WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Document Lifecycle

Inhoudsopgave

  1. Definitie van document lifecycle
  2. Fases van een document lifecycle
  3. Hoe ziet de levenscyclus van binnenkomende documenten eruit?
    1. Welke fases doorloopt een e-mail?
    2. De lifecycle in de digitale postkamer
    3. Hoe beïnvloeden workflows de lifecycle van facturen?

Wat is de levenscyclus van een document?

Document lifecycle verwijst naar de verschillende fases die een document tijdens zijn gehele ‘leven’ doorloopt: van creatie tot verwijdering of archivering. De term lifecycle, of levenscyclus, wordt gebruikt als vergelijking met de menselijke levensfases: geboorte, leven, en dood. Vaak wordt document lifecycle genoemd als een functionaliteit binnen een DMS-pakket, maar eigenlijk is het een manier van documentbeheer, waarbij chronologisch gewerkt wordt.

document lifecycle dms workflow

Het idee van document lifecycle is om de ideale levensloop van een document binnen een bedrijf te bepalen en te respecteren. Dit betekent dat een document vanaf het moment dat het opgemaakt wordt of het bedrijf binnenkomt, vastgelegde fases doorloopt voor zijn creatie, bewerking, gebruik of archivering. Ook wordt er vastgelegd hoe lang een bepaald document in een specifieke fase moet of mag zitten. De planning van de fases is belangrijk om verschillende redenen, zoals deadlines voor een publicatie, of om de rententieregels voor facturen of persoonsgegevens te respecteren.

Opmerking: de duur en inhoud van de fases van de lifecycle van een document is vaak sterk afhankelijk van het soort document, het bedrijfsbeleid, de branche of zelfs landelijke wetten. Er zal dus een documentbeheersysteem gekozen moeten worden dat bij de geldende regels past. In de DMS Wijzer 2022 vinden oriënterende projectleiders daarom een pakkettenoverzicht en tips voor het inrichten van de ideale document lifecycle in specifieke sectoren.

Wat komt er kijken bij elke fase van de document lifecycle?

In een bedrijf worden elke dag documenten aangemaakt. Deze documenten kunnen bedoeld zijn voor verder intern gebruik, of om naar klanten of partners gestuurd te worden. De meeste documenten doorlopen in grote lijnen dezelfde fases:

  1. Creatie: in deze fase wordt het document opgemaakt. In sommige gevallen wordt er eerst een kladversie gemaakt. In andere gevallen (bijvoorbeeld bij een eenvoudige e-mail) wordt er meteen een eindversie opgesteld. Er kan natuurlijk door meerdere personen aan één document gewerkt worden, maar het wordt altijd gecreëerd door één gebruiker. Deze persoon zorgt voor de aanmaak (de ‘geboorte’) van het document, ook al is het nog maar een eerste opzet.
  2. Organisatie en classificatie: zodra een document gecreëerd is, moeten er metadata aan worden toegevoegd. Deze extra data geven context aan het document. De context kan een hulp zijn om te organiseren en classificeren op jaar, naam van de auteur, dossier etc. Metadata zorgen er ook voor dat het document op elk moment eenvoudig kan worden teruggevonden in het documentbeheersysteem.
  3. Samenwerking en revisie: bij veel documenten zijn verschillende personen betrokken. Zij leveren hun eigen bijdrage aan het document, of reviseren het werk van anderen. Soms moet er in real-time samengewerkt worden. Soms is er een strikte volgorde waarin een document van de ene gebruiker naar de andere gestuurd wordt. Dit laatste kan het geval zijn bij een nieuwsartikel, waarbij de eindredacteur het artikel pas reviseert wanneer alle schrijvers, editors en de fotoredactie hun werk hebben gedaan.
    Let op! Bij het samenwerken in documenten duiken er al snel verschillende versies op. Om dit te voorkomen hebben de meeste DMS-pakketten een functionaliteit voor versiebeheer. In de DMS Wijzer staan verschillende pakketten die deze functionaliteit aanbieden.
  4. Verificatie en gebruik: zodra een document een eindversie bereikt heeft, wordt er nog een laatste check op uitgevoerd. Wanneer het document goedgekeurd wordt, kan het beginnen te ‘leven’. Een factuur kan opgestuurd worden, een handleiding kan gebruikt worden, etc. Dit betekent niet dat het document nooit meer bewerkt kan worden. Veel (interne) documenten krijgen ‘instructies’ mee in het DMS. Na een vastgelegde periode zal een handleiding bijvoorbeeld gereviseerd moeten worden. Het DMS geeft hiervoor een notificatie, en het document gaat weer even terug naar fase 3 uit dit overzicht. Veel regels met betrekking tot de revisie van documenten komen rechtstreeks voort uit bepaalde ISO-normen.
  5. Archivering of verwijdering: het levenseinde van een document valt samen met de beslissing om het te archiveren (retentie) of permanent te verwijderen. Deze keuze wordt beïnvloed door veel verschillende factoren, waaronder het bedrijfsbeleid, sectorgebonden regels en ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer een document aan zijn levenseinde is, wordt dit meestal aangegeven door het DMS zelf. De vervaldatum werd namelijk ingesteld bij de publicatie van het document. Dit kan manueel gebeuren (een medewerker voert een vervaldatum in), of kan geautomatiseerd worden. Bij de laatste situatie geeft een medewerker bij de creatie aan welk soort document het is, en het systeem haalt uit vooraf ingegeven regels dat een factuur bijvoorbeeld na 1 jaar gearchiveerd moet worden, en na 7 jaar vernietigd moet worden.

De lifecycle van binnenkomende documenten

Bovenstaande fases zijn eenvoudig toe te passen op documenten die intern opgemaakt worden. Maar hoe gaan bedrijven om met externe, binnenkomende documenten? Deze documenten hebben in principe al een levenscyclus doorlopen bij het bedrijf waar ze gecreëerd werden. Ze beginnen bij het ontvangende bedrijf weer een ‘tweede leven’. We kijken meer in detail naar de drie soorten documenten die het vaakst binnenkomen bij bedrijven.

E-mails

Dagelijks wordt er in bedrijven een grote hoeveelheid e-mails ontvangen: met of zonder bijlage, belangrijk of minder belangrijk. Afhankelijk van deze en andere criteria zal de lifecycle van de e-mails (en bijlagen) al dan niet moeten worden vastgelegd en beheerd in het DMS. Correspondentie over een openstaande factuur zal bijvoorbeeld zeker in het DMS moeten komen, terwijl de mailwisseling over het afscheidsfeest van een collega de selectie waarschijnlijk niet haalt.

Zodra een e-mail in het documentbeheersysteem terecht komen, zijn de fases die deze e-mails doorlopen ongeveer gelijk aan die van interne documenten. Sommige fases worden wel ingekort, overgeslagen of vinden simultaan plaats. Een e-mail van een klant met een vraag over een aangekocht product zal bijvoorbeeld worden aangemaakt in het DMS, en er worden meteen metadata aangehangen (al dan niet automatisch). Tegelijkertijd zal de e-mail ook beantwoord worden, en begint deze dus al meteen te ‘leven’. Een revisie of verificatie-fase is er in dit geval waarschijnlijk niet. De archivering- en/of verwijderingsregels zijn dan weer wel van groot belang, aangezien er waarschijnlijk persoonsgegevens in de e-mail staan.

Tip! Er bestaan veel DMS-systemen waarbij een koppeling met het e-mailsysteem mogelijk is. Zo worden (bepaalde) e-mails rechtstreeks aangemaakt en gecategoriseerd in het DMS-systeem. Afhankelijk van het systeem moeten medewerkers zelf metadata toevoegen, of gebeurt ook dit automatisch. In de DMS Wijzer vinden oriënterende projectleiders verschillende DMS-pakketten die gekoppeld kunnen worden met e-mailsystemen.

Poststukken

Steeds meer bedrijven streven naar een paperless office. Hiervoor wordt binnenkomende brievenpost gescand en opgenomen in het documentbeheersysteem. Zodra er een digitale kopie bestaat in het DMS, doorloopt deze kopie dezelfde stappen als ware het een digitaal binnengekomen document, zoals een e-mail. Of het origineel verwijderd mag worden, hangt af van de richtlijnen die voor de sector en het soort document gelden.

Binnenkomende facturen

Zodra een (te betalen) factuur de organisatie bereikt, begint deze aan haar ‘leven’ binnen het bedrijf. De verschillende fases worden in dit geval sterk bepaald door de vastgelegde workflows voor facturen. In sommige gevallen keurt de ontvanger de factuur meteen goed, en betaalt hij of zij deze ook. Maar vaak komen er toch nog wat meer stappen en verantwoordelijken bij kijken. Om de afwerking van een factuur vlot te doen verlopen, kan het DMS-systeem de workflow (van ontvangst tot goedkeuring, betaling en archivering) voor zijn rekening nemen. Een andere mogelijkheid is om deze workflow (deels) door een facturatiemodule in het ERP-systeem te laten opvangen.

Tip! De keuze voor een DMS- of ERP-systeem is niet altijd even duidelijk, zo bewijst het voorbeeld van de facturen. Om na te gaan naar welk soort systeem uw organisatie op zoek moet gaan, kan contact worden opgenomen met ICT Portal: +31 (0)203690457.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 1 juni). Document Lifecycle. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/document-lifecycle