeerd worden en wordt de informatie niet voorbarig verwijderd uit het originele systeem.

Vergeet zeker de training niet

Een nieuw systeem betekent een nieuwe werkwijze, en werknemers zullen de nieuwe software moeten leren kennen. Daarom komt er bij een DMS-implementatie ook training kijken. De meeste implementatiepartners hebben hiervoor specialisten in huis of werken met partners. De ideale manier van trainen en de planning voor de opleiding verschilt van bedrijf tot bedrijf, en wordt het beste ook vanaf het begin besproken met de implementatiepartner.

Ook kleinere spelers kunnen interessant zijn

Tot voor kort kozen grote bedrijven standaard voor de pakketten van de DMS-marktleiders. Steeds meer grote organisaties kijken echter naar minder bekende oplossingen of implementatiepartners. De redenen hiervoor zijn verschillend: van een meer persoonlijk aanpak en service tot een specialisatie in een bepaalde sector. De ICT Portal kent de sterktes en zwaktes van verschillende minder bekende pakketten en implementatiepartners, en u zo telefonisch (zonder kosten) op weg helpen bij de keuze voor een bepaald pakket. (020-3690457).