WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Key user

Wat wordt er bedoeld met de term key user?

Key users zijn die personen binnen een bedrijf die een beslissende rol hebben bij de keuze voor een nieuwe software en de implementatie hiervan. Key users staan vaak aan het hoofd van de afdelingen die de verandering van software zullen merken. Door deze personen aan te duiden verzekert een bedrijf zich ervan dat de betrokkenen inspraak hebben.

Opgelet! op internet worden er veel verschillende invullingen gegeven aan de term key user. Verschillende leveranciers van softwaresystemen gebruiken de term namelijk (oneigenlijk) om, naast limited user en full user, een derde soort licentie aan te duiden. In dit geval is een key user, ook wel SuperUser of User++ genoemd, een licentie voor een gebruiker met enorm uitgebreide mogelijkheden en toegang binnen het systeem. Dit zijn meestal supervisors, beheerders of managers.

In het ideale geval zijn de key users die een bedrijf aanwijst ook experts in IT-projectmanagement. Het evenwicht bewaren tussen de verschillende expertises die de key user bezit is zeer belangrijk. Deze moet namelijk ook zijn of haar affiniteit behouden met de afdeling die hij of zij vertegenwoordigt. De bedoeling is dat een key user van grote waarde is binnen de werkgroep geleid door de projectleider. De key users hebben een grote invloed op de wensen en eisen, op de uiteindelijke keuze voor een bepaalde oplossing, en op het implementatieproces. Ze blijven gedurende het hele project een grote rol spelen.

Waarom is het belangrijk key users te benoemen?

Key users zijn van grote waarde in de belangrijkste fases van de keuze voor nieuwe software en de implementatie. Dit geldt voor alle type ICT-projecten en applicaties, waaronder o.a. Enterprise Resource Planning (ERP), documentbeheer (DMS), Business Process Management (BPM), Human Resource Management (HRM) en Customer Relationship Management (CRM). Ten eerste leggen de key users de reële, praktische wensen en eisen vanuit de werkvloer op tafel om te bespreken. Op deze manier wordt er een oplossing gezocht die zo goed mogelijk aansluit bij de dagelijkse bedrijfsactiviteiten en werkprocessen. Idealiter blijven de key users ook gedurende de implementatie van het nieuwe systeem betrokken. Zo kunnen ze tijdig aanpassingen voorstellen, en inspelen op die elementen waarvan ze weten dat ze in de praktijk een probleem kunnen veroorzaken.

Betrokken bij de daadwerkelijke implementatie of niet, key users zijn onontbeerlijk wanneer het nieuwe systeem getest wordt. In de meeste gevallen gebeurt dit in de vorm van pilot projects, waarbij het systeem nog niet operationeel is. Er worden dan één of verschillende deelimplementaties doorgevoerd en de verschillende scenario’s worden getest door de key users.

Opgelet! De termen key user en end user worden vaak verward. Een end user is echter gewoon de benaming voor ‘eindgebruiker’, met andere woorden: alle personen die uiteindelijk gebruik zullen gaan maken van het systeem. Een key user is dus in de regel ook een end user, maar niet elke end user is een key user.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 21 november). Key user. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/key-user