Steeds vaker worden bepaalde HR-gerelateerde taken aan leidinggevenden van andere afdelingen overgelaten. Zo kan de HR-afdeling zelf zich op erg specifieke of strategische taken richten. Door het uitvoeren van de HR-taken krijgen directeuren of managers meer rechtstreeks inzicht en beslissingsrecht met betrekking tot personeelszaken. Manager Self Service (MSS) helpt deze leidinggevenden bij het uitvoeren van hun nieuwe HR-taken. Maar over welke taken gaat het precies? En waarom is het handig om ze via een portaal voor MSS uit te voeren?
Inhoudsopgave
Waarom willen bedrijven een portaal voor Manager Self Service?
In human resource management zijn er heel veel taken die nog steeds meer tijd in beslag nemen dan eigenlijk zou mogen. Door het overhellen van bepaalde HR-taken naar managers proberen bedrijven tijdswinst te behalen voor de personeelsafdeling. Deze werkwijze is echter enkel effectief als directie of managers ook voldoende ondersteund worden in hun nieuwe taken. Deze leidinggevenden zijn namelijk niet erg bekend met HR-taken, en moeten bij het ontbreken van ondersteunende software veel informatie steeds opvragen bij de personeelsdienst. Een manager die instaat voor het goedkeuren van vakantie-aanvragen van 50 medewerkers, moet bijvoorbeeld eerst het vakantiesaldo opvragen, en dit vervolgens naast de productieplanning leggen om tot een effectieve verlofplanning te komen.
De overdracht van HR-taken naar managers betekent alleen een echte tijdwinst als er ook een efficiënt systeem wordt geïmplementeerd. Een portaal voor Manager Self Service is een goede manier om het leidinggevenden gemakkelijker te maken. Via dit portaal wordt de nodige personeelsinformatie gecentraliseerd, en kunnen leidinggevenden aanvragen (voor bv. verlof of shiftwissels) goedkeuren of afwijzen. Een MSS wordt meestal gecombineerd met een portaal voor Employee Self Service (ESS). De aanvragen die werknemers zelf doen via het ESS, komen dan meteen in het MSS ter goedkeuring. In de HRM Wijzer 2025 vinden oriënterende projectleiders verschillende pakketten die portalen voor MSS en ESS aanbieden.
Weetje! Soms wordt er ook naar Manager Self Service verwezen met de term Employer Self Service. Deze naam is echter om verschillende redenen niet ideaal. Hij refereert namelijk alleen aan de echte werkgever, heeft dezelfde afkorting als Employee Self Service (ESS), en kan in principe betrekking hebben op een portaal voor alle taken van een werkgever (niet gelimiteerd tot HR).
Welke taken vergemakkelijkt Manager Self Service?
Een portaal voor Manager Self Service kan verschillende vormen aannemen. Een bedrijf beslist zelf welke taken het aan managers overdraagt en wat nog bij de HR-afdeling blijft. Hieronder volgt een overzicht van enkele van de taken die meestal overgelaten worden aan leidinggevenden.
Tip! Voor een volledig overzicht van de mogelijkheden van een portaal voor MSS, en de functionaliteiten die HRM-software biedt, kunnen bedrijven het HRM Functionaliteitenoverzicht raadplegen. Hierin kan ook aangeduid worden welke functionaliteiten nodig zijn, en welke prioriteit deze hebben.
Uren en declaraties verifiëren
Aan de verloning van een medewerker hangen bepaalde afspraken vast. Een medewerker kan bijvoorbeeld per gewerkt uur of tegen een maandloon werken. Hier kunnen nog extra’s bijkomen zoals bepaalde commissies of reisvergoedingen. Belangrijk is dat alle gegevens goed gecontroleerd worden voor de correcte uitbetaling van het salaris. De directe leidinggevende van een medewerker is de meest aangewezen persoon voor deze controles. Daarom krijgt de manager in het MSS-portaal ook de taken om (onder andere) gewerkte uren, uitgaven op zakenreis en extra verzet werk of prestaties te bevestigen. Door de goedkeuring van de leidinggevende kan de HR-dienst of salarisverwerker meteen de salarisadministratie in gang zetten.
Goedkeuren van aanvragen
Traditioneel gezien worden de meeste HR-gerelateerde aanvragen bij de personeelsdienst gedaan. Tenzij een bedrijf beschikt over een goed portaal voor Manager Self Service is het meestal vaak handiger om dit door de managers te laten doen. Deze zijn namelijk directer betrokken bij de activiteit op de werkvloer en kennen het team beter. De manager heeft bijvoorbeeld een directer inzicht in de bedrijfsplanning voor het goed- of afkeuren van verlof. Ook kent hij de competenties, vaardigheden en taken van zijn team beter. Dit kan een voordeel zijn bij de beslissing over het nut van een aangevraagde opleiding. Voorwaarde voor een vlotte afhandeling van verzoeken is dat managers via het portaal de nodige informatie kunnen inzien, zoals het actuele vakantiesaldo of de vervaldatum van bepaalde certificaten.
Tip! De meeste MSS-portalen hebben een notificatiesysteem voor de taken die een manager heeft openstaan. De melding kan via e-mailintegratie in de inbox van managers verschijnen, maar het lezen en verwijderen van deze mails vraagt soms meer tijd dan het uitvoeren van de taakjes zelf. Daarom schakelen veel bedrijven deze meldingen (deels) uit.
Personeel en bedrijfsactiviteiten inplannen
Een manager kan via het portaal niet alleen aanvragen behandelen, maar ook zelf HR-gerelateerde zaken inplannen. Manager Self Service kan bijvoorbeeld ingericht worden voor roosterplanning en het inplannen van trainingen.
Voor het inplannen van personeel en trainingsactiviteiten hebben managers natuurlijk ook andere informatie nodig. De roosterplanning kan moeilijk opgemaakt worden zonder op de hoogte te zijn van bijvoorbeeld de productieplanning. Opleidingsdocumentatie is dan weer essentieel om goed te beoordelen welke trainingen ingepland moeten worden. Voor het vergemakkelijken van de uitwisseling van informatie tussen systemen wordt een portaal voor Manager Self Service vaak gekoppeld aan een Document Management Systeem of een ERP-pakket. Een overzicht van enkele pakketten die eenvoudig te koppelen zijn aan dit soort systemen staat in de HRM Wijzer.
Ondersteuning bij het wervingsproces
Recruitment zal altijd hoofdzakelijk de taak zijn van de personeelsdienst, maar ook leidinggevenden spelen een grote rol in het aanwerven van nieuw of tijdelijk talent. Een lijnmanager kan via MSS bijvoorbeeld aangeven dat er tijdelijke werkkrachten nodig zijn. Daarnaast kan hij of zij omwille van een hogere productie of mensen die op pensioen gaan een verzoek sturen om een recruitmentcampagne te starten voor nieuwe vaste krachten.
Zodra een kandidaat de eerste screenings doorgekomen is, worden verschillende soorten managers ook vaak actief betrokken bij de selectieprocedure. Via een portaal voor MSS kunnen zij bij alle benodigde informatie, en kunnen ze deze aanvullen met eigen inzichten of beslissingen.
Inzicht in personeelsbestand en performance
Business Intelligence (BI) is niet meer weg te denken uit bedrijfssoftware. Hoe groter het bedrijf, hoe vaker beslissingen of strategieën gebaseerd worden op cijfermateriaal. Wat betreft strategisch personeelsbeheer is het voor leidinggevenden bijvoorbeeld erg interessant om te weten of en hoeveel medewerkers er over een bepaalde periode bijvoorbeeld zijn uitgevallen door een burn-out of op welke afdelingen er periodiek een tekort is aan werkkrachten. Op operationeel niveau kunnen managers per medewerker (of team) de uitgevoerde taken en performance bijhouden. Op basis hiervan kan deze leidinggevende aanraden of beslissen om een contractverlenging of loonsverhoging door te voeren.
Belangrijk! Vergeet niet dat personeelsbeheer in de eerste plaats over mensen gaat. Bij het nemen van beslissingen op basis van cijfermateriaal mag dit menselijke aspect dus zeker niet vergeten worden. In de HRM Wijzer vinden bedrijven de do’s en don’ts voor de inzet van Business Intelligence in HRM.
Verschillende autorisaties in Manager Self Service
HR-taken overdragen van de HR-dienst aan leidinggevenden heeft duidelijke voordelen, maar niet elke manager kan of mag al deze taken uitvoeren. Vandaar dat leveranciers meestal de mogelijkheid bieden om managers verschillende autorisaties te geven naargelang hun rol binnen het bedrijf. Een teamleider moet bijvoorbeeld vakantie-aanvragen goedkeuren in lijn met de roosterplanning, maar hoeft daarbij niet op de hoogte te zijn van het loon (tenzij het ook de manager is die hier zeggenschap over heeft). Salarisgegevens moeten weer wel inzichtelijk zijn voor de financieel directeur want hij of zij moet rapportages maken over wat de afdeling (of zelfs een individuele medewerker) het bedrijf kost.
Het komt in de praktijk vaak voor dat Manager Self Service als eerste stap wordt gebruikt in de richting van meer complexe HR-werkstromen. De manager heeft hierbij niet de autorisatie om het hele proces uit te voeren, maar kan wel de aanzet geven door de nodige basisinformatie te verschaffen of het proces volledig voor te bereiden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een salariswijziging. Als de manager in het portaal suggereert of beslist dat een medewerker een verhoogd salaris krijgt, kan deze wijziging in een vastgelegde werkstroom de nodige afdelingen passeren. De wijziging kan bijvoorbeeld eerst langs de financieel directeur gaan voor de definitieve goedkeuring. Hierna zal de juridische afdeling er waarschijnlijk een blik op werpen om te kijken of het vernieuwde loon onder andere wetten valt, zoals een hogere belastingschijf. Ten slotte moet de wijziging bij de uitvoerende salarisverwerker (intern of extern) terechtkomen.
Hoe maakt een organisatie optimaal gebruik van Manager Self Service?
Er zijn enorm veel manieren waarop Manager Self Service kan worden ingezet in een bedrijf. Helaas wordt er in de praktijk maar relatief weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheden die het portaal biedt. Het komt bijvoorbeeld regelmatig voor dat leidinggevenden door een gebrek aan goede personeelsdata geen optimale beslissingen kunnen nemen, en deze besluitvorming dus toch nog aan de personeelsdienst overlaten. Het omgekeerde gebeurt ook: dat de overvloed aan mogelijkheden en data te veel worden voor verschillende managers. HR is voor hen namelijk niet een hoofdtaak, en zou dat ook zeker niet moeten worden. De HRM Wijzer 2025 geeft een overzicht van de meest gemaakte fouten bij het gebruik van MSS, en tips om deze te voorkomen.