De kosten van Alfresco vormen één van de grootste voordelen van dit document management systeem. Omdat de oplossing gebaseerd is op open source, is de prijs van Alfresco niet zo hoog als die van ‘eigendomssoftware’, ofwel ‘closed source’ software. Toch is het systeem niet voor elk bedrijf financieel interessant. Dit komt door de manier waarop de prijs van Alfresco wordt berekend. Waar moet bij het bepalen van de daadwerkelijk investering op worden gelet? Wat kosten de verschillende versies van Alfresco? Is de prijs van Alfresco vergelijkbaar met die van andere DMS-systemen?
Hoe kunnen de kosten van Alfresco als document management systeem worden bepaald?
De hoogte van het bedrag dat voor een Alfresco implementatie moet worden gereserveerd, hangt af van de versie en het type pakket. Er bestaan twee betalingsmodellen gebaseerd op het aantal gebruikers, of het aantal CPU’s (processoren) waar Alfresco op draait. De prijs van de on-premise versie van Alfresco, Alfresco One, wordt berekend op basis van het aantal CPU’s. De prijs van Alfresco Cloud is gebaseerd op het aantal gebruikers.
Tot slot is er Alfresco Community. Deze versie kan gratis worden gebruikt, maar support krijgt een bedrijf er niet bij. Het eigen IT-team zal in dit geval de implementatie, ontwikkeling en het beheer op zich moeten nemen. Of er kan beroep worden gedaan op een Alfresco-partner. Wel bestaat er een zekere vorm van ondersteuning via het centrale hulpforum van Alfresco, waar gebruikers ervaringen uitwisselen en elkaar van advies voorzien. In de DMS Wijzer vindt u antwoord op de vraag of de hardware-omgeving van uw bedrijf geschikt is voor Alfresco Community.
Kosten van Alfresco in de cloud
Alfresco is voor de cloud-versie een samenwerking aangegaan met Amazon Web Services (AWS). Dit betekent dat de software wordt gehost bij Amazon. De prijs per gebruiker hangt af van de gekozen cloud-versie: Standard of Enterprise. De basisprijs voor Alfresco Cloud inclusief hosting via Amazon Web Services ligt rond de €150 per gebruiker per jaar.
Amazon Web Services biedt ook de mogelijkheid om de on-premise versies van Alfresco in de cloud te hosten. Dit geldt voor zowel Alfresco Community als Alfresco One. Als een organisatie al beschikt over een licentie van Alfresco One, dan hoeft er alleen betaald te worden voor het dataverbruik via Amazon Web Services. Voor de migratie van Alfresco One naar de cloud doen de meeste bedrijven een beroep op een Alfresco-partner. In de DMS Wijzer vindt u een aantal praktische tips voor het vinden van de Alfresco-partner die het beste past bij uw organisatie.
Kosten van Alfresco One
Voor het berekenen van de prijs van de on-premise versie van Alfresco wordt de basis licentieprijs per CPU als uitgangspunt genomen. Daarbij worden de kosten opgeteld van extra opties die moeten worden geïntegreerd. Hecht een bedrijf veel waarde aan high-availability, dan zal een twee CPU-licentie moeten worden aangeschaft. Er bestaan twee verschillende support niveaus voor het systeem: goud en zilver. Het verschil zit hem in de snelheid waarmee problemen worden opgelost en vragen worden beantwoord.
Een systeem met één CPU en toegang voor 100 gebruikers kost ongeveer 48.000 euro. Inbegrepen in deze prijs zijn de licentiekosten, database en applicatieserver (Tomcat). Afhankelijk van het aantal CPU’s dat nodig is kan de prijs verder oplopen. In de DMS Wijzer staan rekenvoorbeelden van verschillende configuraties van zowel Alfresco One als Alfresco Cloud.
Prijsvergelijking van Alfresco met andere DMS-oplossingen
De eerste stap voor een organisatie die op zoek is naar een DMS is het analyseren van alle documentstromen en -processen. Hierna kan worden gekeken naar pakketten die het documentbeheer helpen verbeteren: Alfresco, Documentum, OpenText, SharePoint.
Bedrijven doen er goed aan werk te maken van de oriëntatiefase. De prijsverschillen tussen verschillende DMS-pakketten op de markt zijn namelijk groot. Maar bieden pakketten met een lagere prijs wel voldoende functionaliteiten? Alfresco is voor veel organisaties een zeer serieuze optie, maar het is verstandig ook andere pakketten onder de loep te nemen.
Alfresco vs. DMS-concurrenten: een prijzenoorlog
Bij het vergelijken van de bekende document management systemen op de markt vallen niet alleen de verschillen op technisch vlak op. Ook de prijzen lopen sterk uiteen. Omdat Alfresco open source is, ligt de prijs van een licentie 50 tot 90 procent lager ligt dan de licentieprijs van concurrerende DMS-producten op de markt.
De onderhoudskosten verschillen ook van pakket tot pakket. Of het onderhoud wordt uitgevoerd door de eigen ICT-afdeling of door een partner, de prijzen van het onderhoud zijn niet voor alle document management systemen hetzelfde. Bij de implementatie van Alfresco is er een grote rol weggelegd voor de partner. Deze bepaalt in belangrijke mate de uiteindelijke kosten van een volledige Alfresco-implementatie. In de DMS Wijzer 2024 komt u erachter op welke manier een partner kan helpen bij het reduceren van de kosten van een Alfresco DMS-oplossing.