WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

OpenText Content Suite Platform: innovatief systeem voor ECM?

OpenText Content Suite Platform is de oplossing van OpenText voor document management, of Enterprise Content Management (ECM). Het systeem beschikt over een groot aantal functionaliteiten, maar maakt dit het systeem niet te ingewikkeld? Uit welke onderdelen bestaat het programma, en wat zijn de kosten? Hoe lang duurt de implementatie?

Hoe is OpenText Content Suite ontstaan?

OpenText richt zich op Enterprise Information Management (EIM), het beheer van alle informatie binnen het bedrijf. De organisatie bestaat 25 jaar en is genoteerd aan de beurs van New York en Toronto. Ook in Nederland heeft OpenText kantoren: in Amstelveen, Hoofddorp en Putten. OpenText heeft in het verleden verschillende bedrijven overgenomen, waaronder Hummingbird (document management) in 2007 en Vignette (webpublicatie) in 2009. De laatste overname was in 2016, toen Documentum werd overgenomen. Sinds het jaar 2000 heeft OpenText door overnames bijna 40 verschillende oplossingen verworven, die allemaal aan het basisproduct zijn toegevoegd. Het is nu de oplossing met de meeste functionaliteiten op de markt. Het bedrijf heeft 5 business units:

  • Enterprise Content Management (ECM)
  • Cloud
  • Analytics (BI-oplossingen)
  • Customer Experience Management (CEM)
  • Business Process Management (BPM)

In dit artikel worden alleen de oplossingen voor Enterprise Content Management (ECM) besproken. De belangrijkste daarvan is OpenText Content Suite 16, de opvolger van Content Suite 10.5. Content Suite 16 is onderdeel van de zogeheten OpenText Release ‘16, waarbij de ECM-software zowel in de cloud, de hybride cloud of on-premise kan worden ingezet.

Impressie van de gebruikersinterface van OpenText Content Suite 16

De voldende video (3.31 min) is afkomstig van OpenText zelf, maar geeft wel een eerste indruk van de gebruikersinterface van het systeem:

OpenText, SharePoint, IBM FileNet, of toch Alfresco?

OpenText is net als Microsoft SharePoint, Documentum en Alfresco één van de bekende ECM-systemen. Het kiezen van het juiste systeem is een complexe taak en is sterk afhankelijk van de specifieke eisen van elk bedrijf. In de DMS Wijzer 2021 staat een vergelijking van deze pakketten, zodat er een beeld kan worden gevormd van welk pakket bij uw organisatie past.

Implementatie van ECM-oplossingen van OpenText

De duur en complexiteit van het implementatieproces hangt in belangrijke mate af van de grootte van het bedrijf en de mate waarin er regels zijn opgesteld voor informatiebeheer. Als er geen heldere informatiestructuur is gedefinieerd, is de eerste stap om een duidelijke ‘informatie-hiërarchie’ te creëren. Als er structuur is aangebracht in het informatiemanagement, zal het implementatieproces een stuk sneller verlopen. Naast de bedrijfsgrootte, wordt de implementatieduur ook beïnvloed door de volgende factoren:

  • De activiteit en sector van het bedrijf. In de financiële en verzekeringssector gelden over het algemeen langere implementatietijden. Dit komt door het aantal specifieke normen waaraan moet worden voldaan.
  • Is het bedrijf beursgenoteerd of niet?
  • Publieke of private sector?
  • Veiligheidsniveau dat nodig is.

Ook speelt mee of er moet worden gemigreerd vanuit een ouder document management systeem of niet. Als het om applicaties van derden gaat, is het migratieproces meestal sneller dan voor eigen ontwikkelde systemen met een ongecontroleerde mappenstructuur. Ook al bestaan er applicaties die het migratieproces automatiseren, houd er rekening mee dat een migratie de implementatieduur met een paar maanden zal verlengen. Elke implementatie is verschillend, maar gemiddeld duurt de implementatie van OpenText binnen grote bedrijven of een grote stad of gemeente ongeveer een jaar. Voor kleinere bedrijven kan dit 6 maanden of minder zijn. opentext content suite gartner onderzoek

OpenText: strategische partner van SAP

OpenText heeft al twintig jaar een akkoord met SAP. Ze vormen strategische partners. Binnen dit akkoord biedt SAP zijn diensten aan als onderdeel van het OpenText portfolio, en andersom. SAP heeft zelfs zijn eigen document management oplossingen anders genoemd, om OpenText niet in de weg te zitten. De OpenText applicaties beschikken over connectoren waarmee ze met SAP-producten kunnen worden verbonden. Dit is een voordeel voor bedrijven die ook gebruik maken van SAP.

  • SAP OpenText Vendor Invoice Management (VIM): deze oplossing biedt automatische inboeking van facturen die zijn gedigitaliseerd met ICC. Dit verloopt via het ERP-systeem van SAP. Hiermee kan het factuurproces worden vereenvoudigd.
  • SAP OpenText Invoice Capture Center (ICC): met deze module kunnen facturen automatisch worden gedigitaliseerd door middel van OCR (optische tekenherkenning). Vooral interessant voor bedrijven die per post een groot aantal facturen binnenkrijgen en deze moeten digitaliseren.

OpenText is niet het enige DMS met een goede integratie met SAP. Er bestaan andere ECM-oplossingen, zoals Alfresco of Nuxeo, die ook toegang bieden tot SAP en die voor veel bedrijven beter te veroorloven zijn. Alfresco en Nuxeo zijn open source alternatieven. In de DMS Wijzer staat meer informatie over deze producten, zodat het maken van een keuze gemakkelijker wordt gemaakt.

OpenText DMS-oplossingen

Binnen het OpenText ECM-portfolio zijn er twee hoofdapplicaties:

  1. OpenText Content Server: dit is het basisprogramma. Het platform beschikt over tools waarmee ongestructureerde content binnen het bedrijf kan worden beheerd. Content Server kan zowel on-premise als in de cloud draaien. Een aantal van de functionaliteiten zijn: documentbeheer, workflows, zoekmachine, terughalen van informatie. De nieuwste versie is OpenText Content Server 16. Hiermee kan de informatie gedurende de hele document lifecycle worden beheerd. Alle Microsoft Office formaten worden ondersteund.
  2. OpenText Content Suite: dit programma bevat Content Server plus een aantal extra producten. Met Content Suite kan een bedrijf meer personaliseren, door gebruik te maken van verschillende modules die naar gelang de wensen van het bedrijf kunnen worden ingericht.

OpenText Content Suite bestaat uit Content Server, plus de volgende modules:

  • Records Management: met deze oplossing kunnen records en formulieren efficiënt worden beheerd. Er bestaat wetgeving die zowel publieke als private ondernemingen verplicht om het records management up-to-date te hebben. In bepaalde sectoren zoals de advocatuur of de gezondheidssector komt dit onderwerp erg nauw.
  • Enterprise Connect: dit is een soort desktop interface waarmee OpenText Content Suite direct te benaderen is vanuit applicaties zoals Microsoft Office en Adobe Acrobat.
  • Archive server: deze fileserver biedt de mogelijkheid de content lifecycle te beheren volgens de geldende normen en richtlijnen van de organisatie. Functionaliteiten waarover Archive server beschikt zijn: slim verwijderen, autoclassificatie en zoeken.
  • Imaging Enterprise Scan: met deze oplossing kan informatie direct worden geïndexeerd vanaf een scanner, fax of e-mail. Het is een nuttige tool voor bedrijven die graag al hun fysieke documenten automatisch willen digitaliseren.
  • Tempo Box: tool voor de uitwisseling van informatie, zoals Dropbox. Hiermee kan informatie worden gedeeld met klanten of externe personen, maar wel op een veilige manier.

De nieuwste versie van OpenText Content Suite is versie 16. Deze oplossing kan zowel on-premise als in de cloud draaien. Bestaande workflows kunnen worden overgenomen en informatie kan tussen medewerkers worden gedeeld. Dit platform dient ter vervanging van de voorganger: Content Lifecycle Management. OpenText Content Suite beschikt over de volgende applicaties:

  • Content Management
  • Records Management
  • Digitaliseren documenten
  • E-mail oplossingen
  • Ontwikkelen van extensies

Door middel van connectoren zijn koppelingen mogelijk met:

  • Sharepoint
  • SAP
  • Oracle E-Business Suite
  • G Suite

Met het programma OpenText ECM Everywhere kan er een koppeling worden gemaakt mobiele apparaten, zodat medewerkers ook buiten het kantoor toegang hebben tot de informatie.

Wat zijn de kosten van OpenText Content Suite?

De prijs van OpenText Content Suite hangt af van het aantal gebruikers dat van de software gebruik maakt. Er wordt betaald voor een licentie per gebruiker, per jaar en jaarlijkse onderhoudskosten. Voor een bedrijf met 1.000 gebruikers liggen licentiekosten op ongeveer € 600.000 per jaar. De prijsstructuur zorgt ervoor dat OpenText vooral voor bedrijven met 500 gebruikers of meer interessant is. De onderhoudskosten liggen relatief hoog in vergelijking met open source pakketten. De prijs van OpenText is vergelijkbaar met die van andere grote ECM-systemen, zoals IBM Filenet. Open source oplossingen zoals Athento, Nuxeo of Alfresco, hebben een stuk lagere licentiekosten. Voor een completer beeld van de kostenstructuur, staat in de DMS Wijzer een rekenvoorbeeld van een bedrijf met 100 medewerkers, en één van 1.000 medewerkers.

Cloudoplossingen: de nieuwe tendens

Van OpenText Content Suite Platform bestaat ook een cloud-versie. Dit is een vereenvoudigde versie van de software, waarmee kan worden bespaard op de aanschaf van hardware en onderhoudskosten van de applicatie. De implementatieduur van de cloud-applicatie ligt een stuk lager dan bij de on-premise variant. Een ander cloud product van OpenText is OpenText Core, dat sinds 2014 op de markt is. Met deze versie kan content worden opgeslagen en kan er samen worden gewerkt in documenten. Ook versiebeheer en toegangscontrole behoren tot de mogelijkheden. De gebruikersinterface is eenvoudig en geschikt voor gebruik op mobiele apparaten. Van OpenText Core bestaan drie verschillende versies: opentext core plans

Wat kosten de cloud-oplossingen?

OpenText Suite Platform Cloud editie komt in de vorm van een standaardpakket. De prijs hangt af van het aantal gebruikers, waarbij er een minimum van 100 gebruikers geldt. Inbegrepen bij het pakket zijn: infrastructuur, beheer van de applicatie, support en 1 GB opslagruimte per gebruiker. Er kunnen ook beveiligingspatches worden geïnstalleerd. De prijzen van de drie versies van OpenText Core zijn als volgt:

  1. Team: € 4,50 per gebruiker, per maand
  2. Business: € 9,00 per gebruiker, per maand
  3. Enterprise: € 27,50 per gebruiker, per maand

De ECM-oplossing van OpenText kan door het grote aantal beschikbare applicaties wat complex overkomen. Voordat voor bepaalde software wordt gekozen, is het verstandig om eerst alle eisen van de organisatie in kaart te brengen. De DMS Wijzer schiet u bij dit proces te hulp. Hierin vindt u ook een overzicht van de belangrijkste functionaliteiten van OpenText, zodat kan worden bepaald of dit pakket past bij uw bedrijf.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 24 februari). OpenText Content Suite Platform: innovatief systeem voor ECM? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/opentext-content-suite