Prestatiemanagement met behulp van KPI’s
Key Performance Indicators of kritieke prestatie-indicatoren zijn cijfers of maatstaven die de prestaties van een bedrijf meten. Meestal wordt een KPI uitgedrukt in een getal. Dit kan een exact cijfer zijn, maar ook een percentage of waardering. Zo kan naast de jaaromzet of het verkooppercentage van de geproduceerde goederen ook de gemiddelde klantentevredenheid uitgedrukt worden. Klanten kunnen bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgen om zich op een schaal van tien uit te drukken over hun tevredenheid over de service. De gemiddelde waarde is dan een KPI.
KPI’s worden gebruikt voor het Corporate Performance Management (CPM). In deze vorm van bedrijfsbeheer worden de KPI’s geanalyseerd en worden de doelen, bedrijfsstrategie of werkmethodes eventueel aangepast. KPI’s moeten overigens niet worden verward met kritieke succesfactoren (KSF’s). Dit zijn namelijk de factoren die onontbeerlijk zijn om een doelstelling te halen.
Soorten KPI’s
Een bedrijf kan talloze KPI’s vastleggen. Een onderscheid dat vaak gemaakt wordt is dat tussen algemene en specifieke KPI’s. Algemene KPI’s zijn gericht op het management en de algemene groei. Hieronder kunnen bijvoorbeeld vallen:
- Compliance met de missie en visie
- Compliance met de strategische doelstellingen
- Klanttevredenheid
- Kostenbesparing
- Tevredenheid van medewerkers
Specifieke KPI’s focussen zich meer op de operationele doelstellingen van een bedrijf. Vaak wordt er meer naar doelstellingen op korte termijn gekeken. Voorbeelden van specifieke KPI’s zijn:
- Aantal geproduceerde producten
- Aantal uren nodig om die producten te produceren
- Percentage van de leveringen dat op tijd kwam
- Aantal gewonnen rechtszaken (voor een advocatenbureau)
Relevantie van Key Performance Indicators
KPI’s zijn erg nuttige gegevens om een inzicht te krijgen in de voortgang van de prestaties van een bedrijf. Zowel intern als extern kunnen ze van groot belang zijn. Op basis van de KPI’s beslissen managers over doelstellingen en strategieën, en kunnen aandeelhouders op de hoogte gehouden worden van de situatie van het bedrijf.
KPI’s overzichtelijk houden kost echter wel wat moeite. Heel wat prestatie-indicatoren worden al automatisch in het ERP-systeem opgeslagen, en de meeste pakketten geven deze gegevens ook duidelijk weer. Toch vinden bedrijven de manier van weergeven niet altijd even duidelijk. Dat komt meestal door de hoeveelheid weer te geven KPI’s. Het heeft geen zin om honderden KPI’s te genereren als daardoor het overzicht zoek raakt. Een kleinere hoeveelheid KPI’s leidt vaak tot een beter resultaat. Een bedrijf kan zich beter focussen op die indicatoren die het echt nodig heeft om de strategie, doelstellingen en werkmethodes bij te stellen.