Wat betekent de term limited user?
Over het algemeen wordt met limited user gerefereerd aan gebruikers die software kunnen raadplegen, maar geen (grote) wijzigingen kunnen doorvoeren. Zo kunnen werknemers op de productieafdeling bijvoorbeeld in de module voor Shop Floor Control van het ERP-systeem de productieplanning raadplegen. Soms kan hen ook de mogelijkheid geboden worden om bij het voltooien van bepaalde werkzaamheden hun taak af te vinken. Een full user heeft daarentegen meer rechten en (vaak volledige) bevoegdheden.
Een ander voorbeeld van een limited user is het tijdschrijven door werknemers bij projectmatig werkende bedrijven. Deze werknemers hoeven geen toegang tot alle geavanceerde ERP-functionaliteiten te hebben, maar moeten dus wel de gewerkte uren kunnen noteren in het systeem. Welke bevoegdheden precies onder limited user vallen, en welke onder full-user, verschilt per pakket.
Waarom is het verschil tussen limited en full user belangrijk?
Het verschil tussen beide termen is belangrijk voor projectleiders die op het punt staan om een softwarepakket aan te kopen. Een licentie voor een limited user is goedkoper dan die voor een full user. Met het oog op de ROI moeten dus zeker niet te veel of te weinig full-user-licenties worden aangekocht.
Een bedrijf moet dus goed weten wie volle bevoegdheid moet hebben over de software, en wie het systeem in beperkte mate zal gebruiken. Aangezien verschillende pakketten de termen full en limited user anders invullen, is het interessant om specifiek per dienst of gebruiker uit te schrijven wat er precies met de software gedaan zal worden. Deze beschrijvingen kunnen dan vergeleken worden met het gewenste pakket om te achterhalen wie full en wie limited user wordt.