Office 365 is de document management oplossing in de cloud van Microsoft, maar biedt ook mogelijkheden voor het creëren van documenten (Word, Excel, Powerpoint etc.). Office 365 is inmiddels voor een groeiend aantal bedrijven een serieus alternatief voor de on-premise versie van het MS Office-pakket. In een bepaald opzicht lijkt Office 365 op de on-premise versie, maar er zijn wel degelijk een aantal verschillen. Wat zijn deze verschillen precies?
Wat is Office 365?
Office 365 werd in 2011 op de markt gebracht en verving Microsoft Business Productivity Online Suite, een pakket met verschillende cloud-diensten. Met Office 365 kunnen documenten worden gemaakt en gedeeld, bovendien kan real-time in documenten worden samengewerkt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als medewerkers regelmatig projectmatig werken. De interface lijkt sterk op die van de on premise versie van Office. Wel beschikt de cloud-versie over een aantal nieuwe functionaliteiten, zoals een integratie met Skype Business voor communicatie tussen gebruikers. Ook de integratie met mail-diensten of de kalender is verbeterd (ook beschikbaar via Exchange Online).
Het grote voordeel is dat het programma niet werkplek-gebonden is, een eigenschap van de meeste cloud-oplossingen. De software hoeft dan ook niet op een computer te worden geïnstalleerd. Met Office 365 kan gelijktijdig worden samengewerkt in hetzelfde document. Google was met Google Apps for Work een tijd lang koploper op dit gebied, maar inmiddels heeft Microsoft de achterstand ingehaald met de lancering van Office 365. In de DMS Wijzer worden een aantal kantoorsoftwarepakketten met elkaar vergeleken, zodat organisaties een weloverwogen keuze kunnen maken.
Kenmerken van Office 365
Office 365 biedt een aantal functionaliteiten die exclusief zijn voor de cloud-versie:
- Mobiele applicaties: de dienst is beschikbaar als mobiele applicatie voor iOS, Android en Windows Phone.
- Skype Business: In de versies voor bedrijven kan via Skype worden gebruikt als communicatie-ondersteuning bij het werken in documenten (bijvoorbeeld presentaties).
- Webhosting service: Sommige edities bieden opslagruimte voor het hosten van een corporate of persoonlijke website.
- Geïntegreerde mailservice: eigen mailsysteem voor bedrijven via Outlook en verbonden met de kalenderfunctie en applicaties als Word, Excel, etc.
- Integratie met Active Directory: voor een centraal beheer van gebruikersrechten en instellingen.
- Integratie met andere Microsoft-producten: zowel met SharePoint als met Exchange en Microsoft Azure.
- Automatische veiligheidskopieën: van documenten opgesteld in de on-premise versie van Office.
Hoeveel kost Office 365?
Office 365 heeft een vrij flexibel prijsmodel. In tegenstelling tot de on-premise versie van Office, kent de 365-versie geen éénmalige aankoopprijs. De software kan worden afgenomen in de vorm van een abonnement, met een maandelijkse of jaarlijkse betaling. De software kan ook in combinatie met de on-premise versie worden aangeschaft.
Niet elke editie beschikt over alle functionaliteiten. Er zit verschil in de mate waarin accounts kunnen worden beheerd, de hoeveelheid opslagruimte, of de mate van integratie met andere Windows-producten. In de DMS Wijzer staan alle edities op een rijtje met de bijbehorende prijzen. U komt er zo snel achter welke 365-versie het beste past bij uw organisatie.
Voor wie is dit Microsoft-product bedoeld?
Voor zakelijk gebruik richt Office 365 zich op elk type gebruiker en bedrijf, van zelfstandigen tot grote organisaties. Uit statistieken lijkt Office 365 de voorkeur te genieten voor documentbeheer bij grote organisaties. Dit zal te maken hebben met het feit dat het voordeel van vertrouwde Windows-software groter wordt naarmate een bedrijf meer gebruikers heeft.
Integratie met andere Microsoft-systemen
De integratie van Office 365 met andere producten zoals SharePoint, Exchange of Microsoft Azure is voor bedrijven die deze producten al gebruiken een voordeel. Zo is bijvoorbeeld een combinatie van on-premise systemen met Office 365 in de cloud mogelijk. Informatie tussen systemen kan daarmee eenvoudig worden uitgewisseld en met de centrale zoekfunctie kan informatie in alle Microsoft systemen worden gevonden. 
Met het toenemen van hoeveelheden informatie binnen bedrijven kan het voordeel van integratie steeds verder toenemen. Voordat wordt begonnen met een integratie-project moet wel rekening worden gehouden met een aantal belangrijke aspecten om niet per ongeluk data te verliezen. Er kunnen bijvoorbeeld nog afhankelijkheden bestaan (zoals met Active Directory) die van belang zijn voor het gebruik van de Office 365. In de DMS Wijzer vindt een overzicht van de valkuilen bij een Office 365 implementatie-traject.
