WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Google Apps for Work

Met Google Apps for Work kunnen medewerkers van een organisatie slimmer samenwerken in de cloud. Het biedt diverse zakelijke Google-producten aan in één pakket, zoals Google Hangouts, Google Drive, Google Agenda, Gmail voor bedrijven en Google Docs. Nieuwe gebruikers kunnen Google Apps for Work 30 dagen gratis proberen.

Update 29-09-2016: Google Apps for Work heet nu G Suite.

Google Apps for Work overzicht

Effectieve samenwerking is het grootste voordeel van Google Apps for Work. Aangezien het in de cloud draait, zijn er geen extra hardware, software of downloads nodig. Het pakket biedt diverse bedrijfsoplossingen die samen een nieuwe vorm van werken bewerkstelligen.

Overzicht van applicaties in Google Apps for Work

  • Communiceren: Gmail, Hangouts, Agenda, Google+
  • Opslaan: Drive
  • Samenwerken: Documenten, Spreadsheets, Formulieren, Presentaties, Sites
  • Beheren: Beheerdersconsole, Vault

Het voordeel van Google Apps for Work is dat vrijwel iedereen gewend is aan (één of meer) applicaties van Google, zoals Gmail. Dit maakt de overstap en het aanpassingsproces eenvoudig en natuurlijk. Vraag gratis de DMS Wijzer aan voor pakketvergelijkingen, prijzen en tips.

Gmail for Work

De bedrijfsversie van Gmail biedt een aantal functionaliteiten die niet bij de particuliere variant van Gmail zitten. Zo kan een organisatie met aangepaste e-mailadressen werken (@bedrijfsnaam.nl) en is de opslagruimte twee keer zo groot (30 GB). Bij de zakelijke Gmail zullen er geen advertenties getoond worden en is er dag en nacht ondersteuning beschikbaar. E-mails kunnen geïmporteerd en gesynchroniseerd worden met onder andere Microsoft Outlook. Bij de implementatie hoeven organisaties zich geen zorgen te maken over oude e-mails: er zijn tools beschikbaar die de oude e-mails kunnen migreren naar de nieuwe Google-omgeving.

Google Hangouts

Met Google Hangouts kunnen HD video- en audiogesprekken gehouden worden met maximaal vijftien personen. Daarnaast kunnen externe contacten (bijvoorbeeld klanten zonder Google Apps-account) ook eenvoudig deelnemen. Online video- en audioconferences besparen reiskosten en –tijd, en collega’s of projectteams zijn vanaf elke plek verbonden met elkaar en blijven up-to-date. De schermfocus wordt automatisch op de spreker gericht en het achtergrondgeluid wordt op slimme wijze gedempt. Met schermdeling kan bijvoorbeeld elke deelnemer meekijken naar bepaalde documenten of presentaties.

Google Drive

De bestanden en documenten worden opgeslagen in Drive en zijn altijd, overal en met elk apparaat toegankelijk. Werknemers hebben hierdoor altijd de beschikking over de meest actuele bestanden: op het werk, thuis, onderweg of bij de klant. Onduidelijkheid over verschillende versies, teksten samenvoegen of documenten als bijlage meesturen per mail is met Google Apps for Work verleden tijd. Collega’s kunnen namelijk tegelijkertijd in dezelfde (centraal opgeslagen) documenten werken. google apps for work vs office 365 marktaandeel

Documenten, Spreadsheets, Formulieren, Presentaties

Het softwarepakket is geschikt voor het centrale beheer van documenten en het tegelijkertijd samenwerken in documenten zoals Word, Excel en PDF. Zo heeft het personeel altijd het overzicht wie als laatste documenten heeft gewijzigd, wat de meest recente versie is en wat de actuele status is van documenten. Met revisiegeschiedenis kunnen oude versies worden bekeken en eventueel worden hersteld. Hierdoor hoeven documentversies niet apart worden opgeslagen en wordt de kans dat bestanden kwijtraken sterk verkleind.

Voorbeeld efficiëntie Google Apps for Work

In Google Agenda heb je toegang tot de actuele agenda’s van collega’s. Door de agenda’s digitaal over elkaar heen te leggen, kan een vergadering eenvoudig worden ingepland. Vlak voor aanvang wordt er automatisch een herinneringsmail verzonden naar uw Gmail. Met een muisklik krijgen de deelnemers toegang tot de videovergadering met Hangouts en kunnen direct presentaties en documenten samen gedeeld en behandeld worden. Hierdoor kan efficiënt binnen en buiten organisaties worden samengewerkt. Om zeker te weten of Google Apps for Work de meest geschikte optie is voor uw organisatie, ontvang dan kosteloos de DMS Wijzer.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 11 mei). Google Apps for Work. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/google-apps-for-work