WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Office 365: document management van Microsoft

Office 365 is de document management oplossing in de cloud van Microsoft, maar biedt ook mogelijkheden voor het creëren van documenten (Word, Excel, Powerpoint etc.). Office 365 is inmiddels voor een groeiend aantal bedrijven een serieus alternatief voor de on-premise versie van het MS Office-pakket. In een bepaald opzicht lijkt Office 365 op de on-premise versie, maar er zijn wel degelijk een aantal verschillen. Wat zijn deze verschillen precies?

Wat is Office 365?

Office 365 werd in 2011 op de markt gebracht en verving Microsoft Business Productivity Online Suite, een Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?pakket met verschillende Cloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.cloud-diensten. Met Office 365 kunnen documenten worden gemaakt en gedeeld, bovendien kan real-time in documenten worden samengewerkt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als medewerkers regelmatig Voor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?projectmatig werken. De interface lijkt sterk op die van de on premise versie van Office. Wel beschikt de cloud-versie over een aantal nieuwe functionaliteiten, zoals een integratie met Skype Business voor communicatie tussen gebruikers. Ook de integratie met mail-diensten of de kalender is verbeterd (ook beschikbaar via Exchange Online).

Het grote voordeel is dat het programma niet werkplek-gebonden is, een eigenschap van de meeste cloud-oplossingen. De Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software hoeft dan ook niet op een computer te worden geïnstalleerd. Met Office 365 kan gelijktijdig worden samengewerkt in hetzelfde document. Google was met Met Google Apps for Work kunnen medewerkers van een organisatie slimmer samenwerken in de cloud. Het biedt diverse zakelijke Google-producten aan in één pakket, zoals Google Hangouts, Google Drive, Google Agenda, Gmail voor bedrijven en Google Docs. Effectieve samenwerking is het grootste voordeel van Google Apps for Work. Aangezien het in de cloud draait, zijn er geen extra hardware, software of downloads nodig. Het pakket biedt diverse bedrijfsoplossingen die samen een nieuwe vorm van werken bewerkstelligen.Google Apps for Work een tijd lang koploper op dit gebied, maar inmiddels heeft Microsoft de achterstand ingehaald met de lancering van Office 365. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021 worden een aantal kantoorsoftwarepakketten met elkaar vergeleken, zodat organisaties een weloverwogen keuze kunnen maken.

Kenmerken van Office 365

Office 365 biedt een aantal functionaliteiten die exclusief zijn voor de cloud-versie:

  • Mobiele applicaties: de dienst is beschikbaar als mobiele applicatie voor iOS, Android en Windows Phone.
  • Skype Business: In de versies voor bedrijven kan via Skype worden gebruikt als communicatie-ondersteuning bij het werken in documenten (bijvoorbeeld presentaties).
  • Webhosting service: Sommige edities bieden opslagruimte voor het hosten van een corporate of persoonlijke website.
  • Geïntegreerde mailservice: eigen mailsysteem voor bedrijven via Outlook en verbonden met de kalenderfunctie en applicaties als Word, Excel, etc.
  • Integratie met Active Directory: voor een centraal beheer van gebruikersrechten en instellingen.
  • Integratie met andere Microsoft-producten: zowel met Bijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden.SharePoint als met Exchange en Microsoft Azure.
  • Automatische veiligheidskopieën: van documenten opgesteld in de Letterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.on-premise versie van Office.

Hoeveel kost Office 365?

Office 365 heeft een vrij flexibel prijsmodel. In tegenstelling tot de on-premise versie van Office, kent de 365-versie geen éénmalige aankoopprijs. De software kan worden afgenomen in de vorm van een abonnement, met een maandelijkse of jaarlijkse betaling. De software kan ook in combinatie met de on-premise versie worden aangeschaft.

Niet elke editie beschikt over alle functionaliteiten. Er zit verschil in de mate waarin accounts kunnen worden beheerd, de hoeveelheid opslagruimte, of de mate van integratie met andere Windows-producten. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) pakket voor documentbeheer. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Office 365.DMS Wijzer 2021 staan alle edities op een rijtje met de bijbehorende prijzen. U komt er zo snel achter welke 365-versie het beste past bij uw organisatie.

Voor wie is dit Microsoft-product bedoeld?

Voor zakelijk gebruik richt Office 365 zich op elk type gebruiker en bedrijf, van zelfstandigen tot grote organisaties. Uit statistieken lijkt Office 365 de voorkeur te genieten voor De hoeveelheid documenten en documentstromen waarmee grote bedrijven werken, verplicht hen om hoge eisen te stellen aan documentbeheer. Deze eisen kunnen heel uiteenlopend zijn. Er bestaat niet één DMS-formule voor alle grote organisaties. Toch komen een aantal van dezelfde DMS-eisen regelmatig terug: Wetgeving en normen naleven. Alle soorten bedrijven krijgen met normen en wetgeving te maken, maar vooral de grote spelers hebben hulp nodig van software om al deze regelgeving na te kunnen leven. Een DMS is bijvoorbeeld een hulpmiddel om een ISO-certificering te behalen. Deze software gebruikt namelijk vaste templates voor het uitschrijven van de verplichte bedrijfsprocedures en -workflows. Bovendien zorgt het DMS er voor dat deze vastgelegde procedures en workflows strikt gevolgd worden. Let wel op: een pakket dat ISO-gecertificeerd is, draagt die certificering niet rechtstreeks over op het bedrijf. Een bedrijf moet altijd zelf een certificeringstraject doorlopen.documentbeheer bij grote organisaties. Dit zal te maken hebben met het feit dat het voordeel van vertrouwde Windows-software groter wordt naarmate een bedrijf meer gebruikers heeft.

Integratie met andere Microsoft-systemen

De integratie van Office 365 met andere producten zoals SharePoint, Exchange of Microsoft Azure is voor bedrijven die deze producten al gebruiken een voordeel. Zo is bijvoorbeeld een combinatie van on-premise systemen met Office 365 in de cloud mogelijk. Informatie tussen systemen kan daarmee eenvoudig worden uitgewisseld en met de centrale In de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.zoekfunctie kan informatie in alle Microsoft systemen worden gevonden. office 365 integratie microsoft producten Met het toenemen van hoeveelheden informatie binnen bedrijven kan het voordeel van integratie steeds verder toenemen. Voordat wordt begonnen met een integratie-project moet wel rekening worden gehouden met een aantal belangrijke aspecten om niet per ongeluk data te verliezen. Er kunnen bijvoorbeeld nog afhankelijkheden bestaan (zoals met Active Directory) die van belang zijn voor het gebruik van de Office 365. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) pakket voor documentbeheer. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Office 365.DMS Wijzer vindt een overzicht van de valkuilen bij een Office 365 Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementatie-traject.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 4.5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 29 april). Office 365: document management van Microsoft. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/office-365