Document Lifecycle

Inhoudsopgave

1. Definitie van document lifecycle
2. Fases van een document lifecycle
3. Hoe ziet de levenscyclus van binnenkomende documenten eruit?
   1. Welke fases doorloopt een e-mail?
   2. De lifecycle in de digitale postkamer
   3. Hoe beïnvloeden workflows de lifecycle van facturen?

Wat is de levenscyclus van een document?

Document lifecycle verwijst naar de verschillende fases die een document tijdens zijn gehele ‘leven’ doorloopt: van creatie tot verwijdering of archiveringBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.. De term lifecycle, of levenscyclus, wordt gebruikt als vergelijking met de menselijke levensfases: geboorte, leven, en dood. Vaak wordt document lifecycle genoemd als een functionaliteitDe functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring. binnen een DMS-pakketHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?, maar eigenlijk is het een manier van documentbeheer, waarbij chronologisch gewerkt wordt.

Het idee van document lifecycle is om de ideale levensloop van een document binnen een bedrijf te bepalen en te respecteren. Dit betekent dat een document vanaf het moment dat het opgemaakt wordt of het bedrijf binnenkomt, vastgelegde fases doorloopt voor zijn creatie, bewerking, gebruik of archivering. Ook wordt er vastgelegd hoe lang een bepaald document in een specifieke fase moet of mag zitten. De planning van de fases is belangrijk om verschillende redenen, zoals deadlines voor een publicatie, of om de rententieregelsRetentie betekent letterlijk vasthouden. Het is daarom een term die in veel verschillende contexten gebruikt kan worden. In de ICT-wereld komt retentiebeheer het meeste voor op het gebied van personeels- of documentbeheer (HRM en DMS). In deze ICT-contexten kan retentiebeheer gezien worden als het management van wie of welke documenten bewaard moeten worden. voor facturen of persoonsgegevensOnder de AVG zijn bedrijven verplicht om de rechten van betrokkenen nog beter te waarborgen. Een klant of (ex-)werknemer kan eisen om zijn gegevens in te kijken, te verwijderen of zelf in handen te krijgen. Met een DMS kan een bedrijf de informatie snel opvragen en de verzoeken efficiënt behandelen. In uitzonderlijke gevallen kan ervoor gekozen worden om bepaalde informatieverzoeken niet in te willigen. In dat geval moet in het DMS een reden opgegeven worden. Zo kan een bedrijf zich bij een eventueel geschil verantwoorden. De aanvragen van klanten kunnen via verschillende kanalen binnenkomen: per e-mail, telefoon, op locatie, etc. Een DMS kan echter ook aan een webportaal gekoppeld worden. Dit webportaal bespaart zowel de betrokkene als de organisatie heel wat tijd. te respecteren.

Opmerking: de duur en inhoud van de fases van de lifecycle van een document is vaak sterk afhankelijk van het soort document, het bedrijfsbeleid, de branche of zelfs landelijke wetten. Er zal dus een documentbeheersysteem gekozen moeten worden dat bij de geldende regels past. In de DMS Wijzer 2023De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. vinden oriënterende projectleiders daarom een pakkettenoverzicht en tips voor het inrichten van de ideale document lifecycle in specifieke sectorenEr bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald..

Wat komt er kijken bij elke fase van de document lifecycle?

In een bedrijf worden elke dag documenten aangemaakt. Deze documenten kunnen bedoeld zijn voor verder intern gebruik, of om naar klanten of partners gestuurd te worden. De meeste documenten doorlopen in grote lijnen dezelfde fases:

1. Creatie: in deze fase wordt het document opgemaakt. In sommige gevallen wordt er eerst een kladversie gemaakt. In andere gevallen (bijvoorbeeld bij een eenvoudige e-mail) wordt er meteen een eindversie opgesteld. Er kan natuurlijk door meerdere personen aan één document gewerkt worden, maar het wordt altijd gecreëerd door één gebruiker. Deze persoon zorgt voor de aanmaak (de ‘geboorte’) van het document, ook al is het nog maar een eerste opzet.
2. Organisatie en classificatie: zodra een document gecreëerd is, moeten er metadataMetadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags. aan worden toegevoegd. Deze extra data geven context aan het document. De context kan een hulp zijn om te organiseren en classificeren op jaar, naam van de auteur, dossier etc. Metadata zorgen er ook voor dat het document op elk moment eenvoudig kan worden teruggevonden in het documentbeheersysteemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?.
3. Samenwerking en revisie: bij veel documenten zijn verschillende personen betrokken. Zij leveren hun eigen bijdrage aan het document, of reviseren het werk van anderen. Soms moet er in real-time samengewerkt worden. Soms is er een strikte volgorde waarin een document van de ene gebruiker naar de andere gestuurdEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. wordt. Dit laatste kan het geval zijn bij een nieuwsartikel, waarbij de eindredacteur het artikel pas reviseert wanneer alle schrijvers, editors en de fotoredactie hun werk hebben gedaan.

   Let op! Bij het samenwerken in documenten duiken er al snel verschillende versies op. Om dit te voorkomen hebben de meeste DMS-pakketten een functionaliteit voor versiebeheerWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staan verschillende pakketten die deze functionaliteit aanbieden.

4. Verificatie en gebruik: zodra een document een eindversie bereikt heeft, wordt er nog een laatste check op uitgevoerd. Wanneer het document goedgekeurd wordt, kan het beginnen te ‘leven’. Een factuur kan opgestuurd worden, een handleidingEen Standard Operating Procedure (SOP) is een document waarin de instructies voor een bepaald werkproces minutieus beschreven staan. Dit is vooral interessant voor de opleiding van nieuwe werknemers, of in sectoren waar er erg strenge regelgeving geldt. Een voorbeeld van zo’n sector is de luchtvaart, waar vliegtuigen voor vertrek steeds dezelfde gedetailleerde controles moeten ondergaan vóór ze kunnen opstijgen. kan gebruikt worden, etc. Dit betekent niet dat het document nooit meer bewerkt kan worden. Veel (interne) documenten krijgen ‘instructies’ mee in het DMS. Na een vastgelegde periode zal een handleiding bijvoorbeeld gereviseerd moeten worden. Het DMS geeft hiervoor een notificatie, en het document gaat weer even terug naar fase 3 uit dit overzicht. Veel regels met betrekking tot de revisie van documenten komen rechtstreeks voort uit bepaalde ISO-normenDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken..
5. Archivering of verwijdering: het levenseinde van een document valt samen met de beslissing om het te archiverenBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is. (retentieRetentie betekent letterlijk vasthouden. Het is daarom een term die in veel verschillende contexten gebruikt kan worden. In de ICT-wereld komt retentiebeheer het meeste voor op het gebied van personeels- of documentbeheer (HRM en DMS). In deze ICT-contexten kan retentiebeheer gezien worden als het management van wie of welke documenten bewaard moeten worden.) of permanent te verwijderen. Deze keuze wordt beïnvloed door veel verschillende factoren, waaronder het bedrijfsbeleid, sectorgebonden regels en ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)De General Data Protection Regulation (GDPR), of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een uniforme Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens verzekert. Ze overschreef op 25 mei 2018 de nationale privacywetten, zoals de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).. Wanneer een document aan zijn levenseinde is, wordt dit meestal aangegeven door het DMS zelf. De vervaldatum werd namelijk ingesteld bij de publicatie van het document. Dit kan manueel gebeuren (een medewerker voert een vervaldatum in), of kan geautomatiseerd worden. Bij de laatste situatie geeft een medewerker bij de creatie aan welk soort document het is, en het systeem haalt uit vooraf ingegeven regels dat een factuur bijvoorbeeld na 1 jaar gearchiveerd moet worden, en na 7 jaar vernietigd moet worden.

De lifecycle van binnenkomende documenten

Bovenstaande fases zijn eenvoudig toe te passen op documenten die intern opgemaakt worden. Maar hoe gaan bedrijven om met externe, binnenkomende documenten? Deze documenten hebben in principe al een levenscyclus doorlopen bij het bedrijf waar ze gecreëerd werden. Ze beginnen bij het ontvangende bedrijf weer een ‘tweede leven’. We kijken meer in detail naar de drie soorten documenten die het vaakst binnenkomen bij bedrijven.

E-mails

Dagelijks wordt er in bedrijven een grote hoeveelheid e-mails ontvangen: met of zonder bijlage, belangrijk of minder belangrijk. Afhankelijk van deze en andere criteria zal de lifecycle van de e-mails (en bijlagen) al dan niet moeten worden vastgelegd en beheerd in het DMS. Correspondentie over een openstaande factuur zal bijvoorbeeld zeker in het DMS moeten komen, terwijl de mailwisseling over het afscheidsfeest van een collega de selectie waarschijnlijk niet haalt.

Zodra een e-mail in het documentbeheersysteem terecht komen, zijn de fases die deze e-mails doorlopen ongeveer gelijk aan die van interne documenten. Sommige fases worden wel ingekort, overgeslagen of vinden simultaan plaats. Een e-mail van een klant met een vraag over een aangekocht product zal bijvoorbeeld worden aangemaakt in het DMS, en er worden meteen metadata aangehangen (al dan niet automatisch). Tegelijkertijd zal de e-mail ook beantwoord worden, en begint deze dus al meteen te ‘leven’. Een revisie of verificatie-fase is er in dit geval waarschijnlijk niet. De archivering- en/of verwijderingsregelsRetentie betekent letterlijk vasthouden. Het is daarom een term die in veel verschillende contexten gebruikt kan worden. In de ICT-wereld komt retentiebeheer het meeste voor op het gebied van personeels- of documentbeheer (HRM en DMS). In deze ICT-contexten kan retentiebeheer gezien worden als het management van wie of welke documenten bewaard moeten worden. zijn dan weer wel van groot belang, aangezien er waarschijnlijk persoonsgegevens in de e-mail staan.

Tip! Er bestaan veel DMS-systemen waarbij een koppeling met het e-mailsysteem mogelijk is. Zo worden (bepaalde) e-mails rechtstreeks aangemaakt en gecategoriseerd in het DMS-systeem. Afhankelijk van het systeem moeten medewerkers zelf metadata toevoegen, of gebeurt ook dit automatisch. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. vinden oriënterende projectleiders verschillende DMS-pakketten die gekoppeld kunnen worden met e-mailsystemen.

Poststukken

Steeds meer bedrijven streven naar een paperless officeEen Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. De term op zich bestaat al bijna een halve eeuw, maar het laatste decennium brengen meer en meer bedrijven het concept ook daadwerkelijk in de praktijk. Er zitten verschillende voordelen aan een kantoor waar papiergebruik beperkt wordt: minder fysieke ruimte nodig voor opslag;. Hiervoor wordt binnenkomende brievenpost gescand en opgenomen in het documentbeheersysteem. Zodra er een digitale kopie bestaat in het DMS, doorloopt deze kopie dezelfde stappen als ware het een digitaal binnengekomen document, zoals een e-mail. Of het origineel verwijderd mag worden, hangt af van de richtlijnen die voor de sector en het soort document gelden.

Binnenkomende facturen

Zodra een (te betalen) factuur de organisatie bereikt, begint deze aan haar ‘leven’ binnen het bedrijf. De verschillende fases worden in dit geval sterk bepaald door de vastgelegde workflowsEen workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren. voor facturen. In sommige gevallen keurt de ontvanger de factuur meteen goed, en betaalt hij of zij deze ook. Maar vaak komen er toch nog wat meer stappen en verantwoordelijken bij kijken. Om de afwerking van een factuur vlot te doen verlopen, kan het DMS-systeemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? de workflow (van ontvangst tot goedkeuring, betaling en archivering) voor zijn rekening nemen. Een andere mogelijkheid is om deze workflow (deels) door een facturatiemodule in het ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. te laten opvangen.

Tip! De keuze voor een DMS- of ERP-systeem is niet altijd even duidelijk, zo bewijst het voorbeeld van de facturen. Om na te gaan naar welk soort systeem uw organisatie op zoek moet gaan, kan contact worden opgenomen met ICT Portal: +31 (0)203690457.