WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Urenregistratie met behulp van software

De urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen.

Urenregistratie software

Even naar de HR-manager zwaaien dat je er bent, of handmatig ingevulde papieren urenlijstjes: tijdens drukke werkdagen sluipen hier al gauw fouten in. Gelukkig is er tijdregistratie software op de markt waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt. Sommige pakketten richten zich op een specifieke sector. Het feit dat uit een groot aantal leveranciers kan worden gekozen, maakt het selectieproces er niet eenvoudiger op. Deze factoren maken het selectieproces niet erg eenvoudig. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor pakketvergelijkingen, mogelijke prijzen en de Leverancier Check. Voor een uitgebreid overzicht van de mogelijkheden van de urenregistratie-functionaliteit, kan ook het HRM Functionaliteitenoverzicht geraadpleegd worden. Hierin worden ook alle andere HRM-mogelijkheden uit de doeken gedaan. 

Werknemers versus HR-manager

Wanneer de werknemers de gewerkte uren hebben ingevuld in het systeem, krijgt de HR-manager daarvan een melding in zijn dashboard ter goedkeuring. Ook kunnen declaraties, ziekteverzuim en verlof worden ingevuld. Na de beoordeling van de HR-manager is het bij de meeste pakketten mogelijk om eenvoudig in een overzicht te zien hoeveel uren het personeel heeft gewerkt (overuren, min-uren, etc.) en welke activiteiten zijn uitgevoerd (projecten of werkomschrijvingen). Na de goedkeuring van de manager worden de uren automatisch verwerkt in de uitgaande factuur voor de klant, en in de salarisadministratie voor het personeel.

Urenregistratie app

Er bestaan verschillende HRM-pakketten met een bijbehorende applicatie voor mobiel en tablet. Zo kunnen medewerkers die vanuit huis werken, op locatie bij de klant zijn, of op zakenreis gaan eenvoudig inloggen in het HRM-systeem. In de HRM Wijzer 2021 wordt uitgebreider ingegaan op HRM-apps en op de meest voorgekomen valkuilen bij het selecteren van een HRM-systeem.

Prikklok

Het binnenkomen en weggaan van werknemers kan via een prikklok worden bijgehouden. Waar vroeger nog een stempel met de tijd en de datum op een kartonnen kaart werd gezet, heeft dit tegenwoordig plaatsgemaakt voor elektronische registratie met magneetkaarten of badges. Een nieuwe ontwikkeling is de registratie via de vingerafdruk van de werknemer. Kwijtgeraakte pasjes behoren dankzij deze methode tot het verleden. Daarnaast is een vingerafdrukscan minder fraudegevoelig. Het scannen van de vingerafdruk neemt in populariteit toe, vooral bij uitzendbureaus, maar stuit tegelijkertijd op verzet vanwege het vastleggen van biometrische gegevens van mensen. Vooral in het licht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kan deze methode eventueel problemen geven.

Tijdregistratie als onderdeel van een HRM-systeem

Het registreren van de gewerkte uren is geen standaard onderdeel van elk HRM-systeem. Bij de meeste systemen ligt in principe de focus op het digitale personeelsbeheer, maar sommige pakketten hebben extra modules zoals urenregistratie of salarisverwerking. Andere pakketten zijn gespecialiseerd in deze onderdelen, of richten zich zelfs op een bepaalde sector. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor mogelijke pakketten met urenregistratie en actuele prijzen, inclusief rekenvoorbeelden. 

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 22 april). Urenregistratie met behulp van software. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/human-resource-management/functionaliteiten-hrm-software/urenregistratie-software