Performance appraisal: hoe evalueert een bedrijf de prestaties van werknemers en teams?

Inhoudsopgave

1. Wat is performance appraisal?
2. Nieuwe manieren
3. Methode
4. Tijdstip
   1. Periodiek
   2. Per project
5. Losstaande of geïntegreerde software
6. Kosten

Wat is performance appraisal?

Performance appraisal is prestatiemanagement op werknemer- en teamniveau. Dit gebeurt aan de hand van evaluatiegesprekken. Performance appraisal is een onderdeel van talentbeheerHet doel van talentmanagement is de volledige ontplooiing van ieders talent en de inzet van deze specifieke talenten op precies de juiste plek binnen het bedrijf. Talent wordt vaak gedefinieerd als de combinatie van aanleg en passie. Een medewerker die taken krijgt die nauw aansluiten bij zijn of haar talenten zal dus gelukkiger zijn bij het uitvoeren van de functie. In combinatie met de aangeboren aanleg zorgt dit werkplezier er ook voor dat de taken op een optimale manier worden uitgevoerd.. Het idee erachter is om bekwame medewerkers te behoudenRetentie betekent letterlijk vasthouden. Het is daarom een term die in veel verschillende contexten gebruikt kan worden. In de ICT-wereld komt retentiebeheer het meeste voor op het gebied van personeels- of documentbeheer (HRM en DMS). In deze ICT-contexten kan retentiebeheer gezien worden als het management van wie of welke documenten bewaard moeten worden., om deze op de juiste plaats binnen het bedrijf in te zetten, en om hen te helpen bij hun professionele groei.

Let op! Prestatiemanagement kan ook verwijzen naar corporate performance management (CPM)Corporate Performance Management is de Engelstalige benaming voor prestatiemanagement. Deze prestaties worden gemeten op basis van Key Performance Indicators (KPI's), zoals inkomsten, behaalde targets, operationele kosten en Return On Investment (ROI). Naar CPM wordt ook verwezen met de termen Business Performance Management en Enterprise Performance Management.. Dit is een overkoepelend niveau, waarbij de prestaties van het hele bedrijf beoordeeld worden, vaak aan de hand van KPI’sKey Performance Indicators of kritieke prestatie-indicatoren zijn cijfers of maatstaven die de prestaties van een bedrijf meten. Meestal wordt een KPI uitgedrukt in een getal. Dit kan een exact cijfer zijn, maar ook een percentage of waardering. Zo kan naast de jaaromzet of het verkooppercentage van de geproduceerde goederen ook de gemiddelde klanttevredenheid worden uitgedrukt. Klanten kunnen bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgen om zich op een schaal van een tot tien uit te drukken over hoe tevreden ze zijn over een service. De gemiddelde waarde is dan een KPI.. Voor deze beoordeling worden onder andere de resultaten uit performance appraisal gebruikt.

Performance appraisal is vooral interessant om de vaardigheden en eigenschappen van een werknemer in kaart te brengen. Dit helpt leidinggevenden en de HR-afdeling om werknemers op een werkplek te plaatsen waar ze hun potentieel ten volle kunnen benutten. Als een productiewerknemer in een volledig Nederlandstalig team bijvoorbeeld diverse talen vloeiend spreekt, dan is het misschien een goed idee om hem te verplaatsen naar een internationaal team.

Tip! Performance appraisal is maar één HRM-functionaliteit die bijdraagt tot efficiënt personeelsbeheer. Bedrijven zullen nog meer modules moeten inzetten om de HR-dienst te ondersteunen. Een overzicht van alle mogelijke HRM-functionaliteiten vind je in het Digiboek HRM FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een HRM-systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende HRM-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.

Traditionele versus ‘moderne’ performance appraisal

Bij de meest traditionele vorm van performance appraisal worden beoordelingsgesprekken gevoerd. Dit zijn eenzijdige gesprekken, waarbij de leidinggevende de werknemer wijst op zijn of haar sterke en zwakke punten. Vaak stuurt hij ook bij in taakverdeling, functies, werkvormen of attitude. Eventueel wordt ook loonsverhoging of juist het wegvallen van bepaalde bonussen besproken.

De laatste decennia wordt er in Nederland en België echter anders omgegaan met de evaluatie van werknemers. Het beoordelingsgesprek is niet verdwenen, maar in de meeste bedrijven wordt dit voorafgegaan door een functioneringsgesprek. Dit is een tweezijdig gesprek waarin de werknemer en het team ook de kans hebben om aan te geven hoe het volgens hen gaat, en om de leidinggevende feedback te geven. In de praktijk worden beide gesprekken vaak gecombineerd op één moment. Vandaar ook dat de afbakening van de termen niet altijd eenduidig is.

Hoe evaluatiegesprekken voeren?

De methode van performance appraisal is erg verschillend afhankelijk van het bedrijf: van één gesprek tot een hele evaluatiecyclus. De meest voorkomende methodes voor evaluatie zijn de volgende:

• Zelfevaluatie van de werknemer (auto evaluation): bij dit soort evaluatie vult de werknemer een formulier in om zijn of haar eigen voortgang in het bedrijf te beoordelen. De werknemer kan ook aangeven wat zijn professionele doelstellingen zijn, wat hij wil leren, of waar in het bedrijf hij zichzelf ziet. Dit is natuurlijk een erg eenzijdige evaluatie vanuit de werknemer. Hiermee wordt niet duidelijk wat anderen van zijn of haar werk vinden.
• Beoordeling door de directe leidinggevende: wanneer een directe leidinggevende de werknemer beoordeelt, is er een duidelijk inzicht in de prestaties en werkvorm van de werknemer. Wat echter ontbreekt zijn de doelen die de werknemer zichzelf stelt. Daarnaast is er geen controle op de rechtvaardigheid van de beoordeling.
• Zelfevaluatie en beoordeling door de directe leidinggevende: hierbij vult zowel de leidinggevende als de werknemer een evaluatieformulier in. Het invullen kan gescheiden gebeuren, waarbij nadien beide formulieren vergeleken worden. Een andere optie is om eerst een gesprek aan te gaan. Hierin komt zowel de werknemer als de leidinggevende aan het woord en worden prestaties besproken aan de hand van KPI’sKey Performance Indicators of kritieke prestatie-indicatoren zijn cijfers of maatstaven die de prestaties van een bedrijf meten. Meestal wordt een KPI uitgedrukt in een getal. Dit kan een exact cijfer zijn, maar ook een percentage of waardering. Zo kan naast de jaaromzet of het verkooppercentage van de geproduceerde goederen ook de gemiddelde klanttevredenheid worden uitgedrukt. Klanten kunnen bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgen om zich op een schaal van een tot tien uit te drukken over hoe tevreden ze zijn over een service. De gemiddelde waarde is dan een KPI.. Eventueel krijgt de werknemer ook de kans om feedback te geven op zijn leidinggevende. Hierna worden de formulieren ingevuld. Het voordeel hiervan is dat er meer duidelijk wordt over de context. De werkgever weet nu bijvoorbeeld al waarom bepaalde prestaties minder goed of juist boven verwachting zijn, want dat is uitgelegd tijdens het gesprek. De kans op discongruentie tussen de twee formulieren is dus kleiner.
• Zelfevaluatie en beoordeling door collega’s: in dit proces vult de werknemer twee formulieren in, eentje over zijn of haar eigen prestaties, en eentje over de prestaties van collega’s. Belangrijk hierbij is dat een werknemer steeds door voldoende collega’s wordt geëvalueerd, en dat de beoordelingen van collega’s niet te zwaar wegen. Anders is er het risico dat onderlinge rivaliteiten langs deze weg worden uitgevochten.
• Zelfevaluatie, beoordeling door de directe leidinggevende en beoordeling door collega’s: dit wordt ook wel de 360º-evaluatie genoemd, want alle bovenstaande methodes worden gecombineerd. Dit is dus de meest volledige vorm van performance appraisal. Nadeel is echter dat de hoeveelheid data het niet makkelijker maakt om een uniform beeld te krijgen van de prestaties van de werknemer.

Bij veel van deze methodes worden er behalve de werknemer en de directe leidinggevende nog andere mensen betrokken. Op zich een logische keuze: hoe meer mensen hun mening geven, hoe genuanceerder het beeld van de werknemer en zijn prestaties zijn. Maar al deze informatie moet natuurlijk ook nog overzichtelijk blijven. Bovendien bevatten de evaluatieformulieren gevoelige informatie. Om het ongecontroleerd rondmailen van deze documenten te voorkomen, maken bedrijven vaak gebruik van een werknemersportaalNiet alleen de personeelsafdeling, maar het hele bedrijf zou baat moeten hebben bij HRM-software. Employee Self Service draagt hieraan bij door werknemers meer zelfstandigheid te geven op het gebied van personeelsadministratie. Software voor Employee Self Service biedt medewerkers de mogelijkheid om eigen persoonlijke informatie waarover de werkgever beschikt in te zien en aan te passen. Het gaat daarbij niet uitsluitend om persoonlijke informatie, maar ook om gegevens met betrekking tot het (verzette) werk zelf. Via een portaal voor ESS kunnen werknemers aanpassingen direct doorvoeren in het HRM-systeem. Zo behoren minder efficiënte werkwijzen zoals het doorgeven van gewerkte uren en verlofaanvragen aan de HR-dienst per e-mail tot het verleden. en een portaal voor manager self serviceManager Self Service (MSS) helpt leidinggevenden bij het uitvoeren van hun nieuwe HR-taken. Via dit portaal wordt de benodigde personeelsinformatie gecentraliseerd, en kunnen leidinggevenden aanvragen (voor bijvoorbeeld verlof of shiftwissels) goedkeuren of afwijzen. Een MSS wordt meestal gecombineerd met een portaal voor Employee Self Service (ESS). De aanvragen die werknemers zelf doen via het ESS, komen dan meteen in het MSS ter goedkeuring..

Wist je dat? Om betere conclusies te trekken uit evaluaties en de professionele carrière van werknemers in beeld te brengen maken veel bedrijven gebruik van business intelligence (BI)Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. . Maar werknemers kunnen niet op dezelfde manier geanalyseerd worden als cijfers. Er moet dus wat voorzichtigheid aan de dag gelegd worden. In de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. vinden zich oriënterende projectleiders tips voor het gebruik van BI voor personeelsbeheer.

Wanneer evaluatiegesprekken voeren?

Ook de planning van performance appraisal is per bedrijf erg verschillend. In Nederland en België is het gebruikelijk om minstens één keer per jaar samen te zitten voor een evaluatie, maar de meeste ondernemingen doen dit veel vaker.

Periodieke evaluaties voor werknemers

Periodieke evaluaties worden meestal jaarlijks, halfjaarlijks of eens per kwartaal uitgevoerd. Vaker evalueren heeft in de meeste gevallen geen zin, en brengt vooral extra werk met zich mee. Een uitzondering hierop is de evaluatie van nieuwe werknemers die nog in de leerfase zitten, of van medewerkers die zich aan het omscholen zijn.

Over het algemeen geldt: hoe langer de tijd tussen evaluaties, hoe meer verschil er te merken is, maar ook hoe groter de kans is op problemen die over het hoofd zijn gezien. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afnemende motivatie of ineffectieve werkmethodes die ontstaan zijn. Soms kunnen niet gesignaleerde ontwikkelingen zelfs uit de hand lopen, zoals een werknemer die bij de jaarlijkse evaluatie laat weten dat hij zo gefrustreerd is in het team dat hij het bedrijf zal verlaten als hij niet wordt overgeplaatst naar een ander team.

Evaluatie bij de afronding van een project

Bedrijven die op projectbasisVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement? werken willen vaak per project evalueren hoe de werknemers gepresteerd hebben. In dit geval wordt er een evaluatie gemaakt vanuit leidinggevenden, maar worden werknemers ook gevraagd hoe ze zelf vonden dat het project gegaan is. Ze moeten daarbij ook aangeven of ze zich goed voelden bij de rol en taken die ze in het project hadden, of het het soort project was dat ze graag doen, wat ze anders gedaan zouden hebben, etc. Zo krijgen bedrijven een steeds beter beeld van de capaciteiten en interesses van werknemers, en kunnen ze steeds beter de juiste profielen (medewerkers) selecteren voor specifieke projecten.

Bijvoorbeeld: een installatiebedrijf stuurt een team op pad om pijpleidingen in de Noordzee te gaan installeren. Het team heeft jarenlange ervaring met de aanleg van pijpleidingen onder water, maar niet iedereen heeft al in zout water gewerkt. Dit lijkt misschien een detail, maar kan toch van belang zijn. De werknemers die niet gewend zijn aan zout water moeten hun werkwijze aanpassen, wat tot tijdverlies en zelfs fouten kan leiden. Het bedrijf had dus beter een team kunnen samenstellen waarvan alle leden ervaring hebben met werken in zout water.

Beoordelingsgesprekken losstaand behandelen of integreren in het HRM-systeem?

Performance appraisal kan plaatsvinden met software voor talentmanagementHet doel van talentmanagement is de volledige ontplooiing van ieders talent en de inzet van deze specifieke talenten op precies de juiste plek binnen het bedrijf. Talent wordt vaak gedefinieerd als de combinatie van aanleg en passie. Een medewerker die taken krijgt die nauw aansluiten bij zijn of haar talenten zal dus gelukkiger zijn bij het uitvoeren van de functie. In combinatie met de aangeboren aanleg zorgt dit werkplezier er ook voor dat de taken op een optimale manier worden uitgevoerd., of met een module die deel uitmaakt van een volledig HRM-systeemHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.. Een gespecialiseerd systeem voor talentmanagement heeft het voordeel dat de functionaliteiten voor performance appraisal echt best-of-breedDe term best of breed wordt gebruikt voor software die is ontwikkeld voor de optimalisatie van een specifieke bedrijfsactiviteit. Het gaat om applicaties die gespecialiseerd zijn in een niche, bijvoorbeeld tijdregistratie of traceerbaarheid van ingrediënten of materialen. De term best of feature wordt ook gebruikt voor dit soort software. zijn. Denk hierbij aan de mogelijkheid om formulieren te personaliseren, een automatisch prestatielogboek of automatische inplanning en werkstromenEen workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren. voor evaluatiemomenten.

Let op! Ook als er voor een best-of-breed-oplossing gekozen wordt, moet er een integratie met andere HRM-functionaliteitenFunctionaliteiten spelen bij de selectie van human resource softwarepakketten een belangrijke rol. De meeste pakketten richten zich namelijk maar op één of een aantal specifieke HRM-taken. Dit in tegenstelling tot een ERP-systeem, waarin juist zoveel mogelijk functionaliteiten worden aangeboden. Bij de selectie van een HRM-systeem is het belangrijk te bepalen welke taken het nieuwe systeem moet kunnen uitvoeren. Niet alleen op het moment van de selectie, maar ook de jaren daarna. komen. Performance appraisal heeft namelijk invloed op verschillende HR-elementen, zoals de salarisadministratieWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output). en de werkplanningHet beheer van toerbeurten is in nogal wat bedrijven een lastige klus. Hoe kan een shiftplanning door middel van software geoptimaliseerd worden? Wat kost deze automatisering van de roosterplanning en ploegen een bedrijf?.

Gespecialiseerde systemen voor talentmanagement worden vooral aangeschaft in grote bedrijven, waarin iemand (of een afdeling) speciaal verantwoordelijk is voor talentbeheer. De performance appraisal van een multinational in softwareontwikkeling handmatig bijhouden is bijvoorbeeld niet te doen. De software helpt de afdeling of verantwoordelijken om het overzicht te behouden over de capaciteiten van medewerkers, en doet voorstellen over welke werknemer bij welk project te plaatsen.

In kleine bedrijven wordt er vaker gekozen voor een algemeen HRM-pakket, omdat performance appraisal daar beter te behappen is. In een algemeen HR-pakket kunnen deze bedrijven hun evaluatieformulieren voldoende kwijt. Vaak is er ook de mogelijkheid om samen te werken in deze formulieren, om medewerkers toegang te geven via een portaal en om herinneringen in te stellen voor evaluatietaken.

Hoeveel kost een systeem voor performance appraisal?

De prijs van een evaluatiesysteem hangt voornamelijk af van of het om een losstaand systeem gaat, of een module in een HRM-pakket. Ook de hoeveelheid werknemers en beheerders van het systeem zijn van invloed op de kosten.

Een losstaande module zal goedkoper zijn dan een volledig HRM-systeem, maar daarmee heeft een bedrijf maar één aspect van HRM afgedekt. Heel waarschijnlijk komen er naast de gespecialiseerde module nog andere (best-of-breed-)HRM-oplossingen bij kijken. Hierdoor zullen de uiteindelijke kosten hoger zijn dan bij de aanschaf van een algemeen HRM-pakket. Om dit te voorkomen kiezen veel bedrijven voor modulaire softwareEen modulair softwarepakket is een systeem dat bestaat uit verschillende modules met specifieke functionaliteiten. Bedrijven kunnen de modules kiezen die ze nodig hebben. Zo betalen ze alleen voor wat ze daadwerkelijk zullen gebruiken. Modules kunnen zowel over algemene als erg specifieke functionaliteiten beschikken, bijvoorbeeld gericht op een bepaalde sector. Met modulaire software kunnen bedrijven per afdeling bekijken welke functionaliteiten nodig zijn. Zij kunnen ervoor kiezen om alle gewenste modules (voor alle afdelingen) meteen vanaf de start te implementeren, of om ze stapsgewijs aan te schaffen. Als het bedrijf groeit, kunnen er eenvoudig nieuwe modules bijgekocht worden. Een modulair pakket is dus schaalbaar. Vaak kiest men ervoor om de implementatie in fases te laten verlopen. Hierbij worden de modules geïmplementeerd naargelang hun prioriteit. Zo kan het bedrijf sneller van start met de belangrijkste modules van het pakket.. Zo kunnen ze binnen een algemeen HRM-pakket gespecialiseerde modules kiezen, en betalen ze alleen voor die modules die gebruikt zullen worden.

Kostenvoorbeeld: een internationale NGO schaft een HRM-pakket aan met modules voor performance appraisal, recruitment, employee en manager self service, opleiding en personeelskosten. Deze organisatie wil de oplossing in de cloud implementeren voor tien beheerders met volledige toegang. Daarnaast moeten de 120 werknemers toegang hebben tot het werknemersportaal, en moeten de 20 managers met het managersportaal kunnen werken. Dit bedrijf betaalt het eerste jaar € 70.000 voor de implementatie, het onderhoud, de ondersteuning en de licenties. Vanaf het tweede jaar wordt er jaarlijks € 18.000 betaald voor het onderhoud van de software, de ondersteuning en de licenties. Als deze NGO een gespecialiseerde software voor alleen performance appraisal wilde, zou ze het eerste jaar € 3.150 betalen, en daarna jaarlijks zo’n € 1.400 moeten neertellen, nog afgezien van de kosten van de andere HRM-modules of -systemen.

Let op! De prijs van een HRM-systeem berekenen is niet eenvoudig. In de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat daarom een rekenvoorbeeld en een lijst van de mogelijke verborgen kosten.