Metadata

Wat zijn metadata en waar dienen ze voor?

Metadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags.

Metadata werden uitgevonden als gevolg van de grote hoeveelheid informatie die beschikbaar is op internet. Via het gebruik van metadata kan informatie uit verschillende softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. en op internet systematisch getagd en geclassificeerd worden. Zo helpen metadata bijvoorbeeld om informatie of documenten terug te vinden in een systeem voor documentbeheerVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?. De toegekende tags en categorie van documenten zorgen in dit soort systemen voor een verbeterde werking van de zoekfunctieIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.. Een werknemer hoeft namelijk niet de exacte titel van het document te kennen om het terug te vinden.

Weetje: Metadata bestaan al van ver voor het digitale tijdperk. In het traditionele bibliotheeksysteem werd de extra informatie over een boek op kaartjes geschreven, die zoals een catalogus functioneerden. De eerste persoon die hiervoor de term ‘metadata’ gebruikte was Jack Myers in de jaren ‘60. Het concept van metadata als ‘gegevens over gegevens’ is sindsdien niet veel veranderd, maar is wel geëvolueerd met de komst van digitale innovatie. De komst van het internet veranderden metadata in gegevens over het onderwerp en de context van de betreffende pagina. Later werden hieraan ook trefwoorden toegevoegd, die de positie van een pagina in de resultaten via een online zoekmachine beïnvloeden.

De precieze invulling van metadata is erg afhankelijk van de context en het medium waar ze betrekking op hebben. Metadata over bijvoorbeeld een sprookjesboek zullen erg verschillen van die van een zakelijke e-mail, document of foto. Toch zijn er gemeenschappelijke soorten metadata. De meest voorkomende gegevens die metadata bevatten zijn:

• Titel en beschrijving;
• Tags en categorieën;
• Wie het object heeft aangemaakt en wanneer;
• Wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd en door wie;
• Wie toegang heeft en wie wijzigingen mag doorvoeren.

Een voorbeeld uit het dagelijkse leven zijn de metadata van een foto op je mobiele telefoon. In het scherm worden meestal de volgende metadata weergegeven: naam van de foto, de ISO-waarde, of de foto met of zonder flitser is genomen, de sluitertijd en soms zelfs de locatie en het tijdstip waarop de foto genomen is. Sommige van deze metadata worden zelfs automatisch toegevoegd, zoals in het geval van mobiele telefoons met fotoherkenning. Deze herkennen dat de foto bijvoorbeeld op het strand genomen is, en voegen deze metadata toe voor wanneer de gebruiker later wil zoeken op ‘strandfoto’s’.

Waarvoor worden metadata gebruikt?

Informatiedragers zoals (digitale) documenten, video, foto, en websites worden steeds belangrijker in onze maatschappij. Ook het belang van metadata neemt daarmee toe. Op zakelijk niveau kunnen metadata niet meer weggedacht worden als instrument voor website- en documentbeheersystemen. Metadata zijn belangrijk voor de correcte werking van verschillende functionaliteitenDe functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring.:

De optimalisatie van de zoekfunctie

Metadata beschrijven elementen in detail, waardoor het gemakkelijker is om deze terug te vinden. Door te zoeken op bepaalde metadata kan er een selectie gemaakt worden van elementen met dezelfde eigenschappen. Een medewerker van een kledingwinkel kan bijvoorbeeld in de voorraadEen van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden. zoeken naar lange, zwarte kousen. Daarbij is het niet meer nodig op voorhand te weten welke merken deze kousen aanbieden, of welke naam of productnummer ze hebben. In de databaseIn een database, ook wel gegevensbank of databank genoemd, worden gegevens verzameld, georganiseerd en gelinkt aan elkaar. Vanaf gekoppelde computers kunnen er zo snel data worden opgevraagd. Via het databasemodel zijn tegenwoordig ook uitgebreide analyses mogelijk. De meest moderne databases zijn tot slot ook in staat om gespecialiseerde rapportages te maken van complexe gegevens. zijn naast de naam en het merk namelijk ook de tags ‘zwart’ en ‘lang’ opgenomen.

Verschillende versies worden onderscheiden

Documenten of andere elementen worden binnen een bedrijf vaak bewerkt en aangepast. Metadata maken duidelijk welke versieWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden. van een document een medewerker te zien krijgt. Bij een nieuwe versie van een document wordt door de toevoeging van metadata bijvoorbeeld aangegeven wie de bewerking doorgevoerd heeft en wanneer. Zo is het makkelijker om de juiste versie op te roepen, en kunnen de acties binnen een bepaald document goed getraceerdTraceerbaarheid, ook wel traceability genoemd, is de mogelijkheid om een element te volgen vanaf zijn ontstaan tot bij de aankomst op de eindbestemming. Zowel op het niveau van praktische bedrijfsactiviteiten, als voor producten en documentbeheer is het een belangrijke functionaliteit. Vandaar dat traceerbaarheidssystemen vaak voorkomen in pakketten voor Enterprise Resource Management (ERP) en in Document Management Systemen (DMS). worden.

Juridische aspecten waarborgen

Metadata kunnen ervoor zorgen dat een bedrijf voldoet aan bepaalde wetten. In de metadata kunnen namelijk bepaalde regels opgenomen worden die ervoor zorgen dat een document of ander object niet oneigenlijk gebruikt wordt. Zo kan voor een loonstrookWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output). via tags bepaald worden in welke systemen en door welke personen deze geopend kan worden. Er wordt dus door de metadata een soort toegangscontroleToegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan. toegevoegd aan het document. Ook kan er worden vastgesteld welke soort bewerkingen wel of niet toegestaan zijn. Contactgegevens uit medewerkersprofielen kunnen bijvoorbeeld niet altijd gekopieerd worden, zodat ze niet voor andere doelen dan binnen het HRM-systeemHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen. gebruikt kunnen worden.

Archiefbeheer organiseren

Een digitaal archiefBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is. kan door middel van metadata eenvoudiger beheerd worden. De tags zorgen ervoor dat documenten gemakkelijker opgeroepen kunnen worden, maken duidelijk welke lifecycle ze moeten doorlopen, en wijzen verantwoordelijken aan. Zo kunnen metadata bijvoorbeeld beschrijven dat een archiefstuk na 5 jaar definitief verwijderd moet worden, en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Evaluatie en rangschikking op basis van relevantie

In veel gevallen weet een gebruiker op voorhand niet echt waar hij of zij naar op zoek is. Het meest duidelijke voorbeeld hiervan is een zoekopdracht via een zoekmachine zoals Google. De gebruiker zoekt hierbij vaak niet naar een specifiek document, maar stelt een vraag of wil ideeën opdoen. In dit geval beslist de zoekmachine op basis van de metadata in hoeverre bepaalde zoekresultaten overeenstemmen met wat de gebruiker zou willen vinden. Op die manier worden de resultaten gerangschikt op bruikbaarheid.

Samenwerking tussen systemen vergemakkelijken

Metadata zijn een middel om de uitwisseling van informatie tussen verschillende systemen te vereenvoudigen. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat er via één zoekfunctie in twee of meerdere systemen kan gezocht worden. Om ervoor te zorgen dat de zoekresultaten optimaal zijn, en de zoekfunctie even goede resultaten oplevert in bijvoorbeeld het DMS- en HRM-systeem, bestaan er een aantal internationaal erkende communicatieprotocollen. Een voorbeeld hiervan is het protocol Z39.50, dat oorspronkelijk uitgewerkt is door het American National Standards Institute (ANSI). De zoekfunctie en de verschillende systemen waarin gezocht wordt, gebruiken dezelfde uniforme ‘taal’ (protocol). Hierdoor verloopt de communicatie tussen alle systemen op een correcte manier, waardoor ook de juiste zoekresultaten worden weergegeven. In Nederland bestaat ook het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO), dat ervoor zorgt dat alle overheidsorganen op dezelfde manier metadateren.

Verschillende soorten metadata

Aangezien metadata gebruikt worden voor de beschrijving van een grote verscheidenheid aan informatie, bestaan er daarom verschillende soorten metadata. Traditioneel gezien worden metadata opgedeeld in vier hoofdcategorieën:

• Beschrijvende metadata worden gebruikt om het element te identificeren. Hieronder vallen de titel, wanneer het element gecreëerd werd, etc.
• Structurele metadata worden gebruikt om de zoekresultaten op internet of in een intern systeem te beïnvloeden. Bepaalde tags kunnen bijvoorbeeld zorgen voor een verbeterde SEO (Search Engine Optimization), waardoor de juiste gebruikers het element zeker vinden.
• Administratieve metadata zorgen ervoor dat elementen gecategoriseerd en geordend worden. Dit is vooral van toepassing in een systeem voor documentbeheer.
• Technische metadata beschrijven de technische eigenschappen van een element zoals de bestandsgrootte, de verschillende bewerkdata, type bestand etc. Deze metadata worden vaak gebruikt om de communicatie tussen systemen te vergemakkelijken. Een webservice kan bijvoorbeeld op voorhand op basis van de technische metadata van een afbeelding beoordelen of het element niet te groot is om te uploaden in het systeem.

Naast deze hoofdcategorieën bestaan er nog veel andere soorten metadata. Zo worden rechten bijvoorbeeld ook weergegeven in metadata. Dit zijn metadata zoals die over copyright en geautoriseerde bewerkers. Andere zaken waarvoor metadata gebruikt worden zijn bijvoorbeeld het aangeven van een volgorde binnen een (web)menu en de structuur van een webpagina.