Inhoudsopgave:
Wat is Material Requirement Planning?
Material Requirement Planning (MRP) is in het leven geroepen zodat bedrijven steeds weten welke materialen er nodig zijn voor de productie van artikelen, hoeveel er nodig is van elk materiaal en wanneer deze materialen besteld moeten worden. In eerste instantie wordt deze planning vaak aan de hand van Excel-lijsten opgemaakt. Naarmate bedrijven groeien merken ze echter dat de planning te complex wordt voor deze manuele werkwijze.
Problemen die kunnen opduiken door het manueel beheren van de materiaalbehoefte zijn:
- Verwachte levertijden zijn vaak niet bekend
- Materialen die niet op tijd aankomen voor de productie
- Niet voldoende materiaal op voorraad hebben
- Te veel voorraad in het magazijn hebben liggen (hierdoor komen er opslagproblemen of bederven producten)
Opmerking: de aandachtige lezer heeft waarschijnlijk al gemerkt dat MRP veel weg heeft van Enterprise Resource Planning (ERP). MRP is in principe een basisversie van ERP, die in de jaren ‘70 werd ontwikkeld om productiebedrijven te helpen het voorraadbeheer op orde te brengen. Deze basisversie werd steeds verder uitgebreid. Zo werd er bijvoorbeeld vaak een financieel systeem geïntegreerd, waardoor de pakketten transformeerden in hedendaagse ERP-pakketten.
Een MRP-systeem verhoogt de productie-efficiëntie
De meeste bedrijven produceren meer dan één product. Bijgevolg zijn er ook verschillende materialen nodig voor de productie, en in verschillende hoeveelheden. Hier komt Material Requirements Planning in beeld. Het systeem wordt zowel gebruikt door voorraadhoudende productie- of assemblagebedrijven als door bedrijven die op bestelling produceren of assembleren. Bij beide soorten bedrijven wordt het systeem wel net iets anders gebruikt: voorraadhoudende bedrijven gebruiken MRP vooral om voor een constante toestroom van basismaterialen te zorgen, terwijl bedrijven die op bestelling werken het systeem nodig hebben om te voldoen aan de steeds veranderende behoefte aan basismaterialen.
Tip! Sommige bedrijven werken met verschillende leveranciers voor de aankoop van hetzelfde basismateriaal. Een leveranciersportaal kan deze organisaties helpen om na te gaan wat de geschikte leverancier is voor elke klantbestelling of productiebatch. De ERP Wijzer biedt een goed inzicht in hoe zo’n leveranciersportaal werkt en voor welke bedrijven deze functionaliteit noodzakelijk is.
Hoe zorgt het systeem voor een goed voorraadbeheer?
Een MRP kan de voorraad op verschillende manier beheren. Een bedrijf dat voorraadhoudend is, heeft hier het minste werk aan. In principe moeten zij alleen de minimum- en maximumvoorraad aangeven bij de inrichting van het systeem. Het systeem zorgt er nadien voor dat deze limieten gerespecteerd worden.
Let op! Dat een bedrijf voorraadhoudend is, betekent niet dat er het hele jaar door evenveel producten gemaakt worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een product in de winter of zomer meer gewild is dan op andere momenten. Deze aanpassingen aan het voorraadbeheer kunnen manueel gedaan worden, maar kunnen ook beheerd worden door een forecasting-module.
Bij een bedrijf dat op basis van bestelling produceert of assembleert, wordt de voorraad van basismaterialen op een andere manier beheerd. Deze bedrijven werken per product meestal met een stuklijst. Wanneer de bestelling in het MRP-pakket wordt ingegeven, haalt het systeem de bijpassende stuklijst op. Deze wordt naast de actuele voorraad gelegd, en het systeem calculeert wat er precies besteld moet worden en in welke hoeveelheid. Als de bestelling een maatwerkproduct inhoudt, zal de stuklijst niet (helemaal) automatisch aangemaakt kunnen worden. Een ingenieur of ontwerper zal dan moeten aangeven welke materialen (extra) nodig zijn. Deze aanvulling wordt zo ook meegenomen voor het MRP om de bestelling te plaatsen.
Indirect zorgt het voorraadbeheer met een MRP er ook voor dat de prijs van bestelde producten sneller en accurater kan worden berekend. Wanneer een klant bijvoorbeeld een machine bestelt, kan via het MRP meteen opgezocht worden hoeveel de basismaterialen kosten. Dit zorgt voor een goed kostenbeheer, en helpt om een accurate offerte op te stellen voor de klant.
Hoe worden productie-incidenten beheerd met een MRP?
Bij de productie of assemblage van een artikel kan er altijd iets misgaan. Een productiemachine kan een storing hebben, de aangeleverde basismaterialen kunnen nét iets anders zijn dan normaal, enzovoort. Hierdoor kunnen vertragingen of (productie)fouten optreden. Met een MRP wordt het incident geregistreerd en worden de vertraging en de prijs berekend om deze vertragingen of fouten op te lossen. De kosten kunnen eventueel ook aan de klant doorgerekend worden, als de vertraging veroorzaakt is door een veranderende wens van zijn of haar kant.
Soms kunnen productiefouten ook leiden tot terugroepingen (recall) van bepaalde producten. Dit gebeurt voornamelijk in de farmaceutische branche of foodsector, maar ook andere sectoren moeten soms artikelen terugroepen. Denk bijvoorbeeld aan een auto waarbij het airbagsysteem een productiefout bevat. In dit geval vormen deze wagens een probleem voor de veiligheid van de bestuurder en passagiers. Veel bedrijven implementeren bij het MRP een traceerbaarheidmodule voor wanneer zo’n situatie zich voordoet. Zo kan er nagegaan worden welke stappen het product precies heeft doorlopen, en bij wie het op elk moment te vinden is. Dit vereenvoudigt de terugroeping en kan er tegelijkertijd voor zorgen dat er snel duidelijk is waar de fout is opgetreden. Dit laatste helpt om dezelfde fout in de toekomst te vermijden.
Kiezen voor een geïntegreerd of losstaand MRP-pakket?
Ondanks dat MRP over het algemeen uitgegroeid is tot ERP, bestaan losstaande MRP-pakketten nog steeds. Er zijn twee soorten bedrijven die kiezen voor een losstaand MRP-pakket. De eerste soort zijn de kleine bedrijven, die geen volledig ERP-systeem nodig hebben, maar wel de productie wil optimaliseren met de specifieke modules van een MRP-pakket. Het tweede profiel zijn juist grote bedrijven, die naast hun ERP-pakket specifieke MRP-software implementeren. In het tweede geval voldoet het MRP-gedeelte van het ERP-systeem meestal niet. Bijvoorbeeld omdat het ERP-systeem vooral sterk is op financieel gebied, of omdat het bedrijf zulke specifieke eisen heeft voor MRP, dat dit buiten de scope van de ERP-leverancier valt.
Let op! Onafhankelijk van de keuze tussen een geïntegreerd of losstaand MRP-systeem, is het ook belangrijk dat een bedrijf goed communiceert met de leveranciers van materialen. De ERP Wijzer biedt tips en tricks om de relatie met toeleveranciers goed te houden.
Een goed argument om voor een geïntegreerde MRP-module te kiezen, is dat het de samenwerking tussen afdelingen bevordert. Dit is bijvoorbeeld belangrijk voor een bedrijf dat meststoffen produceert en internationaal verhandelt. Hierbij hebben de financiële afdeling (ERP), de voorraadbeheerders (MRP) en de klantendienst (CRM) elkaar nodig voor een correcte afhandeling van internationale bestellingen. In het CRM worden de gegevens van de klant vastgelegd, waarbij vooral het land waarvoor hij of zij bestelt belangrijk is. Dit heeft namelijk invloed op de facturatie (btw-regels) en op de basisproducten die besteld worden. In sommige landen zijn bepaalde bestanddelen namelijk verboden. Het MRP moet deze informatie dus correct doorkrijgen van het CRM. Deze informatie-uitwisseling kan eventueel ook verzorgd worden met een add-on voor MRP op het ERP-systeem.
