Uit onderzoek van Gartner blijkt dat 60% van de HR-managers in 2024 minder budget heeft om te besteden dan het jaar ervoor. Bedrijven die HRM-software willen aanschaffen, houden de prijzen van dit soort systemen daarom scherp in de gaten. Wat kost eigenlijk een HRM-systeem? Welke factoren beïnvloeden de prijs? En welke licentiemodellen worden er door softwarefabrikanten aangeboden? In dit artikel nemen we de kosten van HRM-software onder de loep.
Wat kost een HRM-systeem gemiddeld?
Vuistregel licenties: de licentiekosten van HRM-software bedragen gemiddeld tussen de 8 euro en 12 euro per gebruiker per maand. Een bedrijf met 50 gebruikers betaalt gemiddeld dus ongeveer 500 euro per maand.
Vuistregel implementatie: de implementatiekosten voor kleine bedrijven liggen tussen de 3.000 euro en 8.000 euro. Middelgrote bedrijven moeten rekening houden met 10.000 euro tot 25.000 euro aan implementatiekosten.
Voor grote ondernemingen of bij internationale trajecten liggen de implementatiekosten ergens tussen 50.000 euro en 100.000 euro. Komen er ook nog integraties bij of wordt het pakket op maat opgebouwd, dan zou dit bedrag in sommige gevallen kunnen oplopen naar zo’n 150.000 tot 250.000 euro. De kosten van een HRM-systeem nemen toe met de behoefte aan meer functionaliteiten, opslag, maatwerk, en koppelingen.
Belangrijk: bovenstaande vuistregels zijn gemiddelden. Er zijn zowel goedkopere als duurdere opties op de markt te vinden. Gebruik deze voorbeelden om te toetsen hoe er intern tegen dit soort bedragen wordt aangekeken, en maak dan een eigen investeringsinschatting die past bij de financiële situatie van jouw bedrijf.
In de HRM Wijzer vind je een uitgebreide pakkettenvergelijking, waarin ook de bijbehorende prijzen zijn opgenomen. Dit geeft een beeld van de actuele HRM-markt.
Welke factoren bepalen de prijs van HR-software?
Bij het berekenen van de kosten voor een bepaald HRM-systeem, moet met een aantal factoren rekening worden gehouden. Om te beginnen is het type installatie van belang. Gaat het om een on premise installatie (ook wel lokale installatie genoemd) of zal er gebruik worden gemaakt van de cloud? Het voordeel van een HRM- systeem in de cloud is dat er niet hoeft te worden geïnvesteerd in de aanschaf van de software. Op korte termijn is het cloud-model daarom meestal flink goedkoper.
Een tweede factor is het aantal gewenste functionaliteiten. De prijs van de HRM-software zal toe- of afnemen naarmate er meer of minder tools of modules worden geïnstalleerd.
Tot slot bestaan er prijsverschillen tussen 2 type HRM-programma’s: de software als module geïntegreerd in een ERP-systeem, of als autonoom functionerend programma. In het eerste geval zullen de kosten iets minder eenvoudig te definiëren zijn. Om een idee te krijgen van de kosten die met een HRM-programma gemoeid zijn, kan de BudgetPlanner worden geraadpleegd in de HRM Wijzer.
Wat zijn de verschillende licentiemodellen van HRM-software?
Binnen het aanbod van HRM-softwarepakketten wordt niet door elke aanbieder dezelfde structuur gehanteerd voor het berekenen van de uiteindelijk kostprijs. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen de volgende licentiemodellen:
- Maandelijkse betaling per medewerker: dit is een behoorlijk populair business model door het brede aanbod aan HRM-software gebaseerd op het SaaS-model (Software as a Service). Het bedrijf betaalt per medewerker die op het systeem is aangesloten, of deze nu gebruik maakt van het systeem of niet. Soms worden er kosten berekend voor de installatie, maar dit is niet gebruikelijk bij SaaS-applicaties.
- Maandelijkse betaling per gebruiker: bij dit model wordt er alleen betaald voor het gebruik van het systeem. Gebruikers zijn meestal administrators of managers van de personeelsafdeling. Een bedrijf kan met dit model goedkoper uit zijn, maar er moet wel rekening mee worden gehouden dat sommige leveranciers het hebben over gebruikers als ze werknemers bedoelen en vice versa. Daarnaast beschikken veel HRM-pakketten over functionaliteiten voor werknemers. Een bedrijf kan voor verrassingen komen te staan als deze werknemers als administrators worden geteld.
- Éénmalige betaling: dit licentiemodel wordt meestal gebruikt bij omvangrijke HRM-systemen of voor ERP-pakketten met HRM-functionaliteiten. Het gaan dan vaak om on-premise installaties binnen grote bedrijven. Dit licentiemodel brengt extra kosten met zich mee in de vorm van onderhoud en consultancy. Sommige bedrijven kiezen er voor het onderhoud of het toevoegen van nieuwe modules door het eigen ICT-team uit te laten voeren.
- Open source: op het gebied van HRM bedrijfssoftware bestaan er een flink aantal open source alternatieven. Soms zit het onderhoud en de consultancy bij de prijs inbegrepen. Er zijn ook leveranciers die de installatie en ontwikkeling aan de klant zelf overlaten.
Verborgen kosten van HRM-software
Bij het schatten van de prijs van het toekomstige HRM-pakket kunnen bepaalde aspecten over het hoofd worden gezien: de verborgen kosten. Dit zijn kosten die door het verlies van tijd of geld direct invloed hebben op de HRM-software implementatie en negatief van invloed zijn op de Return On Investment (ROI). Er zijn bedrijven met een vrij complexe structuur van medewerkers. Gaat een dergelijk bedrijf met HRM-software werken, dan zullen er verschillende gebruikers verantwoordelijk zijn voor grote groepen medewerkers: afdelingshoofden, teamleiders enz. Maar deze medewerkers zijn niet per definitie bekend met de taken die tot dan toe waren voorbehouden aan de HR-afdeling. Deze medewerkers zullen dus moeten worden opgeleid in het gebruik van de software. Dit brengt kosten in de vorm van tijd en geld met zich mee. Meer voorbeelden van verborgen kosten vind je in de HRM Wijzer.
