Waarom is Lean produceren belangrijk?

Lean manufacturing of lean production draait in essentie om het optimaliseren van de productie-efficiëntie door middel van vereenvoudiging van het productieproces. Bij deze vorm van produceren worden alle onnodige of inefficiënte elementen uit het productieproces gehaald. Zo worden kosten gedrukt en is de productieketen korter. In de productieplanningOnder productieplanning wordt verstaan het inplannen van productiewerk op basis van orders of de verwachte verkoop. Deze planning wordt opgemaakt rekening houdend met: aanwezige materialen of hun levertijden, beschikbare werkkrachten, en de productiecapaciteit van mensen en machines. De planning helpt bedrijven om op een geordende en logische manier aan de productie van nieuwe goederen te beginnen. Ook kunnen op basis van deze planning bestellingen voor ruwe materialen gedaan worden, en kan het transport van afgewerkte goederen ingepland worden. kan zo dus rekening gehouden worden met kortere doorlooptijden, waardoor ook klanten op hun beurt weer sneller bediend worden.

Weetje! Lean manufacturing is het meest bekend vanwege de autofabrikanten Toyota en Ford, maar de basis gaat heel wat verder terug. Al in 1799 introduceerde Eli Whitney het concept van verwisselbare onderdelen (interchangeable parts), die gemakkelijk via een repetitief proces en op grote schaal kunnen worden geproduceerd. Zo maakte hij een einde aan duur maatwerk en maakte hij toch winst op de verkoop van 10.000 musketten aan slechts 13,40 dollar per stuk.

De vier principes van Lean Management

Lean Management is in de eerste plaats een strategie. Deze strategie kan worden samengevat in vier principes:

• Minimizing waste (verminderen verspilling van materialen en middelen)
• Just in time production (JIT) (productie zo dicht mogelijk bij opleverdatum)
• Kaizen (continu verbeterproces)
• Cell production (celproductie)

Minimizing waste

Minimizing waste focust op het elimineren van alle onnodige resources. Hierbij moet niet alleen gedacht worden aan materialen, maar ook aan immateriële elementen zoals de verspilling van tijd of arbeidskracht. Minimizing waste focust op het beperken van zeven vormen van verspilling, bekend onder het Engelstalige acroniem TIMWOOD:

• Transportation
• Inventory
• Motion
• Waiting
• Overprocessing
• Overproduction
• Defects

Transportation

Het onnodig transport van producten. Onnodige verplaatsingen kunnen namelijk gelijk staan aan tijdverlies, onnodige kosten en risico dat de goederen beschadigd raken. Een bedrijf dat lean manufacturing hoog in het vaandel houdt, beperkt transport van artikelen bijvoorbeeld door assemblage-onderdelen voor hetzelfde eindproduct dicht bij elkaar op te slaan in het magazijn. Hiervoor wordt vaak gebruik gemaakt van de gegevens in het ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.. Op basis van de informatie over eindproducten en hun samenstelling kan dit systeem meteen de ideale opslaglocatie voorstellen voor binnenkomende onderdelen.

Inventory

Het aanhouden van een te grote voorraad. Het kan handig zijn om bepaalde artikelen permanent op voorraad te hebben, maar een te grote voorraad is eerder contraproductief. Bederfelijke goederen zijn het meest duidelijke voorbeeld van voorraad die al snel onbruikbaar wordt, maar ook in trendgevoelige sectoren zoals de mobiele telefonie veranderen onderdelen die op voorraad liggen al snel in ‘afval’. Wanneer er een nieuw model uitkomt, is er misschien nog amper vraag naar de oude onderdelen. Tot slot resulteert een (te) grote voorraad ook in de aankoop of huur van onnodige magazijnruimte. Om te voorkomen dat er onnodige voorraad wordt ingeslagen doen bedrijven vaak beroep op cijfers over verkooptendensen en -trendsBij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.. Zo kan er ingeschat worden wat klanten willen kopen, en wordt de voorraad daarop afgestemd. Deze cijfers kunnen worden vergaard in een POS-systeemEen POS-systeem is een computergestuurd kassasysteem. Een klassieke kassa is alleen bedoeld is voor het afrekenen van goederen. Een POS-systeem doet dit uiteraard ook, maar beschikt daarnaast over extra informatie zoals een actuele voorraadindicatie, klantgegevens en verkoopstatistieken. Het computergestuurde kassasysteem kan de gegevens bijhouden van één verkoopkanaal, maar ook van alle verschillende verkooppunten of -kanalen. Zo kunnen digitale klantenkaarten bijvoorbeeld in elk filiaal van een elektronicawinkel opgeroepen worden. Ook kan een medewerker in de fysieke winkel een artikel afrekenen dat via e-commerce besteld is., een intelligente kassa.

Motion

Onnodige verplaatsingen of inspanningen van werknemers. Beweging kost tijd en energie, ook voor werknemers. Een werknemer die meerdere keren per dag een lange afstand moet afleggen tussen twee werkplekken, of die zich telkens moet bukken om bij zijn materialenkist te kunnen komen verliest hierdoor veel tijd en fysieke werkkracht. Door deze afstanden te verkleinen en de werklast omlaag te brengen besteden werknemers minder tijd aan een taak. Zo kunnen ze in dezelfde tijd meer taken uitvoeren.

Waiting

Onnodige wachttijden voor personeel. In veel bedrijven besteden werknemers nog te veel tijd aan het wachten op onderdelen of andere stappen in het productieproces. Een efficiëntere productieplanning en afstemming op toeleveranciers kan deze wachttijden voorkomen.

Overprocessing

Het gebruik van te ingewikkelde of dure technieken of producten. Kwaliteit primeertQuality Management, ook wel kwaliteitsbeheer in het Nederlands, bestaat uit het streven naar de hoogste kwaliteit van een product, productieproces, dienst of organisatie. Het is een overkoepelende vorm van bedrijfsbeheer die er op toeziet dat er steeds op een uniforme en kwaliteitsvolle manier wordt gewerkt. bij productiebedrijven, maar goedkopere of eenvoudigere materialen, tools of technieken dragen daar vaak even goed of beter aan bij. Een bedrijf dat een tiental modellen van plastic bekertjes maakt, heeft bijvoorbeeld geen computersysteem nodig dat de productie van duizenden ontwerpen kan sturen. Dit systeem zal slechts hoger geprijsd zijn en is misschien zelfs moeilijker in gebruik.

Overproduction

Een te grote oplage van het eindproduct. Vooral bedrijven die produceren op basis van een vaste voorraad, of make to stockMake to stock, ook wel build to stock genoemd, betekent dat artikelen geproduceerd worden op basis van de verwachte vraag. De hoeveelheid en het soort artikelen dat gemaakt wordt, wordt bepaald met behulp van voorraadbeheer. Hierbij wordt de gewenste voorraad vastgesteld op basis van de verkoopprognoses., krijgen hiermee te maken. Een grotere oplage dan de vraag betekent voor bedrijven dat werknemers onnodig veel inspanning hebben geleverd, en dat er te veel materialen en hulpmiddelen gebruikt zijn. Ook resulteert overproductie in een te grote voorraad van het eindproduct.

Defects

Gebreken in de productie. Wanneer er gebreken in producten worden ontdekt, wordt duidelijk dat zowel het eindproduct als de tijd die erin gestoken werd nutteloos waren. Het productieproces moet herzien worden en het product moet opnieuw worden gemaakt. Regelmatige evaluaties van het productieproces en testen van eindproducten kunnen er daarentegen voor zorgen dat (mogelijke) problemen sneller opgespoord worden.

Just in time production (JIT)

Just in time production focust op het verkorten van de doorlooptijden van producten. Bedrijven neigen er vaak naar om de productie van artikelen ver voor de oplevertijden in te plannen. Zo proberen ze de risico’s van onverwachte omstandigheden te beperken en ervoor te zorgen dat artikelen zeker op tijd klaar zijn voor de klant. In de praktijk resulteert dit echter vaak in een vicieuze cirkel van steeds langer wordende doorlooptijden. Klanten moeten hierdoor vaak erg lang wachten op hun bestellingen.

Just in time production gaat lijnrecht in tegen een ruime productieplanning met lange doorlooptijden. Door de productie van artikelen dichter bij hun oplevertijden in te plannen kunnen bestellingen efficiënter en sneller afgewerkt worden. In veel gevallen is het namelijk doeltreffender om een of twee bestellingen volledig af te werken binnen de week, dan om bijvoorbeeld drie of vier bestellingen simultaan in te plannen gedurende twee weken. Zo moeten werknemers niet continu switchen tussen bestellingen en taken. Ook kan just in time production bijdragen aan Quick Response Management (QRM)Quick Response Management is een methodologie die streeft naar het verkorten van de doorlooptijd van producten. De aanpak wordt vooral ingezet door handels- en productiebedrijven.. Een verandering in de wensen en eisen van de klant kan namelijk gemakkelijker opgevangen worden als de deelonderwerpen niet al een hele tijd afgewerkt klaarliggen.

Kaizen

Kaizen staat voor voortdurende verbetering. Bij dit principe denkt iedereen, niet enkel het management, mee over het productieproces en de potentiële verbeteringen. Werknemers krijgen meer dus verantwoordelijkheid. Hierdoor is tevens de kans groter dat een (potentieel) probleem tijdig wordt opgemerkt.

Cell production

Bij cell production wordt de productie opgedeeld in specifieke fases, die worden uitgevoerd door een team, of cell. Teams werken hierbij telkens aan één van de fases en dragen ook de verantwoordelijkheid ervoor. Binnen de teams is het idee dat werknemers verschillende rollen kunnen opnemen. Als bijvoorbeeld een werknemer uit het team van motorbouwers voor een automerk ziek is, kan een collega zijn werk overnemen. Zo moet het volgende team, in dit geval de monteurs van de wagens, niet wachten op de betreffende motor. Verschillende fases kunnen of moeten ook parallel verlopen. Zo wordt de carrosserie door een ander team, maar gelijktijdig met de motor gemaakt.

Ondersteunende software voor lean management

Op zich is lean management vooral een strategie. In de eerste plaats is het voor de invoering van lean management belangrijk om bestaande bedrijfsprocessen en aanpakken te evalueren. Toch kan software wel helpen bij de uitvoering van de strategie. Vooral binnen het ERP-landschap zijn er verschillende manieren om aan lean management te doen.

Lean management wordt in eerste instantie vaak opgenomen in de productieplanning. Dit betekent dat materialen, energie en tijd strakker ingepland worden. Hoeveel marge er toch nog gelaten wordt, hangt af van de wensen van het specifieke bedrijf.

Er bestaan ook specifieke tools die inzetten op lean productie. Dit soort systemen bepaalt bijvoorbeeld ook zelf de meest effectieve manier van produceren, haalt orders naar boven op de prioriteitenlijst, of geeft werknemers rechtstreeks de meest effectieve taken op elk moment. Vooral bedrijven die heel veel verschillende soorten productie-orders binnen krijgen, of zelfs maatwerk verrichten, kijken vaak naar dit soort systemen. Deze specifieke tools zijn normaliter ook te koppelen aan de andere kernprocessen van het bedrijf via een integratie met het ERP-systeem.