OpenText Content Suite Platform: innovatief systeem voor ECM?

OpenText Content Suite Platform is de oplossing van OpenText voor document managementVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?, of Enterprise Content Management (ECM). Het systeem beschikt over een groot aantal functionaliteiten, maar maakt dit het systeem niet te ingewikkeld? Uit welke onderdelen bestaat het programma, en wat zijn de kosten? Hoe lang duurt de implementatie?

Hoe is OpenText Content Suite ontstaan?

OpenText richt zich op Enterprise Information Management (EIM), het beheer van alle informatie binnen het bedrijf. De organisatie bestaat 25 jaar en is genoteerd aan de beurs van New York en Toronto. Ook in Nederland heeft OpenText kantoren: in Amstelveen, Hoofddorp en Putten. OpenText heeft in het verleden verschillende bedrijven overgenomen, waaronder Hummingbird (document management) in 2007 en Vignette (webpublicatie) in 2009. De laatste overname was in 2016, toen Documentum werd overgenomen. Sinds het jaar 2000 heeft OpenText door overnames bijna 40 verschillende oplossingen verworven, die allemaal aan het basisproduct zijn toegevoegd. Het is nu de oplossing met de meeste functionaliteiten op de markt. Het bedrijf heeft 5 business units:

• Enterprise Content Management (ECM)Enterprise Content Management kan worden gedefinieerd als het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. ECM bestaat uit een combinatie van policies, strategieën en werkwijzen. Software voor ECM zorgt vervolgens voor de praktische uitwerking van de vastgelegde procedures. Voor Enterprise Content Management worden vaak de termen Enterprise Information Management (EIM) en Document Management als synoniemen gebruikt. Toch is er in theorie wel een verschil. Zoals de naam doet vermoeden, zijn Document Management Systemen (DMS) in principe alleen geschikt voor het beheer van traditionele en goed gestructureerde documenten. Denk hierbij aan Word, Pdf en Excel. Door middel van een OCR-functie kan ook de tekst op fysiek papier worden gescand en verwerkt.
• CloudBedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.
• Analytics (BI-oplossingenBedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. )
• Customer Experience Management (CEM)
• Business Process Management (BPM)Business Process Management (BPM) wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Via een BPM-aanpak worden bedrijfsprocessen vanaf een overkoepelend niveau geanalyseerd, gevisualiseerd en eventueel ook geregisseerd.

In dit artikel worden alleen de oplossingen voor Enterprise Content Management (ECM) besproken. De belangrijkste daarvan is OpenText Content Suite 16, de opvolger van Content Suite 10.5. Content Suite 16 is onderdeel van de zogeheten OpenText Release ‘16, waarbij de ECM-software zowel in de cloud, de hybride cloud of on-premise kan worden ingezet.

Impressie van de gebruikersinterface van OpenText Content Suite 16

De volgende video (3.03 min) is afkomstig van OpenText zelf, maar geeft wel een eerste indruk van de gebruikersinterface van het systeem:

OpenText, SharePoint, IBM FileNet, of toch Alfresco?

OpenText is net als Microsoft SharePointBijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden., Documentum en AlfrescoAlfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer. één van de bekende ECM-systemen. Het kiezen van het juiste systeem is een complexe taak en is sterk afhankelijk van de specifieke eisen van elk bedrijf. In de DMS Wijzer 2023De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers en functionaliteiten van verschillende pakketten. staat een vergelijking van deze pakkettenHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?, zodat er een beeld kan worden gevormd van welk pakket bij uw organisatie past.

Implementatie van ECM-oplossingen van OpenText

De duur en complexiteit van het implementatieproces hangt in belangrijke mate af van de grootte van het bedrijf en de mate waarin er regels zijn opgesteld voor informatiebeheer. Als er geen heldere informatiestructuur is gedefinieerd, is de eerste stap om een duidelijke ‘informatie-hiërarchie’ te creëren. Als er structuur is aangebracht in het informatiemanagement, zal het implementatieprocesHet is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd. een stuk sneller verlopen. Naast de bedrijfsgrootte, wordt de implementatieduur ook beïnvloed door de volgende factoren:

• De activiteit en sector van het bedrijf. In de financiële en verzekeringssector gelden over het algemeen langere implementatietijden. Dit komt door het aantal specifieke normen waaraan moet worden voldaan.
• Is het bedrijf beursgenoteerd of niet?
• Publieke of private sector?
• Veiligheidsniveau dat nodig is.

Ook speelt mee of er moet worden gemigreerd vanuit een ouder document management systeem of niet. Als het om applicaties van derden gaat, is het migratieproces meestal sneller dan voor eigen ontwikkelde systemen met een ongecontroleerde mappenstructuur. Ook al bestaan er applicaties die het migratieproces automatiseren, houd er rekening mee dat een migratie de implementatieduur met een paar maanden zal verlengen. Elke implementatie is verschillend, maar gemiddeld duurt de implementatie van OpenText binnen grote bedrijvenDe hoeveelheid documenten en documentstromen waarmee grote bedrijven werken, verplicht hen om hoge eisen te stellen aan documentbeheer. Deze eisen kunnen heel uiteenlopend zijn. Er bestaat niet één DMS-formule voor alle grote organisaties. Toch komen een aantal van dezelfde DMS-eisen regelmatig terug: Wetgeving en normen naleven. Alle soorten bedrijven krijgen met normen en wetgeving te maken, maar vooral de grote spelers hebben hulp nodig van software om al deze regelgeving na te kunnen leven. Een DMS is bijvoorbeeld een hulpmiddel om een ISO-certificering te behalen. Deze software gebruikt namelijk vaste templates voor het uitschrijven van de verplichte bedrijfsprocedures en -workflows. Bovendien zorgt het DMS er voor dat deze vastgelegde procedures en workflows strikt gevolgd worden. Let wel op: een pakket dat ISO-gecertificeerd is, draagt die certificering niet rechtstreeks over op het bedrijf. Een bedrijf moet altijd zelf een certificeringstraject doorlopen. of een grote stad of gemeente ongeveer een jaar. Voor kleinere bedrijvenWanneer een kleine organisatie problemen ondervindt met document management, wordt er in eerste instantie meestal gekozen voor een gedeelde netwerkschijf. Zo hoeven documenten niet meer na elke verandering per e-mail worden doorgestuurd. Daarnaast zijn ook gratis platformen zoals Dropbox of Google Drive populaire tools om te kunnen samenwerken in documenten. Maar na een tijdje merken bedrijven dat een gedeelde netwerkschijf of gratis platform hun problemen niet helemaal wegneemt. Er is bijvoorbeeld geen versiebeheer en elke werknemer heeft zijn eigen manier van opslaan. Zo blijft de grote hoeveelheid documenten die worden opgeslagen een chaos. Dan wordt duidelijk dat een uitgebreider systeem voor documentbeheer een betere optie is. kan dit 6 maanden of minder zijn.

OpenText: strategische partner van SAP

OpenText heeft al twintig jaar een akkoord met SAP. Ze vormen strategische partners. Binnen dit akkoord biedt SAP zijn diensten aan als onderdeel van het OpenText portfolio, en andersom. SAP heeft zelfs zijn eigen document management oplossingen anders genoemd, om OpenText niet in de weg te zitten. De OpenText applicaties beschikken over connectoren waarmee ze met SAP-producten kunnen worden verbonden. Dit is een voordeel voor bedrijven die ook gebruik maken van SAP.

• SAP OpenText Vendor Invoice Management (VIM): deze oplossing biedt automatische inboeking van facturen die zijn gedigitaliseerd met ICC. Dit verloopt via het ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. van SAP. Hiermee kan het factuurproces worden vereenvoudigd.
• SAP OpenText Invoice Capture Center (ICC): met deze module kunnen facturen automatisch worden gedigitaliseerd door middel van OCR (optische tekenherkenning)Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.. Vooral interessant voor bedrijven die per postPostregistratie is het proces waarbij binnenkomende en uitgaande post de nodige kenmerken en classificatie meekrijgt voor een correcte verdere afhandeling. Dit kan gaan over gedigitaliseerde papieren correspondentie, of om elektronische communicatie. Op deze manier worden poststukken zoals een binnenkomende factuur, meteen opgenomen in de juiste werkstroom voor bijvoorbeeld goedkeuring en betaling. Te verzenden documenten kunnen aan de hand van de registratie van hun kenmerken en van de verzenddatum ook nog opgevolgd worden, al bevinden ze zich niet meer fysiek in het bedrijf. een groot aantal facturen binnenkrijgen en deze moeten digitaliseren.

OpenText is niet het enige DMS met een goede integratie met SAP. Er bestaan andere ECM-oplossingen, zoals Alfresco of Nuxeo, die ook toegang bieden tot SAP en die voor veel bedrijven beter te veroorloven zijn. Alfresco en Nuxeo zijn open sourceIn de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP). alternatieven. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers en functionaliteiten van verschillende pakketten. staat meer informatie over deze producten, zodat het maken van een keuze gemakkelijker wordt gemaakt.

OpenText DMS-oplossingen

Binnen het OpenText ECM-portfolio zijn er twee hoofdapplicaties:

1. OpenText Content Server: dit is het basisprogramma. Het platform beschikt over tools waarmee ongestructureerde content binnen het bedrijf kan worden beheerd. Content Server kan zowel on-premise als in de cloud draaien. Een aantal van de functionaliteiten zijn: documentbeheer, workflowsEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer., zoekmachineIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken., terughalen van informatie. De nieuwste versie is OpenText Content Server 16. Hiermee kan de informatie gedurende de hele document lifecycle worden beheerd. Alle Microsoft Office formaten worden ondersteund.
2. OpenText Content Suite: dit programma bevat Content Server plus een aantal extra producten. Met Content Suite kan een bedrijf meer personaliseren, door gebruik te maken van verschillende modules die naar gelang de wensen van het bedrijf kunnen worden ingericht.

OpenText Content Suite bestaat uit Content Server, plus de volgende modules:

• Records Management: met deze oplossing kunnen records en formulieren efficiënt worden beheerd. Er bestaat wetgeving die zowel publieke als private ondernemingen verplicht om het records managementRecords Management kan in het Nederlands worden vertaald met archiefbeheer. De term omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf worden gearchiveerd. In een ICT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een DMS. Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd digitaal archief wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en loonadministratie, geldt bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Ze moeten ook met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie. up-to-date te hebben. In bepaalde sectorenEr bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald. zoals de advocatuur of de gezondheidssector komt dit onderwerp erg nauw.
• Enterprise Connect: dit is een soort desktop interface waarmee OpenText Content Suite direct te benaderen is vanuit applicaties zoals Microsoft Office en Adobe Acrobat.
• Archive server: deze fileserver biedt de mogelijkheid de content lifecycle te beheren volgens de geldende normen en richtlijnen van de organisatie. Functionaliteiten waarover Archive server beschikt zijn: slim verwijderen, autoclassificatie en zoeken.
• Imaging Enterprise Scan: met deze oplossing kan informatie direct worden geïndexeerd vanaf een scanner, fax of e-mail. Het is een nuttige tool voor bedrijven die graag al hun fysieke documenten automatisch willen digitaliseren.
• Tempo Box: tool voor de uitwisseling van informatie, zoals Dropbox. Hiermee kan informatie worden gedeeld met klanten of externe personen, maar wel op een veilige manier.

De nieuwste versie van OpenText Content Suite is versie 16. Deze oplossing kan zowel on-premise als in de cloud draaien. Bestaande workflows kunnen worden overgenomen en informatie kan tussen medewerkers worden gedeeld. Dit platform dient ter vervanging van de voorganger: Content Lifecycle Management. OpenText Content Suite beschikt over de volgende applicaties:

• Content Management
• Records Management
• Digitaliseren documenten
• E-mail oplossingen
• Ontwikkelen van extensies

Door middel van connectoren zijn koppelingen mogelijk met:

• SharepointBijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden.
• SAPIn 1972 werd het bedrijf SAP opgericht in het Duitse Walldorf door vijf voormalig IBM-medewerkers. Tegenwoordig heeft SAP vestigingen in meer dan 130 landen, en zijn de belangrijkste pakketten SAP Business One en SAP Business All-in-One. Daarnaast is het systeem ook als Software as a Service (SaaS) beschikbaar, namelijk SAP ByDesign. Zoals veel grote softwarebedrijven, maakt SAP gebruik van partners die het SAP ERP-systeem bij de klant installeren. Er bestaan verschillende partnerlevels: Gold, Silver en Bronze. SAP deelt partners in op basis van omzet, competentie (bouwmogelijkheden) en marketing initiatieven. Het aantal SAP-diensten en -voordelen neemt toe naarmate de status van de partner hoger wordt. In Nederland en België is er een groot aantal SAP ERP-leveranciers, maar het is niet eenvoudig om de verschillen te ontdekken en om erachter te komen welke partij het beste bij uw organisatie past.
• Oracle E-Business SuiteOracle EBS is een ERP-pakket dat bestaat uit verschillende modules, die samen de bedrijfsprocessen ondersteunen en verbeteren. Oracle EBS, een afkorting van E-Business Suite, verbindt verschillende informatiestromen binnen een organisatie met elkaar. Hierdoor kunnen processen binnen organisaties worden geautomatiseerd, wat de efficiëntie ten goede komt.
• G SuiteG Suite is een verzameling van Google Cloud-applicaties voor documentbeheer. In G Suite wordt gebruik gemaakt van Artificial Intelligence (AI). Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om via stemgeluid een document op te opstellen. Met de techniek wordt ook voorkomen dat er spam in de Gmail inbox belandt door taalgebruik van echte mensen te herkennen. Daarnaast kan er in G Suite voorspelt worden welke documenten de gebruiker op dat moment wil openen. Documenten worden voorgesteld op basis van patronen en activiteiten binnen G Suite.

Met het programma OpenText ECM Everywhere kan er een koppeling worden gemaakt mobiele apparaten, zodat medewerkers ook buiten het kantoor toegang hebben tot de informatie.

Wat zijn de kosten van OpenText Content Suite?

Licenties zijn bij OpenText altijd een onderhandeling, dus een exacte prijs is moeilijk te geven. Maar hier volgt een voorbeeld op basis van de 1.000 gebruikers. Bij het perpetual licentiemodel koop je als organisatie de gebruikerslicenties voor een eenmalige aanschafprijs. De licenties zijn dan ook eigendom van de organisatie. Voor 1.000 gebruikers is een realistische prijs 300 euro per gebruiker. De eenmalige aanschaf is daarom ongeveer 300.000 euro.

Daarnaast betaal je 23% onderhoudskosten over de aanschafprijs. Dit onderhoud geeft recht op ondersteuning en alle vormen van updates. Dit bedrag geldt vanaf de aanschaf en is daarna jaarlijks terugkerend. De onderhoudskosten bedragen dus 23% van 300.000 euro = 69.000 euro. De kosten voor het eerste jaar zijn dus 369.000 euro. De opvolgende jaren betaalt de organisatie dus 69.000 euro.

Een berekening voor de gemiddelde prijs over bijvoorbeeld 5 jaar is: (300.000 + (5 x 69.000)) / 5 = 129.000 euro per jaar.

De prijsstructuur zorgt ervoor dat OpenText vooral voor bedrijven met 500 gebruikers of meer interessant is. De onderhoudskosten liggen relatief hoog in vergelijking met open source pakketten. De prijs van OpenText is vergelijkbaar met die van andere grote ECM-systemen, zoals IBM Filenet. Open source oplossingen zoals Athento, Nuxeo of Alfresco, hebben een stuk lagere licentiekosten. Voor een completer beeld van de kostenstructuur, staat in de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers en functionaliteiten van verschillende pakketten, waaronder OpenText. een rekenvoorbeeld van een bedrijf met 100 medewerkers, en één van 1.000 medewerkers.

Cloudoplossingen: de nieuwe tendens

Van OpenText Content Suite Platform bestaat ook een cloud-versie. Dit is een vereenvoudigde versie van de software, waarmee kan worden bespaard op de aanschaf van hardwareDe hardware van een informatiesysteem is de materiële component, alles wat je fysiek kan aanraken. Voorbeelden hiervan zijn de computermuis, het scherm, het toetsenbord, de processor, de harde schijf etc. Om een informatiesysteem te doen werken, moet deze hardware aangedreven worden door verschillende programma’s, die niet materieel zijn. Zo is er een besturingssysteem nodig (zoals Windows of MacOS), en wordt er vaak extra software geïnstalleerd voor de uitvoering van specifieke taken. Dit kunnen eenvoudige taken zijn zoals tekstverwerking, maar ook video-editing of zelfs de gehele Enterprise Resource Planning. en onderhoudskosten van de applicatie. De implementatieduur van de cloud-applicatie ligt een stuk lager dan bij de on-premise variant. Een ander cloud product van OpenText is OpenText Core, dat sinds 2014 op de markt is. Met deze versie kan content worden opgeslagen en kan er samen worden gewerkt in documenten. Ook versiebeheerWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden. en toegangscontroleToegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan. behoren tot de mogelijkheden. De gebruikersinterface is eenvoudig en geschikt voor gebruik op mobiele apparaten. Van OpenText Core bestaan drie verschillende versies:

Wat kosten de cloud-oplossingen?

OpenText Suite Platform Cloud editie komt in de vorm van een standaardpakket. De prijs hangt af van het aantal gebruikers, waarbij er een minimum van 100 gebruikers geldt. Inbegrepen bij het pakket zijn: infrastructuur, beheer van de applicatie, support en 1 GB opslagruimte per gebruiker. Er kunnen ook beveiligingspatchesEen patch is een stukje software dat additioneel gedownload en geïnstalleerd wordt bij een softwarepakket. Patches worden gebruikt voor upgrades, updates, bug fixes, of de toevoeging van nieuwe functionaliteit. Ze worden ontwikkeld door de softwareleverancier zelf, of door andere personen, die meestal over de broncode beschikken (open source software). worden geïnstalleerd. De prijzen van de drie versies van OpenText Core zijn als volgt:

1. Team: € 4,50 per gebruiker, per maand
2. Business: € 9,00 per gebruiker, per maand
3. Enterprise: € 27,50 per gebruiker, per maand

De ECM-oplossing van OpenText kan door het grote aantal beschikbare applicaties wat complex overkomen. Voordat voor bepaalde software wordt gekozen, is het verstandig om eerst alle eisen van de organisatie in kaart te brengen. De DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers en functionaliteiten van verschillende pakketten, waaronder OpenText. schiet u bij dit proces te hulp. Hierin vindt u ook een overzicht van de belangrijkste functionaliteiten van OpenText, zodat kan worden bepaald of dit pakket past bij uw bedrijf.